Sześć sposobów na usprawnienie współpracy nad projektem
Synchronizacja i odnoszenie sukcesów jako zespół
Wyobraź sobie, że trzymasz pęk balonów. Każdy z nich reprezentuje członka zespołu. Jeśli po prostu puścisz balony, wiatry oczekiwań i terminów przeniosą każdy z nich w różnych kierunkach lub spowodują, że balony wylądują na frustrująco niedostępnym drzewie.
Jeśli natomiast połączysz te balony ze sobą i mocno będziesz je trzymać, nawet potężne wichury nie wyrwą ich z Twojej dłoni. Nie możesz kontrolować wiatru, ale możesz dopilnować, by zespół był blisko siebie, niezależnie od pogody.
Zarządzanie projektami a współpraca nad projektem: to rodzeństwo, ale nie bliźnięta
Czy słyszysz echo, czy ktoś mówi „współpraca nad projektem” i „zarządzanie projektem”? Chociaż te pojęcia nakładają się na siebie, istnieje kilka dość dużych różnic.
Zarządzanie projektami jest tym, co robią zespoły, aby ustalić przepływy pracy i osiągać cele projektowe, jednocześnie uwzględniając wszelkie ograniczenia zasobów lub czasu. Jest to proces przejścia od punktu A do punktu B, polegający na podjęciu decyzji o dostarczeniu balonów do miejsca docelowego, a następnie wprowadzenie jej w życie.
Współpraca nad projektem koncentruje się na tym, jak ludzie pracują razem, aby wykonać zadanie. To właśnie to wiązanie sznurków, aby zapewnić mocny chwyt. Współpraca nad projektem koncentruje się na „nas”.
Kiedy zespoły pracują zgodnie i z wiarą w większe dobro, rozkoszują się korzyściami płynącymi z wydajności, którą stworzyły. Poniżej przedstawiono tylko kilka niesamowitych rzeczy, które mogą narodzić się ze współpracy.
Widzę Cię
Co z oczu nie oznacza z serca. Przy tak dużej ilości pracy w Internecie dobra współpraca jest bardziej potrzebna niż kiedykolwiek. Zespoły, które koncentrują się na współpracy, potrafią lepiej komunikować się w różnych strefach czasowych i śledzić wszelkie zmiany nieuniknione w każdym projekcie.
Uzyskaj opinie wszystkich
Dla osób, które nie lubią być w centrum uwagi, praca w grupie może stanowić sieć bezpieczeństwa i szansę na rozwój. Pracownicy w zespołach wysoce współpracujących zyskują więcej praktyki, swobodnie dzieląc się swoją wiedzą i otrzymując informacje zwrotne.
Zwiększenie wydajności zespołu
Zespoły o silnych nawykach komunikacyjnych mogą być na bieżąco z projektami i w kontakcie z kluczowymi graczami — i wiedzieć, kiedy wezwać wsparcie.
Sześć oznak, że współpraca została odłożona na później
Bez wątpienia masz w swojej organizacji zmotywowane, utalentowane zespoły, które nieustannie z powodzeniem realizują projekty. Są jednak też takie zespoły, którym przydałyby się więcej jedności. Poniżej znajdują się znaki ostrzegawcze, że w niektórych zespołach w Twojej firmie mogą przydać się mocniejsze więzi.
Zbyt wiele ścian
Niektórym zespołom trudniej jest zjednoczyć się w przestrzeniach roboczych, w których niektórzy członkowie pracują zdalnie, na różnych piętrach lub w różnych budynkach — zwłaszcza jeśli ich szablony nie przewidują współpracy.
Są też silosy, które rozwijają się bez żadnych barier fizycznych. Grupy te komunikują się rzadko lub współpracują z innymi częściami organizacji, a często mają informacje, które mogą być przydatne dla innych zespołów. Rozbijanie odizolowanych jednostek roboczych jest ważnym krokiem w budowaniu środowiska w pełni opartego na współpracy.
Niektóre firmy zdecydowały się na całkowicie otwarte środowisko pracy, aby sprostać temu wyzwaniu (wpływ na współpracę i produktywność jest różny), ale najlepszym rozwiązaniem jest zaszczepienie idei współpracy w kulturze przedsiębiorstwa. Oto jak to robimy w Atlassian.
Nie my, tylko ja
Istnieje różnica pomiędzy skupieniem się i nadaniem priorytetu zadaniom, a wykorzystaniem całej tej energii do osiągnięcia sukcesu zespołu. Każdy zespół potrzebuje ludzi czynu, ale zbyt wielu solistów w zespołach sprawia, że współpraca nad projektem jest trudna.
Konkurencyjne cele
Zbyt wiele terminów często utrwala nastawienie solisty. Jeśli cele jednej osoby są odrębne i/lub sprzeczne z celami zespołu, oczywiste jest, że ważna praca zniknie z pola widzenia. Bez wyraźnych, ujednoliconych celów realizacja każdego projektu może podążać zbyt szybko w złym kierunku. Jest to wyraźny znak, że zespół nie jest nastawiony na udaną współpracy nad projektem.
Gdzie kucharek sześć
Czy kiedykolwiek znaleźliście się w sytuacji, w której próbowaliście zamówić pizzę na wspólny lunch, ale w końcu obeszliście się smakiem, bo nie było zgody co do dodatków? Frustrujące, prawda? Gdy jest zbyt dużo decydentów, wkrada się chaos. Po krążeniu w kółko zespół albo po prostu utknie, albo ktoś będzie musiał szybko podjąć nieprzemyślaną decyzję, która z perspektywy czasu okaże się błędna.
Czy jest to powszechna praktyka w Twojej organizacji? Przyjrzyj się tworzeniu formalnych praktyk decyzyjnych, aby pomóc zespołom w lepszej współpracy.
Podwójne kłopoty
Spędzasz całe godziny nad projektem i dowiadujesz się, że ktoś inny pracuje nad tym samym. Jak bardzo jest to frustrujące? Zdublowane działania to czerwona flaga sygnałowa informująca o tym, że Twój zespół nie współpracuje tak, jak powinien. Traci czas, zasoby i cenne umiejętności, wykonując podwójną pracę. Takie sytuacje wyraźnie pokazują potrzebę lepszej koordynacji.
I co dalej?
Nawet przy wyraźnie określonych celach niektóre zespoły mogą nie wiedzieć, jak je osiągnąć. W przypadku większych organizacji, które mają zespoły w zespołach, a cele ogólnofirmowe są jasne jak słońce, kamienie milowe i sposób osiągnięcia tego wszystkiego mogą być niejasne. Jednostki robocze, które wydają się kręcić w kółko zamiast iść do przodu, mogą potrzebować pomocy w koordynacji.
Przewodnik dotyczący współpracy nad projektem
Wróćmy do naszych balonów. Ułożenie pęku dmuchanych balonów wydaje się dość łatwe, ale tak naprawdę istnieje technika zapewniająca dobry ich chwyt. To samo dotyczy współpracy. W niektórych zespołach informowanie zespołu sprzedaży, że zaczynasz nowy projekt marki liczy się jako współpraca, ale tak naprawdę jest to tylko rozmowa (i to jednostronna). Aby stworzyć prawdziwe partnerstwo w całym zespole, wypróbuj poniższe techniki.
Pogrubiaj, przechylaj, podkreślaj swoje cele
Wyraź to, następnie wyraź to ponownie, a potem jeszcze raz. Jeśli się udało, każdy członek Twojego zespołu powinien już być zmęczony słuchaniem Twoich celów. Jeśli Twoje cele muszą się zmienić, wyjaśnij tę zmianę i często powtarzaj, jakie są nowe.
Burza mózgów
Pytaj o pomysły i informacje zwrotne
Na każdym etapie projektu — podczas burzy mózgów, planowania i każdego spotkania — pytaj zespół, co myśli i czy ma jakieś uwagi. Pamiętaj, aby dać głos solistom oraz mniej otwartym członkom zespołu. Mogą być bardziej skłonni do dzielenia się opiniami, gdy wiedzą, że nie zostaną zagłuszeni przez bardziej asertywnych kolegów z zespołu.
Możemy porozmawiać?
Oczywiście spójna i klarowna komunikacja jest najważniejsza dla współpracy projektowej (jest jak powietrze w balonie). Jednakże wszyscy żonglujemy mnóstwem narzędzi, od poczty elektronicznej poprzez czat i komunikatory, aż do komentarzy w dokumentach. Sposób, w jaki komunikujesz się ze swoim zespołem, jest prawie tak samo cenny, jak sama komunikacja. Ile razy projekt opóźnił się, ponieważ nie było wiadomo, że potwierdzenie zaginęło w wątku Slack? Na początku projektu, a nawet lepiej, w trakcie tworzenia zespołu uzgodnij, jak i jak często będziesz przekazywać aktualizacje i komentarze.
Berek
Zdecyduj i udokumentuj, kto musi umieścić to na swojej liście rzeczy do zrobienia — i udokumentuj też tę listę (możesz to również nazwać planem projektu). Dzięki temu wszyscy wiedzą, gdzie ich miejsce w planie i można uniknąć wszelkich potknięć, takich jak przeoczenie zadania lub dwie osoby wykonujące tę samą czynność.
Dzielić się znaczy troszczyć się
Liczba pomysłów tworzonych przez świetnie współpracujący zespół pracujący na pełnych obrotach może oznaczać, że najlepsze z nich zostaną zakopane w stosie karteczek samoprzylepnych. Robienie formalnych notatek ze spotkania jest zawsze dobrym pomysłem. Jeszcze lepsze może być korzystanie z nowoczesnego narzędzia online do współpracy z możliwością przeszukiwania. Pozwoli Ci to zapisywać najważniejsze wnioski ze spotkań, udostępniać je wielu osobom oraz prosić o opinie, a wszystko to z jednego miejsca.
Twoja kolej
Im silniejsza współpraca przy danym projekcie, tym lepszy wynik — zarówno dla członków zespołu, jak i całej organizacji.
Jest to teraz znacznie łatwiejsze dzięki narzędziom technologicznym. Rozproszone zespoły z przeciwnych krańców świata mogą korzystać z technologii konferencyjnych i wirtualnej tablicy do wspólnej burzy mózgów. Aplikacje do śledzenia problemów i projektów pomagają zespołom zarządzać priorytetami, liderom w planowaniu z wyprzedzeniem, a analitykom HR w zdobywaniu cennych danych.
Aby znaleźć informacje, przesłać materiały i rozwijać projekt, różne zespoły mogą korzystać z wirtualnych baz wiedzy i obszarów roboczych do współpracy. Dodaj ten poradnik dotyczący współpracy do zakładek, aby jak najlepiej wykorzystać te narzędzia i uniknąć komplikacji.