Realizacja scenariusza spotkania rozpoczynającego projekt
Zespół programistyczny aplikacja korzysta z Confluence, aby przygotować się do scenariusza rozpoczęcia projektu.
Filmowcy używają Trello i Zoom podczas spotkania otwierającego projekt pierwszego pełnometrażowego filmu animowanego.
W ramach burzy mózgów projektanci przygotowali się do rozpoczęcia projektu przeprojektowania opakowań.
Co będzie potrzebne
Zdalne
Oprogramowanie wideokonferencyjne z funkcją udostępniania ekranu
Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
Osobiste
Tablica
Karteczki samoprzylepne
Pisaki
Zegar
Opcjonalne szablony
Szablony Atlassian
Instrukcje korzystania ze scenariusza
1. Przygotowanie 30 min
Przed skorzystaniem ze scenariusza określ role projektowe. Zidentyfikuj sponsora projektu, lidera projektu, facylitatora, główny zespół i interesariuszy. Jeden członek zespołu może pełnić wiele ról.
- Sponsor projektu (nazywany również sponsorem wykonawczym): najstarszy interesariusz, który ma najwięcej do zyskania lub stracenia na realizacji projektu.
- Facylitator: odpowiada za utrzymanie płynności i kierowanie przebiegiem spotkania.
- Kierownik projektu: przedstawia zespołowi wizję tego, co dostarczają i dlaczego.
- Główny zespół: grupa osób odpowiedzialna za realizację prac projektowych.
- Interesariusze: każda osoba mająca spostrzeżenia i informacje dotyczące projektu, przekazująca uwagi na jego temat oraz zainteresowana wynikami projektu.
Poproś sponsora projektu, lidera projektu i facylitatora o porozmawianie ze sobą przed tym spotkaniem w celu przygotowania wstępnych wersji wizji, misji i testów oceniających realizację misji. Cały zespół oceni je podczas realizacji scenariusza.
- Wizja: wpływ zespołu po zakończeniu projektu. Jaki większy cel próbujecie osiągnąć?
- Misja: praca zespołu nad realizacją wizji produktu. Jaką rolę odgrywa zespół w realizacji projektu?
- Testy oceniające realizację misji: skąd wiemy, że projekt zakończył się sukcesem? Wskazują, czy misja jest na dobrej drodze i określają postęp w kierunku jej ukończenia.
W przypadku zespołów zdalnych utwórz dokument do współpracy. Możesz skorzystać z jednego z powyższych szablonów. Z wyprzedzeniem udostępnij dokument zespołowi.
W przypadku zespołów stacjonarnych zabierz ze sobą na sesję swoją wizję, misję oraz testy oceniające realizację misji i umieść je w miejscu widocznym dla zespołu.
PRZYKŁAD: LISTA KONTROLNA
Zobacz, jak zespół przygotowuje się do rozpoczęcia projektu, korzystając z listy kontrolnej, która pozwoli poprowadzić rozmowę.
2. Wprowadzenie 5 MIN
Na początku spotkania poproś zespół o rozważenie następujących zasad:
- Współpraca: Będziemy współpracować, aby położyć podwaliny pod odkrywanie.
- Zadowalające rezultaty: Celem sesji jest uzyskanie wystarczającej ilości informacji do wspólnego zrozumienia problemu, które będziemy pogłębiać w trakcie realizacji projektu. Nie spotykamy się, by coś doskonalić.
- Możliwość: Każdy powinien rozpocząć sesję z otwartym umysłem, pozwalając na możliwość odkrywania i innowacji.
3. Słowo od sponsora 5 MIN
Poproś sponsora projektu o otwarcie sesji przez przywitanie uczestników i powiedzenie kilku zdań o projekcie oraz tego, jak pasuje do organizacji.
4. Przełamanie lodów 10 MIN
Zachęć do zaangażowania i współpracy na wczesnym etapie sesji, wprowadzając krótkie ćwiczenie integracyjne.
Poproś wszystkich o przedstawienie się, wyjaśnienie pełnionej roli projektowej i udzielenie odpowiedzi na jedno pytanie w ramach ćwiczenia integracyjnego.
Przykłady znajdziesz w scenariuszu Ćwiczenia integracyjne.
5. Wspólny cel 60 min
Wspólny cel to najważniejszy aspekt spotkania otwierającego projekt. Daje inspirację i poczucie sensu osobom zaangażowanym w projekt.
Zacznij od udostępnienia wstępnych wersji wizji, misji i testów oceniających realizację misji przygotowanych przez lidera projektu.
Następnie podziel uczestników na trzy grupy (jeśli zespół łączy się zdalnie, a oprogramowanie do wideokonferencji ma funkcję tworzenia grup, skorzystaj z niej podczas tej części): zespół Wizja, zespół Misja i zespół Testy oceniające realizację misji.
Daj każdej grupie 20 minut na udoskonalenie początkowych stwierdzeń.
Po 20 minutach połącz z powrotem grupy, aby uczestnicy mogli przedstawić i omówić nowe opisy. Wprowadź uzgodnione zmiany, a następnie przeprowadź głosowanie za formalnym przyjęciem ich do projektu. Można (i powinno się to zrobić) udoskonalić je w dalszej części projektu po odkryciu nowych informacji.
WSKAZÓWKA: GŁOSOWANIE RZYMSKIE
Spróbuj głosowania rzymskiego, aby nakierować zespół na cel projektu.
Kciuki w górę = akceptuję
Kciuki w bok = wchodzę w to
Kciuki w dół = mam obawy
6. Zamknięcie 5 MIN
Poproś sponsora projektu o zamknięcie spotkania, przekazując zespołowi informacje zwrotne na temat tego, co zostało opracowane podczas sesji, i dziękując uczestnikom za udział.
WSKAZÓWKA: PUNKT WYJŚCIA
Rozpoczęcie projektu to elastyczny scenariusz, który powinno się dostosować do potrzeb zespołu. Sprawdź, czy dostępne są inne scenariusze, z których możesz skorzystać, aby przygotować zespół i projekt na sukces.
WSKAZÓWKA: CZAS NA ZABAWĘ
Ciągła praca i brak zabawy tworzą nudny zespół projektowy. Zorganizuj wydarzenie rozrywkowe wkrótce po rozpoczęciu projektu, np. gry wirtualne lub wyjście towarzyskie.
Kolejne czynności
Przegląd kamieni milowych
W osobnej sesji lub, jeśli jest czas, to pod koniec tego scenariusza, przeanalizuj proponowaną oś czasu projektu. Podkreśl wszystkie kluczowe kamienie milowe lub rezultaty. W miarę postępu projektu ponownie sprawdź harmonogram z zespołem, aby zweryfikować postępy i dostosować daty.
Zabawa
Teraz, gdy jesteś gotowy, aby zagłębić się w projekt, możesz użyć szablonu zarządzania projektami w systemie Jira lub Trello, aby przygotować listę zadań, które należy wykonać w celu ukończenia projektu.
To może być dobry moment na ustalenie celów i kluczowych rezultatów. Ewentualnie, jeśli podczas sesji inauguracyjnej, zespół zdał sobie sprawę, że należy podjąć decyzję dotyczącą określonego aspektu projektu, skorzystaj ze scenariusza Ramy podejmowania decyzji DACI, aby określić kolejne kroki w celu jego rozwiązania.
Inne wersje
Zwięzła prezentacja
Po utworzeniu wizji, misji i testów oceniających realizację misji skorzystaj ze scenariusza Krótka prezentacja, aby podsumować je w formie deklaracji wartości.
przemyśl
Po ćwiczeniu integracyjnym przeprowadź krótką grę retrospektywną o tym, czego nauczyliście się z poprzednich projektów i jak zastosujecie zdobyte doświadczenie w tym projekcie.
Uzgodnienia dotyczące współpracy
Określ zestaw wytycznych operacyjnych, na które zgadza się główny zespół, aby stworzyć środowisko umożliwiające pomyślną realizację projektu. Innymi słowy: jak będziemy współpracować, aby wykonać zadanie?
Postępuj zgodnie ze scenariuszem Uzgodnienia dotyczące współpracy, aby stworzyć podwaliny pod kulturę i zachowania zespołu. Uzgodnienia będą doskonalone w miarę realizacji projektu.
Role i obowiązki
Mając uzgodnione cele projektowe, ustal poszczególne role w projekcie.
Skorzystaj ze scenariusza Role i obowiązki, aby zapewnić członkom zespołu jasność co do tego, w jaki sposób każdy może się przyczynić do sukcesu projektu. Pomaga to również zidentyfikować luki w umiejętnościach lub funkcjach, dzięki czemu możesz się nimi zająć na wczesnym etapie projektu.
WSKAZÓWKA: OBECNOŚĆ NIEOBOWIĄZKOWA
Nie każdy musi uczestniczyć we wszystkich częściach spotkania otwierającego. Dodając warianty, koncentruj się na głównym zespole.
Poznaj inne scenariusze
Nasz zespół pomaga innym zespołom
Nasz comiesięczny newsletter zawiera aktualne porady, wskazówki i informacje o najnowszych scenariuszach.
