Ciągłe doskonalenie jest podstawową zasadą metodologii Lean, a doskonalenie procesów Lean koncentruje się na wyeliminowaniu nieekonomicznych działań w celu usprawnienia procesów firmy. Chodzi tu o analizę i ocenę projektów w trakcie ich realizacji i po jej zakończeniu w celu zidentyfikowania możliwości poprawy. Metoda ta ma na celu stworzenie systematycznego podejścia, które pozwoli zespołom dostarczać większą wartość dla klientów w ramach cyklu ciągłego doskonalenia.
W tym artykule omawiamy metodologię Lean doskonalenia procesów i porównujemy ją z innymi metodologiami tworzenia oprogramowania, takimi jak zasady Agile i DevOps.
Co to jest doskonalenie procesu według zasad Lean?
Doskonalenie procesów według zasad Lean skupia się na eliminowaniu marnotrawstwa w procesach, aby zespół pracował tylko nad zadaniami, które tworzą wartość dla klienta. To cykl ciągłego doskonalenia, który gwarantuje, że zespół działa zgodnie z metodologią Lean.
Nie jest to podejście jednorazowe. Prawidłowe stosowanie tych praktyk pomaga utrzymać tempo i realizować projekty. Najważniejszym celem jest opracowanie systematycznego sposobu szybszego dostarczania wartości klientowi. Jest to długoterminowa praktyka, która przynosi najlepsze efekty, gdy zostanie wdrożona w całej firmie.
Korzyści z doskonalenia procesu według zasad Lean
Doskonalenie procesów zgodnie z metodologią Lean zapewnia, że zespoły pracują tylko nad zadaniami, które dają klientom wartość, oszczędzając zasoby i pieniądze firmy.
Doskonalenie procesu według zasad Lean ma następujące zalety:
- Większa wydajność: Analiza i doskonalenie procesu pozwala lepiej oszacować terminy i wyniki przyszłych sprintów.
- Lepsza współpraca: ciągłe doskonalenie sprzyja współpracy między zespołami w całej firmie. Zachęca zespoły do informowania o zgłoszeniach lub możliwościach usprawnienia procesów.
- Wyższe morale: Usprawnione i stabilne procesy gwarantują zespołom więcej sukcesów, poprawiając morale.
- Zmniejszenie marnotrawstwa: Zespoły pracują tylko nad istotnymi zadaniami, co zredukuje marnowanie czasu.
- Nastawienie na rozwój: Zarządzanie według zasad Lean zachęca wszystkich do ciągłego poszukiwania usprawnień.
- Zadowoleni klienci: Jeśli firma konsekwentnie dostarcza wartość, klienci stają się ekspertami od jej produktów.
-
Bycie an bieżąco: Zdolność do zmiany priorytetów i adaptacji zapobiega stagnacji.
Jak zastosować doskonalenie procesu według zasad Lean w projektach
Wykorzystanie zasad Lean do doskonalenia procesów jest procesem samym w sobie. Oto jak zintegrować go w firmie w czterech prostych krokach:
1. Określ potencjalne obszary do poprawy
Zbierz swój zespół i spójrzcie szczerze na bieżące procesy. Określcie obszary, w których procesy nie spełniają potrzeb Twojego zespołu i mogą skorzystać na zmianach.
Załóżmy, że napotykasz bloker za każdym razem, gdy przechodzisz od projektowania do rozwoju. Zbadaj, co powoduje ten bloker. Czy to błędy w komunikacji? Czy brakuje umiejętności? Czy zespół projektowy potrzebuje większego wsparcia?
Rozważ wizualizację przepływu pracy za pomocą tablicy Kanban. Przez ten proces może Cię również przeprowadzić szablon analizy przyczyn źródłowych.
2. Zidentyfikuj możliwe rozwiązania
Po określeniu obszarów do poprawy zaangażuj zespół w znalezienie potencjalnych rozwiązań. Doświadczenie jego członków często pozwala im znaleźć skuteczne rozwiązania. Rzuć wyzwanie tradycyjnym sposobom wykonywania zadań i staraj się przełamać sposób myślenia „zawsze to tak robiliśmy”.
Określ, które z możliwych rozwiązań charakteryzują się największą wykonalnością. Następnie wybierz obszar zainteresowania i opracuj plan działania, aby zrealizować pomysły.
3. Wdrażanie usprawnień
Wdrażanie zmian może być trudne. Początkowo może pojawić się opór. Jednak odpowiednie planowanie i współpraca nad projektem ułatwią ten proces i pomogą zespołom współpracować.
Korzystanie z szablonu planu projektu zapewnia współpracę między działami, ponieważ przedstawia plan działania i pomaga określić najlepszy sposób wdrażania rozwiązań. Możesz wcześniej zmapować logistykę projektu, aby wszystko było całkowicie jasne. Posiadanie planu zapewnia również zaangażowanie i współpracę interesariuszy, ponieważ będą oni w stanie śledzić i monitorować postępy.
4. Monitoruj wyniki
Wdrożenie rozwiązań nie jest końcem procesu. Kluczowe jest monitorowanie wydajności i gromadzenie danych w celu ustalenia, czy rozwiązania przyniosły udoskonalenia. Istotne jest również określenie przyczyn sukcesu lub niepowodzenia rozwiązań.
Analiza tych danych może ujawnić obszary wymagające dalszego doskonalenia. Jest to normalne, ponieważ proces jest cykliczny; celem jest dalsze doskonalenie i dopracowywanie rozwiązań.
Teraz, gdy przyjrzeliśmy się, jak wdrożyć tę metodologię, zobaczmy, jak wypada w porównaniu z innymi metodami.
Doskonalenie procesów według zasad Lean a zarządzanie strumieniem wartości
Zarządzanie strumieniem wartości (VSM) to kolejna metodologia Lean skoncentrowana na doskonaleniu. Ma na celu poprawę sposobu, w jaki zespoły dostarczają klientom wysokiej jakości doświadczenia, koncentrując się na tempie, z jakim klienci otrzymują aktualizacje i czy wysoko cenią te zmiany.
VSM bada ogólny system rozwoju i dostarczania produktów firmy. Ma na celu usprawnienie kompleksowego procesu dostarczania produktu, usługi lub doświadczenia. Zarządzanie procesami według zasad Lean jest jednak zorientowane na zadania i koncentruje się na określonych procesach.
Zespoły mogą liczyć na to, że Jira usprawni przepływy pracy i procesy oraz przeskaluje współpracę między nimi. Jira Align pomaga firmom wizualizować strumienie wartości w zespołach, konfigurować automatyzację przepływu procesów i dostosowywać pracę do potrzeb firmy.
Doskonalenie procesu według zasad Lean oraz Agile
Zarządzanie projektami Agile, jedna z metodyk Lean, to iteracyjny proces tworzenia oprogramowania, który koncentruje się na ciągłym wydawaniu kolejnych wersji z uwzględnieniem opinii klientów.
Agile ma cztery kluczowe wartości i 12 zasad przewodnich, które stawiają ludzi ponad procesami i narzędziami. Ich zadaniem jest usprawnienie komunikacji w zespołach i między klientami.
Podobnie jak w VSM, zarządzanie projektami Agile ma na celu ogólną poprawę procesów. Jest ona realizowana poprzez ciągłą komunikację między użytkownikami końcowymi a zespołem programistycznym.
Scrum i Kanban to dwa rodzaje ram postępowania Agile. Ramy Scrum są przeznaczone dla zespołów, które dostarczają prace regularnie lub dzielą prace na krótkie, ograniczone czasowo okresy nazywane sprintami. Ramy Kanban są natomiast przeznaczone dla zespołów, które ograniczają ilość prac w toku i koncentrują się na ciągłości przepływu pracy. Jira obsługuje obie metodologie Agile, ułatwiając zespołom programistycznym organizowanie i koordynowanie pracy oraz tworzenie lepszych produktów.
Doskonalenie procesu według zasad Lean oraz DevOps
DevOps oznacza interdyscyplinarny zespół operacyjno-programistyczny, który komunikuje się, dzieli opiniami i współpracuje w ciągu całego procesu tworzenia produktu. Zasady DevOps koncentrują się na przyspieszeniu tworzenia oprogramowania dzięki współpracy interdyscyplinarnej. Burzą one mur między zespołami programistycznymi i operacyjnymi. DevOps wykorzystuje metodę zorientowaną na klienta, aby usprawniać procesy za pomocą wymiany informacji zwrotnych z użytkownikami końcowymi. Zarządzanie procesami według zasad Lean bazuje w większym stopniu na zespole wewnętrznym niż na kliencie.
Open DevOps działa w oparciu o Jira i pomaga zespołom wdrożyć tę metodologię i skoncentrować się na dostarczaniu wartości klientom. Rozwiązanie to łatwo integruje się z narzędziami firmy Atlassian i naszych partnerów, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na tworzeniu i obsłudze oprogramowania.
Czy można stosować wszystkie te zasady naraz?
Tak, te cztery metodyki Lean wzajemnie się uzupełniają, umożliwiając firmom poprawę procesów i produktywności. Doskonalenie procesów Lean pozwala ulepszyć wewnętrzne procesy i wyeliminować zbędne formy aktywności. VSM usprawnia strumień wartości klienta, prowadząc do dostarczania produktów o lepszej jakości. Agile sprawia, że zespoły są elastyczne i łatwiej reagują na zmiany. DevOps zwiększa z kolei empatię zespołów wobec klientów.
W efekcie metodyki te skutkują lepszą obsługą i satysfakcją klienta.
Jira w celu doskonalenia procesów według zasad Lean
Jira upraszcza złożony proces tworzenia oprogramowania, wspiera zespoły na każdym etapie cyklu dostarczania oprogramowania i pozwala im działać zgodnie z zasadami Lean. Analizy kontekstowe umożliwiają zespołom rozwój i ciągłe uczenie się oraz doskonalenie sposobu pracy. Tablice Scrum i Kanban zapewniają pełny wgląd w kolejne kroki, aby zespoły mogły stale osiągać maksymalne efekty w najkrótszym czasie. Jeśli Jira stanowi podstawę współpracy, wszystkie zespoły mogą pozostawać w zgodzie ze sobą i resztą organizacji.
Jira może również pomóc dużym organizacjom w wizualizacji strumieni wartości w zespołach. Można pełniej zautomatyzować przepływy procesów i zadbać o zgodność prac ze strategicznymi celami biznesowymi. Wszystko to pomaga stosować zasady Lean dzięki śledzeniu inwestycji, usprawnieniu operacji i identyfikacji przeszkód. Dzięki temu Twój zespół będzie stale dostarczał klientom wartość.
Doskonalenie procesu zgodne z zasadami Lean: często zadawane pytania
Czym jest 5 zasad Lean?
Kamieniem węgielnym procesu Lean jest jego pięć głównych zasad. Wywodzą się one z japońskiej branży motoryzacyjnej, ale są stosowane w różnych gałęziach przemysłu. Przyjrzyjmy się im szczegółowo:
- Definiowanie wartości: określ, które formy aktywności generują wartość dla klienta.
- Mapowanie strumienia wartości: wizualizuj formy aktywności generujące wartość dla klienta, aby realizować projekty zgodnie z planem.
- Utworzenie przepływu: wyeliminuj wszelkie przeszkody, zanim zakłócą przepływ prac zespołu.
- Wprowadzenie systemu ssącego: produkuj zgodnie z rzeczywistym, a nie prognozowanym popytem.
- Ciągłe doskonalenie: szukaj możliwości usprawnienia procesów i zwiększania wydajności.
Jakie są najczęściej stosowane techniki doskonalenia procesów według zasad Lean?
Oto kilka typowych technik usprawniania procesów z wykorzystaniem zasad Lean:
- Kanban: ta technika wykorzystuje karty do organizowania i wizualizacji form aktywności zespołu. Pozwala ona całemu zespołowi zobaczyć, jakie zadania zmieniły status z „do zrobienia” na „gotowe”.
- „5 × dlaczego”: ta pięcioetapowe analiza pomaga dotrzeć do źródła problemu. Umożliwia ciągłe analizowanie problemu, aż do ustalenia jego pierwotnej przyczyny.
Limity WIP: w ramach tej techniki kierownik projektu ustawia limit, który może istnieć w danym przepływie pracy. Limity WIP zapobiegają przeciążeniu zespołu.
O czym trzeba pamiętać przy stosowaniu podejścia do doskonalenia procesów zgodnego z zasadami Lean?
Aby wdrożyć ciągłe doskonalenie, zespół musi dążyć do praktyki ograniczenia i wyeliminowania marnotrawstwa. To nie jest jednorazowe działanie, ale cykliczny proces ulepszania. Zaleca się także skupienie się na jednej kwestii dotyczącej procesu na raz, zamiast rozwiązywania wszystkich naraz. Łatwiej jest bowiem rozwiązać jeden problem na raz niż rozłożyć siły i próbować uporać się ze wszystkimi jednocześnie.