Elastyczność jest istotnym elementem ram postępowania Agile. Jeśli coś nie działa, należy wprowadzić zmiany. Jeśli coś działa dobrze, można z tego wyciągnąć wnioski i wdrożyć to w następnym projekcie. W przeciwieństwie do kaskadowego modelu zarządzania projektami, który jest sekwencyjnym podejściem do realizacji projektów, ciągłe doskonalenie w ramach zarządzania projektami zgodnie z zasadami Agile pozwala na nieustanne dostosowywanie w odpowiedzi na zmieniające się wymagania projektu.
Te drobne wprowadzane poprawki i zmiany są częścią procesu ciągłego doskonalenia. Przeprowadzanie retrospektyw sprintów i korzystanie z doskonalenia procesów wg zasad Lean może pomóc we wprowadzeniu niezbędnych zmian w celu rozwinięcia działalności firmy.
W tym przewodniku omówiono wszystko, co należy wiedzieć o ciągłym doskonaleniu i jego roli w ramach postępowania Agile.
Definicja ciągłego doskonalenia
Ciągłe doskonalenie to ciągły proces analizowania wydajności, identyfikowania możliwości i wprowadzania stopniowych zmian w procesach, produktach i personelu. Analizując i dopracowując procesy, Twoja firma może zaoszczędzić czas i dostarczyć ogólnie lepszy produkt.
Narzędzia i metodologie ustawicznego doskonalenia
Włączenie ustawicznego doskonalenia do codziennego życia zawodowego wiąże się z przyjęciem narzędzi i praktyk, które pomagają we wdrożeniu nastawienia skoncentrowanego na doskonaleniu. Najlepsze narzędzia do ustawicznego doskonalenia funkcjonują równolegle z wykonywaną pracą, a najlepsze praktyki to te, do których wraca się raz za razem.
Spotkania retrospektywne
Retrospektywy Agile są prawdopodobnie pierwszym narzędziem, które należy wdrożyć w celu stworzenia kultury ciągłego doskonalenia. Retrospektywy zespołu otwierają drzwi do rozmów o tym, co poszło dobrze, a co można poprawić. Wiele zespołów decyduje się na przeprowadzanie retrospektyw po zakończeniu projektów lub jednorazowych retrospektyw skoncentrowanych na konkretnych momentach. Najbardziej efektywne zespoły regularnie organizują spotkania retrospektywne, które są niezależne od konkretnych wydarzeń. Przeprowadzanie retrospektywy co drugi tydzień to niezawodny sposób na wejście na ścieżkę ciągłego doskonalenia.
Cykl PDCA
Cykl PDCA od ang. Plan-Do-Check-Act, czyli zaplanuj-wykonaj-sprawdź-działaj, to jedno z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w modelu ustawicznego doskonalenia. „Zaplanuj” to możliwość zidentyfikowania okazji i zaplanowania zmiany. „Wykonaj” to wdrożenie zmiany na małą skalę. „Sprawdź” to proces wykorzystywania danych do analizy efektów zmiany i określenia, czy miała ona znaczenie. „Działaj” to moment, w którym wdrażasz zmianę na szerszą skalę i kontynuujesz ocenę wyników. Jeśli jeden etap nie zadziałał, po prostu zacznij od nowa.
Zespoły programistyczne wykonują cykle PDCA, gdy uruchamiają nowe funkcje poprzez „flagowanie funkcji”. Flagowanie funkcji to proces wprowadzania nowej funkcji do niewielkiego podzbioru rzeczywistych klientów w ramach ograniczonego testu. Test ma na celu ustalenie, czy klienci testowi osiągali lepsze wyniki niż ci bez nowej funkcji. Po sprawdzeniu danych użytkowników zespoły podejmują działania, wdrażając tę funkcję dla wszystkich klientów.
Pięć powodów lub analiza głównej przyczyny
Okazuje się, że maluchy mogą mieć rację, gdy nieustannie pytają rodziców „dlaczego?”. Pięć powodów to popularna technika analizy głównej przyczyny, w której ciągłe zadawanie pytań „dlaczego?” zwykle prowadzi do odkrycia głównej przyczyny w maksymalnie pięciu odpowiedziach. Analiza głównych przyczyn jest przydatna w ustawicznym doskonaleniu, ponieważ wymaga, aby działania w zakresie doskonalenia były skupione na przyczynach, a nie na objawach.
Kaizen i Kata
Ci, którym zależy na jak największej elastyczności, mogą oprzeć swój proces na filozofiach doskonalenia Kata i Kaizen. Doskonalenie Kata to czteroetapowy proces tworzenia rozwiązań dynamicznych problemów. Korzystanie z szablonu tablicy Kanban do śledzenia postępów w tych czterech etapach pomoże zespołowi pozostać na właściwej drodze. Dziesięć zasad Kaizen to kolejna propozycja ram postępowania, które mogą stać się inspiracją do działań w zakresie ciągłego doskonalenia.
Lean manufacturing
Lean manufacturing opiera się na zasadach Lean, eliminując marnotrawstwo czasu i zasobów, aby zapewnić ukończenie i dostarczenie projektów w terminie. Lean bazuje na pięciu kluczowych zasadach:
- Definiowanie wartości
- Dostosowanie strumienia wartości
- Utworzenie przepływu
- Stworzenie systemu pull
- Dążenie do doskonałości
Amazon jest doskonałym przykładem zarządzania zgodnie z zasadami Lean. Przestrzenie robocze są porządkowane pod kątem maksymalizacji produktywności, a produkty sprzedawane lub wysyłane przez Amazon są pakowane i przygotowywane do wysyłki.
Adidas korzysta z wysyłki bezpośrednio do sklepu, aby zapewnić klientom dostęp do szerokiej gamy butów przy jednoczesnym ograniczeniu zapasów w każdym sklepie. Jeśli klient potrzebuje określonej pary butów, których nie ma w magazynie, można ją wysłać bezpośrednio do tego sklepu marki Adidas.
Aby cieszyć się tymi korzyściami w swojej firmie, można użyć oprogramowania do zarządzania projektami zgodnie z metodologią Lean.
Kompleksowe zarządzanie jakością (TQM)
Kompleksowe zarządzanie jakością (TQM) to podejście do ciągłego doskonalenia, które zwiększa satysfakcję klientów i zaangażowanie pracowników. Dzięki temu, że wszyscy przyczyniają się do poprawy jakości, firmy mogą ograniczać liczbę błędów i usprawniać niezbędne procesy. To serce i dusza ciągłego doskonalenia — minimalizowanie liczby błędów i usprawnianie procesów w celu poprawy jakości.
Agile
Metodologia Agile to metoda zarządzania projektami, która dzieli większe projekty na mniejsze części znane jako sprinty. Po każdym z nich zespół przeprowadza retrospektywę sprintu w celu wprowadzenia zmian i ulepszeń do następnego sprintu. Metodologia Agile opiera się na współpracy i zdolnościach adaptacyjnych, zmieniając się w zależności od uzyskanych wyników i informacji zwrotnych.
Metoda Kanban
Metoda Kanban pomaga zespołom wizualizować przepływy pracy, uniknąć przytłoczenia obowiązkami i poprawić wydajność. Zasady Kanban dotyczą wizualizacji przepływów pracy, w tym backlogu, bieżącej pracy i ukończonej pracy. Pomaga to utrzymać stabilny przepływ pracy, unikając przytłoczenia obowiązkami czy powstawania zaległości. Istnieją cztery podstawowe wskaźniki Kanban:
- Czas wdrażania
- Czas cyklu
- Prace w toku
- Przepustowość
Zalety ciągłego doskonalenia
Cykl ciągłego doskonalenia może pomóc firmie we wprowadzaniu zmian, które zwiększają satysfakcję pracowników, wydajność i ogólną jakość. Oto niektóre najważniejsze korzyści płynące z procesu ciągłego doskonalenia.
Efektywność działania
Kiedy pracy jest dużo, oszczędność niewielkiej ilości czasu robi sporą różnicę. Ciągłe doskonalenie pozwala usprawnić procesy w celu zwiększenia produktywności, co oznacza, że można zrobić więcej w tym samym czasie.
Większe zaangażowanie pracowników
Umożliwienie pracownikom uczestnictwa w procesie ciągłego doskonalenia może zwiększyć ich zainteresowanie i zaangażowanie. W 1951 roku Toyota wprowadziła system podsuwania kreatywnych pomysłów, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników za pomocą ciągłego doskonalenia.
Ograniczenie marnotrawstwa
Metodologie ciągłego doskonalenia, takie jak metodologia Lean, pomagają ograniczyć marnotrawstwo przez odchudzenie poszczególnych procesów. Jeśli uda się zredukować proces do kilku prostych kroków, można zaoszczędzić czas i zrobić więcej.
Niższe koszty
Wyeliminowanie nieefektywnych procesów i usprawnienie procesów w celu podniesienia ich wydajności może prowadzić do ograniczenia kosztów. Zastosowanie zasad Lean do produkcji oznacza oszczędność czasu i zasobów w całym procesie produkcyjnym. Usprawnienie zarządzania łańcuchem dostaw obniża koszty przechowywania i wysyłki, poprawiając wyniki finansowe.
Wyższa jakość
Nieustanne doskonalenie pozwala ulepszać drobne procesy, co ostatecznie podnosi jakość produktu lub usługi. Usprawniając procesy i robiąc więcej z wykorzystaniem mniejszej ilości zasobów, można każdemu klientowi dostarczać lepsze produkty i usługi.
Wdrożenie ciągłego doskonalenia
Wdrożenie ciągłego doskonalenia w firmie to czteroetapowy proces znany jako cykl PDCA (ang. Plan-Do-Check-Act). Oto jak te etapy wyglądają w praktyce:
- Planowanie: zacznij od określenia, co można ulepszyć, oraz stworzenia planu. Jeśli na przykład Twoi klienci nie są zaangażowani, możesz zaoferować zniżkę lub promocję za pośrednictwem poczty elektronicznej.
- Wykonanie: podczas tego kroku wdrażasz swój plan na małą skalę. Pozwala to określić, jak skuteczny był Twój plan, bez wpływania na całą firmę.
- Sprawdzenie: następnie przyjrzyj się wynikom, jakie Twój plan przyniósł. Czy zadziałał? Zastanowienie się nad efektami planu to jeden z najważniejszych kroków.
- Działanie: jeśli plan zadziałał, możesz go wdrożyć na większą skalę. Jeśli nie, możesz wrócić do początku i zacząć znów od etapu planowania.
Możesz użyć innych narzędzi i technik, takich jak analiza 5 × dlaczego, które pomogą Ci zidentyfikować słabe punkty i opracować plany ciągłego doskonalenia. Możesz zapoznać się z naszym szablonem analizy 5 × dlaczego, który ułatwi Ci rozpoczęcie.
Jira wspiera ciągłe doskonalenie
Ciągłe doskonalenie jest podstawowym czynnikiem metodologii Agile, a rozwiązanie Jira jest przeznaczone dla zespołów Agile. Backlog i sprinty pozwalają podzielić duże projekty na mniejsze elementy. Aby podzielić projekty na jeszcze łatwiejsze w obsłudze segmenty, można użyć tablic Jira Scrum lub Kanban. W Jira istnieją różne typy zgłoszeń, takie jak błędy, zadania i zadania podrzędne, które zaspokajają różnorodne potrzeby projektu.
Konfigurowalne przepływy pracy umożliwiają dostosowanie Jiry do unikalnego przepływu pracy, a statystyki w czasie rzeczywistym pozwalają lepiej zrozumieć prędkość, produktywność i inne wskaźniki. Można nawet importować dane z platform innych firm bezpośrednio do Jiry, co pozwala zobaczyć wszystkie odpowiednie dane i informacje z innych systemów, z których korzysta Twój zespół.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Jira może pomóc Ci skupić się na ciągłym doskonaleniu i wprowadzać niezbędne zmiany w celu zachowania zgodności z metodologią Agile? Wypróbuj tablice Jira Scrum już dziś.
Ciągłe doskonalenie: często zadawane pytania
Jakie są najlepsze praktyki w zakresie ciągłego doskonalenia?
Istnieje kilka sposobów na to, aby ciągłe doskonalenie zadziałało w firmie. Oto przykładowe najlepsze praktyki:
- Zapewnij ciągłość komunikacji.
- rejestracja i weryfikacja korzyści;
- skupienie się na wskaźnikach, które mają wpływ na Twoją firmę;
- rejestrowanie pomysłów na ulepszenia;
- wykorzystanie lejka pomysłów;
- cotygodniowe recenzje dotyczące projektów.
Zaangażowanie wszystkich to doskonały sposób na utrwalenie ciągłego doskonalenia. Można szkolić nowych pracowników w tym zakresie i korzystać z programu ciągłego doskonalenia, aby umożliwić pracownikom rozwijanie karier.
Co stanowi przykład ciągłego doskonalenia?
Jednym z najlepszych przykładów ciągłego doskonalenia w branży jest Amazon. Firma Amazon zastosowała metodologię Lean w celu optymalizacji magazynów i usprawnienia procesu wysyłki. Stosuje ona również unikalne podejście, które koncentruje się na długoterminowej satysfakcji klientów zamiast na krótkoterminowych zyskach.
Apple przeprowadza szeroko zakrojone badania użytkowników, aby dowiedzieć się, co ludzie lubią, a czego nie lubią w produktach Apple. Badania te pomagają stale ulepszać produkty firmy przez dodawanie nowych funkcji, dzięki którym Apple pozostaje jednym z liderów w dziedzinie technologii.
Jaki jest główny cel ciągłego doskonalenia?
Głównym celem ciągłego doskonalenia jest transformacja firmy za pomocą niewielkich stopniowych zmian. Poprawia ona zaangażowanie pracowników, podnosi produktywność i wydajność oraz zwiększa satysfakcję klientów. Gdy wierzysz, że zawsze możesz się rozwijać, odkrywasz nowe możliwości rozwoju i usprawniasz swoją działalność.
.jpg?cdnVersion=2678)