Doskonalenie procesu według zasad Lean: co to jest i jak zastosować je w projektach?

Atlassian Autor: Atlassian
Przeglądaj tematy

Ciągłe doskonalenie jest podstawową zasadą metodologii Lean. Doskonalenie procesów według zasad Lean koncentruje się na wyeliminowaniu nieefektywnych form aktywności w celu usprawnienia procesów firmy. Obejmuje analizę i ocenę projektów w trakcie ich realizacji i po jej zakończeniu w celu zidentyfikowania możliwości poprawy.

Metoda ta ma na celu opracowanie systematycznego podejścia, aby umożliwić zespołom dostarczanie większej wartości dla klientów. Osiąga to poprzez ciągły cykl doskonalenia. Tu identyfikujesz możliwości, planujesz, w jaki sposób możesz ulepszyć proces, wdrażasz zmiany i sprawdzasz, jak te ulepszenia przebiegają. A następnie zaczynasz od nowa.

W tym artykule omówimy metodologię Lean doskonalenia procesów i porównamy ją z innymi metodologiami tworzenia oprogramowania, takimi jak zasady Agile i DevOps.

Co to jest doskonalenie procesu według zasad Lean?

Doskonalenie procesów według zasad Lean eliminuje marnotrawstwo w procesach, więc zespół pracuje tylko nad zadaniami, które tworzą wartość dla klienta. To cykl ciągłego doskonalenia, który gwarantuje, że zespół działa zgodnie z metodologią Lean.

To nie jest podejście jednorazowe. Jest to długoterminowa praktyka, która sprawdza się najlepiej, jeśli wdroży ją cała firma. Prawidłowe zastosowanie tych praktyk pomoże utrzymać tempo i realizować projekty. Kluczowym celem jest opracowanie systematycznego sposobu szybszego dostarczania wartości dla klienta.

Korzyści z doskonalenia procesu według zasad Lean

Wykorzystanie metodologii Lean do doskonalenia procesów sprawia, że wszystkie osoby w firmie dostarczają wartość dla klientów. Pomoże Ci ona wygenerować tylko to, czego potrzebuje klient, aby nie tracić czasu na tworzenie zbyt dużej ilości rzeczy lub tego, co nie jest potrzebne. Oszczędza to czas i pieniądze Twojej firmy.

Doskonalenie procesu według zasad Lean ma następujące zalety:

  • Większa wydajność: Analiza i doskonalenie procesu pozwala lepiej oszacować terminy i wyniki przyszłych sprintów.
  • Lepsza współpraca: Ciągłe doskonalenie sprzyja współpracy między zespołami w całej firmie. Zachęca zespoły do informowania o problemach lub możliwościach poprawy procesów.
  • Wyższe morale: Usprawnione i stabilne procesy gwarantują zespołom więcej sukcesów, poprawiając morale.
  • Zmniejszenie marnotrawstwa: Zespoły pracują tylko nad istotnymi zadaniami, co zredukuje marnowanie czasu.
  • Nastawienie na rozwój: Zarządzanie według zasad Lean zachęca wszystkich do ciągłego poszukiwania usprawnień.
  • Zadowoleni klienci: Jeśli firma konsekwentnie dostarcza wartość, klienci stają się ekspertami od jej produktów.
  • Bycie an bieżąco: Zdolność do zmiany priorytetów i adaptacji zapobiega stagnacji.

Jak zastosować doskonalenie procesu według zasad Lean w projektach

Wykorzystanie zasad Lean do doskonalenia procesów jest procesem samym w sobie. Oto jak zintegrować go w firmie w czterech prostych krokach:

1. Określ potencjalne obszary do poprawy

Zbierz swój zespół i spójrzcie szczerze na bieżące procesy. Określcie obszary, w których procesy nie spełniają potrzeb Twojego zespołu i mogą skorzystać na zmianach.

Przykładowo możesz ciągle napotykać bloker, gdy przechodzisz od projektowania do rozwoju. Istnieje ciągła luka w realizacji od projektu do rozwoju. Zbadaj, co powoduje ten bloker. Czy to nieporozumienia w komunikacji? Czy są braki w umiejętnościach? Czy zespół projektowy potrzebuje większego wsparcia?

Rozważ wizualizację przepływu pracy za pomocą tablicy Kanban, takiej jak tablica Kanban w Jira. Aby dowiedzieć się, dlaczego coś nie działa, możesz użyć techniki „5 × dlaczego. Za pomocą tego szablon pięć razy pytasz „dlaczego”, aby znaleźć główną przyczynę problemu. Szablon analizy głównej przyczyny również może poprowadzić Cię przez ten proces.

2. Zidentyfikuj możliwe rozwiązania

Po określeniu obszarów doskonalenia zaangażuj zespół w znalezienie możliwych rozwiązań, prosząc ich o pomysły. Ich doświadczenie często pozwala im znaleźć skuteczne rozwiązania. Rzuć wyzwanie tradycyjnym sposobom wykonywania zadań i staraj się przełamać sposób myślenia „tak jak zawsze to robiliśmy”.

Na podstawie tych możliwych rozwiązań określ, które z nich są wykonalne. Następnie wybierz obszar zainteresowania i opracuj plan działania, aby zrealizować pomysły.

3. Wdrażanie usprawnień

Wdrażanie zmian jest często wyzwaniem. Napotkasz początkowy opór, zwłaszcza ze strony starej gwardii. Jednak odpowiednie planowanie i współpraca nad projektem ułatwią ten proces i pomogą zespołom współpracować.

Korzystanie z szablonu planu projektu zapewnia współpracę między działami, ponieważ przedstawia plan działania i pomaga określić najlepszy sposób wdrażania rozwiązań. Możesz wcześniej zmapować logistykę projektu, aby wszystko było całkowicie jasne. Posiadanie planu zapewnia również zaangażowanie i współpracę interesariuszy, ponieważ będą oni w stanie śledzić i monitorować postępy.

4. Monitoruj wyniki

Wdrożenie rozwiązań nie jest końcem procesu. Kluczowe jest monitorowanie wydajności i gromadzenie danych w celu ustalenia, czy rozwiązania przyniosły udoskonalenia. Istotne jest również określenie przyczyn sukcesu lub niepowodzenia rozwiązań.

Analiza tych danych może ujawnić obszary wymagające dalszego doskonalenia. Jest to normalne, ponieważ proces jest cykliczny; celem jest dalsze doskonalenie i dopracowywanie rozwiązań.

Teraz, gdy przyjrzeliśmy się, jak wdrożyć tę metodologię, zobaczmy, jak wypada w porównaniu z innymi metodami.

Doskonalenie procesów według zasad Lean a zarządzanie strumieniem wartości

Zarządzanie strumieniem wartości (VSM) to kolejna metodologia Lean skoncentrowana na doskonaleniu. Ma na celu poprawę sposobu, w jaki zespoły dostarczają klientom wysokiej jakości doświadczenia, koncentrując się na tempie, z jakim klienci otrzymują aktualizacje i czy wysoko cenią te zmiany.

VSM bada ogólny system rozwoju i dostarczania produktów firmy. Ma na celu usprawnienie kompleksowego procesu dostarczania produktu, usługi lub doświadczenia. Zarządzanie procesami według zasad Lean jest jednak zorientowane na zadania i koncentruje się na określonych procesach.

W przypadku VSM oprogramowanie Jira Software pozwala menedżerom projektów skalować współpracę między zespołami. Jira Align pomaga firmom wizualizować strumienie wartości między zespołami, skonfigurować automatyzację przepływu procesów i dostosowywać pracę do potrzeb biznesowych.

Doskonalenie procesu według zasad Lean oraz Agile

Zarządzanie projektami Agile, będące rodzajem metodyki Lean, to iteracyjny proces tworzenia oprogramowania, które koncentruje się na ciągłym wydawaniu i uwzględnianiu opinii klientów.

Agile ma cztery kluczowe wartości i 12 zasad przewodnich, które stawiają ludzi ponad procesami i narzędziami. Ich zadaniem jest usprawnienie komunikacji w zespołach i między klientami.

Podobnie jak w VSM, zarządzanie projektami Agile ma na celu ogólną poprawę procesów. Jest ona realizowana poprzez ciągłą komunikację między użytkownikami końcowymi a zespołem programistycznym. Z kolei zespół wewnętrzny tworzy ulepszenia w zarządzaniu procesami Lean.

Scrum i Kanban to dwa rodzaje ram postępowania Agile. Scrum bazuje na pracy zespołowej, podobnie jak w przypadku drużyny sportowej. Nauka odbywa się poprzez doświadczenie. Kanban jest z kolei metodą, która porządkuj i organizuje pracę. Jira Software pozwala zorganizować zespół wokół którejkolwiek z tych ram postępowania, zapewniając jedno źródło rzetelnych informacji potrzebne do planowania i realizacji projektu.

Doskonalenie procesu według zasad Lean oraz DevOps

DevOps odnosi się do wielofunkcyjnego zespołu operacyjno-programistycznego, którzy komunikują się, dzielą się opiniami i współpracują w trakcie tworzenia produktu. Zasady DevOps koncentrują się na zwiększeniu szybkości tworzenia oprogramowania w oparciu współpracę międzyfunkcjonalną. Burzą one mur między zespołami programistycznymi i operacyjnymi. DevOps wykorzystuje metodę zorientowaną na klienta, aby ulepszać procesy za pomocą pętli informacji zwrotnych z udziałem użytkowników końcowych. Zarządzanie procesami według zasad Lean opiera się w większym stopniu na wewnętrznym zespole niż na kliencie.

Open DevOps, wspierane przez Jira Software, pomaga zespołom wdrożyć tę metodykę i skoncentrować się na dostarczaniu wartości klientom. Rozwiązanie łatwo integruje się z narzędziami Atlassian i naszych partnerów, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na tworzeniu i obsłudze oprogramowania.

Czy można stosować wszystkie te zasady naraz?

Tak, te cztery metodyki Lean wzajemnie się uzupełniają, umożliwiając firmom poprawę procesów i produktywności. Doskonalenie procesów Lean pozwala ulepszyć wewnętrzne procesy i wyeliminować zbędne formy aktywności. VSM usprawnia strumień wartości klienta, prowadząc do dostarczania produktów o lepszej jakości. Agile sprawia, że zespoły są elastyczne i łatwiej reagują na zmiany. DevOps zwiększa z kolei empatię zespołów wobec klientów.

W efekcie metodyki te skutkują lepszą obsługą i satysfakcją klienta.

Jira Software do doskonalenia procesów według zasad Lean

Jira Software pozwala zastosować wszystkie te metodyki w jednym narzędziu dla firm. Umożliwia zwiększenie stopnia współpracy zespołu i uzyskanie kontekstu projektów w celu podejmowania lepszych decyzji. Zespół może skoncentrować się na ważnych zadaniach i zautomatyzować rutynowe czynności.

Jira Align pozwala wizualizować strumienie wartości między zespołami. Można pełniej zautomatyzować przepływy procesów i zadbać o zgodność prac ze strategicznymi celami biznesowymi. Wszystko to pomaga stosować zasady Lean dzięki śledzeniu inwestycji, usprawnieniu operacji i identyfikacji przeszkód. Dzięki temu Twój zespół będzie dostarczał klientom ciągłą wartość.

Doskonalenie procesu zgodne z zasadami Lean: często zadawane pytania

Czym jest 5 zasad Lean?

Kamieniem węgielnym procesu Lean jest jego pięć głównych zasad. Wywodzą się one z japońskiej branży motoryzacyjnej, ale są stosowane w różnych gałęziach przemysłu. Przyjrzyjmy się im szczegółowo:

  1. Definiowanie wartości: określ, które formy aktywności generują wartość dla klienta.
  2. Mapowanie strumienia wartości: wizualizuj formy aktywności generujące wartość dla klienta, aby realizować projekty zgodnie z planem.
  3. Utworzenie przepływu: wyeliminuj wszelkie przeszkody, zanim zakłócą przepływ prac zespołu.
  4. Wprowadzenie systemu ssącego: produkuj zgodnie z rzeczywistym, a nie prognozowanym popytem.
  5. Ciągłe doskonalenie: szukaj możliwości usprawnienia procesów i zwiększania wydajności.

Jakie są najczęściej stosowane techniki doskonalenia procesów według zasad Lean?

Oto kilka typowych technik usprawniania procesów z wykorzystaniem zasad Lean:

  • Kanban: ta technika wykorzystuje karty do organizowania i wizualizacji form aktywności zespołu. Pozwala ona całemu zespołowi zobaczyć, jakie zadania zmieniły status z „do zrobienia” na „gotowe”.
  • „5 × dlaczego”: ta pięcioetapowe analiza pomaga dotrzeć do źródła problemu. Umożliwia ciągłe analizowanie problemu, aż do ustalenia jego pierwotnej przyczyny.
  • Limity WIP: w ramach tej techniki kierownik projektu ustawia limit, który może istnieć w danym przepływie pracy. Limity WIP zapobiegają przeciążeniu zespołu.

O czym trzeba pamiętać przy stosowaniu podejścia do doskonalenia procesów zgodnego z zasadami Lean?

Aby wdrożyć ciągłe doskonalenie, zespół musi dążyć do praktyki ograniczenia i wyeliminowania marnotrawstwa. To nie jest jednorazowe działanie, ale cykliczny proces ulepszania. Zaleca się także skupienie się na jednej kwestii dotyczącej procesu na raz, zamiast rozwiązywania wszystkich naraz. Łatwiej jest bowiem rozwiązać jeden problem na raz niż rozłożyć siły i próbować uporać się ze wszystkimi jednocześnie.