Przewodnik po spotkaniach dotyczących planowania sprintu

Planowanie sprintu to wydarzenie w Scrumie, które rozpoczyna nadchodzący sprint dla zespołów Agile. Planowanie sprintu określa, które zadania zostaną ukończone w trakcie sprintu i jak ta praca zostanie wykonana.

W Scrumie sprint jest ustalonym okresem, w którym realizuje się całą pracę. Jednak zanim będzie można przejść do działania, trzeba zorganizować sprint. Należy ustalić jego ramy czasowe, cel i punkt początkowy. Spotkanie dotyczące planowania sprintu rozpoczyna sprint, wyznaczając plan jego przebiegu i obszar zainteresowania. Przeprowadzone poprawnie tworzy również środowisko, w którym zespół jest zmotywowany, gotowy na podjęcie wyzwań i ma szansę odnieść sukces. Złe plany sprintów mogą sprowadzić zespół na błędną ścieżkę w wyniku wyznaczenia nierealnych oczekiwań.

Jaki jest cel planowania sprintu?

Product owner opisuje cel ogólny (lub szczegółowy) sprintu oraz elementy backlogu przyczyniające się do realizacji tego celu. Zespół Scrum decyduje, co da się zrealizować w nadchodzącym sprincie i jakie działania zostaną podjęte w trakcie sprintu, aby osiągnąć cel.

Jak przeprowadzić spotkanie dotyczące planowania sprintu?

Zespół programistyczny planuje pracę niezbędną do osiągnięcia celu sprintu. Ostatecznie, wynikowy plan sprintu jest efektem negocjacji między zespołem programistycznym a product ownerem oraz opiera się na wartości i nakładzie pracy.

Kim są kluczowi uczestnicy?

Spotkań dotyczących planowania sprintu nie można przeprowadzić bez product ownera lub zespołu programistycznego. Product owner definiuje cel w oparciu o wartość, do której osiągnięcia dąży. Zespół programistyczny musi ustalić, jak może lub dlaczego nie może osiągnąć tego celu. Jeśli któraś ze stron nie będzie brała udziału w tym wydarzeniu, zaplanowanie sprintu będzie niemal niemożliwe.

Czym są dane wejściowe?

Doskonałym punktem wyjścia dla planu sprintu jest backlog produktu, ponieważ zawiera on listę „rzeczy”, które potencjalnie mogą stać się częścią bieżącego sprintu. Zespół powinien również przyjrzeć się dotychczasowej pracy wykonanej w ramach przyrostu i mieć na uwadze potencjał wykonawczy.

Czym są rezultaty?

Najważniejszym wynikiem spotkania dotyczącego planowania sprintu jest możliwość opisania przez zespół celu sprintu oraz sposobu, w jaki zamierza go osiągnąć. Uwidacznia się to w backlogu sprintu.

Przeprowadzenie udanego spotkania dotyczącego planowania sprintu wymaga pewnej dozy dyscypliny. Product owner musi być przygotowany i połączyć wnioski z poprzedniego przeglądu sprintu, informacje zwrotne od interesariuszy oraz wizję produktu, aby nakreślić kontekst sprintu. Na potrzeby zapewnienia przejrzystości backlog produktu powinien być aktualny i uporządkowany. Porządkowanie backlogu jest w Scrumie wydarzeniem opcjonalnym, ponieważ niektóre backlogi tego nie wymagają. Jednak w przypadku większości zespołów lepiej jest zebrać członków, aby przejrzeć i dopracować backlog przed przystąpieniem do planowania sprintu.

Planowanie sprintu powinno być ograniczone do maksymalnie dwóch godzin na każdy tydzień sprintu. W związku z tym, na przykład spotkanie dotyczące planowania dwutygodniowego sprintu nie powinno trwać dłużej niż cztery godziny. Nazywa się to ustalaniem ram czasowych lub wyznaczaniem maksymalnej ilości czasu, którą zespół ma na wykonanie zadania, którym w tym przypadku jest planowanie sprintu. Scrum Master odpowiada za poinformowanie o ramach czasowych, gdy spotkanie dochodzi do skutku. Jeśli zespół osiągnie zadowalający rezultat przed upływem limitu czasu, wydarzenie zostaje zakończone. Ramy czasowe wyznaczają maksymalny dopuszczalny czas. Czasu minimalnego się nie określa.

Podczas planowania sprintu łatwo „ugrzęznąć” w pracy, koncentrując się na tym, które zadanie powinno zostać wykonane jako pierwsze, kto powinien to zrobić i jak długo potrwa jego realizacja. W przypadku złożonej pracy poziom informacji, którym dysponujesz na początku, może być niski, a wiele danych opiera się na założeniach. Scrum jest procesem empirycznym, co oznacza, że nie da się planować z wyprzedzeniem. Trzeba uczyć się poprzez działanie, a następnie wprowadzać uzyskane informacje z powrotem do procesu.

Cel sprintu określa ogólne założenia, jednak elementy backlogu można tworzyć również z perspektywy rezultatów. Historyjki użytkowników są świetnym sposobem na opisanie pracy z punktu widzenia klienta. Historyjki użytkowników sformułowane w przedstawiony poniżej sposób pozwalają przekierować uwagę na wady, problemy i ulepszenia wyniku, które interesują klienta, a nie na sam obserwowany problem.

Dodanie wyraźnych, mierzalnych wyników do historyjki użytkownika pozwala w przejrzysty sposób zmierzyć wyniki, dzięki czemu wiesz, kiedy cel został zrealizowany. Doprecyzowując z wyprzedzeniem i w najwyższym możliwym stopniu prace, którymi zespół będzie się zajmował, zapewniasz wszystkim przejrzystość potrzebną do przystąpienia do pracy. Przykładowo pozostawienie niejasności jest znacznie gorsze niż opisanie czegoś w formie pytania, na które trzeba udzielić odpowiedzi w trakcie sprintu.

Planowanie sprintu wymaga pewnej dozy szacowania. Zespół musi określić, co można, a czego nie można zrealizować w trakcie sprintu, czyli oszacować proporcje nakładu pracy do dostępnego potencjału wykonawczego. Szacowanie często bywa mylone ze zobowiązaniami. Szacunki z natury są prognozami opartymi na dostępnej wiedzy. Różne techniki, takie jak punkty historyjki czy rozmiary t-shirtów, zwiększają wartość procesu, pozwalając zespołowi spojrzeć na problem z innej perspektywy. Nie są to jednak magiczne narzędzia, które pozwoliłyby doszukać się prawdy tam, gdzie nie da się jej odnaleźć. Im więcej niewiadomych, tym mniej prawdopodobne jest trafne oszacowanie.

Dobre oszacowanie wymaga opartego na zaufaniu środowiska, w którym dąży się do nauki i doskonalenia poprzez swobodny przepływ informacji i omawianie założeń. Jeśli dane szacunkowe zostaną wykorzystane w niekorzystny, konfrontacyjny sposób po zakończeniu pracy, to prawdopodobne jest, że przyszłe szacunki będą albo zawyżone, aby wyeliminować możliwość pomyłki, albo czas potrzebny na ich opracowanie będzie znacznie dłuższy, ponieważ zespół będzie kwestionował własne wyniki z obawy o konsekwencje złego oszacowania.

Planowanie sprintu może wiązać się z wieloma wyzwaniami. Na szczęście istnieją sprawdzone metody, dzięki którym możesz pomóc zespołowi usprawnić pracę i skupić się na tym, co naprawdę należy zrobić.

Koncentracja na „wystarczającym” planie

Łatwo jest utknąć w szczegółach planowania sprintu, zapominając, że celem planowania sprintu jest utworzenie „wystarczającego” planu na następny sprint. Należy jednak uważać na planowanie ze zbyt dużym wyprzedzeniem. Ten plan nie powinien stać się przeszkodą dla zespołu, zamiast tego powinien ukierunkować go na wartościowe wyniki i zapewniać bariery ochronne dla samodzielnej organizacji.

Stawianie na planowanie zorientowane na cele

Dobry plan sprintu motywuje wszystkich poprzez zdefiniowanie wyniku i jasnego planu osiągnięcia sukcesu. Zamiast opracować najbardziej kompletny, „uwzględniający każdą minutę sprintu” plan sprintu, skup się na celu i przygotuj backlog sprintu wystarczający, aby rozpocząć pracę.

Zachowanie elastyczności backlogu

Upewnij się, że backlog produktu jest uporządkowany, aby umożliwić zespołowi podjęcie pracy w przypadku wcześniejszego osiągnięcia celu sprintu.

Akceptacja empirycznego charakteru Scruma

Scrum to ramy postępowania procesu mające na celu rozwiązywanie złożonych problemów. Jako że wymagają one podejścia empirycznego (uczenia się poprzez działanie), procesy empiryczne bardzo trudno zaplanować, dlatego nie warto się oszukiwać — nie można opracować idealnego planu. Zamiast tego skup się na wynikach i działaj. To nie musi być trudne, nawet jeśli problem, który starasz się rozwiązać, taki jest.

Chcesz zacząć? Dowiedz się, jak korzystać ze sprintów w Jira