Template de planejamento de capacidade

Antes de reunir toda a equipe para discutir a capacidade, dê tarefas individuais a todos: peça que anotem todas as coisas que fazem em uma semana comum, junto com uma estimativa de quantas horas por semana gastam em cada tarefa. A gente recomenda pedir à equipe que faça isso antes de reunir todo mundo, para que possam consultar os calendários, caixas de e-mail, canais de bate-papo e chamados para ter a visão mais precisa possível.

Após ter disponibilizado tempo suficiente para delinearem uma semana comum, faça uma reunião geral. Comece oferecendo um contexto do motivo de você estar discutindo a largura de banda. Você está planejando um novo projeto? Determinando como integrar um novo membro da equipe? Tentando estabelecer limites melhores? Esclareça o motivo para que todos entendam o objetivo. Este contexto vai incentivar a honestidade da equipe sobre as próprias horas e disponibilidade (ao invés de gerar medo de punição).

Agora todos pegam os deveres de casa e somam as horas individuais totais. Todas as atividades, do tempo de administração até paradas para o café, devem ser incluídas. O objetivo aqui é obter um entendimento das horas totais trabalhadas de cada membro da equipe. 

A seguir, você vai descobrir qual porcentagem de tempo eles estão utilizando em projetos reais, dividindo as horas dedicadas a projetos pelo número de horas totais trabalhadas que eles identificaram. 

Dedique um tempo para conversar com eles sobre esses números. Eles são o que você estava esperando? Essas porcentagens se alinham aos objetivos da equipe? Ou há muito mais tempo dedicado a outras tarefas (como trabalho de administração, por exemplo) do que você previu? Ter esta conversa aberta vai ajudar você a identificar algumas áreas que precisam de ajuste e a otimizar o tempo da equipe.

Na tabela, liste a função, nome, porcentagem de tempo semanal dedicada a projetos e as horas totais semanais gastas nos projetos de cada integrante da equipe. 

Para ter uma noção geral da capacidade da equipe, agrupe as funções semelhantes para somar as horas daquela posição e liste o total na coluna de total por função. assim, você vai saber quanto tempo os engenheiros, por exemplo, estão gastando nos projetos.

Agora que você sabe para onde o tempo da equipe está indo e quanto de capacidade ela tem, você precisa usar essas informações novas para tomar decisões bem fundamentadas sobre quem pode ser alocado em projetos futuros ou atuais. Assim fica mais fácil alinhar as habilidades dos integrantes da equipe com tarefas específicas, relacionar as tarefas aos objetivos gerais da equipe e evitar o estresse e esgotamento que acontecem quando se sobrecarrega alguém que já está no limite.