Automatyzacja przepływów pracy to podejście do automatyzacji różnych procesów biznesowych, zadań i przepływów pracy w firmie przy minimalnej interwencji człowieka. Automatyzacja przepływów pracy wykorzystuje oprogramowanie do tworzenia serii zautomatyzowanych czynności na poszczególnych etapach procesu biznesowego, co pomaga zespołom realizować zadania wydajnie i spójnie.

Automatyzacja przepływów pracy wykorzystuje oprogramowanie do zarządzania zadaniami w celu kierowania zadań i informacji do osób i systemów w oparciu o wstępnie zdefiniowane reguły i wyzwalacze. Przykładowo, gdy jeden system oznaczy zadanie jako zakończone, automatyzacja może automatycznie wysłać je do kolejnej osoby przypisanej i zaktualizować pulpity. Pozwala to oszczędzić czas, który wcześniej był potrzebny na ręczne przekazywanie, i zminimalizować błędy.

Wykonaj następujące kroki, aby rozpocząć:

1. Poznaj bieżący przepływ pracy, zbierając informacje o przepływie zadań między zespołami. Skoncentruj się na zrozumieniu, jak rozpoczynają się projekty, jakie są kryteria ukończenia zadania, jaki jest zakres prac i jak powstają wąskie gardła. Określ, co wyzwala rozpoczęcie i zmianę każdego zadania.

2. Wizualnie nakreśl przepływ pracy, aby ustalić obszary niskiej efektywności. Opracuj wersję roboczą przepływu pracy, aby wyróżnić problematyczne punkty. Przekaż wersję roboczą zespołom interdyscyplinarnym, aby wspólnie ją udoskonaliły i wskazały praktyki będące źródłem marnotrawstwa.

3. Określ, które zadania wymagają integrowania danych z innych systemów, i sprawdź, czy są one obsługiwane przez oprogramowanie do obsługi przepływów pracy. Rozważ dostosowanie przepływu pracy do wymagań integracji, np. poprzez podzielenie zadań na mniejsze zadania podrzędne.

4. Wyeliminuj obszary niskiej efektywności w przepływie pracy, w tym usterki w komunikacji i zaległe zadania. Przykłady obejmują tu dodanie środków kontroli odpowiedzialności za realizację zadań lub wyjaśnienie, które informacje systemowe powinny być objęte przepływem.

5. Stwórz przepływ pracy w oprogramowaniu do automatyzacji przepływów pracy, opisując każde zadanie i przypisując użytkownikom role. W zależności od potrzeb zespołu zapewnij widoczność dzięki wykresom Gantta, mapom procesów, kalendarzom itp.

6. Twórz automatyczne wyzwalacze i czynności, aby usprawnić powtarzające się zadania. Dostosuj tworzenie reguł automatyzacji w oparciu o unikatowe potrzeby lub wykorzystaj gotowe opcje.

7. Ciągle testuj i optymalizuj zautomatyzowany przepływ pracy w celu rozwiązywania problemów. Ustal wskaźniki wydajności i KPI na potrzeby monitorowania efektywności. Korzystaj z pulpitów, aby zachować wysoką widoczność postępów i blokerów.

8. Przeprowadź szkolenie zespołu dotyczące korzystania z nowego zautomatyzowanego przepływu pracy poprzez praktyczne demonstracje. Przygotuj zespoły do zmian procesów i optymalizacji przepływów pracy dzięki planom zarządzania zmianami.

Automatyzacja przepływów pracy przynosi wiele korzyści we wszystkich działaniach biznesowych. Znacząco zwiększa wydajność i produktywność, zapewniając ciągłe doskonalenie. Oto kilka kluczowych korzyści płynących z automatyzacji przepływów pracy:

Zwiększona wydajność

Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznej pracy, zwiększając ogólną produktywność. Zautomatyzowane procesy wykonują zadania szybciej i mogą działać przez całą dobę, znacznie zwiększając wydajność.

Ograniczenie błędów

Zautomatyzowane przepływy pracy minimalizują błędy ludzkie, zapewniając spójne wykonywanie zadań zgodnie ze wstępnie zdefiniowanymi regułami. Prowadzi to do większej dokładności w realizacji zadań, takich jak wprowadzanie danych, obliczenia i przetwarzanie. Pozwala również skrócić czas i ograniczyć zasoby poświęcone na poprawianie błędów.

Narzędzia do współpracy

Narzędzie do śledzenia zadań powinno ułatwiać komunikację i współpracę między członkami zespołu. Tego typu narzędzia zapewniają platformę do dialogu, udostępniania dokumentów, przekazywania informacji zwrotnych i koordynacji. Wpływa to na poprawę pracy zespołowej i ogólny sukces projektu. 

Oszczędność kosztów

Automatyzacja rutynowych zadań zmniejsza potrzebę pracy ręcznej. Minimalizując błędy, firmy oszczędzają na kosztach związanych z ich naprawianiem. Automatyzacja przepływów pracy optymalizuje również alokację zasobów.

Usprawniona współpraca

Funkcje automatyzacji przepływów pracy często sprzyjają kulturze współpracy wśród członków zespołu, niezależnie od ich lokalizacji. Dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym, współdzielonym przestrzeniom roboczym i automatycznym powiadomieniom każdy ma dostęp do tych samych informacji. Poprawia to jakość pracy zespołowej i usprawnia wspólne spotkania.

Skalowalność

Automatyzacja przepływów pracy pozwala firmom radzić sobie z rosnącym obciążeniem pracą bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia. Wspiera to rozwój firmy bez uszczerbku dla jakości i wydajności.

Wszechstronność automatyzacji przepływów pracy jest widoczna w różnych branżach, takich jak: 

Opieka zdrowotna: Automatyzacja przepływów pracy pozwala zwiększyć wydajność i poprawić opiekę nad pacjentem — od usprawnienia rejestracji pacjentów za pomocą formularzy elektronicznych po automatyzację planowania wizyt i zarządzania lekami.

Bankowość: Oprogramowanie do zarządzania zadaniami automatyzuje przetwarzanie wniosków kredytowych, poprawia wykrywanie oszustw, zapewnia zgodność z przepisami i usprawnia obsługę klienta poprzez zautomatyzowane zarządzanie kontem.

Logistyka: Usprawnienie zamawiania, zarządzania zapasami, transportu, kontroli jakości i zarządzania dokumentami.

Handel detaliczny: Optymalizacja zarządzania zapasami, przetwarzania zamówień, obsługi klienta i działalności operacyjnej sklepu.

Ubezpieczenia: Usprawnienie przetwarzania roszczeń, przyjmowania do ubezpieczenia, zapewnienia zgodności z przepisami, obsługi klienta i wykrywania oszustw. 

Nieruchomości: Poprawa zarządzania nieruchomościami, transakcjami i potencjalnymi klientami oraz usprawnienie procesów kontroli.

Produkcja: Przepływy pracy pomagają w zapewnieniu jakości, zarządzaniu procesami produkcyjnymi i wydajnej obsłudze produkcji oprzyrządowania.

To get the most out of workflow automation software, consider these best practices:

• Start small and scale gradually: Begin by setting goals for one simple process. As you learn and see results, expand to more complex workflows.

• Involve key stakeholders in the process: Include team members who will use the automated workflows. Their input helps create effective systems and improves adoption.

• Continuously monitor and optimize automated workflows: Regularly check performance and adjust as needed. Track metrics like time saved and user satisfaction to refine your automation.

• Keep a balance between automation and human oversight: Design workflows with points for human review, especially for critical decisions. This ensures automation enhances rather than replaces human judgment.

Wybór odpowiedniego narzędzia do automatyzacji przepływów pracy ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia pożądanych korzyści. Oto kilka podstawowych funkcji, które należy wziąć pod uwagę w rozwiązaniach do automatyzacji przepływów pracy:

Łatwość obsługi

Przyjazny dla użytkownika interfejs i intuicyjna obsługa są najważniejsze dla zapewnienia pracownikom łatwego poruszania się po narzędziu, sprzyjając sprawnemu wdrożeniu i szybszemu zwrotowi z inwestycji.

Możliwości integracji

Bezproblemowa integracja z istniejącymi systemami i aplikacjami jest niezbędna do zapewnienia płynnego przepływu danych między różnymi narzędziami i platformami. Ogranicza również ryzyko powstawania silosów danych i maksymalizuje zautomatyzowane przepływy pracy.

Dostosowywanie i elastyczność

Kluczowe znaczenie ma możliwość dostosowania przepływów pracy do konkretnych potrzeb biznesowych. Elastyczne narzędzie do automatyzacji przepływów pracy dostosowuje się do unikatowych wymagań operacyjnych, zapewniając zgodność z celami strategicznymi.

Skalowalność

Rozwiązania do automatyzacji przepływów pracy powinny obsługiwać rosnące ilości pracy w miarę rozwoju firmy. Obejmuje to obsługę wielu przepływów pracy, użytkowników i danych bez uszczerbku dla wydajności i niezawodności.

Raportowanie i analizy

Wnikliwe raportowanie i analizy są niezbędne do oceny wydajności przepływów pracy. Funkcje te uwypuklają obszary wymagające poprawy i umożliwiają podejmowanie decyzji opartych na danych dzięki dostępowi do informacji w czasie rzeczywistym.

Bezpieczeństwo

Narzędzia automatyzacji muszą być wyposażone niezawodne środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu i dzienniki audytu, które zapewniają ochronę przed nieautoryzowanym dostępem i naruszeniami danych.

Dostępność z narzędzi mobilnych

Dostępność mobilna staje się coraz ważniejsza, umożliwiając pracownikom zachowanie produktywności i bezproblemowy przebieg przepływów pracy, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

Integration capabilities

Seamless integration with existing systems and applications is vital to ensure smooth data flow between different tools and platforms. It also inhibits data silos and maximizes automated workflows.

Jira’s powerful automation engine integrates seamlessly with various tools like Slack, Teams, Figma, GitHub, and many more, enabling your team to reduce manual tasks and scale operations.

Customization and flexibility

The ability to customize workflows according to specific business needs is crucial. A flexible workflow automation tool adapts to your unique operational requirements, securing alignment with strategic objectives.

Jira workflows enable teams to build custom workflows that reduce friction and enable faster delivery.

Scalability

Workflow automation solutions should handle increasing volumes of work as the business grows. This includes supporting multiple workflows, users, and data without compromising performance or reliability.

Jira’s robust platform is designed to grow with your team, supporting your workflow automation needs as you scale.

Reporting and analytics

Insightful reporting and analytics are indispensable for gauging workflow efficiency. These capabilities highlight areas for improvement and enable data-driven decision-making through access to real-time insights.

Jira provides comprehensive reporting tools to help teams track progress and identify areas for optimization.

Security

Automation tools must have robust security measures such as encryption, access controls, and audit logs to protect against unauthorized access and data breaches.

Jira's robust security measures ensure your data remains protected within the Atlassian Cloud environment. Create and customize permissions with granular control over who can access what through customizable roles. Jira also offers bolstered security safeguards like IP allow listing, ensuring only those from trusted networks can access your instance.

Mobile accessibility

Mobile accessibility is increasingly important. It enables staff to remain productive and progress smoothly in workflows regardless of geographical location.

Jira’s mobile interface is designed for easy viewing and interaction with issues on mobile devices. When accessing Jira from a smartphone, you’re presented with an optimized page version.

With the mobile interface, you can view issues, comments, attachments, issue links, and favorite filters, as well as perform basic operations such as adding comments, watching or voting on issues, and assigning tasks to team members

Get Jira Automation for free and discover how these features can transform your workflow processes.

Jira’s workflow automation tools can transform how your team works. Whether you’re managing products, leading engineering teams, or running marketing campaigns, Jira helps streamline your process and boost productivity. It’s easy to use, integrates with other tools you already use, and grows with your team. Plus, it keeps your data secure while letting you work from anywhere.

Ready to cut down on repetitive tasks and focus on what matters? Try Jira Workflows to see how Jira can help your team work smarter, not harder.