Czym jest metodyka Lean?

Atlassian Autor: Atlassian
Przeglądaj tematy

Podobnie jak specjaliści centrum kontroli misji NASA, menedżerowie projektów muszą śledzić wiele aspektów, aby zapewnić, że ich zespół realizuje projekty bez incydentów, ale podczas gdy NASA zarządza statkiem kosmicznym, menedżerowie projektów monitorują elementy dostarczane.

Metodyki Lean mogą pomóc w zapobieganiu sytuacjom w zarządzaniu projektami podobnym do katastrofy Apollo 13, umożliwiając realizację projektów na czas i w ramach budżetu.

Metodyka Lean ułatwia ciągły proces przyrostowego doskonalenia, znacznie przyspieszając dostarczanie produktów poprzez optymalizację zasobów i wysiłku zespołu oraz umożliwienie zespołom wydajnej i efektywnej pracy.

Z tego artykułu dowiesz się więcej o metodyce Lean, jej zaletach oraz o tym, jak Jira Software może pomóc we wdrożeniu jej zasad.

Historia metodyki Lean

Metodyka Lean ma na celu pełną optymalizację procesów i wyników zespołu poprzez ciągłe ulepszenia. Dobrze realizowana metodyka Lean umożliwia zespołom efektywne dostarczanie wartości dla klientów.

Założyciel Toyoty, Kiichiro Toyoda, opracował metodykę Lean po II wojnie światowej w celu oszczędzania zasobów i eliminacji marnotrawstwa. Obserwując proces zakupów i uzupełniania zapasów w supermarkecie, wymyślił koncepcję just-in-time, która koncentruje się na wytwarzaniu produktów dokładnie wtedy, gdy klienci ich potrzebują.

Koncepcja Toyody przekształciła się w system produkcyjny firmy Toyota, który ostatecznie stał się metodyką Lean. Po tych skromnych początkach metodyka Lean stała się fundamentem zarządzania projektami Agile. Obecnie wiele branży, w tym tworzenie oprogramowania, budownictwo i opieka zdrowotna, stosuje metodykę Lean.

Przegląd metodyki Lean

Metodyka Lean opiera się na dwóch filarach, które stanowią ramy postępowania dla wszystkich projektów Lean: ciągłe doskonalenie i szacunek dla ludzi.

  • Ciągłe doskonalenie: Nieustanna pętla informacji zwrotnych pomaga zespołom dokonywać stopniowych zmian w procesach, produktach i personelu w celu ciągłego ulepszania systemów. Poprzez identyfikację, ocenę i modyfikację istniejących procesów lub systemów — jeden po drugim — zespoły mogą wyeliminować marnotrawstwo i zwiększyć ogólną wydajność.
  • Szacunek: Menedżerowie dostrzegają i doceniają wkład zespołu i opinie klientów oraz poważnie traktują ich spostrzeżenia i pomysły. Menedżerowie Lean rozdzielają pracę w całym przepływie pracy w najbardziej efektywny sposób i zachęcają do ścisłej współpracy, co z kolei zapewnia klientom maksymalną wartość.

Podstawowe zasady metodyki Lean zostały opracowane z uwzględnieniem obu tych czynników na każdym etapie.

Zasady metodyki Lean

Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wpływ Twojej pracy na doświadczenie klienta. Aby to zrobić, musisz przestrzegać pięciu podstawowych zasad Lean, które pomagają zespołom organizować zadania, a menedżerom projektów sprawowanie nadzoru. Te pięć podstawowych zasad to:

1. Identyfikacja wartości

Aby dostarczać klientom wartość, musisz najpierw zrozumieć ich potrzeby. W tym celu należy:

  • Kontaktować się bezpośrednio z klientami, aby poznać ich bolączki.
  • Określić, jak Twój produkt pomaga ograniczyć te bolączki.

Następnie należy zdefiniować wartość Twojego produktu w zaspokajaniu potrzeb klientów i przekazać to swojemu zespołowi. Możesz to zrobić, kształtując pracę zespołu wokół tego, jak wpływa ona na doświadczenie klienta, i badając najlepsze narzędzia, które pomogą Twojemu zespołowi dostarczać wartość klientom.

Identyfikacja wartości pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, umożliwiając Twojemu zespołowi tworzenie tylko funkcji, które zapewniają wartość dla klientów.

2. Mapowanie strumienia wartości

Działania potrzebne do dostarczania wysokiej jakości doświadczeń klientom stanowią część strumienia wartości. Mapowanie strumienia wartości wykorzystuje diagramy ułatwiające wizualizację procesu projektu, pomagając w zarządzaniu strumieniem wartości, co ma kluczowe znaczenie dla eliminacji marnotrawstwa.

Mapowanie strumienia wartości obejmuje następujące czynności:

  • Zidentyfikowanie problemu i wybór odpowiedniego zespołu: zidentyfikuj główne bolączki swoich klientów, a następnie wybierz zespół z umiejętnościami odpowiednimi do rozwiązania tych problemów.
  • Ograniczenie i mapowanie procesu: Ogranicz zakres projektu do niezbędnych działań. Następnie możesz zmapować proces, korzystając z szablonu tablicy Scrum w Jira Software, i określić daty dla każdego elementu dostarczanego.
  • Zbieranie danych: skuteczne zarządzanie projektem wymaga od menedżerów projektów monitorowania wykorzystywanych zasobów, np. godzin, które zespół spędza na pracy nad projektem.
  • Ocena i dostosowanie: zapewnienie ciągłego doskonalenia procesu wymaga stałej oceny procesów, aby odpowiedzieć na pytanie: „Czy istnieje lepszy sposób, aby to zrobić?”.

3. Utworzenie przepływu

Stan przepływu (flow) ma miejsce, gdy znajdujemy się w rytmie i wszystko idzie nam tak gładko, że nie zauważamy upływu czasu. Jeśli chodzi o pracę, osiągnięcie stanu przepływu zwiększa zaangażowanie i wydajność zespołu.

Przepływ zespołu odzwierciedla efektywność strumienia wartości, który można stale dostosowywać, korzystając z nieustannej pętli informacji zwrotnych. Metodyka Lean wymaga płynnego i ciągłego przepływu w celu zmniejszenia opóźnień i zminimalizowania czasu przekazywania zadań. Możesz poprawić przepływ swojego zespołu, wdrażając następujące elementy:

  • Współpraca interdyscyplinarna: Silosy organizacyjne są największym zagrożeniem dla metodyki Lean. Twój zespół powinien uczestniczyć w całym procesie i współpracować z innymi zespołami, jeśli to konieczne, aby realizować swoje zadania. Może to obejmować zaangażowanie działu obsługi klienta i uzyskiwanie ich wkładu w kwestii bolączek klientów. Bonus: Twój zespół może podnieść swoje umiejętności dzięki tego typu współpracy, ponieważ zdobędzie więcej wiedzy na temat działania innych działów.
  • Śledzenie zadań: Tablice Kanban lub szablon Kanban w oprogramowaniu Jira mogą pomóc w przypisywaniu zadań, wizualizacji pracy i koordynacji działań zespołu. Te karty to świetny sposób na śledzenie postępów zadań w całym projekcie.

4. Wprowadzenie systemu ssącego

Dzięki systemowi ssącemu zespoły pracują nad tym, czego potrzebuje klient tylko wtedy, gdy tego potrzebuje, tworząc zgodnie z rzeczywistym zapotrzebowaniem klienta, a nie prognozami.

Aby dokładnie ocenić potrzeby klientów, zespół musi rozmawiać z klientami i zabiegać o ich opinie.

5. Dążenie do doskonałości

Metoda Lean wymaga nastawienia na rozwój i dążenia do perfekcji poprzez ciągłe doskonalenie, wykorzystując stałą pętlę informacji zwrotnych, aby pomóc menedżerowi projektu, zespołowi i firmie zmniejszyć marnotrawstwo i zwiększyć wydajność.

Zalety metodyki Lean

Jako menedżer projektu prawdopodobnie napotykasz czasem komplikacje, takie jak oczekiwanie na opinie interesariuszy. Jeśli informacja zwrotna pojawi się za późno, cały projekt zostanie zablokowany. Metodyka Lean ma wiele zalet, które pomagają w usuwaniu takich przeszkód, na przykład:

  • Większa wydajność: mapując strumień wartości, możesz skoncentrować pracę wokół potrzeb klientów, eliminując niepotrzebną pracę nad produktami i usługami, których klienci nie chcą.
  • Mniej problemów: Metodyka Lean pozwala wyeliminować kwestie, takie jak brak komunikacji i nierealistyczne terminy, zanim staną się poważnymi problemami. W przypadku komunikacji metodyka Lean zapewnia monitorowanie i przejrzystość, dzięki czemu wszyscy mają jasność co do zadań, obowiązków i terminów. Ponieważ zespół ściślej uczestniczy w tym procesie, może również odrzucić wszelkie nierealistyczne harmonogramy.
  • Niższe koszty: Tworząc przejrzysty plan i eliminując przeszkody, możesz zaoszczędzić pieniądze, produkując tyle, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów. W ten sposób nie produkujesz więcej zapasów niż to konieczne, co jest szczególnie ważne w przypadku fizycznych towarów.
  • Lepsze relacje z klientami: koncentrując się na wartości dla klienta, tworzysz silniejsze relacje z klientami, co jest kluczowe dla firmy.
  • Ciągłe doskonalenie: stała pętla informacji zwrotnych Lean pomaga doskonalić i nieustannie ulepszać procesy, aby skutecznie dostarczać wartość.
  • Inwestycja w zespół: Metodyka Lean wymaga większego udziału zespołu na początku, dlatego jego członkowie będą bardziej zaangażowani w osiąganie wyników. Będą mieli wpływ na to, nad czym pracują i kiedy spodziewają się to ukończyć. W końcu mający większe możliwości zespół to zaangażowany zespół.

Potencjalne wyzwania metodyki Lean

Pomimo licznych korzyści, metodyka Lean wiąże się z pewnymi wyzwaniami, które menedżerowie projektów powinni poznać i nauczyć się pokonywać. Wyzwania te obejmują:

  • Brak wsparcia ze strony kadry zarządzającej: niezapewniające wsparcia osoby zarządzające mogą zniszczyć każdy zespół Lean i stać się przeszkodą na drodze do sukcesu.
    • Rozwiązanie: uzyskaj poparcie zespołu tak wcześnie, jak to możliwe, i pokaż, jak metodyka Lean może pomóc.
  • Niewystarczające szkolenie: Źle wyszkolony zespół może negatywnie wpływać na wyniki. Jeśli nie rozumieją procesu Lean, jak można oczekiwać, że z łatwością się w niego wdrożą?
    • Rozwiązanie: Podczas onboardingu zespołu zapewnij odpowiednie szkolenie z metodyki Lean. Możesz zarejestrować swój zespół w programie certyfikacji Lean, który zapewni praktyczne szkolenia. Dzięki certyfikacji będziesz mieć pewność, że zespół ma odpowiednią wiedzę na temat metod Lean.
  • Koncentracja na narzędziach, a nie na kulturze: Nadawanie większego znaczenia narzędziom niż ludziom zmniejsza zaangażowanie zespołu. Nacisk na narzędzia w metodyce Lean może zdehumanizować i zdewaluować zespół i jego pracę. Kiedy zespół nie czuje się doceniony, jest mniej skłonny dać z siebie wszystko.

    • Rozwiązanie: Zbuduj kulturę zaufania, korzystając z filozofii ciągłego doskonalenia Lean. Zapewnianie ciągłych informacji zwrotnych i możliwości rozwoju pokazuje, że jako menedżer interesujesz się rozwojem kariery swojego zespołu.

  • Niewystarczająca koncentracja na wskaźnikach: wskaźniki są kluczem do doskonalenia zespołu w metodyce Lean.
    • Rozwiązanie: zwracaj uwagę na wskaźniki, aby mierzyć sukces projektu, i szukaj obszarów poprawy, aby rozwijać swój zespół.

Korzystanie z systemu Jira do zarządzania projektami

Metodyka Lean usprawnia zarządzanie projektami, utrzymując zwinność Twoją i Twojego zespołowi. Dzieje się tak, ponieważ będziesz skupiać się na eliminowaniu marnotrawstwa i ciągłym usprawnianiu procesu.

Oprogramowanie Jira może pomóc zespołom realizować metodykę Lean dzięki wielu rozwiązaniom, takim jak kompleksowe narzędzie do planowania dla firm — Jira Align.

Jira Align umożliwia wizualizację strumieni wartości między zespołami. Dzięki temu możesz:

  • Skonfigurować automatyzację przepływu procesu. Uwalnia to Twój zespół od żmudnych zadań, dzięki czemu może skupić się na tych ważniejszych.
  • Skoordynować pracę z potrzebami biznesowymi. Dzięki większej liczbie analiz pracy zespołu kadra zarządzająca może zapewnić jej zgodność z celami strategicznymi.
  • Śledzić inwestycje. Możesz dowiedzieć się, które zasoby są wykorzystywane i jaki czas zainwestowano w projekt.
  • Odkrywać przeszkody. Będziesz w stanie przewidzieć potencjalne przeszkody, więc możesz znaleźć sposoby, aby im zapobiec, zanim się pojawią.
  • Dostarczać stałe korzyści. Dzięki większej przejrzystości i analizom Twój zespół będzie w stanie konsekwentnie dostarczać wartość klientom i firmie jako całości.

To rozwiązanie sprawdza się również w przypadku innych metod, takich jak Agile, Open DevOps i zarządzanie strumieniem wartości.

Metodyka Lean: często zadawane pytania

Czym różnią się metodyki Agile i Lean?

Na pierwszy rzut oka rozróżnienie między metodyką Lean a Agile wydaje się trudne. Chociaż obie koncentrują się na wydajności i korzyściach dla klienta, kładą nacisk na różne aspekty zarządzania projektami. Metodyka Lean jest ukierunkowana na eliminację marnotrawstwa, proces i dostarczanie wartości, podczas gdy Agile skupia się na klientach, eliminacji niepewności i dostarczaniu działającego oprogramowania.

Przyjrzyjmy się im szczegółowo:

  • Koncentracja: Lean, jako podejście odgórne, zajmuje się ulepszaniem procesów. Natomiast Agile to podejście oddolne, w którym praca jest podzielona na mniejsze pętle iteracji.
  • Dostarczanie produktów: Zarówno zespoły Lean, jak i Agile pracują wydajnie, aby dostarczać produkty tak szybko, jak to możliwe. Jednak w przypadku metodyki Agile mniej liczy się szybkość a bardziej informacje zwrotne. Zespoły Agile tworzą mniejsze elementy, uzyskują opinie na ich temat i wykonują iteracje. Metodyka Lean koncentruje się na usprawnieniu całego procesu w celu przyspieszenia dostarczania.
  • Ramy postępowania: Metodyka Lean nie ma określonych ram postępowania, w przeciwieństwie do Agile. Scrum i Kanban to dwa przykłady ram zarządzania projektami Agile, które pozwalają na stosowanie zasad Agile. Jira Software oferuje szablon Scrum i szablon Kanban, aby pomóc menedżerom projektów rozpoczęcie pracy z metodyką Agile.

Czym różnią się metodyki DevOps i Lean?

DevOps zapewnia funkcjonalną współpracę między zespołami programistycznymi a operacyjnymi, umożliwiając szybsze dostarczanie oprogramowania. To jest podstawowa filozofia DevOps: nieustanne dostarczanie wartości firmie dzięki kulturze powszechnego zrozumienia i współpracy.

Natomiast podstawową filozofią Lean jest dostarczanie wartości poprzez usprawnienia procesów i eliminację marnotrawstwa.

Lean i DevOps to metodyki zorientowane na klienta, ale różnią się w dwóch głównych obszarach:

  • Wartość dla klienta: DevOps tworzy mapy empatii klienta, przekształcając cele biznesowe w korzyści dla klienta. Metodyka Lean wybiera aktywności związane z dostarczaniem wartości dla klienta w oparciu o potrzeby.
  • Koncentracja: DevOps integruje zespoły programistyczne i operacyjne poprzez współpracę i dokumentację. Lean optymalizuje procesy, zasoby i wysiłek.

Ponadto DevOps automatyzuje żmudne zadania, takie jak pull requesty, co opisano bardziej szczegółowo w Przewodniku po DevOps dla początkujących.

Jeśli już korzystasz z DevOps, Open DevOps, gotowy fundament DevOps oparty na Jira Software z otwartym podejściem do narzędzi i automatyzacją, może pomóc Twojemu zespołowi Agile skupić się na wydawaniu i obsłudze oprogramowania wysokiej jakości zgodnie z praktyką odpowiedzialności za produkt związaną z zasadami DevOps.

Czy można używać Agile, Lean i DevOps jednocześnie?

Tak! Te metodyki uzupełniają się nawzajem w celu zapewnienia jakości i wartości klientom. DevOps eliminuje bariery, aby zintegrować zespoły programistyczne i operacyjne. Agile zachęca do ciągłego doskonalenia. Lean wprowadza w życie ideę ciągłego doskonalenia.

Korzystanie z wszystkich trzech może znacznie przyspieszyć dostarczenie produktu i wartości dla klienta. Przykładowo Twoja firma może używać wszystkich trzech, ale nie w połączeniu. Metodyka Lean może pomóc usprawnić proces Agile. A iteracyjne podejście Agile może pomóc w ciągłym doskonaleniu według zasad Lean. Dzięki DevOps możesz poprawić współpracę między zespołami.

Korzystając ze wszystkich trzech, Twoja firma stanie się liderem, zapewniającym korzyści dla klientów dzięki bardziej wydajnym praktykom.

Możesz połączyć te metodyki, korzystając z Jira Software i Jira Align, co pozwoli na bezproblemowe przekazywanie danych między nimi.