Karta projektu a plakat projektu: na czym polega różnica?

Plakat projektu to narzędzie do planowania projektu pozwalające zespołowi projektowemu przeanalizować problem, który próbuje rozwikłać, zaproponować możliwe rozwiązania i zastanowić się, jaki będzie idealny efekt końcowy projektu. Plakat projektu nie powstaje od razu. Jest to dokument, który posłuży jako przegląd projektu, i będzie aktualizowany w miarę postępów zespołu w badaniach i działalności projektowej.

Plakat projektu to miejsce, w którym rozpoczyna się planowanie projektu Twojego zespołu. W ostatecznym rozrachunku pomaga on wyciągnąć wnioski co do rozwiązania, ku któremu będziecie się skłaniać, wyidealizowanej wizji rezultatów projektu oraz sposobów, które pozwolą to osiągnąć.

W praktyce odpowiada on na takie kluczowe pytania, jak:

• Jaki problem rozwiązujesz?
• Dlaczego rozwiązanie tego problemu jest ważne?
• Jakie są cele ogólne i szczegółowe projektu?
• Co wiesz i jakich informacji potrzebujesz?
• Jakie są potencjalne rozwiązania?

W przeciwieństwie do kart projektów plakat projektu jest dynamicznie zmieniającym się dokumentem. Aktualizuj go w miarę coraz dokładniejszego poznawania przestrzeni problemu, kwestionuj założenia, sprawdzaj poprawność rozwiązań i zbieraj opinie. Na podstawie uzyskanych informacji skoryguj kurs, zanim przejdziesz do dalszych działań.

Plakat jest podzielony na trzy części odzwierciedlające ewolucję projektu:

Przestrzeń problemu — Jest założeniem projektu. Wyjaśnia, dlaczego rozwiązanie problemu jest tak istotne dla klientów i prowadzonej działalności. Pozwala wyraźnie określić cele projektu i możliwe rozwiązania.

Walidacja założeń — Zidentyfikuj luki w wiedzy i zagrożenia. Co wiesz i czego potrzebujesz, aby się dowiedzieć?

Przygotowanie do realizacji — zwizualizuj rozwiązanie i sporządź plan projektu.

Aby lepiej przygotować swój zespół do pomyślnej realizacji projektu, wykorzystaj szablon plakatu projektu do przeprowadzenia gry Plakat projektu. Plakat projektu pomaga potwierdzić założenia i poznać problem do rozwiązania. Po zakończeniu wszystkie istotne szczegóły będą zawarte w tym prostym dokumencie umożliwiającym współpracę, aby każdy mógł łatwo zrozumieć kontekst i uzasadnienie biznesowe projektu.

Podczas sesji rozpoczynającej skup się na zdefiniowaniu problemu i wyznaczeniu celów projektu. Następnie na możliwie wczesnym etapie udostępnij go sponsorowi projektu i poproś go o opinie, które wraz z rozwojem projektu będzie można uwzględnić w przyszłych sesjach.

Zapoznaj się z szablonem plakatu projektu Confluence

Zacznijmy od rzeczy prostych. W górnej sekcji formularza podaj informacje, takie jak właściciel projektu, członkowie zespołu, bieżący status i krótki opis roli projektu w szerszej strategii. Zazwyczaj to menedżer projektu jako jego inicjator uzupełni tę część.

Przemyśl dokładnie problem, który chcesz rozwiązać, zanim przejdziesz do szczegółów samego projektu. Ułatwi to określenie przyczyn powstania projektu.

Na czym polega problem? Jak wpływa na klientów lub zespół? Jak określić, że został rozwiązany? Jakie ewentualne rozwiązania od razu przychodzą Ci na myśl?

Tego typu pytania należy przemyśleć i zapisać tutaj. Nie należy tego bagatelizować. Przed kontynuacją realizacji projektu na pewno wielokrotnie skorzystasz z tej sekcji, a po zebraniu dodatkowych opinii i danych możesz nawet wprowadzić w niej zmiany. To normalne działanie stanowiące część procesu nauki.

Prawdopodobnie podczas definiowania problemu przyjęto wiele założeń. W następnej sekcji formularza można je sprawdzić względem faktów i liczb.

W tym przypadku warto skorzystać z dwóch sekcji: jednej na znane informacje i drugiej na pytania wymagające odpowiedzi.

Wyobraź sobie, że planujesz przeprojektowanie firmowego bloga, aby był bardziej przyjazny dla użytkowników. Być może już wiesz, że 56% odwiedzających zamyka bloga po przeczytaniu jednego wpisu. Ta informacja znajdzie się w pierwszej części sekcji oceny. Ale zastanawiasz się też, jak zatrzymać ich na dłużej. To pytanie zapisz w drugiej części sekcji.

Pamiętaj, że celem jest zatwierdzenie lub odrzucenie rozwiązania, które powstało w wyniku burzy mózgów, przed przejściem dalej. Jeśli jeszcze nie możesz tego zrobić z całą pewnością, być może konieczny jest powrót do przestrzeni problemu lub zastanowienie się nad innymi ewentualnymi rozwiązaniami.

Ostatnia sekcja ma umożliwić zwiększenie tempa działań. Wykonano już najtrudniejszą pracę, czyli zdefiniowanie problemu i wybór zatwierdzonego rozwiązania. Skorzystaj z tej sekcji w celu objaśnienia rozwiązania i podsumowania, dlaczego będzie potrzebne klientowi. Zamieść uwagi i wpisz /obraz, aby dodać zrzuty ekranu lub szkice. W tej sekcji jest również miejsce umożliwiające określenie skali i zakresu, na przykład wymaganej wielkości zespołu.

Uzgodnienie wszystkich szczegółów teraz ułatwi koncentrację na istotnych kwestiach i zagwarantuje, że projekt nie przekroczy dostępnych możliwości i wydajności.

Plan projektu powinien zawierać wszystkie ważne informacje związane z projektem. Wpisz /łącze, aby uwzględnić wszelkie materiały referencyjne, które mogą być potrzebne pracownikom. Od streszczenia kreatywnego po przykład, na którym można się oprzeć — dodaj wszystkie te zasoby do tej strony, aby je uporządkować i zapewnić do nich łatwy dostęp.