Co to jest ustawiczne doskonalenie?

Ustawiczne doskonalenie to ciągły proces analizowania wydajności, identyfikowania możliwości i wprowadzania stopniowych zmian w procesach, produktach i personelu.

Kiedy W. Edwards Deming po raz pierwszy spopularyzował ideę ustawicznego doskonalenia, była to szeroko zakrojona filozofia, w której wiele różnych podejść złożyło się na ogólną kulturę innowacji. Obecnie ustawiczne doskonalenie jest podstawową koncepcją w różnych filozofiach zarządzania projektami, takich jak Lean, Agile, Six Sigma i kompleksowe zarządzanie jakością (Total Quality Management).

Model ustawicznego doskonalenia to sposób włączenia ustawicznego doskonalenia w codzienne życie zawodowe. Modele ustawicznego doskonalenia zapewniają strukturę, praktyki i narzędzia firmom, które chcą żyć zgodnie z wartościami ustawicznego doskonalenia. Trzy modele ustawicznego doskonalenia, które zespół może przetestować, to Lean, Kanban i Scrum.

Lean to zestaw zasad zarządzania mających na celu zwiększenie wydajności poprzez eliminację marnotrawstwa. W modelu Lean ustawiczne doskonalenie znane jest jako Kaizen, czyli niekończące się dążenie do perfekcji we wszystkich działaniach. Kaizen powstał w Japonii i stał się jednym z fundamentów systemu produkcyjnego firmy Toyota. Ustawiczne doskonalenie w ramach Lean koncentruje się na usprawnianiu działań, które generują największą wartość dla klienta, przy jednoczesnym usuwaniu jak największej liczby nieekonomicznych działań.

Metodologią Agile, która nie jest często kojarzona z ustawicznym doskonaleniem, jest Scrum. Scrum koncentruje się na przyrostowym dostarczaniu ulepszeń i szybkiej integracji opinii klientów, co sprawia, że doskonale pasuje do metod ustawicznego doskonalenia. Ceremonie Scrum, takie jak przegląd sprintu i retrospektywa sprintu, pomagają zespołowi skupić się na ulepszaniu swojej pracy sprint po sprincie.

Dzięki artefaktom Scrum, takim jak backlog produktu i backlog sprintu, tylko najważniejsze ulepszenia są traktowane priorytetowo w sprincie. Powodem, dla którego Scrum nie jest często kojarzony z ustawicznym doskonaleniem, jest jego silne powiązanie z zespołami programistycznymi, natomiast ustawiczne doskonalenie zwykle dotyczy zespołów biznesowych i produkcyjnych, jednak zbliżenie ich do siebie może przynieść wiele korzyści.

Włączenie ustawicznego doskonalenia do codziennego życia zawodowego wiąże się z przyjęciem narzędzi i praktyk, które pomagają we wdrożeniu nastawienia skoncentrowanego na doskonaleniu. Najlepsze narzędzia do ustawicznego doskonalenia funkcjonują równolegle z wykonywaną pracą, a najlepsze praktyki to te, do których wraca się raz za razem.

Retrospektywy Agile są prawdopodobnie pierwszym narzędziem, które należy wdrożyć, aby stworzyć kulturę ustawicznego doskonalenia. Retrospektywy zespołu otwierają drzwi do rozmów o tym, co poszło dobrze, a co można poprawić. Wiele zespołów decyduje się na przeprowadzanie retrospektyw po zakończeniu projektów lub jednorazowych retrospektyw skoncentrowanych na konkretnych momentach. Najbardziej efektywne zespoły regularnie organizują spotkania retrospektywne, które są niezależne od konkretnych wydarzeń. Przeprowadzanie retrospektywy co drugi tydzień to niezawodny sposób na wejście na ścieżkę ustawicznego doskonalenia.

Cykl PDCA od ang. Plan-Do-Check-Act, czyli zaplanuj-wykonaj-sprawdź-działaj, to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w modelu ustawicznego doskonalenia. „Zaplanuj” to możliwość zidentyfikowania okazji i zaplanowania zmiany. „Wykonaj” to wdrożenie zmiany na małą skalę. „Sprawdź” to proces wykorzystywania danych do analizy efektów zmiany i określenia, czy miała ona znaczenie. „Działaj” to moment, w którym wdrażasz zmianę na szerszą skalę i kontynuujesz ocenę wyników. Jeśli jeden etap nie zadziałał, po prostu zacznij od nowa.

Zespoły programistyczne wykonują cykle PDCA, gdy uruchamiają nowe funkcje poprzez „flagowanie funkcji”. Flagowanie funkcji to proces wprowadzania nowej funkcji do niewielkiego podzbioru rzeczywistych klientów w ramach ograniczonego testu. Test ma na celu ustalenie, czy klienci testowi osiągali lepsze wyniki niż ci bez nowej funkcji. Po sprawdzeniu danych użytkowników zespoły podejmują działania, wdrażając tę funkcję dla wszystkich klientów.

Okazuje się, że maluchy mogą mieć rację, gdy nieustannie pytają rodziców „dlaczego?”. Pięć powodów to popularna technika analizy głównej przyczyny, w której ciągłe zadawanie pytań „dlaczego?” zwykle prowadzi do odkrycia głównej przyczyny w maksymalnie pięciu odpowiedziach. Analiza głównych przyczyn jest przydatna w ustawicznym doskonaleniu, ponieważ wymaga, aby działania w zakresie doskonalenia były skupione na przyczynach, a nie na objawach.