Opanuj proces decyzyjny — kompleksowy przewodnik do odnoszenia sukcesów zespołowych

Znaczenie skutecznego podejmowania decyzji

Podejmowanie skutecznych decyzji wymaga praktyki i stanowi podstawę Twojego sukcesu, od projektów po planowanie. Podczas gdy małe i szybkie ustalenia dają pewną elastyczność, decyzje o dużym znaczeniu są trudniejsze do odwrócenia, dlatego umiejętność skutecznego ważenia opcji, ryzyka i szans jest czymś, co należy udoskonalać.

Niezależnie od tego, jakie techniki i jaki styl przywództwa wybierzesz, ważne jest również, aby zyskać zrozumienie całego zespołu oraz przygotować jasne procesy, które można skutecznie powielać w przyszłości.

Techniki podejmowania decyzji, style i podejścia

Korzystanie z określonego stylu podejmowania decyzji nie wyklucza podejmowania ich w sposób świadomy. Choć wszyscy mamy pewną osobistą i zawodową intuicję, której możemy zaufać, skuteczne podejmowanie decyzji jest poparte analizą, badaniami i faktami. Badanie PwC przeprowadzone wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla wykazało, że organizacje opierające swoje działania na danych trzykrotnie częściej odnotowują poprawę w podejmowaniu decyzji niż te, które polegają na danych w mniejszym stopniu.

Istnieje niezliczona liczba modeli decyzyjnych, które wspomagają podejmowanie świadomych decyzji, a znalezienie odpowiedniej techniki sprowadza się do składu zespołu i stylu przywództwa. Wiele zespołów preferuje analizę SWOT, która przedstawia mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia związane z daną decyzją, aby dokładnie ocenić korzyści i ryzyko.

Initiation phase

The initiation phase marks the beginning of a project, with the project manager defining the scope and objectives. During this phase, it’s vital to align stakeholders on common goals and lay the foundation for a successful project.

Next, the project manager creates a project charter, outlining the purpose, goals, and scope of the project. This charter includes the following key information:

• Project purpose and justification
• Main objectives and deliverables
• Key stakeholders and team members

• Initial schedule and budget estimates

The project manager also conducts a feasibility assessment to determine if the project is realistic and worthwhile.

Planning phase

During the planning phase, the project manager develops a detailed project plan and roadmap. This involves determining key scheduling details, resource allocation, and risks that could impact the project. The goal is to create a comprehensive map of how the team will execute the work.

Jira Product Discovery (JPD) helps gather and organize product ideas, features, and solutions, creating custom, up-to-date roadmaps that show which features the team will build, when, and why. JPD helps project managers identify and prioritize ideas or features that will have the most substantial impact on the project's success. 

Execution phase

During the execution phase, the team puts the project plan into action. The project manager plays a key role in coordinating resources, including people, tools, and materials, while also ensuring the team is well-informed about their individual tasks and timelines.

Jira Software (JSW) and Jira Work Management (JWM) offer simplified project tracking and enable seamless project management across both software and business teams, all while accommodating each team's unique working style. Jira Software is an Agile project management tool, while Jira Work Management (JWM) is a collaboration tool that helps teams track work activities.

Jira provides end-to-end management of this critical stage. The platform handles the day-to-day demands of executing complex projects, freeing up teams to focus on delivering work rather than struggling with spreadsheets and disjointed tools.

With Jira Software and Jira Work Management, project managers can assign tasks, set deadlines, and automate reminders so nothing slips through the cracks. With all their work in one place, they can understand how each task impacts the timeline and budget. This allows for immediate adjustments to keep the project moving forward.

Monitoring and controlling phase

The monitoring and controlling phase involves regularly checking project progress and team performance to ensure everything adheres to the project plan.

During this phase, the project manager identifies any deviations from the plan and budget, determining the cause to take corrective action. Tools such as status reports, time tracking, budget reports, risk management plans, and stakeholder reviews make it easy to see the most important metrics and milestones. To make changes to the plan, team members should submit a change request for approval. 

Closing phase

The closing phase marks the formal end of a project. During this phase, the focus is on getting final approvals and sign-offs, conducting a post-project review, identifying what went well, determining areas for improvement, and documenting lessons learned. These activities foster a culture of continuous learning and promote accountability and transparency.

Techniki podejmowania decyzji, style i podejścia

Korzystanie z określonego stylu podejmowania decyzji nie wyklucza podejmowania ich w sposób świadomy. Choć wszyscy mamy pewną osobistą i zawodową intuicję, której możemy zaufać, skuteczne podejmowanie decyzji jest poparte analizą, badaniami i faktami. Badanie PwC przeprowadzone wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla wykazało, że organizacje opierające swoje działania na danych trzykrotnie częściej odnotowują poprawę w podejmowaniu decyzji niż te, które polegają na danych w mniejszym stopniu.

Istnieje niezliczona liczba modeli decyzyjnych, które wspomagają podejmowanie świadomych decyzji, a znalezienie odpowiedniej techniki sprowadza się do składu zespołu i stylu przywództwa. Wiele zespołów preferuje analizę SWOT, która przedstawia mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia związane z daną decyzją, aby dokładnie ocenić korzyści i ryzyko.

Kroki, które należy podjąć w procesie decyzyjnym

Pierwszym krokiem przy podejmowaniu decyzji jest zidentyfikowanie problemu, który Twój zespół musi rozwiązać. Utwórz stronę Confluence, na której możesz zwizualizować problem i wskazać, kto jest odpowiedzialny za jego rozwiązanie. Jasne opisanie problemu pomoże wszystkim zrozumieć, jaką decyzję muszą podjąć i dlaczego. Jaki jest wpływ problemu? Co będzie dowodem na to, że rozwiązanie okazało się skuteczne?

Następnie rozbij problem na czynniki pierwsze. Zbierz informacje i dane na temat przyczyny problemu lub przeszkód w jego rozwiązaniu. Może to obejmować badania rynku, dane firmy, osobiste spostrzeżenia i popularne wiadomości. Stwórz tabelę przedstawiającą ryzyko i korzyści płynące z potencjalnych rozwiązań, aby odpowiednio wcześniej przygotować swój zespół.

Zachęć swój zespół do zapoznania się ze szczegółami i przekazania opinii na wczesnym etapie, aby członkowie grupy mogli zidentyfikować luki lub przeszkody uniemożliwiające rozwiązanie problemu. Grupa może również być w stanie Ci pomóc w wyszukiwaniu informacji i przekazać Ci dalsze spostrzeżenia, które nie były przez Ciebie brane pod uwagę.

Oceń opcje swojego zespołu i skorzystaj z ram, aby podjąć decyzję. Konieczna może się okazać praca grupowa lub dalsza ocena — to tutaj do gry wchodzą stworzone ramy. Może się zdarzyć, że pierwotnie zaproponowane ramy — podobnie jak analiza SWOT — nie wystarczają do stworzenia potrzebnego rozwiązania. Zachęcaj swój zespół do zaproponowania odpowiednich ram, które pomogą w przejrzystym podejmowaniu decyzji, a także wyjaśnią zadania.

Po podjęciu decyzji skorzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, np. Trello lub Jira Work Management, aby ją wdrożyć, przetestować i monitorować. Kontynuuj dokumentowanie swoich postępów w Confluence, aby się do nich odwołać w przyszłości, powtarzając proces lub wykorzystując jego zmienioną wersję.

Techniki podejmowania decyzji, style i podejścia

Korzystanie z określonego stylu podejmowania decyzji nie wyklucza podejmowania ich w sposób świadomy. Choć wszyscy mamy pewną osobistą i zawodową intuicję, której możemy zaufać, skuteczne podejmowanie decyzji jest poparte analizą, badaniami i faktami. Badanie PwC przeprowadzone wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla wykazało, że organizacje opierające swoje działania na danych trzykrotnie częściej odnotowują poprawę w podejmowaniu decyzji niż te, które polegają na danych w mniejszym stopniu.

Istnieje niezliczona liczba modeli decyzyjnych, które wspomagają podejmowanie świadomych decyzji, a znalezienie odpowiedniej techniki sprowadza się do składu zespołu i stylu przywództwa. Wiele zespołów preferuje analizę SWOT, która przedstawia mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia związane z daną decyzją, aby dokładnie ocenić korzyści i ryzyko.

Popularne ramy podejmowania decyzji

DACI: Wykorzystaj te ramy w celu wspólnego podejmowania decyzji w zespole z uwzględnieniem ról takich jak osoba kierująca, osoba zatwierdzająca, osoby uczestniczące oraz osoby informowane. Wykorzystaj dane i posiadaną wiedzę, aby wesprzeć proces podejmowania decyzji.

Strukturyzacja problemów: Wspólnie z zespołem nakreśl charakterystykę problemu, która pomoże wypracować jedno zwięzłe rozwiązanie w sposób przystępny i oparty na współpracy. Pomaga to skupić się na zrozumieniu i zdefiniowaniu problemu, a jednocześnie osiągnąć spójne podejście wśród członków zespołu. Następnie możesz spotkać się z wybraną grupą interesariuszy, aby podjąć właściwą decyzję.

Kompromisy: Czasami podjęcie właściwej decyzji wymaga pójścia na kompromis. Na jaki kompromis możesz się zgodzić na rzecz właściwej decyzji? We współpracy zespołem określ ograniczenia, blokery i priorytety przed rozpoczęciem projektu, aby przygotować się do podejmowania decyzji, zanim pojawią się przeszkody.

OKR-y: Podejmuj decyzje z myślą o celu. OKR-y są zaprojektowane z myślą o ciągłym wzroście i mogą funkcjonować jako „główny cel”, który utrzymuje Cię na właściwej drodze podczas podejmowania decyzji w toku projektu.

Podejmowanie decyzji w Confluence

Niezależnie od wybranego modelu Twój zespół może wspólnie opracować i udokumentować ramy podejmowania decyzji w Confluence. Mamy szablony do DACI i analizy SWOT, szablon decyzji projektowej, tabelę głosowania i nie tylko.

Podejmowanie decyzji w Confluence

Niezależnie od wybranego modelu Twój zespół może wspólnie opracować i udokumentować ramy podejmowania decyzji w Confluence. Mamy szablony do DACI i analizy SWOT, szablon decyzji projektowej, tabelę głosowania i nie tylko.