Jak zarządzanie zakresem projektu może zaoszczędzić dużo cennego czasu

Dlaczego zarządzanie zakresem projektu jest ważne?

Są spore szanse, że zdarzyło Ci się spontanicznie zrobić duże zakupy lub pozwolić, by projekt wykroczył poza początkowe założenia. Według Project Management Institute (PMI) z niekontrolowanym rozszerzeniem zakresu zmaga się aż 52% projektów.

Nikt nie dysponuje nieskończoną liczbą członków zespołu, ilością czasu i pieniędzy. A jeśli wymagania projektu stale się poszerzają, zasoby ulegną nadwyrężeniu.

Efektywne zarządzanie zakresem projektu pomaga jak najbliżej trzymać się pierwotnego planu i efektywniej zarządzać zasobami, co ma następujące zalety.

1. Realistyczne terminy

Badanie przeprowadzone przez PwC, w którym uwzględniono ponad 10 600 projektów, pokazało, że tylko 2,5% firm realizuje swoje projekty ze stuprocentowym powodzeniem. Reszcie nie udaje się dotrzymać pierwotnego założonego budżetu lub terminu (albo obu!).

Zarządzanie zakresem projektu zapobiega przekroczeniu pierwotnej daty ukończenia. Gdy wiesz, co dokładnie jest wymagane do zrealizowania projektu, znacznie łatwiej jest ustalić realistyczny termin, którego można dotrzymać.

Wróćmy jeszcze raz do naszych zakupów w sklepie spożywczym. Gdybyśmy mieli przygotowaną długą listę produktów do kupienia (a nie tylko jajka), przeznaczylibyśmy na wizytę w sklepie więcej czasu i od razu wzięlibyśmy koszyk, zamiast łudzić się, że wystarczy nam pięć minut. W obecnej sytuacji trzeba przeorganizować resztę dnia, żeby nadrobić straconą godzinę.

2. Adekwatny budżet

Trudno przewidzieć koszt projektu, jeśli jego wymagania i końcowe rezultaty stale się zmieniają i ewoluują.

Zdefiniowanie zakresu pomaga przede wszystkim ustalić rozsądny budżet, a kontrolowanie go w trakcie projektu zapobiega przekroczeniu tej kwoty.

3. Sprawna realizacja projektu

Zdarzyło się to każdemu z nas. Projekt, który ciągnie się w nieskończoność, ponieważ zespoły lub klienci stale żądają nowych funkcji, poprawek lub dodatków. Przez to zakres ciągle się rozszerza, a końca projektu nie widać.

Zgadzanie się na kolejne prośby jest łatwe i przyjemne, ale zespoły, które tak postępują, często nie zdają sobie sprawy, jak daleko odchodzą od pierwotnego planu.

Definiowanie zakresu i zarządzanie nim umożliwia zespołowi wydajną realizację projektu zgodnie z pierwotnymi wymaganiami, nie pozwalając, aby zakres zaczął żyć własnym życiem.

Mówiąc prościej, zakres projektu (i jego opis) stanowi punkt odniesienia. Kierownik projektu i zespół mogą zawsze do niego wrócić i skorzystać z niego przy podejmowaniu decyzji.

1. Określ cele projektu

Każdy projekt ma swój cel — to przyczyna, dla której jest realizowany.

Nie zakładaj jednak, że jest on powszechnie znany wszystkim członkom Twojego zespołu. Określenie celu (co ma osiągnąć ten projekt?) sytuuje całość w kontekście.

W przypadku naszego przykładowego projektu cel można by opisać w ten sposób: utworzyć kwestionariusz dla nowych klientów, który usprawni ich pozyskiwanie i zapewni posiadanie wszystkich niezbędnych informacji od samego początku.

Zdefiniowanie celu ułatwia dalsze kroki, ponieważ można stale do niego wracać, np. przy podejmowaniu decyzji.

2. Zdefiniuj końcowe rezultaty projektu

Czas określić wynik projektu. Jaka namacalna rzecz ma powstać? W tym przypadku jest to kwestionariusz online, który będzie automatycznie wysyłany do nowych klientów po podpisaniu umowy, oraz strona internetowa z kwestionariuszem i dodatkowymi informacjami.

Identyfikacja końcowych rezultatów pomaga też zapobiegać niekontrolowanemu rozrostowi zakresu.

W chwili, gdy zaczniecie rozmawiać, jak wspaniale byłoby mieć cały portal internetowy, w którym klienci mogliby przesyłać pliki z materiałami, opis zakresu i rezultatów przypomni, że nie to jest przedmiotem projektu. Lepiej zająć się tym osobno, gdy bieżący projekt zostanie ukończony i dostępnych będzie więcej zasobów oraz energii, aby naprawdę dobrze zaprojektować taki portal.

3. Określ zadania i działania w ramach projektu

Wiadomo już, co ma powstać i dlaczego. Teraz zastanówmy się, jak to osiągnąć.

W tym kroku rezultaty są rozbijane na poszczególne zadania i działania. Jakie kroki trzeba podjąć, aby otrzymać dany rezultat? Nazywamy to strukturą podziału pracy.

Aby utworzyć kwestionariusz dla nowych klientów, trzeba:

• Opracować szkic kwestionariusza
• Wprowadzić treść kwestionariusza do szablonu online
• Utworzyć stronę, na której klienci uzyskają dostęp do kwestionariusza i dodatkowych informacji
• Opracować automatyczną wiadomość e-mail z prośbą o wypełnienie kwestionariusza

4. Zdefiniuj, co nie wchodzi w zakres projektu

Jeśli chodzi o zarządzanie zakresem, świadomość, co jest z niego wyłączone, jest tak samo ważna, jak wiedza na temat uwzględnionych w nim elementów. Napisanie sobie na liście zakupów „nie kupuj świec zapachowych!” prawdopodobnie zmniejszyłoby szanse złapania w tę aromatyczną pułapkę. Bo przecież wszyscy dobrze wiemy, jak reagujesz na świece!

Mimo że wydaje się to sprzeczne z intuicją, wypisz zadania i rezultaty, które nie zostaną wykonane w ramach projektu. Wracając do przykładu projektu mającego na celu stworzenie kwestionariusza, nie będzie on obejmować takich elementów jak:

• Portal internetowy, w którym klienci mogą przesyłać materiały i pliki
• Sekwencja wiadomości e-mail wysyłanych podczas wdrażania klienta
• Kwestionariusze dostosowane do poszczególnych typów klienta

Mówi się, że najlepszą ofensywą jest dobra obrona, i o to właśnie chodzi w tym kroku. To jak stawianie znaku „stop!” przy elementach spoza zakresu, które według Ciebie mogą się pojawić i sprawić, że stracisz pierwotny cel z oczu.

5. Zdefiniuj ograniczenia projektu

Projekty nie są realizowane w bajkowej krainie. W trakcie pracy nie raz zderzysz się z mało kolorową rzeczywistością (budżety, ramy czasowe i zasoby). Ten krok polega na opisaniu tych potencjalnych ograniczeń.

Oto przykładowe utrudnienia przy tworzeniu kwestionariusza dla klientów:

• Musi być gotowy do użytku do 25 listopada 2020 r.
• Całkowity budżet projektu nie może przekroczyć 5300 USD
• Zespół programistów będzie dostępny dopiero z początkiem listopada, aby stworzyć stronę z kwestionariuszem

Pamiętaj, aby zaangażować w ten proces członków swojego zespołu — pomogą stworzyć plan, który będzie maksymalnie realistyczny. Mogą mieć wiedzę na temat innych ograniczeń, którym trzeba będzie stawić czoło.

Opis zakresu projektu i przykład

Tak sporządzone notatki można teraz przekuć na opis zakresu projektu, do którego Ty i Twój zespół będziecie mogli się później odwoływać. Opis powinien być przechowywany w bezpiecznym i dostępnym dla wszystkich miejscu (do tego celu doskonale nadaje się przestrzeń robocza taka jak Confluence).

Większość ciężkiej pracy została już wykonana, teraz wystarczy uporządkować informacje. Na górze opisu zakresu projektu znajdą się podstawowe dane o projekcie, takie jak:

• Nazwa
• Opis
• Termin realizacji
• Menedżer

W naszym przykładzie opis zakresu projektu może wyglądać następująco:

Chcesz, aby było jeszcze prościej? Nasz szablon planu projektu zawiera całą sekcję poświęconą zakresowi projektu, a także inne pomocne sekcje (takie jak kamienie milowe i materiały referencyjne), aby usprawnić przebieg projektu.

Skup się na celu dzięki opisowi zakresu projektu

Niezależnie od tego, czy chodzi o zakupy w sklepie spożywczym czy o zadanie w pracy, wszyscy wiemy, jak łatwo można przekroczyć pierwotne oczekiwania. Sprecyzowanie zakresu projektu sprawi, że Ty i Twój zespół do tego nie dopuścicie.

Podsumujmy kilka wskazówek dotyczących definiowania zakresu i zarządzania nim:

• Zapewnij jak największą precyzję: wszelkie niejasności znacznie utrudniają zrozumienie, co wchodzi w zakres projektu, a co jest z niego wyłączone.
• Rozmawiaj ze swoim zespołem: poproś o pomoc. Zaangażowanie zespołu pozwoli urealnić zakres projektu. Jego członkowie mogą zaoferować alternatywne punkty widzenia, które pomogą dostrzec ewentualne luki lub nieprzewidziane przeszkody. Skorzystaj z naszego szablonu planowania wydajności, aby ustalić dostępność zasobów i uniknąć ich nadwyrężenia.
• Odwróć kolejność: w projektach często najpierw określany jest termin lub budżet, a dopiero później definiowany zakres. Natomiast kluczem do powodzenia projektu jest określenie w pierwszej kolejności celu i końcowych rezultatów, a następnie — na ich podstawie — harmonogramu i budżetu.
• Wyciągaj wnioski z poprzednich projektów: z potknięć i sukcesów można się wiele nauczyć. Dlatego tak ważne jest przeprowadzanie retrospektywy w odniesieniu do wszystkich swoich projektów — pozwala to zgromadzić cenne spostrzeżenia.

Powyższe wskazówki i kroki pomagają skupić się na celach i skuteczniej dostarczać udane projekty. Nie martw się — płatki śniadaniowe i papierowe ręczniki kupisz następnym razem.