Schematy przepływu pracy — zwane też schematami blokowymi — to wizualne infografiki, które przedstawiają sekwencyjny przepływ kroków lub zadań związanych z procesem. Funkcjonują jako harmonogramy prac do wykonania.
Schematy przepływu pracy zawierają standardowe kształty i symbole reprezentujące poszczególne etapy procesu lub decyzje. Co najważniejsze, schemat pokazuje, jak każdy z kroków przechodzi do następnego. Obejmuje też wszystkie ścieżki rozgałęzień i wiele opcji. Schematy są przydatnymi narzędziami do planowania projektów i poprawy przepływów pracy.
Ten przewodnik przedstawi bardziej szczegółowo schematy przepływ pracy, w tym kiedy z nich korzystać, jak je tworzyć itp.
Czym jest schemat przepływu pracy?
Schemat przepływu pracy (zwany też schematem blokowym) jest wizualną reprezentacją procesu. Przedstawia sekwencję kroków od początku do końca i może zawierać wiele opcji rozgałęziania w każdym punkcie decyzyjnym. Schematy przepływu pracy tradycyjnie wykorzystują różne kształty, łączniki i symbole, aby odróżnić zadania od decyzji i opisywać przepływ pracy.
Te schematy blokowe pomagają zespołom zrozumieć sposób, w jaki ich praca wpisuje się w ogólny proces firmy oraz przyczynia się do powstania produktu końcowego. Są kluczowymi narzędziami do wdrażania nowych członków zespołu, ponieważ przekładają nieznane procesy na łatwo przyswajalne infografiki.
Kiedy używać schematu przepływu pracy
Schematy przepływu pracy są przydatne, gdy trzeba zwizualizować proces wieloetapowy lub zdefiniować go dla interesariuszy. Natomiast istnieje wiele innych sytuacji, w których należy użyć schematu przepływu pracy.
Schematy blokowe nadają się świetnie do optymalizacji procesów. Wizualne ułożenie procesu pozwala dostrzec kroki, w których przekazanie decyzji lub zadań może powodować opóźnienia. Pomaga to zidentyfikować obszary do poprawy i optymalizacji.
Schematy blokowe są przydatne do przeprowadzania wdrożeń lub szkoleń. Jeśli masz nowych członków zespołu, którzy nie znają Twojego procesu, schemat przepływ pracy przyda się jako narzędzie szkoleniowe. Szybko wyjaśnisz im proces stosowany w firmie za pomocą schematu blokowego. To kolejny powód, dla którego dokumentacja procesu ma kluczowe znaczenie w Twojej pracy, ponieważ procesy ciągle się zmieniają.
Schematy przepływu pracy są niezbędne do zarządzania projektami. Zarządzanie złożonymi projektami nigdy nie jest liniowe, natomiast schemat przepływu pracy pomaga zwizualizować różne kroki i zależności między zadaniami. Taka pomoc wizualna jest narzędziem do zwinnego zarządzania projektami i prowadzi do bardziej strategicznego planowania, ponieważ dokumentuje każdy etap procesu i dostosowuje do niego wszystkich uczestników.
Korzyści ze stosowania schematów przepływu pracy
Schematy przepływu pracy są cennymi narzędziami z wielu powodów, takich jak:
- Przejrzystość: Schematy blokowe umożliwiają zrozumienie procesu i ułatwiają jego śledzenie. Układając wszystko na jednej stronie, interesariusze mogą zgrać ze sobą etapy procesu i oś czasu projektu. Dzięki udostępnianiu schematów można szybciej nauczyć zespół procesów wewnętrznych oraz na bieżąco informować wszystkich o tym, jak działa firma.
- Wąskie gardła: Schematy blokowe ułatwiają wykrywanie nieefektywności procesów. Możesz łatwo zobaczyć punkty decyzyjne, w których mogą występować opóźnienia wynikające z wąskich gardeł. Jeśli zidentyfikujesz to ryzyko, możesz zoptymalizować proces, aby usunąć nieefektywności.
- Współpraca: Schematy przepływu pracy są doskonałymi narzędziami ułatwiającymi współpracę, chociaż na pierwszy rzut oka mogą na takie nie wyglądać. Kiedy ułożysz proces na schemacie blokowym, członkowie zespołu mogą pomóc w pracy, gdy pojawią się wąskie gardła. Tworząc schemat przepływu pracy, zespoły mogą także określić, kto odpowiada za konkretne decyzje. Wszyscy wiedzą więc, do kogo zwrócić się o pomoc.
Jak utworzyć schemat przepływu pracy?
Schematy przepływu pracy mają swoje zalety, ale jak stworzyć szablon takiego schematu, który będzie przydatny? W tej sekcji omawiamy kluczowe etapy tworzenia skutecznego schematu blokowego — od zdefiniowania procesu po użycie odpowiednich symboli do każdego kroku.
Definiowanie problemu
Schemat przepływu pracy przedstawia konkretny proces. Musisz jasno zdefiniować proces, który zamierzasz przekształcić w schemat blokowy. Jakie są cele Twojego schematu? Określ zakres prac — co będzie częścią wizualizacji, a co nie — oraz kluczowe komponenty, które muszą znaleźć się na schemacie. Poświęcenie czasu na prawidłowe wykonanie tego kroku pozwoli Ci uniknąć stworzenia zbyt skomplikowanej wizualizacji.
Lista kroków
Schemat blokowy przedstawia proces, więc musisz opracować i wymienić każdy krok. W przypadku procesów wieloetapowych podziel je na pojedyncze zadania, które możesz wykonywać sekwencyjnie. Dzięki temu schemat będzie łatwy do zrozumienia, a jednocześnie zapewni dokładne odzwierciedlenie procesu, który chcesz przedstawić.
Zbierz informacje
Jakie szczegóły należy uwzględnić w każdym kroku? Zbierz odpowiednie dane i zapisz je do użycia w schemacie przepływu pracy. Są to informacje, których członek zespołu może potrzebować do wykonania pewnego kroku w procesie. Mogą zawierać takie szczegóły jak wymagania dotyczące danych wejściowych, odpowiedzialne strony czy nawet zależności między zadaniami. Chociaż nie każdy fragment danych trafi do ostatecznego schematu blokowego, dodanie tych szczegółów pomoże Ci nadać kontekst każdemu krokowi.
Identyfikowanie nieefektywności
Po wyszczególnieniu wszystkich kroków i zebraniu niezbędnych informacji musisz krytycznie spojrzeć na proces. Gdzie występują nieefektywności? Na jakim etapie doświadczasz opóźnień lub wąskich gardeł? Rozpoznaj te wyzwania na początku, aby zoptymalizować proces przed utworzeniem przepływu pracy.
Utworzenie przepływu pracy
Następnie utwórz rzeczywistą wizualizację schematu przepływu pracy. Użyj narzędzia do wizualizacji, za pomocą którego przełożysz nowo zdefiniowany proces na wizualny przepływ pracy. Wybierz odpowiednie symbole i łączniki, aby zarysować przepływ zadań w każdym kroku i dokładnie zilustrować cały proces w schemacie.
Jira jest idealną platformą do tworzenia schematów przepływu pracy, ponieważ funkcje zarządzania projektami pomagają zespołom definiować pracę, planować projekty oraz śledzić postępy w czasie rzeczywistym w przypadku ważnych dat i dostarczanych zadań. Możesz użyć przepływów pracy Jira, aby nakreślić kroki podejmowane przez zespół w celu zrealizowania projektu, od jego utworzenia po ukończenie.
Informowanie zespołu
Po utworzeniu wykresu przepływu pracy następnym krokiem jest udostępnienie go zespołowi stosującemu ten proces. Wykorzystaj schemat jako punkt wyjścia do uzyskania informacji zwrotnych na temat tego, czy schemat dokładnie przedstawia dany proces. Alternatywnie użyj go jako narzędzia do przeprowadzenia burzy mózgów na temat metod usprawniania przepływu pracy.
Przeglądanie i porządkowanie
Na koniec utwórz proces obejmujący regularne przeglądanie schematu przepływu pracy, aby upewnić się, że uwzględnia on wszelkie zmiany lub usprawnienia procesu. Tak jak zespół produktowy udoskonala produkt poprzez wprowadzanie ciągłych ulepszeń, musisz optymalizować swój proces, aktualizując i usprawniając schemat blokowy wraz ze zmianami kroków. Dzięki temu pozostanie on wiarygodnym punktem odniesienia dla Twojego zespołu.
Tworzenie schematów i wykresów przepływu pracy w Jirze
Podczas definiowania procesu i pracy z zespołem w celu jego optymalizacji pamiętaj, że jest to praca w toku. Większość ludzi zna tablicę Jira, która pokazuje przebieg pracy w całym procesie. Edytor przepływu pracy Jira pozwala natomiast tworzyć, wizualizować i edytować przepływ pracy jako schemat. Możesz w nim tworzyć bardziej złożone przepływy pracy niż te, które można zobaczyć na tablicy. Procesy ewoluują z biegiem czasu, a częścią pracy jest dokumentowanie tego, jak wyglądają w danej chwili.
Zazwyczaj zespoły konfigurują kolumny na tablicy tak, aby były zgodne z krokami w przepływie pracy. W przypadku prostych przepływów pracy statusy przypisane do zgłoszeń w każdej kolumnie odpowiadają bezpośrednio odpowiedniemu krokowi przepływ pracy. W przypadku złożonych przepływów pracy w kolumnach tablicy może być wyświetlana tylko część całego przepływ pracy. W tej sytuacji zespoły będą umieszczać kilka statusów w każdej kolumnie.
Jira to platforma, która pomaga tworzyć szablony schematów przepływu pracy i zarządzać projektami w zespole każdego typu. Dzięki dostępowi do wielu wbudowanych szablonów możesz dostosować Jirę, aby była dokładnie takim narzędziem do zarządzania pracą, jakiego potrzebuje Twój zespół.
Schematy przepływu pracy: często zadawane pytania
Jakie są różne typy wykresów przepływu pracy?
Istnieje wiele przykładów schematów przepływu pracy, a każdy typ ma inny cel, w tym:
- Przepływ pracy procesu: Jest to klasyczny model schematu blokowego. Określa etapy procesu i zazwyczaj składa się z bloków o różnych kształtach ułożonych w kolejności. Jest to przydatne do zrozumienia, jak przebiega praca i jakie są kluczowe etapy procesu.
- Schemat blokowy toru: Jest to jeden z popularniejszych przykładów schematów przepływu pracy, ponieważ dzieli proces na oddzielne „tory” — po jednym dla każdego zespołu lub osoby realizującej proces. Tory przydają się do pokazania, gdzie dochodzi do przekazania zadania, szczególnie w zwinnych przepływach pracy, i mogą pomóc we wskazaniu potencjalnych wąskich gardeł.
- Schemat blokowy decyzji: Ten typ przepływu pracy uwypukla miejsca, w których występują punkty decyzyjne, i przedstawia różne ścieżki stanowiące odgałęzienia tych decyzji. Ten schemat wyjaśnia logikę decyzji i pozwala analizować potencjalne wyniki.
- Przepływ danych: Ten typ schematu blokowego pokazuje sposób przemieszczanie się danych w procesie i obejmuje dane wejściowe, wyjściowe oraz wszelkie zachodzące transformacje. Pomaga w określaniu obszarów, w których może dojść do utraty danych, i zapewnieniu integralności danych.
Jakie są kluczowe elementy wykresu przepływu pracy?
Schemat blokowy zawiera kształty i linie o określonym znaczeniu, szczególnie gdy ilustruje procesy robocze. Oto niektóre z kluczowych elementów, które znajdziesz na schemacie blokowym:
- Owale oznaczają punkt początkowy lub końcowy każdego procesu.
- Prostokąty reprezentują pojedyncze czynności lub zadania.
- Romby to punkty decyzyjne, gdzie odpowiedź „tak” lub „nie” tworzy rozwidlenie na wykresie, prowadząc do wielu gałęzi.
- Strzałki pokazują, w którą stronę przepływa realizacja każdego kroku.
- Równoległoboki wskazują miejsce na dane wejściowe lub wyjściowe.
Rozumiejąc, co oznaczają te symbole i kształty, możesz dokładnie opracować swój schemat przepływu pracy lub zinterpretować schematy blokowe innych zespołów. Pamiętaj, że w razie potrzeby zawsze możesz dostosować znaczenie kształtów.
Jak wykresy przepływu pracy usprawniają procesy?
Schematy przepływu pracy to dwuwymiarowa wizualizacja rzeczywistego procesu. Pomaga to usprawnić proces poprzez rozpoznanie możliwych wąskich gardeł, takich jak obszary, w których ograniczone zasoby mogą blokować określone czynności lub w których decyzje podejmowane tylko przez jednego interesariusza mogą prowadzić do spowolnienia. Współpracując z zespołem nad wizualizowaniem procesu, otwierasz pole dla pomysłów na ciągłe ulepszanie przepływu pracy.