Opanuj proces decyzyjny — kompleksowy przewodnik do odnoszenia sukcesów zespołowych

Znaczenie skutecznego podejmowania decyzji

Podejmowanie skutecznych decyzji wymaga praktyki i stanowi podstawę Twojego sukcesu, od projektów po planowanie. Podczas gdy małe i szybkie ustalenia dają pewną elastyczność, decyzje o dużym znaczeniu są trudniejsze do odwrócenia, dlatego umiejętność skutecznego ważenia opcji, ryzyka i szans jest czymś, co należy udoskonalać.

Niezależnie od tego, jakie techniki i jaki styl przywództwa wybierzesz, ważne jest również, aby zyskać zrozumienie całego zespołu oraz przygotować jasne procesy, które można skutecznie powielać w przyszłości.

Techniki podejmowania decyzji, style i podejścia

Korzystanie z określonego stylu podejmowania decyzji nie wyklucza podejmowania ich w sposób świadomy. Choć wszyscy mamy pewną osobistą i zawodową intuicję, której możemy zaufać, skuteczne podejmowanie decyzji jest poparte analizą, badaniami i faktami. Badanie PwC przeprowadzone wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla wykazało, że organizacje opierające swoje działania na danych trzykrotnie częściej odnotowują poprawę w podejmowaniu decyzji niż te, które polegają na danych w mniejszym stopniu.

Istnieje niezliczona liczba modeli decyzyjnych, które wspomagają podejmowanie świadomych decyzji, a znalezienie odpowiedniej techniki sprowadza się do składu zespołu i stylu przywództwa. Wiele zespołów preferuje analizę SWOT, która przedstawia mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia związane z daną decyzją, aby dokładnie ocenić korzyści i ryzyko.

Techniki podejmowania decyzji, style i podejścia

Korzystanie z określonego stylu podejmowania decyzji nie wyklucza podejmowania ich w sposób świadomy. Choć wszyscy mamy pewną osobistą i zawodową intuicję, której możemy zaufać, skuteczne podejmowanie decyzji jest poparte analizą, badaniami i faktami. Badanie PwC przeprowadzone wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla wykazało, że organizacje opierające swoje działania na danych trzykrotnie częściej odnotowują poprawę w podejmowaniu decyzji niż te, które polegają na danych w mniejszym stopniu.

Istnieje niezliczona liczba modeli decyzyjnych, które wspomagają podejmowanie świadomych decyzji, a znalezienie odpowiedniej techniki sprowadza się do składu zespołu i stylu przywództwa. Wiele zespołów preferuje analizę SWOT, która przedstawia mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia związane z daną decyzją, aby dokładnie ocenić korzyści i ryzyko.

Cztery rodzaje podejmowania decyzji

Aby wiedzieć, od czego zacząć proces podejmowania decyzji, warto zrozumieć cztery rodzaje podejmowania decyzji i wybrać ten, który wydaje się najbardziej naturalny oraz pasuje do danej sytuacji. Wspomniane cztery typy to:

1. Autokratyczny: lider przejmuje kontrolę i podejmuje decyzje. W procesie decyzyjnym nie ma dyskusji lub jest ich niewiele.
2. Kompromisowy: lider oddaje inicjatywę, pozwalając zespołowi dojść do konsensusu, który zadowala wszystkich. Grupa decyduje jednomyślnie na podstawie własnego wkładu oraz swojej wiedzy.
3. Demokratyczny: lider nie podejmuje decyzji i pozwala grupie zagłosować — o wyborze decyduje większość głosów. W tym przypadku nie wszyscy zgadzają się z decyzją, ale wszyscy się do niej stosują.
4. Konsultacyjny: lider otrzymuje porady i opinie grupy oraz wykorzystuje je do podjęcia ostatecznej decyzji. Wskazówki lub sugestie członków grupy mogą stanowić pomoc dla lidera.

Wybór procesu decyzyjnego może być oczywisty, jak w przypadku podjęcia autokratycznej decyzji o ustaleniu budżetu marketingowego na dany rok. Jeśli jednak chodzi o decyzje, które mają wpływ na codzienną lub długoterminową pracę naszego zespołu, potrzebny jest większy wkład członków grupy.

Na przykład planowanie wydarzenia dla klienta z napiętym terminem i budżetem może wymagać spojrzenia z innej perspektywy. W tym przypadku przyda się podejście kompromisowe lub konsultacyjne, aby w ostatecznej decyzji wykorzystać opinie grupy i mieć pewność, że każdy członek zespołu czuje się komfortowo w pracy, którą trzeba wykonać do zrealizowania celu.

Być może Twój zespół chce, żebyście w każdym tygodniu wyznaczyli dzień wolny od spotkań. Debatując i współpracując, zespół może wspólnie podjąć demokratyczną decyzję i zastosować się do niej w przyszłości.

Step 1: Define your project idea

You should first identify the project to test. A brainstorming template can help generate ideas, while a product launch template can help define the need and the market. 

It’s important to ask the following questions: What problems will this project solve, and for whom? The product manager should have the required market knowledge to answer these questions.

Step 2: Set your success criteria

After defining the project, decide on the benchmarks to measure the success or failure of the project. If the project is for a client, consult them about how they define success. If not, conduct the necessary research to determine success criteria.

Step 3: List the resources you will need

Build an exhaustive list of tangible and intangible resources the team will need to execute the project. Resources include material goods, technology, tools, and human capital.

Step 4: Determine your timeline

Create a product roadmap that overviews the timeline for the proof of concept from ideation to development. For example, will there be a full launch from the beginning, or will it start small and then scale? If the latter, how quickly will it scale? These details provide an idea of the pace of the project.

Step 5: Develop and test your prototype

Once you have decided on the project scope, you can develop and test your prototype with the target audience. Pay attention to how it addresses their pain points. It may help to bring in other teams and stakeholders to get a fresh perspective. Gather all feedback, both positive and negative.

Step 6: Review and refine

After gathering feedback, evaluate how the prototype performed against the predefined success criteria. Conduct a competitive analysis to evaluate its performance against similar solutions. Use the information from this step to improve on areas that fall short of success.

Step 7: Present your POC

Present your idea to stakeholders for development approval. Provide a clear model of how the idea works—visuals and illustrations can be helpful. Emphasize how it addresses pain points and meets the audience's needs. If the proof of concept meets the success criteria, approval is likely.

Kroki, które należy podjąć w procesie decyzyjnym

Pierwszym krokiem przy podejmowaniu decyzji jest zidentyfikowanie problemu, który Twój zespół musi rozwiązać. Utwórz stronę Confluence, na której możesz zwizualizować problem i wskazać, kto jest odpowiedzialny za jego rozwiązanie. Jasne opisanie problemu pomoże wszystkim zrozumieć, jaką decyzję muszą podjąć i dlaczego. Jaki jest wpływ problemu? Co będzie dowodem na to, że rozwiązanie okazało się skuteczne?

Następnie rozbij problem na czynniki pierwsze. Zbierz informacje i dane na temat przyczyny problemu lub przeszkód w jego rozwiązaniu. Może to obejmować badania rynku, dane firmy, osobiste spostrzeżenia i popularne wiadomości. Stwórz tabelę przedstawiającą ryzyko i korzyści płynące z potencjalnych rozwiązań, aby odpowiednio wcześniej przygotować swój zespół.

Zachęć swój zespół do zapoznania się ze szczegółami i przekazania opinii na wczesnym etapie, aby członkowie grupy mogli zidentyfikować luki lub przeszkody uniemożliwiające rozwiązanie problemu. Grupa może również być w stanie Ci pomóc w wyszukiwaniu informacji i przekazać Ci dalsze spostrzeżenia, które nie były przez Ciebie brane pod uwagę.

Oceń opcje swojego zespołu i skorzystaj z ram, aby podjąć decyzję. Konieczna może się okazać praca grupowa lub dalsza ocena — to tutaj do gry wchodzą stworzone ramy. Może się zdarzyć, że pierwotnie zaproponowane ramy — podobnie jak analiza SWOT — nie wystarczają do stworzenia potrzebnego rozwiązania. Zachęcaj swój zespół do zaproponowania odpowiednich ram, które pomogą w przejrzystym podejmowaniu decyzji, a także wyjaśnią zadania.

Po podjęciu decyzji skorzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, np. Trello lub Jira Work Management, aby ją wdrożyć, przetestować i monitorować. Kontynuuj dokumentowanie swoich postępów w Confluence, aby się do nich odwołać w przyszłości, powtarzając proces lub wykorzystując jego zmienioną wersję.

Popularne ramy podejmowania decyzji

DACI: Wykorzystaj te ramy w celu wspólnego podejmowania decyzji w zespole z uwzględnieniem ról takich jak osoba kierująca, osoba zatwierdzająca, osoby uczestniczące oraz osoby informowane. Wykorzystaj dane i posiadaną wiedzę, aby wesprzeć proces podejmowania decyzji.

Strukturyzacja problemów: Wspólnie z zespołem nakreśl charakterystykę problemu, która pomoże wypracować jedno zwięzłe rozwiązanie w sposób przystępny i oparty na współpracy. Pomaga to skupić się na zrozumieniu i zdefiniowaniu problemu, a jednocześnie osiągnąć spójne podejście wśród członków zespołu. Następnie możesz spotkać się z wybraną grupą interesariuszy, aby podjąć właściwą decyzję.

Kompromisy: Czasami podjęcie właściwej decyzji wymaga pójścia na kompromis. Na jaki kompromis możesz się zgodzić na rzecz właściwej decyzji? We współpracy zespołem określ ograniczenia, blokery i priorytety przed rozpoczęciem projektu, aby przygotować się do podejmowania decyzji, zanim pojawią się przeszkody.

OKR-y: Podejmuj decyzje z myślą o celu. OKR-y są zaprojektowane z myślą o ciągłym wzroście i mogą funkcjonować jako „główny cel”, który utrzymuje Cię na właściwej drodze podczas podejmowania decyzji w toku projektu.

Podejmowanie decyzji w Confluence

Niezależnie od wybranego modelu Twój zespół może wspólnie opracować i udokumentować ramy podejmowania decyzji w Confluence. Mamy szablony do DACI i analizy SWOT, szablon decyzji projektowej, tabelę głosowania i nie tylko.

Techniki podejmowania decyzji, style i podejścia

Korzystanie z określonego stylu podejmowania decyzji nie wyklucza podejmowania ich w sposób świadomy. Choć wszyscy mamy pewną osobistą i zawodową intuicję, której możemy zaufać, skuteczne podejmowanie decyzji jest poparte analizą, badaniami i faktami. Badanie PwC przeprowadzone wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla wykazało, że organizacje opierające swoje działania na danych trzykrotnie częściej odnotowują poprawę w podejmowaniu decyzji niż te, które polegają na danych w mniejszym stopniu.

Istnieje niezliczona liczba modeli decyzyjnych, które wspomagają podejmowanie świadomych decyzji, a znalezienie odpowiedniej techniki sprowadza się do składu zespołu i stylu przywództwa. Wiele zespołów preferuje analizę SWOT, która przedstawia mocne i słabe strony, szanse oraz zagrożenia związane z daną decyzją, aby dokładnie ocenić korzyści i ryzyko.

Popularne ramy podejmowania decyzji

DACI: Wykorzystaj te ramy w celu wspólnego podejmowania decyzji w zespole z uwzględnieniem ról takich jak osoba kierująca, osoba zatwierdzająca, osoby uczestniczące oraz osoby informowane. Wykorzystaj dane i posiadaną wiedzę, aby wesprzeć proces podejmowania decyzji.

Strukturyzacja problemów: Wspólnie z zespołem nakreśl charakterystykę problemu, która pomoże wypracować jedno zwięzłe rozwiązanie w sposób przystępny i oparty na współpracy. Pomaga to skupić się na zrozumieniu i zdefiniowaniu problemu, a jednocześnie osiągnąć spójne podejście wśród członków zespołu. Następnie możesz spotkać się z wybraną grupą interesariuszy, aby podjąć właściwą decyzję.

Kompromisy: Czasami podjęcie właściwej decyzji wymaga pójścia na kompromis. Na jaki kompromis możesz się zgodzić na rzecz właściwej decyzji? We współpracy zespołem określ ograniczenia, blokery i priorytety przed rozpoczęciem projektu, aby przygotować się do podejmowania decyzji, zanim pojawią się przeszkody.

OKR-y: Podejmuj decyzje z myślą o celu. OKR-y są zaprojektowane z myślą o ciągłym wzroście i mogą funkcjonować jako „główny cel”, który utrzymuje Cię na właściwej drodze podczas podejmowania decyzji w toku projektu.

Podejmowanie decyzji w Confluence

Niezależnie od wybranego modelu Twój zespół może wspólnie opracować i udokumentować ramy podejmowania decyzji w Confluence. Mamy szablony do DACI i analizy SWOT, szablon decyzji projektowej, tabelę głosowania i nie tylko.

Podejmowanie decyzji w Confluence

Niezależnie od wybranego modelu Twój zespół może wspólnie opracować i udokumentować ramy podejmowania decyzji w Confluence. Mamy szablony do DACI i analizy SWOT, szablon decyzji projektowej, tabelę głosowania i nie tylko.