Definicja cyklu życia projektu: omówienie 5 faz

Czym jest cykl życia projektu?

Cykl życia projektu daje menedżerom projektu uporządkowany plan, który pomaga im pomyślnie doprowadzić dane przedsięwzięcie do końca. Obejmuje on wszystkie etapy wymagane przy realizacji projektu — od narodzin pomysłu do ostatecznego wdrożenia.

Menedżer projektu, który rozumie poszczególne fazy zarządzania projektem, zawsze widzi ogólny obraz sytuacji i wie, co trzeba zrobić na każdym etapie. Dzięki podziałowi na fazy projekt zostaje rozbity na prostsze kroki, co ułatwia menedżerowi projektu przewidywanie kolejnych działań. To z kolei pomaga mu nie zboczyć z kursu i zapewnić sukces projektu. Stosowanie odpowiednich narzędzi i metod pozwala również na efektywne zarządzanie zespołem przez cały cykl życia projektu.

5 faz cyklu życia projektu

Cykl życia projektu składa się z etapów, przez które kolejno przechodzi projekt, od jego rozpoczęcia do zakończenia. Są to kluczowe fazy, a każda z nich stanowi odpowiedź na różne potrzeby, stosownie do zaawansowania projektu. Nasz model oferuje ogólny obraz ewolucji projektu, zapewniając osiągnięcie ważnych kamieni milowych. Zazwyczaj istnieje pięć faz cyklu życia projektu: inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie i kontrola oraz zamknięcie.

Inicjacja to moment, w którym definiowane są cele, zakres, budżet i oś czasu. Następny etap, planowanie, polega na stworzeniu szczegółowego planu działania. W ramach wykonania następuje realizacja planu, aby dostarczyć pożądane rezultaty. Po rozpoczęciu projekt należy stale monitorować i kontrolować pod kątem wszelkich odchyleń od założonego przebiegu. Zamknięcie polega natomiast na ukończeniu zadań, uzyskaniu akceptacji projektu i zarchiwizowaniu jego dokumentacji.

Mimo że nazwy i dokładna liczba faz mogą się nieco różnić, większość cykli życia projektu ma podobny schemat planowania, wykonania i zamknięcia. Najważniejsze jest posiadanie uporządkowanej metody, która pomoże zarządzać zasobami, terminami i rezultatami w miarę przechodzenia projektu z jednego etapu do drugiego.

Na wszystkich etapach menedżer projektu monitoruje i kontroluje pracę swojego zespołu. W ten sposób może śledzić postęp, a w razie potrzeby wprowadzać drobne zmiany, aby projekt przebiegał zgodnie z harmonogramem i budżetem.

Faza inicjacji

Faza inicjacji rozpoczyna projekt. To wtedy menedżer projektu określa jego zakres i cele. Na tym etapie ważne jest upewnienie się, że wszyscy interesariusze tak samo rozumieją, co ma zostać osiągnięte, oraz zbudowanie solidnego fundamentu pod udany projekt.

Menedżer projektu tworzy kartę projektu, która zawiera uzasadnienie projektu, jego cele i zakres. W karcie znajdują się następujące ważne informacje:

• Uzasadnienie projektu
• Główne cele i rezultaty
• Kluczowi interesariusze i członkowie zespołu

• Wstępny harmonogram i szacowany budżet

Menedżer projektu przeprowadza również ocenę wykonalności w celu ustalenia, czy projekt jest realistyczny i opłacalny.

Faza planowania

W fazie planowania menedżer projektu opracowuje szczegółowy plan projektu i plan działań. Polega to na określeniu kluczowych terminów, alokacji zasobów i ocenie zagrożeń, które mogą mieć wpływ na realizację projektu. Celem jest stworzenie kompleksowej mapy przebiegu prac.

Jira Product Discovery (JPD) pomaga zbierać i porządkować pomysły na produkty, charakterystyki i rozwiązania, prowadząc do powstania spersonalizowanych, aktualnych planów działań, które pokazują, co zespół ma stworzyć, kiedy i dlaczego. JPD pomaga menedżerom projektu zidentyfikować pomysły lub charakterystyki, które będą mieć największy wpływ na sukces projektu, i ustalić ich priorytet.

Faza wykonania

Podczas fazy wykonania zespół wprowadza plan projektu w życie. Menedżer projektu odgrywa kluczową rolę w koordynacji zasobów, w tym ludzi, narzędzi i materiałów, jednocześnie troszcząc się o to, aby zespół był dobrze poinformowany o swoich indywidualnych zadaniach i terminach.

Jira to narzędzie do współpracy, które pomaga zespołom śledzić aktywności związane z pracą i upraszcza monitorowanie projektów, a także umożliwia płynne zarządzanie nimi zarówno w zespołach programistycznych, jak i biznesowych, a wszystko to z uwzględnieniem specyfiki stylu pracy każdego zespołu.

Jira pozwala na kompleksowe zarządzanie tym krytycznym etapem. Platforma obsługuje bowiem codzienne zadania związane z realizacją złożonych projektów, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na merytorycznej pracy zamiast zmagać się z arkuszami kalkulacyjnymi i niewspółpracującymi ze sobą narzędziami.

Jira daje menedżerowi projektu możliwość przypisywania zadań, ustalania terminów i automatyzowania przypomnień, aby nic nie zostało przez przypadek pominięte. Mając pełen obraz wszystkich prac w jednym miejscu, menedżer wyraźnie widzi, jak każde zadanie wpływa na oś czasu i budżet. Pozwala to na natychmiastowe dokonywanie potrzebnych korekt, aby projekt szedł naprzód.

Faza monitorowania i kontroli

Faza monitorowania i kontroli polega na regularnym sprawdzaniu postępów i wyników zespołu, aby mieć pewność, że wszystko przebiega zgodnie z planem projektu.

Podczas tej fazy menedżer projektu identyfikuje wszelkie odchylenia od planu i budżetu, określając ich przyczyny i konieczne działania naprawcze. Narzędzia takie jak raport o stanie, śledzenie czasu, raport o budżecie, plan zarządzania ryzykiem i przegląd przez interesariuszy ułatwiają pozyskanie informacji o najważniejszych wskaźnikach i kamieniach milowych. Aby wprowadzić zmiany w planie, członek zespołu musi przesłać wniosek o zmianę do zatwierdzenia.

Faza zamknięcia

Faza zamknięcia to formalne zakończenie projektu. Podczas tej fazy nacisk kładziony jest na uzyskanie ostatecznych zatwierdzeń i akceptacji, przeprowadzenie przeglądu po projekcie, określenie pozytywnych aspektów i obszarów do poprawy oraz udokumentowanie wyciągniętych wniosków. Działania te promują kulturę ciągłego uczenia się, odpowiedzialność i przejrzystość.

Cykl życia projektu a metody Agile

Tradycyjne zarządzanie projektem zakłada ustalenie planu, który nie będzie poddawany żadnym zmianom. Natomiast zarządzanie projektem w duchu Agile przewiduje możliwość wprowadzania zmian w planie projektu. Zgodnie z metodologią Agile zespoły podejmują szybkie, częste rewizje i dokonują korekt. Podejście to koncentruje się na iteracyjnym doskonaleniu, współpracy z klientem i dopuszczaniu możliwości adaptacji. Wybór najlepszej metodologii zależy od rodzaju projektu.

Scrum to szeroko przyjęta metoda Agile, w której zespoły Scrum pracują w ramach iteracji ze sztywno określonymi ramami czasowymi, codziennie odbywając spotkania stand-up w celu omówienia postępów, wyzwań i planów. W innej metodzie Agile — Kanban zespoły wizualizują przepływy pracy za pomocą tablicy Kanban, która pozwala im ustalić priorytet zadań i zapewnić ich płynną realizację.

Zalety skutecznego zarządzania cyklem życia projektu

Efektywne zarządzanie cyklem życia projektu usprawnia toczące się w jego ramach procesy na kilka sposobów:

• Lepsza widoczność projektu — zespoły mogą aktywnie usuwać przeszkody, aby zapewnić terminowe dostarczenie wysokiej jakości wyników. Pozwala to na bardziej efektywne podejmowanie decyzji.
• Lepsze zarządzanie ryzykiem — zespoły mogą wcześnie wykrywać zagrożenia i znajdować rozwiązania. Regularna weryfikacja ryzyka pomaga zapewnić, że projekt przebiega zgodnie z osią czasu, aby uniknąć kosztownych opóźnień lub całkowitego niepowodzenia.

• Lepsza komunikacja z interesariuszami — dzięki regularnym aktualizacjom, raportom z postępów i spotkaniom uczestnicy są dobrze poinformowani i silnie zaangażowani przez cały cykl życia projektu.

Menedżerowie projektu mogą używać narzędzi Jira do organizowania pomysłów i ustalania ich priorytetu, co ułatwia tworzenie i udostępnianie zespołowi spersonalizowanych planów działań.

• Jira pozwala podzielić duży projekt na łatwe do zarządzania zadania, monitorować postępy i promować pracę zespołową między zespołami i w całej organizacji.
• Jira Product Discovery współpracuje z Jirą, zapewniając kontekst i przejrzystość w projektach programistycznych, zadaniach biznesowych i wielu innych przedsięwzięciach.

Jira Product Discovery zapewnia sprawny przebieg cyklu życia projektu

Jira to popularne narzędzie do zarządzania projektami, które oferuje szereg funkcji i szablonów planowania projektu w celu usprawnienia procesów oraz zapewnienia projektom kontekstu i widoczności.

JPD pomaga w planowaniu etapów projektu, ich monitorowaniu i zarządzaniu nimi. Dzięki JPD zespoły produktowe mogą starannie gromadzić i organizować pomysły dotyczące produktów, szanse, funkcje i rozwiązania w ramach jednego scentralizowanego narzędzia. Pomaga to ustalić priorytet poszczególnych funkcji, aby znaleźć te, które będą mieć największy wpływ.

Jira to skuteczne narzędzie do zarządzania projektami, które natywnie integruje się z JPD, zapewniając kontekst i przejrzystość wszystkich zadań projektowych.

Czym różni się cykl życia projektu według metodologii Agile od tradycyjnego cyklu życia projektu?

Metody Agile i tradycyjne podejścia do cyklu życia projektu różnią się zwłaszcza pod względem traktowania zmian i planowania. Metody Agile są znane ze swojej elastyczności i iteracyjnego charakteru, który zakłada zmiany oraz stałą weryfikację i adaptację. W miarę postępu projektu zespół gromadzi nowe informacje, spostrzeżenia i informacje zwrotne, które pozwalają mu zrozumieć, co działa, a co nie. Na tej podstawie dynamicznie dostosowuje plan projektu, aby był bardziej efektywny i sprzyjał realizacji celów projektu.

Tradycyjne podejścia są bardziej sekwencyjne i sztywne. Menedżer projektu dokonuje szczegółowego planowania z wyprzedzeniem, a zespół ściśle trzyma się planu. W tych metodach uwzględnianie zmian jest znacznie utrudnione.

Każdy rodzaj podejścia ma swoje zalety, jednak metody Agile lepiej nadają się do projektów, w których zmiany są oczekiwane lub nawet konieczne.

W jaki sposób zarządzanie cyklem życia projektu przyczynia się do rozwoju organizacji?

Zarządzanie cyklem życia projektu pomaga zespołom zoptymalizować wykorzystanie zasobów, w tym ludzi i narzędzi. Taka poprawa wydajności przekłada się na terminowe realizowanie projektów, co z kolei przyczynia się do sukcesu organizacji.

Jakich potencjalnych wyzwań można spodziewać się w cyklu życia projektu?

Zarządzanie projektem może być często złożonym i trudnym procesem, w którym należy zwrócić szczególną uwagę na potencjalne przeszkody, takie jak przesuwanie się granic zakresu, ograniczenia dotyczące dostępności zasobów czy problemy z komunikacją.

Do przesuwania się granic zakresu dochodzi, gdy wymagania projektu zaczynają wykraczać poza uzgodnienia dokonane przez zespół na początku projektu, a to prowadzi do niedoboru zasobów, opóźnień i odstępstw od planu projektu. Takie „pełzanie zakresu” można wyeliminować za pomocą procesów kontroli zmian. Menedżer projektu musi zatem często sprawdzać zakres projektu, informować o zmianach i angażować interesariuszy, aby upewnić się, że wszelkie zmiany są zgodne z celami projektu.

Niedobory zasobów mogą powodować opóźnienia, które zagrażają pomyślnemu ukończeniu projektu. Aby zapobiec problemom z zasobami, należy sprawdzić ich dostępność na samym początku etapu planowania projektu. Warto z wyprzedzeniem stworzyć plan awaryjny. W ten sposób można określić potencjalne problemy i znaleźć rozwiązania, takie jak pozyskanie pomocy z zewnątrz lub przesunięcia zasobów.

Wrogiem produktywności są również problemy z komunikacją, które obejmują niedostateczną komunikację, nieporozumienia i słabą współpracę. Tworzenie kultury, w której pracownicy chętnie dzielą się informacjami w swoim zespole projektowym, i organizowanie regularnych spotkań, zarówno formalnych, jak i nieformalnych, pomaga zapewnić, że wszyscy są na bieżąco, i zapobiega problemom z komunikacją. Narzędzia do zarządzania projektem — takie jak Jira — upraszczają komunikację, pomagają śledzić postępy i ułatwiają wymianę informacji.