Proces ciągłego doskonalenia: kluczowe kroki, metodologie i korzyści

Ciągłe doskonalenie to trwający proces, który polega na analizowaniu wydajności, identyfikowaniu możliwości i wprowadzaniu stopniowych zmian w procesach, produktach i personelu. Analizując i dopracowując procesy, Twoja firma może zaoszczędzić czas i dostarczyć lepszy ogólny produkt.

Dlaczego ciągłe doskonalenie ma znaczenie dla rozwoju organizacji

Organizacje, które stosują metodologie ciągłego doskonalenia, zyskują znaczną przewagę konkurencyjną. Kiedy zespoły przeprowadzają regularne przeglądy swoich procesów i wprowadzają stopniowe korekty, wydajność w naturalny sposób się poprawia.

Zadania, które kiedyś zajmowały godziny, można wykonać w kilka minut, a wąskie gardła, które spowalniały całe projekty, znikają. Kolejną znaczącą korzyścią jest poprawa jakości.

Konsekwentne udoskonalanie sposobu wykonywania pracy umożliwia firmom dostarczanie klientom lepszych produktów i usług, co często skutkuje wyższym poziomem ich zadowolenia, zwiększoną lojalnością i wzrostem przychodów.

Zaangażowanie pracowników również rośnie, gdy uczestniczą oni w inicjatywach z zakresu doskonalenia. Gdy członkowie zespołu mogą wyrazić opinię na temat sposobu wykonywania przez nich pracy i widzą, że ich sugestie są wdrażane, czują, że mają większy wpływ na sukces firmy.

Tworzy to pozytywny cykl, w którym zaangażowani pracownicy wnoszą więcej pomysłów, co prowadzi do dalszego usprawnienia procesów i wyższego morale w organizacji.

Włączenie ciągłego doskonalenia do codziennego życia zawodowego wiąże się z przyjęciem narzędzi i praktyk, które pomagają w nastawieniu na doskonalenie. Najlepsze narzędzia do ciągłego doskonalenia to te, które towarzyszą rzeczywistej pracy.

1. Cykl PDCA

Cykl PDCA od ang. Plan-Do-Check-Act, czyli zaplanuj-wykonaj-sprawdź-działaj, to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w modelu ciągłego doskonalenia.

• „Zaplanuj” to możliwość zidentyfikowania okazji i zaplanowania zmiany. „Wykonaj” to wdrożenie zmiany na małą skalę.

• „Sprawdź” to proces wykorzystywania danych do analizy efektów zmiany i określenia, czy miała ona znaczenie.

• „Działaj” to moment, w którym wdrażasz zmianę na szerszą skalę i kontynuujesz ocenę wyników. Jeśli jeden etap nie zadziałał, po prostu zacznij od nowa.

Zespoły programistyczne wykonują cykle PDCA, gdy uruchamiają nowe funkcje za pośrednictwem „przełączania funkcji”. Jest to proces wprowadzania nowej funkcji do niewielkiego podzbioru rzeczywistych klientów w ramach ograniczonego testu.

Test ma na celu ustalenie, czy klienci testowi osiągali lepsze wyniki niż ci bez nowej funkcji. Po sprawdzeniu danych użytkowników zespoły podejmują działania, wdrażając tę funkcję dla wszystkich klientów.

2. Analiza „5 × dlaczego”

Okazuje się, że maluchy wiedzą, co robią, gdy nieustannie zadają rodzicom pytanie „dlaczego?”. Pięć powodów to popularna technika analizy głównej przyczyny, w której ciągłe zadawanie pytań „dlaczego?” zwykle prowadzi do odkrycia głównej przyczyny w maksymalnie pięciu odpowiedziach.

3. Kaizen i Kata

Osoby poszukujące największej elastyczności mogą oprzeć swój proces na metodologiach doskonalenia Kata i Kaizen. Kata to czterostopniowy proces opracowywania rozwiązań dynamicznych problemów, natomiast dziesięć zasad Kaizen stanowi ramy sprzyjające kulturze niewielkich, ciągłych ulepszeń. Razem zachęcają zespoły do eksperymentowania, uczenia się i udoskonalania swojego podejścia w miarę upływu czasu.

Korzystanie z szablonu tablicy Kanban do śledzenia postępów w tych czterech etapach pomoże zespołowi pozostać na właściwej drodze.

4. Lean manufacturing

Lean manufacturing opiera się na zasadach Lean, eliminując marnotrawstwo czasu i zasobów, aby zapewnić ukończenie i dostarczenie projektów w terminie. Lean bazuje na pięciu kluczowych zasadach:

1. Definiowanie wartości

2. Dostosowanie strumienia wartości

3. Utworzenie przepływu

4. Stworzenie systemu pull

5. Dążenie do doskonałości

Amazon jest doskonałym przykładem usprawniania procesów zgodnie z zasadami Lean. Przestrzenie robocze są porządkowane pod kątem maksymalizacji produktywności, a produkty sprzedawane lub wysyłane przez Amazon są pakowane i przygotowywane do wysyłki.

Innym przykładem metodologii Lean jest sposób, w jaki Adidas korzysta z wysyłki bezpośrednio do sklepu, aby zapewnić klientom dostęp do szerokiej gamy butów przy jednoczesnym ograniczeniu zapasów w każdym sklepie. Jeśli klient potrzebuje określonej pary butów, których nie ma w magazynie, można ją wysłać bezpośrednio do tego sklepu marki Adidas.

Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami zgodnie z zasadami Lean, aby czerpać te korzyści w swojej firmie. 

5. Kompleksowe zarządzanie jakością (TQM)

Kompleksowe zarządzanie jakością (TQM) to podejście do ciągłego doskonalenia, które zwiększa satysfakcję klientów i zaangażowanie pracowników.

Dzięki temu, że wszyscy przyczyniają się do poprawy jakości, firmy mogą ograniczać liczbę błędów i usprawniać niezbędne procesy. To serce i dusza ciągłego doskonalenia — minimalizowanie liczby błędów i usprawnianie procesów w celu poprawy jakości.

6. Agile

Metodologia Agile to metoda zarządzania projektami, która dzieli większe projekty na mniejsze części znane jako sprinty. Po każdym z nich zespół przeprowadza retrospektywę sprintu w celu wprowadzenia zmian i ulepszeń do następnego sprintu.

Zarządzanie projektami Agile opiera się na współpracy i zdolnościach adaptacyjnych, zmieniając się w zależności od uzyskanych wyników i informacji zwrotnej. Zespoły korzystające z narzędzi Agile mogą skuteczniej śledzić swoje postępy i podejmować oparte na danych decyzje dotyczące tego, co dalej ulepszyć.

Monitorując wskaźniki Agile, takie jak prędkość i współczynniki spalania, organizacje mogą identyfikować wzorce i optymalizować przepływy pracy, aby uzyskać lepsze wyniki.

7. Metoda Kanban

Metoda Kanban pomaga zespołom wizualizować przepływy pracy, uniknąć przytłoczenia obowiązkami i poprawić wydajność. Zasady Kanban dotyczą wizualizacji przepływów pracy, w tym backlogu sprintu, bieżącej pracy i ukończonej pracy. 

Pomaga to utrzymać stabilny przepływ pracy, unikając przytłoczenia obowiązkami czy powstawania zaległości. Istnieją cztery podstawowe wskaźniki Kanban, które warto znać:

1. Czas wdrażania

2. Czas cyklu

3. Prace w toku

4. Przepustowość

Cykl ciągłego doskonalenia może pomóc firmie we wprowadzaniu zmian, które zwiększają satysfakcję pracowników, wydajność i ogólną jakość. Oto niektóre najważniejsze korzyści płynące z procesu ciągłego doskonalenia.

Usprawnienie operacji w celu zwiększenia wydajności

Kiedy pracy jest dużo, oszczędność niewielkiej ilości czasu robi sporą różnicę. Ciągłe doskonalenie pozwala usprawnić procesy w celu zwiększenia produktywności, co oznacza, że można zrobić więcej w tym samym czasie.

Zaangażowanie pracowników poprzez aktywny udział

Umożliwienie pracownikom uczestnictwa w procesie ciągłego doskonalenia może zwiększyć ich zainteresowanie i zaangażowanie. W 1951 roku Toyota wprowadziła system podsuwania kreatywnych pomysłów, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników za pomocą ciągłego doskonalenia.

Ograniczenie marnotrawstwa poprzez uproszczenie procesów

Metodologie ciągłego doskonalenia, takie jak metodologia Lean, pomagają ograniczyć marnotrawstwo przez odchudzenie poszczególnych procesów. Jeśli uda się zredukować proces do kilku prostych kroków, można zaoszczędzić czas i zrobić więcej.

Redukcja kosztów poprzez eliminację nieefektywności

Eliminacja i usprawnienie nieefektywnych procesów może prowadzić do oszczędności kosztów. Zastosowanie zasad Lean do produkcji oznacza oszczędność czasu i zasobów w całym procesie produkcyjnym. Usprawnienie zarządzania łańcuchem dostaw obniża koszty przechowywania i wysyłki, poprawiając wyniki finansowe.

Poprawa jakości produktów i usług poprzez udoskonalenie

Ciągłe doskonalenie oznacza konsekwentne udoskonalanie niewielkich procesów, które z czasem poprawiają ogólną jakość produktu lub usługi. Usprawniając procesy i robiąc więcej z wykorzystaniem mniejszej ilości zasobów, można każdemu klientowi dostarczać lepsze produkty i usługi.

Wdrożenie ciągłego doskonalenia nie wymaga całkowitej przebudowy istniejących procesów. Docelowo chcesz wypracować podejście, które z czasem nabierze rozpędu i spowoduje trwałe zmiany w całej organizacji. 

Krok 1: Zidentyfikuj możliwości doskonalenia na podstawie danych i informacji zwrotnych

Pierwszym krokiem w każdym procesie ciągłego doskonalenia jest określenie, gdzie należy wprowadzić zmiany. Zbieraj dane z kluczowych źródeł, takich jak Twoja działalność, klienci i pracownicy. 

Dane operacyjne mogą wskazywać, że niektóre zadania konsekwentnie zajmują więcej czasu niż oczekiwano, natomiast opinie klientów mogą ujawnić słabe punkty w świadczeniu usług. Nie zapominaj też o analizach swojego zespołu. 

Osoby wykonujące zadania często dostrzegają problemy, które umykają uwadze kierownictwa. Poszukaj wzorców w tych informacjach. 

Czy klienci ciągle narzekają na ten sam problem? Czy pewne procesy konsekwentnie tworzą wąskie gardła? Te powtarzające się problemy stanowią najlepsze cele do poprawy, ponieważ ich rozwiązanie znacząco wpłynie na ogólną wydajność.

Krok 2: Wyznaczenie jasnych, mierzalnych celów w zakresie odpowiedzialności i motywacji

Gdy już wiesz, co trzeba naprawić, musisz zdecydować, jak dokładnie wygląda sukces. Niejasne cele projektu, takie jak „poprawa obsługi klienta”, nie stanowią dla nikogo czegoś jasnego, do czego można dążyć.

Zamiast tego należy wyznaczyć konkretne cele główne, takie jak „skrócenie czasu reakcji klienta z 24 do 8 godzin” lub „ograniczenie liczby wad produktu o 20% w następnym kwartale.

Upewnij się, że Twoje cele są rzeczywiście osiągalne przy dostępnych zasobach. Wyznaczanie nierealnych celów po prostu demotywuje zespół i skazuje wszystkich na porażkę.

Powiąż swoje cele z zakresu doskonalenia bezpośrednio z priorytetami firmy, aby wszyscy zrozumieli, dlaczego ta praca ma znaczenie i jak łączy się z szerszym obrazem firmy.

Krok 3: Zaplanowanie zgodnych z celami i praktycznych inicjatyw z zakresu usprawnień

Pora na fazę planowania, podczas której ustala się, jak dokładnie te cele zostaną osiągnięte. Może ona objąć przeprowadzenie małych eksperymentów, zmianę istniejących procesów lub wdrożenie nowych narzędzi i systemów.

Określ konkretnie, co zrobisz, kto jest odpowiedzialny za każdy element oraz kiedy upływają terminy poszczególnych zadań. Nie próbuj naprawić wszystkiego za jednym razem.

Wybierz kilka ważnych inicjatyw, zajmując się bezpośrednio problemami, które zostały zidentyfikowane w pierwszym kroku. Przypisz jasną odpowiedzialność za każdą inicjatywę i upewnij się, że masz przygotowane niezbędne zasoby, zanim zaczniesz.

Krok 4: Wdrożenie planów ulepszeń i udoskonalenie strategii w oparciu o analizy

Oto chwila prawdy. Zacznij realizować swoje plany, ale nie pozostawiaj ich samym sobie.

Uważnie obserwuj rozwój wypadków i porównuj swoje rzeczywiste wyniki z wcześniej wyznaczonymi celami. Jeśli coś nie działa zgodnie z oczekiwaniami, nie bój się skorygować swojego podejścia.

Cały sens ciągłego doskonalenia polega na tym, że ma ono charakter iteracyjny. Próbujesz czegoś, widzisz, jak to działa, a następnie wprowadzasz poprawki na podstawie wyciągniętych wniosków. Czasami pierwsza próba jest nietrafiona i nie ma w tym nic dziwnego.

Krok 5: Standaryzacja ulepszeń w celu ustalenia ostatecznych procedur SOP i zapewnienia spójności

Po udowodnieniu, że ulepszenie faktycznie działa, musisz sprawić, aby pozostało w mocy. Oznacza to jasne udokumentowanie nowego procesu, aby każdy dokładnie wiedział, jak wszystko robić we właściwy sposób.

Utwórz standardowe procedury operacyjne i upewnij się, że Twój zespół ma do nich dostęp, gdy potrzebuje wskazówek. Celem jest zapobieżenie powrotowi do starych nawyków.

Kiedy ulepszenia nie są odpowiednio udokumentowane i ustandaryzowane, zespoły często wracają do robienia wszystkiego po staremu. Spraw, aby Twoje udane zmiany stały się częścią normalnej rutyny, a następnie rozpocznij cały cykl od nowa, aby znaleźć kolejną możliwość poprawy.

Ciągłe doskonalenie jest podstawową zasadą metodologii Agile, a rozwiązanie Jira jest przeznaczone dla zespołów Agile. Backlogi i sprinty pozwalają dzielić duże projekty na mniejsze elementy. Dzięki tablicom Scrum lub Kanban można uporządkować te projekty w jeszcze łatwiejsze w obsłudze segmenty.

W Jirze istnieją różne typy zgłoszeń, takie jak błędy, zadania i zadania podrzędne, które zaspokajają różnorodne potrzeby projektu. Konfigurowalne przepływy pracy umożliwiają dostosowanie Jiry do unikatowego przepływu pracy, a statystyki w czasie rzeczywistym pozwalają lepiej zrozumieć prędkość, produktywność i inne wskaźniki.

Można nawet importować dane z platform innych firm bezpośrednio do Jiry, co pozwala zobaczyć wszystkie odpowiednie dane i informacje z innych systemów, z których korzysta Twój zespół.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Jira może pomóc Ci skupić się na ciągłym doskonaleniu i wprowadzać niezbędne zmiany w celu zachowania zgodności z metodologią Agile? Wypróbuj tablice Jira Scrum już dziś.

Jakie są najlepsze praktyki w zakresie ciągłego doskonalenia?

Istnieje kilka sposobów na to, aby ciągłe doskonalenie zadziałało w firmie. Oto przykładowe najlepsze praktyki:

• Zapewnij ciągłość komunikacji.

• rejestracja i weryfikacja korzyści;

• skupienie się na wskaźnikach, które mają wpływ na Twoją firmę;

• rejestrowanie pomysłów na ulepszenia;

• wykorzystanie lejka pomysłów;

• cotygodniowe recenzje dotyczące projektów.

Zaangażowanie wszystkich to doskonały sposób na utrwalenie ciągłego doskonalenia. Można szkolić nowych pracowników w tym zakresie i korzystać z programu ciągłego doskonalenia, aby umożliwić pracownikom rozwijanie karier.

Co stanowi przykład ciągłego doskonalenia?

Amazon to jeden z najlepszych przykładów ciągłego doskonalenia w branży. Firma Amazon zastosowała metodologię Lean w celu optymalizacji magazynów i usprawnienia procesu wysyłki. Stosuje ona również unikalne podejście, które koncentruje się na długoterminowej satysfakcji klientów zamiast na krótkoterminowych zyskach.

Apple przeprowadza szeroko zakrojone badania użytkowników, aby dowiedzieć się, co ludzie lubią, a czego nie lubią w produktach Apple. Badania te pomagają stale ulepszać produkty firmy przez dodawanie nowych funkcji, dzięki którym Apple pozostaje jednym z liderów w dziedzinie technologii.

Jaki jest główny cel ciągłego doskonalenia?

Głównym celem ciągłego doskonalenia jest transformacja firmy za pomocą niewielkich stopniowych zmian. Poprawia ono zaangażowanie pracowników, podnosi produktywność i wydajność oraz zwiększa satysfakcję klientów. Gdy wierzysz, że zawsze możesz się rozwijać, odkrywasz nowe możliwości rozwoju i usprawniasz swoją działalność.