W dzisiejszym wysoce zintegrowanym i dynamicznym środowisku nawet niewielkie projekty mogą być złożone. Harmonogram projektu zapewnia kompleksowe podejście do definiowania pracy oraz zarządzania nią w celu pomyślnej realizacji. Objaśnia on, co, jak i dlaczego będzie tworzone. W odróżnieniu od planu projektu, który jest bardziej szczegółowy i nastawiony na śledzenie postępów, harmonogram projektu koncentruje się na celach ogólnych, zakresie projektu oraz wymaganiach dotyczących zasobów.
Dobrze przygotowany harmonogram projektu jest ważnym narzędziem do zarządzania projektami, które pozwala zespołom i interesariuszom zachować koncentrację w trakcie całego procesu z wykorzystaniem prostego dokumentu opartego na elementach wizualnych. Wykorzystaj ten przewodnik, aby dowiedzieć się, jak utworzyć harmonogram projektu, aby ułatwić zespołom planowanie, definiowanie i przekazywanie najważniejszych informacji dotyczących każdego projektu.
Jak w ośmiu krokach utworzyć harmonogram projektu
Najprostszym sposobem utworzenia wizualnego harmonogramu projektu jest podzielenie go na kroki, począwszy od celów i zakresu. Dysponując taką podstawą, możesz wskazać interesariuszy, zgromadzić wymagania, podzielić prace na etapy, określić zadania oraz zasoby, oszacować czas realizacji i utworzyć mapę zależności. W ten sposób uzyskasz harmonogram informujący, co, w jaki sposób i dlaczego starasz się stworzyć. W dalszej części artykułu dowiesz się, jak w ośmiu prostych krokach sporządzić harmonogram projektu.
Jira zapewnia widoczność od najwyższego poziomu, ułatwiając zespołom planowanie pracy, śledzenie postępów i mapowanie zależności. Zaufana platforma Jira do tworzenia harmonogramów wraz z wbudowanymi funkcjami zwiększającymi elastyczność dostarcza narzędzi do zarządzania projektami od koncepcji po wdrożenie na rynek, bez względu na to, z czym wiąże się proces. Wizualna prezentacja przyspiesza zrozumienie i sprzyja podejmowaniu przemyślanych decyzji na wszystkich szczeblach — od interesariuszy po programistów.
Krok 1: Zdefiniowanie celów i zakresu projektu
Pierwszym etapem tworzenia harmonogramu projektu jest zdefiniowanie jego celów, które posłużą do ustalenia, co powinno wejść w zakres projektu, a co odłożyć na później. Firmy dostarczające wysokiej jakości projekty rozumieją zalety płynące z koncentrowania się podczas projektów na celach SMART. Choć dodawanie funkcji i opcji nieujętych w wymaganiach bywa kuszące, rozsądnie jest zaplanować wiele mniejszych projektów, z których każdy będzie się koncentrował na odrębnym zagadnieniu. Pozwoli to zwiększyć ogólną jakość, skrócić czas wdrożenia na rynek i kompleksowo zaspokoić potrzeby klientów.
Zakres oznacza pracę do wykonania w ramach projektu. Załóżmy na przykład, że Twoim celem jest ulepszenie funkcji kosztorysowania budowy nowego domu tak, aby różnica między szacowanymi a rzeczywistymi kosztami nie przekraczała pięciu procent. W takim przypadku zakres projektu może obejmować integrację z aktualnymi danymi dostawców, wdrożenie modeli trendów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji oraz aktualizowanie danych w czasie rzeczywistym w miarę postępów prac.
Aby projekt był skoncentrowany na celu i możliwy do zrealizowania, w zakresie można pominąć udoskonalenia środowiska użytkownika, co pozwoli uniknąć pełzania zakresu.
Krok 2: Wskazanie interesariuszy
Wskaż interesariuszy, członków zespołu, sponsorów, klientów oraz inne ważne osoby. W dobrze współpracujących zespołach ustalenie osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy projektu zwiększa produktywność. To przyspiesza podejmowanie decyzji i eliminuje zbędną pracę. Takie podejście sprzyja również prowadzeniu od samego początku skutecznej komunikacji.
Krok 3: Zebranie wymagań
Wymagania to precyzyjne wytyczne dotyczące ostatecznego kształtu produktu. Jeśli zakres obejmuje współpracę z partnerami strategicznymi, wymagania określają partnera, rodzaj danych do zintegrowania, sposób włączenia danych oraz oczekiwane wyniki projektu.
Przykładowe sformułowanie: Funkcja kosztorysowania pobiera dane zapasów od dostawcy w czasie rzeczywistym za pośrednictwem otwartego interfejsu API, umożliwiając użytkownikom wybór dostępnych opcji w celu wyświetlenia bieżących kosztów.
Wspólnie z innymi uszereguj wymagania według priorytetu i wykonalności. To pomoże zespołowi określić, które elementy uwzględnić w harmonogramie, a które odłożyć na później, biorąc pod uwagę oś czasu projektu, nakład pracy i dostępne zasoby.
Krok 4: Podzielenie projektu na etapy
Podziel pracę na etapy lub kamienie milowe. Każdy etap jest ważnym stadium projektu z jasno określonym wynikiem.
Przykładowo etap 1 może polegać na niezawodnym pobieraniu na żądanie wszystkich danych partnera, etapem 2 może być opracowanie interfejsu użytkownika aplikacji z uwzględnieniem sposobu interakcji użytkownika z danymi, natomiast etap 3 może obejmować standaryzowanie raportów na potrzeby bieżących analiz użytkowników itp.
Krok 5: Zdefiniowanie zadań i aktywności
Podziel zadania i aktywności w obrębie poszczególnych etapów, aby zrealizować cel. Na przykład etap 1 może obejmować wdrożenie kluczy API i zweryfikowanie dostępności oraz integralności danych.
Ważne jest zaangażowanie członków zespołu we wspólną pracę nad projektem, aby wykorzystać zbiorowe doświadczenie wszystkich osób. Ten etap pozwala dopracować planowanie projektu poprzez uwzględnienie wszystkich aktywności. Wskaż osoby odpowiedzialne za realizację każdej aktywności, co pomoże przygotować się do kolejnego etapu.
Krok 6: Oszacowanie czasu i zasobów
Masz już zdefiniowane cele, etapy i aktywności. W tym kroku wykorzystasz elementy wizualne do przedstawienia szacowanego czasu oraz zasobów. Zasobami są w tym przypadku ludzie, technologie, materiały i budżety — wszystko, czego potrzebujesz, aby zrealizować projekt.
Oszacuj czas i zasoby, korzystając z doświadczenia swojego zespołu. Inżynier danych prawdopodobnie wie, jak długo potrwa integracja danych, biorąc pod uwagę rodzaj, wielkość i poziom dojrzałości źródła. Osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo mogą wskazać sprzęt lub zasady konieczne do zapewnienia zgodności z przepisami. Czynniki te mogą wpływać na budżet i oś czasu, więc to dobry moment na ich ustalenie.
Krok 7: Określenie zależności
Sporządź mapę zależności, aby utworzyć oś czasu projektu z wykorzystaniem wykresu Gantta, tablicy Kanban lub innych graficznych sposobów prezentowania zadań. Przykładowo utworzenie interfejsu do obsługi danych zewnętrznych zależy od opracowania interfejsu API lub innej integracji pozwalającej pozyskać dane. Prezentacja wizualna pozwoli szybko rozpoznać wąskie gardła, ograniczenia i obciążenia zasobów.
Krok 8: Informowanie o postępach i ich monitorowanie
Udostępnij harmonogram projektu interesariuszom, aby uzyskać ich zatwierdzenie, zanim projekt się rozpocznie. Rezultaty muszą być zgodne z ich potrzebami, a mając do dyspozycji harmonogram, łatwiej będzie dostosować zakres lub podejście. Menedżerowie projektów często przeprowadzają spotkanie rozpoczynające, aby zebrać wszystkich razem w celu omówienia prac i udzielenia odpowiedzi na pytania.
Komunikacja nie kończy się jednak na spotkaniu rozpoczynającym. Pamiętaj, aby monitorować postępy projektu i na bieżąco śledzić zgłoszenia. Przeprowadzaj regularne spotkania z interesariuszami dotyczące postępu prac, aby informować ich na bieżąco w trakcie projektu.
Podstawowe komponenty harmonogramu projektu
Kompleksowy harmonogram projektu zawiera następujące informacje:
- Cele, które wytyczają kierunek pracy zespołu poprzez wskazanie, czym i dlaczego ma się zajmować.
- Kamienie milowe, które pozwalają zespołowi podzielić pracę na osiągalne etapy i zilustrować postępy.
- Wymagania, które stanowią miarę sukcesu w osiąganiu kamieni milowych i realizowaniu zadań.
- Zadania, które określają wszystkie prace konieczne do zrealizowania projektu.
- Osie czasu, które wyznaczają czas trwania i kolejność poszczególnych kamieni milowych oraz zadań.
- Zależności, które pomagają ustalić logiczną kolejność zadań i zwiększyć trafność oszacowań czasu.
Dobór odpowiedniego narzędzia do tworzenia harmonogramów projektów
Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od wymagań i preferencji dotyczących konkretnego projektu. Takie funkcje jak wykresy Gantta i tablice Kanban pozwalają zaprezentować dane dotyczące projektu w formie wizualnej, co ułatwia zrozumienie zależności i osi czasu. Jira oferuje kompleksowe narzędzia do zarządzania projektami i zawiera następujące funkcje pozwalające tworzyć harmonogramy:
- Tablice, które ułatwiają zespołom planowanie i wizualizowanie pracy, a także zarządzanie nią poprzez wyświetlanie elementów prac w formie wizualnych kart, które można przenosić między kolumnami bądź etapami, a także poprzez automatyczne aktualizowanie danych na osi czasu.
- Zgłoszenia, które pozwalają podzielić większe prace na mniejsze, łatwiejsze do zrealizowania zadania. Zgłoszenia możesz wykorzystać do rejestrowania istotnych informacji o zadaniach oraz ich statusów, aby zespół był na bieżąco.
- Osie czasu, które pozwalają zespołom dodawać epiki i mapować jednostki pracy, zależności i wydania.
Jeśli chcesz utworzyć harmonogram projektu już dziś, wykorzystaj darmowy szablon harmonogramu projektu w Jirze, aby płynnie koordynować działania zespołów i ułatwić ich współpracę.
Najlepsze praktyki w zakresie tworzenia harmonogramów projektów
Zaangażowanie interesariuszy w proces planowania pomaga zapewnić zgodność tworzonego produktu z ich potrzebami. Prosty, a jednocześnie atrakcyjny graficznie harmonogram pozwala utrzymać zaangażowanie zespołów i interesariuszy w miarę postępów projektu, natomiast regularne aktualizowanie harmonogramu ułatwia zespołowi elastyczne działanie. Spodziewaj się zmian i dostosowuj się do nich.
Jira może ułatwić zespołom wdrażanie najlepszych praktyk. Podzielenie złożonych prac na zgłoszenia zapewnia elastyczność umożliwiającą zmianę priorytetów, pozwala rozpoznawać problemy na wczesnym etapie i ułatwia działanie zgodnie z planem poprzez zarządzanie mniejszymi przyrostami prac. Zespoły mogą tworzyć strony Confluence bezpośrednio w Jirze, zyskując pojedyncze źródło rzetelnych informacji, które pomoże uporządkować projekt od początku do końca.
Tworzenie harmonogramów projektu w Jirze
Dostrzeżenie i zrozumienie celów nadrzędnych ułatwia skuteczne planowanie i ustalanie priorytetów prac, mapowanie zależności, zarządzanie zasobami oraz monitorowanie postępów. Jira pozwala w elastyczny sposób tworzyć prezentacje wizualne, dzięki którym, wszyscy będą na bieżąco. Zespoły mogą śledzić, nad czym pracują i obserwować dalsze kroki w kontekście celów projektu, a także skutecznie współpracować na poziomie całej firmy, wykorzystując centralne repozytorium.
Harmonogram projektu: często zadawane pytania
Co powinien zawierać harmonogram projektu?
Niemal każdy harmonogram projektu, bez względu na jego wielkość, zawiera te same elementy: cele, kamienie milowe, wymagania, zadania, zasoby, osie czasu i zależności.
Co jest przykładem harmonogramu projektu?
Format harmonogramu projektu może się różnić w zależności od rodzaju projektu. Harmonogram tworzenia oprogramowania może obejmować fazy planowania, rozwoju, testowania i wdrożenia. W ramach każdej z nich mogą istnieć konkretne kamienie milowe oparte na zadaniach i terminach.
Przykładowo faza rozwoju może obejmować kamienie milowe z zakresu standaryzacji danych, integracji innych firm oraz kalkulacji cen i rabatów. Te kamienie milowe zawierają szczegółowe zadania, zależności, przypisania zasobów i osie czasu.
Czy można użyć szablonu do tworzenia harmonogramów projektów?
Zespoły często używają szablonów, aby przyspieszyć tworzenie harmonogramu projektu. Wybór narzędzia powinien opierać się na konkretnych potrzebach projektu. Wysoce elastyczne narzędzia pozwalają dostosować proces bez względu na wielkość i zakres projektów.
Jira zapewnia elastyczność w dostosowywaniu harmonogramu projektu, w tym szablony, i oferuje kompleksowe narzędzia do zarządzania projektami, które umożliwiają przejście od pomysłu przez projekt do wsparcia za pomocą jednego scentralizowanego narzędzia.