Podobnie jak specjaliści ds. kontroli misji NASA kierownicy projektów muszą śledzić wiele aspektów, aby zapewnić, że ich zespół realizuje projekty bez incydentów. Jednak podczas gdy NASA zarządza statkiem kosmicznym, kierownicy projektów monitorują rezultaty.
Metodyki Lean mogą pomóc w zapobieganiu sytuacjom w zarządzaniu projektami podobnym do katastrofy Apollo 13, umożliwiając realizację projektów na czas i w ramach budżetu.
Metodyka Lean ułatwia ciągły proces stopniowego dostosowania, znacznie przyspieszając dostarczanie produktów dzięki optymalizacji zasobów i nakładu pracy oraz umożliwieniu zespołom wydajnej i efektywnej pracy.
Z tego artykułu dowiesz się więcej o metodyce Lean, jej zaletach oraz o tym, jak Jira może pomóc Twojemu zespołowi programistów we wdrożeniu jej zasad.
Historia metodyki Lean
Metodyka Lean ma na celu pełną optymalizację procesów i wyników zespołu poprzez ciągłe ulepszenia. Dobrze realizowana metodyka Lean umożliwia zespołom efektywne dostarczanie wartości dla klientów.
Założyciel Toyoty, Kiichiro Toyoda, opracował metodykę Lean po II wojnie światowej w celu oszczędzania zasobów i eliminacji marnotrawstwa. Obserwując proces zakupów i uzupełniania zapasów w supermarkecie, wymyślił koncepcję just-in-time, która koncentruje się na wytwarzaniu produktów dokładnie wtedy, gdy klienci ich potrzebują.
Koncepcja Toyody przekształciła się w system produkcyjny firmy Toyota, który ostatecznie stał się metodyką Lean. Po tych skromnych początkach metodyka Lean stała się fundamentem zarządzania projektami Agile. Obecnie wiele branży, w tym tworzenie oprogramowania, budownictwo i opieka zdrowotna, stosuje metodykę Lean.
Przegląd metodyki Lean
Metodyka Lean opiera się na dwóch filarach, które stanowią ramy postępowania dla wszystkich projektów Lean: ciągłe doskonalenie i szacunek dla ludzi.
- Ciągłe doskonalenie: Nieustanna pętla informacji zwrotnych pomaga zespołom dokonywać stopniowych zmian w procesach, produktach i personelu w celu ciągłego ulepszania systemów. Poprzez identyfikację, ocenę i modyfikację istniejących procesów lub systemów — jeden po drugim — zespoły mogą wyeliminować marnotrawstwo i zwiększyć ogólną wydajność.
- Szacunek: menedżerowie dostrzegają wartość wkładu zespołu i opinii klientów oraz poważnie traktują te analizy i pomysły. Menedżerowie stosujący metodykę Lean rozdzielają pracę w całym przepływie pracy w najbardziej efektywny sposób, aby zachęcić do ścisłej współpracy i zapewnić klientom maksymalną wartość.
Podstawowe zasady metodyki Lean zostały opracowane z uwzględnieniem obu tych czynników.
Zasady metodyki Lean
Należy brać pod uwagę wpływ swojej pracy na doświadczenie klienta. Pięć podstawowych zasad Lean pomaga zespołom organizować zadania i zapewnia kierownikom projektów możliwość sprawowania nadzoru. Te zasady to:
1. Identyfikacja wartości
Aby dostarczać klientom wartość, musisz najpierw zrozumieć ich potrzeby. Możesz to zrobić w następujący sposób:
- kontaktując się bezpośrednio z klientami, aby poznać ich bolączki;
- ustalając, jak Twój produkt pomaga je ograniczyć.
Następnie należy zdefiniować wartość Twojego produktu w zaspokajaniu potrzeb klientów i przekazać to swojemu zespołowi. Możesz to zrobić, kształtując pracę zespołu wokół tego, jak wpływa ona na doświadczenie klienta, i badając najlepsze narzędzia, które pomogą Twojemu zespołowi dostarczać wartość klientom.
Identyfikacja wartości pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Gwarantuje też, że Twój zespół tworzy tylko takie funkcje, które stanowią wartość dla klientów.
2. Mapowanie strumienia wartości
Działania potrzebne do dostarczania wysokiej jakości doświadczeń klientom stanowią część strumienia wartości. Mapowanie strumienia wartości wykorzystuje diagramy ułatwiające wizualizację procesu projektu, pomagając w zarządzaniu strumieniem wartości, co ma kluczowe znaczenie dla eliminacji marnotrawstwa.
Mapowanie strumienia wartości obejmuje następujące czynności:
- Zidentyfikowanie problemu i wybór odpowiedniego zespołu: zidentyfikuj główne bolączki swoich klientów, a następnie wybierz zespół z umiejętnościami odpowiednimi do rozwiązania tych problemów.
- Ograniczenie i zaplanowanie procesu: ogranicz zakres projektu do niezbędnych działań. Następnie możesz zaplanować proces, korzystając z szablonu tablicy Scrum w Jira, i określić terminy dla każdego rezultatu.
- Gromadzenie danych: określ potrzebne zasoby, śledząc dane, takie jak czas poświęcany przez zespół na pracę nad projektem.
- Ocena i dostosowanie: zapewnienie ciągłego doskonalenia procesu wymaga stałej oceny procesów i odpowiedzi na pytanie: „czy można to zrobić lepiej?”.
3. Utworzenie przepływu
Stan przepływu (flow) ma miejsce, gdy zespół popada w rutynę i wszystko idzie tak gładko, że nie zauważamy upływu czasu. Tworzenie stanu przepływu zwiększa zaangażowanie zespołu i wydajność.
Przepływ zespołu odzwierciedla efektywność strumienia wartości, który można stale dostosowywać, korzystając z nieustannej pętli informacji zwrotnych. Metodyka Lean wymaga płynnego i ciągłego przepływu w celu zmniejszenia opóźnień i zminimalizowania czasu przekazywania zadań.
„Wdrażając Lean, skup się na przepływie” — mówi Mark Cruth, trener ds. nowoczesnej pracy w Atlassian. „Przepływ jest w centrum każdego elementu Lean, niezależnie od tego, czy chodzi o redukcję odpadów, wyeliminowanie silosów, czy ciągłe doskonalenie… wszystkie elementy są związane z przepływem!”.
Możesz poprawić przepływ swojego zespołu, wdrażając następujące elementy:
- Współpraca interdyscyplinarna: izolacja zespołów to największe zagrożenie dla metodyki Lean. Twój zespół powinien uczestniczyć w całym procesie i w razie potrzeby współpracować z innymi zespołami w celu realizacji swoich zadań. Może to na przykład obejmować zaangażowanie zespołu ds. sukcesu klienta i pozyskanie od niego informacji na temat bolączek klientów. Ponadto Twój zespół może pogłębić swoją wiedzę na temat funkcjonowania innych działów.
-
Śledzenie zadań: tablice Kanban lub szablon Kanban w Jira mogą pomóc w przypisywaniu zadań, wizualizacji pracy i koordynacji działań zespołu. Karty te pomagają zespołom śledzić postęp realizacji zadań w całym cyklu życia projektu.
4. Wprowadzenie systemu ssącego
Dzięki systemowi ssącemu zespoły pracują nad tym, czego potrzebuje klient tylko wtedy, gdy tego potrzebuje, tworząc zgodnie z rzeczywistym zapotrzebowaniem klienta, a nie prognozami.
Aby dokładnie ocenić potrzeby klientów, zespół musi rozmawiać z klientami i zabiegać o ich opinie.
5. Dążenie do doskonałości
Metoda Lean wymaga nastawienia na rozwój i dążenia do perfekcji poprzez ciągłe doskonalenie, wykorzystując stałą pętlę informacji zwrotnych, aby pomóc menedżerowi projektu, zespołowi i firmie zmniejszyć marnotrawstwo i zwiększyć wydajność.
Zalety metodyki Lean
Jako kierownik projektu prawdopodobnie napotykasz czasem drobne komplikacje, takie jak oczekiwanie na opinie interesariuszy. Jeśli informacja zwrotna pojawia się za późno, cały projekt jest zablokowany. Metodyka Lean ma wiele zalet, które pomagają w usuwaniu takich przeszkód, na przykład:
- Większa wydajność: mapując strumień wartości, możesz skoncentrować pracę wokół potrzeb klientów, eliminując niepotrzebną pracę nad produktami i usługami, których klienci nie chcą.
- Mniej zgłoszeń: metodyka Lean pozwala zająć się zgłoszeniami dotyczącymi na przykład braku komunikacji czy nierealistycznych terminów, zanim staną się poważnymi problemami. W przypadku komunikacji metodyka Lean zapewnia monitorowanie i przejrzystość, dzięki czemu wszyscy mają jasność co do zadań, obowiązków i terminów. Ponieważ zespół aktywniej uczestniczy w tym procesie, może również odrzucić wszelkie nierealistyczne harmonogramy.
- Niższe koszty: Tworząc przejrzysty plan i eliminując przeszkody, możesz zaoszczędzić pieniądze, produkując tyle, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów. W ten sposób nie produkujesz więcej zapasów niż to konieczne, co jest szczególnie ważne w przypadku fizycznych towarów.
- Lepsze relacje z klientami: koncentrując się na wartości dla klienta, tworzysz silniejsze relacje z klientami, co jest kluczowe dla firmy.
- Ciągłe doskonalenie: stała pętla informacji zwrotnych Lean pomaga doskonalić i nieustannie ulepszać procesy, aby skutecznie dostarczać wartość.
- Inwestycja w zespół: metodyka Lean od początku wymaga większego udziału zespołu, więc jego członkowie są bardziej zaangażowani w osiąganie wyników. Mają wpływ na to, nad czym pracują i kiedy spodziewają się to ukończyć. Zespół mający większe kompetencje to zespół zaangażowany.
Potencjalne wyzwania metodyki Lean
Pomimo licznych korzyści stosowanie metodyki Lean może wiązać się z pewnymi wyzwaniami. Kierownicy projektów powinni je poznać i nauczyć się je pokonywać. Wyzwania te obejmują:
- Brak wsparcia ze strony kadry zarządzającej: niezapewniające wsparcia osoby zarządzające mogą zniszczyć każdy zespół Lean i stać się przeszkodą na drodze do sukcesu.
- Rozwiązanie: uzyskaj poparcie zespołu tak wcześnie, jak to możliwe, i pokaż, jak metodyka Lean może pomóc.
- Niewystarczające szkolenie: Źle wyszkolony zespół może negatywnie wpływać na wyniki. Jeśli nie rozumieją procesu Lean, jak można oczekiwać, że z łatwością się w niego wdrożą?
- Rozwiązanie: Podczas onboardingu zespołu zapewnij odpowiednie szkolenie z metodyki Lean. Możesz zarejestrować swój zespół w programie certyfikacji Lean, który zapewni praktyczne szkolenia. Dzięki certyfikacji będziesz mieć pewność, że zespół ma odpowiednią wiedzę na temat metod Lean.
-
Koncentracja na narzędziach, a nie na kulturze: Nadawanie większego znaczenia narzędziom niż ludziom zmniejsza zaangażowanie zespołu. Nacisk na narzędzia w metodyce Lean może zdehumanizować i zdewaluować zespół i jego pracę. Kiedy zespół nie czuje się doceniony, jest mniej skłonny dać z siebie wszystko.
-
Rozwiązanie: Zbuduj kulturę zaufania, korzystając z filozofii ciągłego doskonalenia Lean. Zapewnianie ciągłych informacji zwrotnych i możliwości rozwoju pokazuje, że jako menedżer interesujesz się rozwojem kariery swojego zespołu.
-
- Niewystarczająca koncentracja na wskaźnikach: wskaźniki są kluczem do doskonalenia zespołu w metodyce Lean.
- Rozwiązanie: zwracaj uwagę na wskaźniki, aby mierzyć sukces projektu, i szukaj obszarów poprawy, aby rozwijać swój zespół.
Korzystanie z systemu Jira do zarządzania projektami
Lean przyspiesza zarządzanie projektami i pozwala zespołom zachować elastyczność dzięki eliminowaniu marnotrawstwa i ciągłemu usprawnianiu procesów.
Jira może pomóc zespołom programistycznym w stosowaniu zasad Lean i zapewnieniu klientom większej wartości. Analizy kontekstowe umożliwiają zespołom rozwój i ciągłe uczenie się oraz doskonalenie sposobu pracy. Tablice Scrum i Kanban zapewniają pełny wgląd w kolejne kroki, aby zespoły mogły stale osiągać maksymalne efekty w najkrótszym czasie. Jeśli Jira stanowi podstawę współpracy, wszystkie zespoły mogą pozostawać w zgodzie ze sobą i resztą organizacji.
Jira umożliwia też przedsiębiorstwom wizualizację strumieni wartości. Przynosi to firmie następujące korzyści:
- Konfiguracja automatyzacji przepływu procesu. Zwróć swoim zespołom czas i ogranicz pracę ręczną dzięki wydajnemu mechanizmowi automatyzacji Jira. Dostosuj pracę do potrzeb biznesowych. Zobacz, jak codzienna praca prowadzi do osiągnięcia celów strategicznych i dostarcza ważnym interesariuszom informacje w gotowych raportach Agile.
- Śledzenie inwestycji. Ustal, jakie zasoby są zużywane i ile czasu poświęca się na każdy projekt, aby wiedzieć, jakie nakłady pracy przeznaczyć na następny.
- Wykrywanie przeszkód. Identyfikuj potencjalne przeszkody i zapobiegaj im, zanim się pojawią.
- Dostarczać stałe korzyści. Dzięki większej przejrzystości i analizom Twój zespół będzie w stanie konsekwentnie dostarczać wartość klientom i firmie jako całości.
To rozwiązanie sprawdza się również w przypadku innych metod, takich jak Agile, Open DevOps i zarządzanie strumieniem wartości.
Metodyka Lean: często zadawane pytania
Czym różnią się metodyki Agile i Lean?
Na pierwszy rzut oka rozróżnienie między metodyką Lean a Agile wydaje się trudne. Chociaż obie koncentrują się na wydajności i korzyściach dla klienta, kładą nacisk na różne aspekty zarządzania projektami. Metodyka Lean jest ukierunkowana na eliminację marnotrawstwa, proces i dostarczanie wartości, podczas gdy Agile skupia się na klientach, eliminacji niepewności i dostarczaniu działającego oprogramowania.
Przyjrzyjmy się im szczegółowo:
- Koncentracja: Lean, jako podejście odgórne, zajmuje się ulepszaniem procesów. Natomiast Agile to podejście oddolne, w którym praca jest podzielona na mniejsze pętle iteracji.
- Dostarczanie produktów: Zarówno zespoły Lean, jak i Agile pracują wydajnie, aby dostarczać produkty tak szybko, jak to możliwe. Jednak w przypadku metodyki Agile mniej liczy się szybkość a bardziej informacje zwrotne. Zespoły Agile tworzą mniejsze elementy, uzyskują opinie na ich temat i wykonują iteracje. Metodyka Lean koncentruje się na usprawnieniu całego procesu w celu przyspieszenia dostarczania.
- Ramy postępowania: w przeciwieństwie do Agile metodyka Lean nie ma określonych ram postępowania. Scrum i Kanban to dwa przykłady ram zarządzania projektami Agile, które pozwalają na stosowanie zasad Agile. Jira oferuje szablon Scrum i szablon Kanban, aby pomóc kierownikom projektów rozpocząć pracę zgodnie z metodyką Agile.
Czym różnią się metodyki DevOps i Lean?
DevOps zapewnia funkcjonalną współpracę między zespołami programistycznymi a operacyjnymi, umożliwiając szybsze dostarczanie oprogramowania. To jest podstawowa filozofia DevOps: nieustanne dostarczanie wartości firmie dzięki kulturze powszechnego zrozumienia i współpracy.
Natomiast podstawową filozofią Lean jest dostarczanie wartości poprzez usprawnienia procesów i eliminację marnotrawstwa.
Lean i DevOps to metodyki zorientowane na klienta, ale różnią się w dwóch głównych obszarach:
- Wartość dla klienta: DevOps tworzy mapy empatii klienta, przekształcając cele biznesowe w korzyści dla klienta. Metodyka Lean wybiera aktywności związane z dostarczaniem wartości dla klienta w oparciu o potrzeby.
- Koncentracja: DevOps integruje zespoły programistyczne i operacyjne poprzez współpracę i dokumentację. Lean optymalizuje procesy, zasoby i wysiłek.
Ponadto DevOps automatyzuje żmudne zadania, takie jak pull requesty, co opisano bardziej szczegółowo w Przewodniku po DevOps dla początkujących.
Jeśli już korzystasz z DevOps, to Open DevOps, gotowy fundament DevOps obsługiwany przez Jira z otwartym podejściem do narzędzi i automatyzacją, może pomóc Twojemu zespołowi Agile skupić się na wydawaniu i obsłudze oprogramowania wysokiej jakości zgodnie z praktyką odpowiedzialności za produkt związaną z zasadami DevOps.
Czy można używać Agile, Lean i DevOps jednocześnie?
Tak! Te metodyki uzupełniają się nawzajem w celu zapewnienia jakości i wartości klientom. DevOps eliminuje bariery, aby zintegrować zespoły programistyczne i operacyjne. Agile zachęca do ciągłego doskonalenia. Lean wprowadza w życie ideę ciągłego doskonalenia.
Korzystanie ze wszystkich trzech metodologii może przyspieszyć dostarczanie produktów i podnieść wartość dla klienta. Być może Twoja firma używa wszystkich metodyk, ale nie łącznie. Metodyka Lean może pomóc w usprawnieniu procesu Agile. Iteracyjne podejście Agile może pomóc w ciągłym doskonaleniu według zasad Lean. Dzięki DevOps możesz poprawić współpracę między zespołami.
Korzystając ze wszystkich trzech, Twoja firma stanie się liderem, zapewniającym korzyści dla klientów dzięki bardziej wydajnym praktykom.
Metodologie te można połączyć za pomocą pakietu narzędzi firmy Atlassian do zarządzania projektami.