Jak zmniejszyć liczbę spotkań dzięki Confluence
Większość spotkań to strata czasu. No i proszę — powiedzieliśmy to! To żadne zaskoczenie dla tych, którzy siedzieli (lub myśleli o niebieskich migdałach, działali wielozadaniowo, czy nawet spali) podczas pozornie bezcelowego spotkania.
Ile odbyło się dzisiaj spotkań, które tak naprawdę były tylko aktualizacjami stanu lub regularnymi stałymi spotkaniami bez planu? Badania pokazują, że 67% pracowników twierdzi, że poświęcanie zbyt dużo czasu na spotkania odwraca ich uwagę od pracy, co wiąże się z kosztami. Amerykańskie firmy marnują 399 miliardów USD na pozbawione sensu spotkania. Jeśli więc wiemy, że spotkania są często stratą czasu (i pieniędzy), dlaczego nadal je planujemy?
Jeśli chodzi o niepewność co do tego, jak poradzić sobie bez spotkań, bez obaw! Zwróciliśmy się do społeczności Atlassian, aby poznać najlepsze praktyki, rozwiązania, oraz wypróbowane i prawdziwe porady, jak obejść się bez spotkań.
Wybierz asynchroniczną współpracę w Confluence
PORADY DOTYCZĄCE ZASTĘPOWANIA SPOTKAŃ WSPÓŁPRACĄ ASYNCHRONICZNĄ W CONFLUENCE
- Za pomocą kolekcji szablonów zarządzania projektami możesz informować zespół i koordynować jego pracę nad projektem.
- Makro Raport dotyczący zadania służy do dodawania, przypisywania i wyświetlania zadań.
- Użyj makra Raport dotyczący decyzji, aby śledzić decyzje podjęte przez zespół.
- Stosuj makra, aby dodawać do stron Confluence informacje programistyczne, np. wykresy Jira i plany działania.
- „Dla tych, którzy używają Jira i Confluence do śledzenia pracy i gromadzenia wiedzy, najlepszą poradą dotyczącą zmniejszenia liczby spotkań jest poświęcenie czasu na stworzenie informacyjnych stron przeglądu Confluence przy użyciu skutecznych makr i pulpitów nawigacyjnych Jira. Wyposażenie zespołu w takie centrum oszczędza bardzo dużo czasu — członkowie zespołu będą czuć się pewnie, radząc sobie z przydzieloną pracą i wiedząc, że zasoby, do których się odwołują, są najnowsze i najlepsze!” — Andrew Kendris, lider społeczności Atlassian
Wybierz narzędzie do komunikacji
„Wskaż swoją ulubioną [metodę komunikacji] i wspomnij, że jest to preferowany sposób kontaktu, zwłaszcza jeśli jest to pytanie lub rozmowa, która może oszczędzić Ci tego [spotkania]”. — Nic Brough, lider społeczności Atlassian
Ustanowienie jednego źródła rzetelnych informacji zespołu może zwiększyć przejrzystość, zaoszczędzić czas, a nawet pozwolić uniknąć spotkań, zapewniając przy tym, że wszyscy mają odpowiednie informacje. W ten sam sposób ustalenie standardów dotyczących miejsca prowadzenia komunikacji minimalizuje zamieszanie i sprzyja większemu dopasowaniu. Z pozornie niezliczonymi sposobami kontaktowania się ze współpracownikami ważne jest ustalenie precedensów dotyczących miejsca, w którym powinna odbywać się komunikacja.
PORADY DOTYCZĄCE USPRAWNIENIA KOMUNIKACJI
- Skorzystaj z Porad strategicznych dla zespołów Atlassian dotyczących komunikacji z interesariuszami, aby utworzyć plan komunikacji dla zespołu określający częstotliwość, odbiorców i kanały przekazywania typów informacji.
- Korzystaj z narzędzi do zarządzania pracą i współpracy, tak jak Karen Lewis, członkini społeczności Atlassian, której zespół prowadził sesję aktualizacji planu działania raz na sprint, aby informować zespół o postępach, ale teraz zachęca członków zespołu do skorzystania z łącza do planu działania Jira.
- Wyświetlaj i aktualizuj strony Confluence używane do rozmów zespołu, integrując ulubione narzędzia komunikacji zespołowej z Confluence.
- Odpowiadaj na komentarze i wyświetlaj podglądy łączy do Confluence w Slack za pomocą aplikacji Confluence for Slack.
- Rejestruj notatki ze spotkań i publikuj je w Confluence bezpośrednio ze spotkania Microsoft Teams używając aplikacji Microsoft Teams for Confluence.
- Pozbądź się nudnych spotkań dotyczących stanu prac, korzystając z Atlas wraz z Confluence, tak jak Jonathan Nolen, członek społeczności Atlassian. Jego zespół korzysta z Confluence do tworzenia treści z dużą ilością informacji, np. opracowywania nowych pomysłów, aktualizowania poradników i zasad komunikacji. Rozwiązanie Atlas jest za to stosowane do szybkiej cotygodniowej komunikacji na temat stanu prac.
Bądź na bieżąco dzięki szablonowi notatek z cotygodniowych spotkań
„Staramy się organizować spotkania tylko po to, aby załatwić jakąś sprawę... rozstrzygnąć jakąś kwestię, uzyskać pomoc w sprawie problemu, podjąć decyzję itp. [Jeśli] nie mamy planu przed spotkaniem, zwykle jest odwoływane”. — Brant Schroeder, lider społeczności Atlassian
Szablon cotygodniowych notatek ze spotkań ułatwia ustalanie planów, przeglądanie protokołów poprzednich spotkań, identyfikowanie czynności do wykonania i śledzenie wyników, zapewniając zespołom przestrzeń do asynchronicznej współpracy, dzięki czemu spotkania są krótkie i konkretne.
PORADY DOTYCZĄCE WSPÓŁPRACY PRZY NOTATKACH ZE SPOTKAŃ W CONFLUENCE
Organizowanie notatek ze spotkań w celu ułatwienia dostępu
„Mamy strony protokołów dla różnego rodzaju spotkań (np. dotyczących statusu klienta, rozwoju wewnętrznego), są one zorganizowane w chronologiczne instancje za pomocą nagłówków.” — Jared Olson, członek społeczności Atlassian
Notatki ze spotkania są przydatne tylko wtedy, gdy są łatwo dostępne jako odniesienie. Zbuduj system organizowania notatek ze spotkań ze względu na cel, typ spotkania lub inne kluczowe funkcje, aby członkowie zespołu mogli je szybko i łatwo odszukać.
PORADY DOTYCZĄCE ORGANIZOWANIA NOTATEK ZE SPOTKAŃ
- Organizuj strony, załączniki, a nawet przestrzenie za pomocą etykiet słów kluczowych, takich jak typ spotkania.
- Makro Drzewo stron służy do wyświetlania powiązanych stron, takich jak wszystkie notatki ze spotkania dla projektu.
- Użyj makra Spis treści, aby ułatwić czytelnikom szybką lokalizację informacji, podsumowując zawartość i łącząc je z nagłówkami stron.
- Połącz z określonymi częściami strony Confluence (nie tylko nagłówkami) za pomocą makra zakotwiczenia.
Ogranicz długość spotkań
PORADY DOTYCZĄCE OGRANICZENIA DŁUGOŚCI SPOTKAŃ
- Skróć czas, który zwykle poświęcasz na spotkanie o połowę (np. do 30 minut zamiast godziny).
- Minimalizuj dygresje, tworząc i udostępniając plany na terminowe, dobrze zaplanowane spotkania.
- Zmień ustawienia kalendarza, aby skrócić domyślny czas trwania spotkania o pięć lub dziesięć minut.
Zgadzaj się tylko na niezbędne spotkania
„Jeśli jesteś ze mną na spotkaniu, nie jesteś w stanie wykonać pracy potrzebnej do utrzymania postępów projektu”. — Andrew Kendris, lider społeczności Atlassian
Może się to wydawać proste, ale gdyby wszyscy faktycznie stosowali taką metodę, nie poświęcalibyśmy 31 godzin miesięcznie na bezproduktywne spotkania. Poprawmy więc swoje rutynowe działania tak, aby nie planować spotkań.
Jak to zrobić? Odpowiedź: infrastruktura. Opracuj system, który zachęca osoby wnioskujące o spotkania i zaproszonych na nie pracowników do oceny konieczności spotkania zanim zostanie dodane do kalendarza. Korzystanie z formularza lub szablonu zaproszenia motywuje wszystkich zainteresowanych do krytycznego zastanowienia się, czy za pomocą współpracy asynchronicznej można osiągnąć ten sam wynik. Pomaga to również znormalizować odrzucanie zaproszeń na spotkania na rzecz współpracy asynchronicznej.
PORADY DOTYCZĄCE OCENY KONIECZNOŚCI SPOTKANIA
- Dave Liao, lider społeczności Atlassian, sugeruje — „Kiedy ktoś próbuje zaplanować spotkanie z Tobą, poproś tę osobę o wypełnienie krótkiego formularza zaproszenia. Zapraszający powinien być w stanie opisać w 1–2 zdaniach cel spotkania, a także co ma nadzieję z niego wynieść. Idealnie byłoby, gdyby można było spełnić ich żądanie asynchronicznie!”
-
Formularz lub szablon zawiera cele spotkania, co uczestnicy powinni wcześniej przygotować, oraz łącza do niezbędnych informacji referencyjnych. Jeśli wnioskodawcy nie są w stanie wypełnić formularza, wstrzymaj się z wpisywania spotkania do kalendarza.
-
Wyznacz dzień bez spotkania
PORADY DOTYCZĄCE REZERWOWANIA CZASU NA PRACĘ W GŁĘBOKIM SKUPIENIU
- Rozważ opcje wyboru dnia tygodnia wolnego od spotkań — istnieją dowody przemawiające za poniedziałkami bez spotkań, podczas gdy inni opowiadają się za przerwą w połowie tygodnia lub daniem sobie czasu na podsumowanie i przygotowanie się do kolejnego tygodnia w piątek.
- Nie ograniczaj się do jednego dnia w tygodniu — regularnie rezerwuj czas w kalendarzu na pracę w głębokim skupieniu, aby inni to zobaczyli i nie robili planów na ten czas, a miejmy nadzieję, że zaczniesz utrwalać nawyk!
PORADY DOTYCZĄCE PLANOWANIA CZASU NA SPOTKANIA TOWARZYSKIE ZESPOŁU
- Stosuj najlepsze działania pomagające budować wirtualny zespół lub sprawdzone działania zapewniające więzi w zespole z podręcznika Atlassian.
- Korzystaj z wirtualnych zamienników nieformalnej socjalizacji biurowej, np. rozmów przy kawie.
- Zespół Jimmy'ego Seddona, lidera społeczności Atlassian, przyjął zasadę „otwartych 30-minutowych rozmów przez Zoom [dla członków zespołu], przeznaczonych na pogawędki przed rozpoczęciem pracy”.
Wyznacz czas na kontakty towarzyskie poza spotkaniami