Jak korzystać z Confluence jak Atlassian
Przeglądaj tematy
Jednym z najskuteczniejszych sposobów korzystania z Confluence — według naszych pracowników — jest „sposób Atlassian”. W Confluence nietrudno znaleźć funkcje, które dają supermoce we współpracy, utrzymując łączność w zespołach i zapewniając zdrowszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
Przeprowadziliśmy wywiady z ośmioma zespołami Atlassian, aby poznać ich praktyki robocze, oraz odkryliśmy tajne wskazówki z lat używania i tworzenia Confluence.
Używaj Confluence do współpracy, a nie tylko do edytowania tekstu
„Kto lubi e-maile? Nikt.” — Blane Barker, starszy kierownik ds. marketingu cyfrowego
Dla nowych użytkowników strony Confluence mogą wyglądać jak znany edytor tekstu, więc używają ich w ten sposób. Jednak Confluence daje znacznie więcej. Pracownicy Atlassian dostrzegają, ile można stracić, postępując w ten sposób. Confluence może na przykład zmniejszyć komunikację e-mailową o 30–50%. Wykorzystując funkcje oznaczania, komentowania i udostępniania stron w Confluence do realizacji wspólnych obowiązków, zespoły mogą zmniejszyć zależność od poczty e-mail i innych kanałów komunikacji. Czujesz gotowość na podniesienie poziomu współpracy swojego zespołu z Confluence na wyższy poziom? Mamy dla Ciebie porady z wewnątrz.
PORADY DOTYCZĄCE USPRAWNIENIA WSPÓŁPRACY ZESPOŁOWEJ Z CONFLUENCE
- Utwórz stronę, która określa sposób komunikacji w zespole, wyszczególniając, które kanały mają być używane do poszczególnych typów interakcji.
- Przenieś do Confluence komunikację za pośrednictwem czatu i wiadomości e-mail. Przekaż opinię, zaznaczając konkretny fragment tekstu z komentarzem w wierszu — koniec z przełączaniem się pomiędzy kartami podczas wyszukiwania punktora czwartego na stronie drugiej.
- Wysyłaj jeszcze mniej wiadomości, udostępniając strony współpracownikom. Tym sposobem będziesz mieć pewność, że automatycznie otrzymają powiadomienia w Confluence, gdy dokonasz aktualizacji.
- Zamiast łącza do opublikowanej strony udostępnij łącze do edycji — tryb edycji pozwala zobaczyć pracę współpracowników w czasie rzeczywistym. Po prostu w trybie edycji kliknij znak + obok zdjęcia profilowego.
Wyjdź poza wiki i komunikuj treści wizualnie
„Eksperymentuj ze wszystkimi sposobami, dzięki którym możesz sprawić, że Twoje treści będą bardziej wizualne”. — Danielle Dannenberg, kierownik personelu
Pomoce wizualne od dawna są akceptowane w celu skuteczniejszego przekazywania informacji niż same słowa lub tekst. Wykazano, że oprócz innych korzyści stosowanie treści wizualnych zwiększa możliwości utrwalania wiedzy, wydłuża koncentrację, ponownie angażuje mózg i zwiększa zrozumienie. Zatem, aby zmaksymalizować wpływ stron Confluence, należy być świadomym wartości wizualizacji.
Niestety niektórzy ludzie nie są świadomi niewykorzystanego potencjału swoich stron Confluence — tym sposobem szkodzą sobie oraz swoim zespołom. Korzystając z wielu funkcji formatowania dostępnych w Confluence, możesz sprawić, aby Twoje strony były nie tylko bardziej estetyczne, ale również lepiej przekazywały informacje. Zapoznanie się z podstawami funkcji formatowania może zmienić zasady gry w tworzeniu stron Confluence, które będą wywierały istotny wpływ na użytkowników.
PORADY DOTYCZĄCE PREZENTACJI WIZUALNEJ I UKŁADU W CONFLUENCE
- Zaznaczaj ważne informacje na stronie za pomocą makr informacji, porad, notatek i ostrzeżeń.
- Użyj układów, aby sformatować stronę w celu uzyskania optymalnego efektu wizualnego. Możesz użyć układu domyślnego lub dostosować liczbę kolumn oraz ich szerokości do treści i celów.
- Nadaj swoim stronom zabawny charakter i zwiększ ich atrakcyjność wizualną, dodając obrazy i emotikony. Nie tylko rozbijają one tekst i utrzymują zaangażowanie czytelników, ale mogą też przekazywać emocje i inne niuanse w sposób niemożliwy dla treści tekstowych.
- Zagnieżdżaj możliwe do zwijania elementy na stronie za pomocą polecenia Rozwiń, co pozwala ujawnić lub ukryć określone elementy dla poszczególnych interesariuszy. W ten sposób możesz uniknąć udostępnienia informacji, które mogą nie być istotne dla każdego czytelnika.
- Opcja Fragment umożliwia wyświetlenie elementu z jednej strony na innej stronie bez powielania oryginału w wielu miejscach. Jest to cecha konieczna do utrzymania jednego źródła rzetelnych informacji.
Informuj interesariuszy na bieżąco przy mniejszej liczbie spotkań
„Wiedza jest niczym, jeśli ludzie nie mogą do niej dotrzeć”. — Kristen Forde, kierowniczka ds. programu rekrutacji
Bez Confluence określenie najlepszego sposobu informowania interesariuszy może być trudne. Wszyscy byliśmy nękani pytaniami typu „Komu potrzebna ta aktualizacja i jak mam ją udostępnić?” czy „Kogo należy zaprosić na to spotkanie?”, a także „Do czyjej wiadomości wysłać ten e-mail?”. Wielu z nas postępuje ostrożnie i wysyła wiadomości do zbyt dużej liczby osób — to stracony czas dla tych, którzy otrzymują pozornie niekończące się informacje.
Na szczęście Confluence może pomóc przerwać cykl nadmiernego udostępniania i uwolnić pracowników od ciągłego otrzymywania wiadomości DW czy kolejnych aktualizacji stanu. Dzięki powiadomieniom interesariusze są na bieżąco informowani o aktualizacjach stron Confluence, co pozwala im śledzić postępy projektu i eliminuje potrzebę organizowania spotkań w celu udostępniania aktualizacji stanu, podstawowych informacji o projekcie czy opinii zwrotnych. Co więcej, każdy współpracownik ma możliwość obserwowania i zaprzestania obserwowania stron, więc będzie otrzymywał tylko odpowiednie dla siebie powiadomienia.
PORADY DOTYCZĄCE INFORMOWANIA CZŁONKÓW ZESPOŁU ZA POMOCĄ CONFLUENCE
- Zamiast zapraszać kogoś na spotkanie, udostępnij stronę Confluence ze stanami. Osoby te będą automatycznie powiadamiane o wprowadzeniu zmian na stronie i mogą wybrać, kiedy i czy w ogóle chcą przeczytać aktualizację. Blane Barker, starszy menedżer ds. marketingu cyfrowego, zastosował to podejście, aby na bieżąco informować wielu interesariuszy o planowaniu corocznego wydarzenia bez niekończących się spotkań.
- Podczas gdy możliwość obserwowania i zaprzestania obserwowania stron oraz wybiórczego czytania aktualizacji stron doskonale sprawdza się do ograniczania nadmiernej komunikacji, nadal występują sytuacje, w których nie chcesz informować wszystkich o edycji. Dobrą wiadomością jest to, że możesz publikować strony Confluence bez powiadamiania innych, więc ludzie nie są spamowani alertami dotyczącymi każdej poprawianej literówki.
Znajdź czas na opanowanie najlepszych funkcji Confluence
„Poświęć czas na naukę, aby dowiedzieć się jak to działa, jak to funkcjonuje”. — BJ Schone, kierownik ds. rozwoju organizacji i talentów
Zgodnie ze sposobem Atlassian, Confluence stanowi wirtualne biuro. To tam zespoły Atlassian spędzają większość czasu pracy na planowaniu, myśleniu, projektowaniu i współpracy.
Kiedy narzędzie jest tak kluczowe dla Twojej pracy, opłaca się zainwestować czas na poznanie wszystkich jego możliwości. Chociaż wymaga to dodatkowego natychmiastowego wysiłku, zwróci się wielokrotnie w przyszłości dzięki zaoszczędzeniu czasu i energii.
PORADY UMOŻLIWIAJĄCE UZYSKANIE BIEGŁOŚCI W OBSŁUDZE CONFLUENCE
- Jaki jeden wspólny wniosek zespołu Atlassian dotyczący opanowania Confluence? Moc polecenia ukośnika! Na stronie Confluence naciśnij klawisz /, aby otworzyć menu rozwijane z mnóstwem możliwości. Od funkcji podstawowych, np. dodawania czynności do wykonania, emotikonów czy dat, po te zaawansowane, w tym osadzanie tablic Trello, plików Dropbox czy prezentacji PowerPoint, wszystko to można zrobić za pomocą ukośnika. Poświęć kilka minut na zapoznanie się z możliwościami polecenia ukośnika, a zaoszczędzisz wiele godzin w przyszłości.
- Szablony to kolejna funkcja uwielbiana przez zespoły Atlassian. Istnieje prawdopodobieństwo, że w obszernej galerii szablonów Confluence znajdzie się odpowiednik dla Twojego projektu, dlatego rozpoczynanie od zera nigdy nie powinno być domyślnym rozwiązaniem. Niektóre ulubione produkty zespołów Atlassian: plan 90-dniowy, podręcznik dla pracowników, retrospektywa i plan strategiczny.
- Aby poprawić zwrot z inwestycji w opanowanie Confluence, spraw, aby to rozwiązanie stało się elementem kultury Twojej firmy — domyślnym miejscem docelowym do dzielenia się wiedzą dla każdego pracownika. Podczas wyszukiwania informacji zespół Atlassian zawsze najpierw sprawdza Confluence. Aby wdrożyć to w swojej firmie, zacznij od podkreślenia znaczenia Confluence podczas wdrażania nowych pracowników. Ponadto niech liderzy służą za wzór dla reszty organizacji w zakresie korzystania z Confluence — reszta organizacji przejmie te same praktyki.
Sześć kolejnych ratujących życie porad dotyczących Confluence
- Znajdź wszystkie swoje zadania w jednym widoku. W prawym górnym rogu kliknij swoje zdjęcie profilowe i wybierz Zadania.
- Organizuj swoje strony za pomocą drzew stron. Dzięki nim łatwo znajdziesz to, czego szukasz, a także ustrukturyzujesz strony w drzewie za pomocą przeciągania i upuszczania.
- Powiel stronę i wszystkie jej elementy podrzędne. Możesz kopiować całe drzewa stron zamiast powielać je jedno po drugim. Wybierz polecenie Kopiuj z menu Więcej akcji, a następnie zaznacz opcję, aby uwzględnić elementy podrzędne.
- Ogranicz dostęp do strony. Przejrzystość jest świetna, ale czasami trzeba pracować na stronie z małą grupą. Użyj ikony ograniczeń w prawym górnym rogu strony, aby ograniczyć dostęp do kluczowych interesariuszy.
- Uwzględnij łącza z obrazami. Jest to prosta funkcja, ale niezbędna dla wielu osób, takich jak projektanci, którzy muszą mieć możliwość łączenia z plikami źródłowymi lub materiałami referencyjnymi w rozwiązaniach Figma lub Dropbox.
- Kopiuj i wklej z programów kreatywnych. Kolejna świetna porada dla projektantów: możesz kopiować do Confluence obrazy, filmy i inne treści bezpośrednio z programów kreatywnych, takich jak Photoshop, eliminując konieczność zapisywania, a następnie importowania plików.
Współpracuj zgodnie ze sposobem Atlassian
Zespoły Atlassian znają wiele funkcji Confluence, które wykraczają daleko poza przetwarzanie tekstu. Używają tego rozwiązania do syntezy efektów współpracy w jednym miejscu i wykazują głębokie zrozumienie jego możliwości i niezrównanych korzyści. I chociaż zagłębianie się w temat może przychodzić naturalnie twórcom danego narzędzia, warto przyjąć podobne podejście do każdej aplikacji kluczowej dla Twojego życia zawodowego.
Czujesz gotowość, aby zmaksymalizować potencjał zespołu dzięki Confluence? Rozpocznij współpracę zgodnie ze sposobem Atlassian już dziś
BJ Schone, Blane Barker, Corey Scott, Danielle Dannenberg, Emily Castro, Jehan Gonsalkorale, Kristen Forde, i Miles Kaye, dziękujemy za spostrzeżenia.
