Domine o processo de tomada de decisão: um guia abrangente para uma equipe bem-sucedida
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Pense nas equipes mais bem-sucedidas com as quais você já trabalhou — o que elas tinham em comum? É provável que tenham trabalhado bem juntas com uma visão compartilhada e o entendimento da equipe. E é provável que tenham tomado boas decisões, quase sem esforço. A tomada de decisão eficaz é fundamental quando se trata do sucesso da equipe e do projeto. Mas isso requer preparação, confiança e as ferramentas certas.
Aqui na Atlassian, a gente usa o Confluence como uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento para apoiar os processos de tomada de decisão, desde o brainstorming até a documentação da decisão final.
A importância de uma tomada de decisão eficaz
Do projeto ao planejamento, tomar decisões eficazes exige prática e estabelece a base para o sucesso. Embora decisões pequenas e rápidas possam permitir alguma flexibilidade, decisões de grande impacto são mais difíceis de reverter — portanto, ser capaz de avaliar com sucesso opções, riscos e oportunidades é uma habilidade que precisa ser exercitada e aprimorada.
Não importa quais técnicas escolhidas ou como você representa seu estilo de liderança, também é importante obter a adesão de toda a equipe e garantir que você tenha definido processos claros que possam ser replicados com eficiência no futuro.
Os quatro tipos de tomada de decisão
Quando se trata de saber por onde começar o processo de tomada de decisão, é útil entender os quatro tipos de tomada de decisão e escolher aquele que pareça mais natural e se adapte à situação em questão. Os quatro tipos incluem:
- Autocrático: o líder assume o controle e toma as decisões. Pouca ou nenhuma discussão está envolvida no processo de tomada de decisão.
- Consenso: o líder permanece indiferente e permite que a equipe chegue a um consenso de grupo em que todos devem concordar. O grupo decide por unanimidade com base em sua própria opinião e experiência.
- Democrático: o líder se afasta da decisão e deixa o grupo votar em uma decisão em que a maioria lidera. Nem todo mundo vai concordar, mas os membros do grupo concordam em cumprir a decisão.
- Consultivo: o líder recebe conselhos e opiniões do grupo e os usa para tomar uma decisão final. O líder pode aceitar conselhos ou sugestões do grupo.
Escolher o processo de tomada de decisão pode ser óbvio, como uma decisão autocrática de determinar o orçamento de marketing para o ano. Mas quando se trata de decisões que impactam o trabalho diário ou de longo prazo da equipe, você precisa de mais informações dela.
Planejar um evento para um cliente com prazo e orçamento apertados, por exemplo, pode exigir do grupo algumas informações que você talvez não tenha. Você deve fazer uma abordagem consensual ou consultiva para que a experiência do grupo seja implementada na decisão final e todos se sintam confortáveis com o trabalho que precisam fazer para chegar lá.
Talvez a equipe queira definir um dia específico de cada semana como um dia designado como “sem reuniões”. A equipe pode debater e colaborar para chegar a uma decisão democrática em conjunto para cumprir daqui para frente.
Técnicas, estilos e abordagens de tomada de decisão
Conhecer seu estilo de tomada de decisão não impede você de tomar decisões informadas. Embora todos tenhamos um nível de intuição pessoal e profissional em que confiar, a tomada de decisão eficaz é apoiada por análises, pesquisas e fatos. Uma pesquisa da PwC com executivos seniores descobriu que empresas orientadas por dados têm três vezes mais chances de ver melhorias na tomada de decisões do que aquelas que dependem menos de dados.
Existem inúmeros modelos de tomada de decisão que impulsionam escolhas informadas e encontrar a técnica certa se resume à composição da sua equipe e ao seu estilo de liderança. Muitas equipes preferem uma análise SWOT, que descreve os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças da decisão para avaliar com precisão os benefícios e os riscos.
Use o template de análise SWOT da Atlassian no Confluence
Etapas que você deve seguir no processo de tomada de decisão
A primeira etapa que você seguir ao tomar uma decisão é identificar o problema que a equipe precisa resolver. Crie uma página do Confluence na qual você possa visualizar o problema e quem é responsável pela resolução. Ter o problema explicado com objetividade vai ajudar a garantir que todos entendam qual decisão precisam tomar e por quê. Qual é o impacto do problema? Quais são os objetivos que vão confirmar que a solução é bem-sucedida?
Em seguida, analise o problema. Reúna informações e dados que definam o que causou o problema ou está impedindo uma solução. Isso pode incluir pesquisas de mercado, dados da empresa, insights pessoais e notícias populares. Crie uma tabela que descreva os riscos e benefícios de possíveis soluções para preparar a equipe com antecedência.
Incentive sua equipe a revisar esse esboço e dar feedback desde o início, para que possam identificar as lacunas ou obstáculos que faltam antes de você resolver o problema. Eles também podem contribuir com sua pesquisa e oferecer mais informações que você não considerou.
Avalie as opções da equipe e use uma estrutura para tomar uma decisão. Você pode precisar de um esforço em grupo ou de uma avaliação adicional, e é aí que a estrutura entra em ação. Você pode descobrir que a estrutura original que você propôs, como uma análise SWOT, não é completa o suficiente para a solução de que você precisa. Incentive a equipe a propor a estrutura certa que vai ajudar na transparência da decisão e também vai esclarecer a carga de trabalho.
Depois de tomar a decisão, use ferramentas de gestão de projetos, como o Trello ou o Jira Work Management, para implementar, testar e monitorar. Continue documentando o progresso ao longo do caminho no Confluence para que você possa consultar no futuro para replicar ou iterar seu desempenho.
Estruturas populares de tomada de decisões
DACI: use essa estrutura para trabalhar em equipe e chegar a decisões em grupo, identificando as funções dentro do processo, tais como: dirigente, aprovador, colaboradores e indivíduos informados. Use dados e conhecimento prévio para ajudar a apoiar decisões.
Enquadramento do problema: trabalhe com a equipe para identificar definições de problemas que descrevam soluções concisas para o problema de forma compreensível e colaborativa. Isso ajuda a focar na compreensão e na definição do problema, enquanto alinha os membros da equipe à abordagem. E por fim, você pode reunir um grupo seleto de partes interessadas para tomar a decisão certa.
Concessões: às vezes, tomar a decisão certa significa fazer concessões. O que você vai trocar pelo benefício da decisão certa? Trabalhe com a equipe para identificar as restrições, os bloqueadores e as prioridades antes de iniciar o projeto, de modo a estar preparado para tomar decisões antes que os obstáculos apareçam.
OKRs: tome decisões com objetivos em mente. Os OKRs são projetados para o crescimento contínuo e podem funcionar como uma “estrela-guia” que ajuda a manter o caminho certo conforme você toma decisões individuais durante os projetos.
Tomada de decisão no Confluence
Não importa qual for o modelo escolhido, as equipes podem trabalhar em conjunto para criar e documentar a estrutura de tomada de decisão no Confluence. A gente tem templates para DACI, análises SWOT, decisão de design, mesa de votação e muito mais
No template, você pode atribuir responsabilidades como proprietário, colaboradores e aprovador e fazer a marcação direta na página. Os membros da equipe podem adicionar comentários, compartilhar links e distribuir arquivos na tabela de opções, ajudando na orientação da equipe para recursos valiosos e tornando as decisões mais informadas. Fixe esta página do Confluence no Atlas como um documento de orientação para informar qualquer pessoa que participe da iniciativa no futuro.
Em seguida, leve essa documentação do processo adiante como um registro a ser compartilhado com os membros das equipes e as partes interessadas, para que possam entender o porquê das decisões e ajudarem no como. Quanto mais detalhada for a documentação, mais fácil vai ser replicar esse processo bem-sucedido no futuro.