Close

Kategorie

Szablon planowania wydajności

autor: Atlassian

Realistyczne określenie mocy przerobowych zespołu

Użyj szablonu
Szablon planowania wydajności

Planowanie projektów i zarządzanie obciążeniami zespołu przypomina czasem zgadywankę. Często nie masz pewności co do pola manewru, co prowadzi do niepełnego wykorzystania zasobów, frustracji, a nawet wypalenia. Ten szablon planowania wydajności umożliwia właściwe określenie mocy przerobowych zespołu, co pozwala wyeliminować niepewność i umożliwia pracę w zadowolonym zespole o odpowiednim poziome wsparcia!

Jak korzystać z szablonu Planowanie wydajności

Krok 1. Zadanie zespołowi pracy domowej

Przed zebraniem zespołu w celu omówienia mocy przerobowych zadaj każdemu indywidualną pracę domową. Poproś członków zespołu o zapisanie wszystkich czynności wykonywanych w typowym tygodniu oraz oszacowanie liczby godzin poświęcanych na każde zadanie. Warto to zrobić przed spotkaniem zespołu, aby mogli sprawdzić informacje w kalendarzach, skrzynkach e-mail, na kanałach czatu i w zgłoszeniach i jak najdokładniej określić sytuację.

Krok 2. Zorganizowanie spotkania zespołu

Po zapewnieniu wszystkim czasu na opisanie standardowego tygodnia pracy zorganizuj spotkanie. Podaj podstawowe informacje określające przyczyny omawiania możliwości przerobowych. Czy planujesz nowy projekt? Chcesz określić, jak wprowadzić nowego członka zespołu? Chcesz wyznaczyć lepsze granice? Jasno określ cel, aby był zrozumiały dla wszystkich. Podanie tych informacji umożliwi członkom zespołu uczciwie określenie ram czasowych pracy i dostępności (bez obaw, że będzie to przyczyną problemów).

Krok 2. Zorganizowanie spotkania zespołu

Krok 3. Wykonanie prostych obliczeń

Czas, aby wszyscy wyjęli prace domowe i podsumowali godziny. Należy uwzględnić wszystkie działania — od zadań administracyjnych po przerwę na kawę. Celem jest poznanie łącznej liczby godzin pracy każdego członka zespołu. 

Następnie należy określić, jaki procent czasu rzeczywiście poświęcają na projekty, dzieląc liczbę godzin projektowych przez podaną łączną liczbę godzin pracy. 

Przedyskutujcie te wartości. Czy są zgodne z oczekiwaniami? Czy wartości procentowe odpowiadają celom zespołu? A może dużo więcej czasu niż planowano poświęca się na inne zadania (na przykład prace administracyjne)? Otwarta dyskusja ułatwi określenie obszarów, w których można wprowadzić korekty i zoptymalizować wykorzystanie czasu w zespole.

Krok 4. Wypełnienie tabeli mocy przerobowych zespołu

Podaj w tabeli stanowisko każdego członka zespołu, jego imię i nazwisko, procentowy czas w tygodniu poświęcony na projekty i łączną liczbę godzin przeznaczoną tygodniowo na projekty. 

Aby uzyskać ogólny obraz mocy przerobowych zespołu, zgrupuj podobne stanowiska, aby dodać ich godziny pracy i podaj wartość w kolumnie sumy według stanowiska. Dzięki temu dowiesz się, ile czasu poświęcają na realizację projektów na przykład inżynierowie.

Krok 4. Wypełnienie tabeli mocy przerobowych zespołu

Krok 5. Podejmowanie świadomych decyzji

Mając teraz dokładny obraz wykorzystania czasu przez zespół i dostępnych mocy przerobowych, musisz użyć tych nowych informacji do podjęcia świadomych decyzji o przydziale pracowników do przyszłych lub bieżących projektów. Pomoże to dostosować umiejętności członków zespołu do określonych zadań, dopasować zadania do ogólnych celów zespołu oraz uniknąć stresu i wypalenia, do którego dochodzi w sytuacji przeciążenia pracą osób, które mają za dużo obowiązków.


Atlassian to producent oprogramowania dla przedsiębiorstw oferujący produkty dla deweloperów, menedżerów projektów oraz do zarządzania zawartością.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Burza mózgów

    Zaplanuj, przeprowadź i udokumentuj zdalną sesję burzy mózgów dotyczącą kolejnego ciekawego pomysłu.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej
  • Decision template

    Atlassian

    Decyzja

    Ten szablon pozwala efektywnie pomóc zespołowi w podejmowaniu świadomych decyzji w grupie

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej
  • Disruptive brainstorming template

    Atlassian

    Disruptive brainstorming

    Wykorzystaj metodę przerywającej monotonię burzy mózgów oraz przeznaczony do jej prowadzenia szablon, aby wraz z zespołem opracowywać świeże pomysły.

    Użyj szablonu Dowiedz się więcej