Rozpoczęcie projektu
Odrobina planowania może przełożyć się na znacznie większy sukces projektu. Zbierz zespół projektowy na spotkaniu rozpoczynającym, aby uzgodnić cel projektu i sposób, w jaki będziecie współpracować na drodze do jego osiągnięcia.
Przygotowanie
30 min
Czas trwania
90 min
Osoby
3–14
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Określ członków zespołu projektowego i ich role.
- Zdefiniuj wizję projektu, misję i testy misji.
- Uzgodnij z zespołem cel projektu i sposób, w jaki będziecie współpracować, aby go osiągnąć.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Wideokonferencje z udostępnianiem ekranu lub miejsce spotkania
- Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
- Opcjonalnie: fizyczna tablica, markery, stoper i karteczki samoprzylepne.
Zasoby do gry
Jak zaplanować rozpoczęcie projektu
Zbierz zespół na początku projektu, aby uzgodnić definicję sukcesu i zacząć tworzyć plan jego osiągnięcia.
Czym jest rozpoczęcie projektu?
Spotkanie rozpoczynające projekt to pierwsze spotkanie z zespołem projektowym i klientem projektu (w stosownych przypadkach). Podczas tego spotkania określany jest cel projektu, role, obowiązki i wskaźniki sukcesu.
Dlaczego warto przeprowadzić grę Rozpoczęcie projektu?
Wystartowanie z projektem bez spotkania rozpoczynającego jest jak wyruszenie w podróż bez mapy lub wskazówek dotyczących dojazdu. Prawdopodobnie zmarnujesz dużo czasu, pieniędzy i energii na dotarcie do celu, jeżeli w ogóle to Ci się uda. Przeprowadzenie gry Rozpoczęcie projektu wytycza drogę do bezproblemowej współpracy i sukcesu.
Kiedy zorganizować spotkanie rozpoczynające projekt?
Spotkanie rozpoczynające projekt zwykle odbywa się, kiedy ukończono definiowanie pracy lub tworzenie plakatu projektu i kiedy wszyscy są gotowi do startu.
Korzyści płynące ze spotkań rozpoczynających projekt
Spotkanie rozpoczynające jest okazją do skupienia się zespołu na pytaniach „kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak” w odniesieniu do projektu.
W badaniach wykazano korzyści wynikające z wypracowania konsensusu w kilku sprawach omawianych na etapie rozpoczynania projektu:
- Wyjaśnienie ról
Jasne zrozumienie ról i obowiązków może przynieść lepsze wyniki poprzez poprawę komunikacji, koordynacji, zaufania i zadowolenia wśród członków zespołu. - Przygotowanie gruntu poprzez wypracowanie bezpieczeństwa psychologicznego
Zespoły przestrzegające ustalonych norm, które sprzyjają współpracy i otwartemu dialogowi, działają lepiej. - Wizja
Kiedy pracownicy rozumieją wizję (lub dlaczego ich praca ma znaczenie i jak wpływa na innych), wzrasta ich wydajność pracy, wytrwałość i produktywność. - Jasne kryteria sukcesu lub testy misji
Nieprecyzyjne wymagania skutkują koniecznością kosztownych poprawek. Zdefiniowane sukcesu i wyeliminowanie problemów na wczesnym etapie często ogranicza późniejsze nieporozumienia i koszty.
1. Określenie współpracowników projektu
Szac. czas: 10 MIN
Przed rozpoczęciem tej gry, określ sponsora projektu, lidera projektu, facylitatora, główny zespół i interesariuszy (jeden członek zespołu może pełnić wiele ról).
- Sponsor projektu (nazywany również sponsorem wykonawczym): Najbardziej doświadczony interesariusz, który ma najwięcej do zyskania lub stracenia na realizacji projektu
- Lider projektu: Określa wizję tego, co i dlaczego zespół ma dostarczyć
- Facylitator: Odpowiada za utrzymanie płynności i kierowanie przebiegiem spotkania rozpoczynającego projekt
- Główny zespól: Osoby, którzy realizują prace projektowe
- Interesariusze: Każda osoba mająca spostrzeżenia i informacje dotyczące projektu, przekazująca opinię na jego temat lub zainteresowana wynikami projektu
porada: DOSTOSUJ DO SWOJEGO ZESPOŁU
Gra Rozpoczęcie projektu jest elastyczna i można ją łatwo dostosować. Spróbuj użyć innych gier z sekcji „Warianty” poniżej jako inspiracji podczas dostosowania agendy do potrzeb swojego zespołu.
Nie każdy musi uczestniczyć we wszystkich częściach spotkania otwierającego. Dodając warianty, koncentruj się na głównym zespole.
2. Zdefiniowanie stanu docelowego
Szac. czas: 20 MIN
Sponsor projektu, lider i facylitator wspólnie opracowują wizję projektu, misję i testy misji w dokumencie opartym na współpracy, takim jak strona Confluence, tablica lub tablica Trello. Reszta zespołu projektowego weźmie udział w 5-minutowym cichym czytaniu plakatu projektu.
Następnie zespół przeanalizuje poniższe elementy podczas spotkania rozpoczynającego projekt:
- Wizja: Pytania typu „dlaczego”, czyli dotyczące wpływu zespołu po ukończeniu projektu. Dlaczego realizujecie ten projekt?
- Misja: Wasze pytania „co” i „jak”. Co staracie się zrobić? Jak zrealizujecie swoją wizję?
- Testy misji: Wasze „kiedy”. Jak to będzie, kiedy projekt zakończy się sukcesem? Testy te wskazują, czy misja jest realizowana zgodnie z planem, oraz pozwalają utworzyć wspólną definicję ukończenia.
3. Słowo od sponsora
Szac. czas: 5 min
Poproś sponsora projektu o otwarcie sesji przez przywitanie uczestników i powiedzenie kilku zdań o projekcie oraz jego związku z organizacją. Jeśli sponsor nie może wziąć udziału w sesji, możesz poprosić go o wcześniejsze nagranie krótkiego filmu, takiego jak Loom, aby udostępnić go grupie.
4. Wprowadzenie
Szac. czas: 5 min
Na początku spotkania otwierającego projekt przedstaw porządek obrad oraz kilka wzajemnych porozumień, aby rozmowa była produktywna:
- Współpraca: wspólnie przygotujmy ten projekt, aby zakończył się sukcesem.
- Zadowalające rezultaty: dążmy do postępu, a nie doskonałości. Zbierz wystarczającą ilość informacji, aby zapewnić jego wspólne zrozumienie, a następnie dalej go udoskonalaj.
- Możliwość: wstrzymajmy się z wydaniem opinii o tym, co było i bądźmy otwarci na to, co może być.
5. Przełamanie lodów
Szac. czas: 10 min
Zacznij od krótkiego ćwiczenia integracyjnego, aby skupić uwagę wszystkich uczestników i zapewnić ich odpowiednie nastawienie.
Jeśli grupa jeszcze się nie zna, niech każda osoba się przedstawi, wyjaśni swoją rolę w projekcie i odpowie na jedno pytanie z ćwiczenia integracyjnego. (Zobacz grę Ćwiczenia integracyjne, aby czerpać z niej inspirację).
Jeśli grupa już się zna, przejdź prosto do ćwiczenia integracyjnego.
6. Określenie wizji, misji i testów misji.
Szac. czas: 60 min
Jest to najważniejszy aspekt inauguracji projektu: zebranie zespołu wokół wspólnego celu, który może go zainspirować i nim pokierować.
Zacznij od udostępnienia wstępnej wizji, misji i testów misji przygotowanych przed rozpoczęciem projektu. Następnie podziel uczestników na trzy grupy przypisane odpowiednio do wizji, misji i testów misji.
Daj każdej grupie 20 minut na udoskonalenie początkowych stwierdzeń. Następnie zbierz wszystkich ponownie razem, aby mogli przedstawić i omówić zmienione deklaracje.
Wprowadź uzgodnione zmiany, a następnie przeprowadź głosowanie za ich formalnym przyjęciem do projektu. Można (i powinno się) udoskonalać je w dalszej części projektu po odkryciu nowych informacji.
WSKAZÓWKA: GŁOSOWANIE RZYMSKIE
Spróbuj głosowania kciukami, aby szybko ustalić, na co jest zgoda, a co budzi wątpliwości:
Kciuki w górę = „akceptuję”
Kciuki w bok = „przystaję na to”
Kciuki w dół = „mam obawy”
7. Zakończenie inauguracji i aktualizacja plakatu projektu
Szac. czas: 5 min
Poproś lidera projektu o zakończenie spotkania przez podziękowanie grupie za współpracę, przekazanie opinii lub uwag końcowych oraz podsumowanie kolejnych kroków. Na liście czynności do wykonania wyznacz członka zespołu do aktualizacji plakatu projektu o uzgodnioną wizję, misję i testy misji.
Porada: PRACUJ CIĘŻKO, BAW SIĘ INTENSYWNIE
Ciągła praca i brak zabawy skutkują nudnym zespołem projektowym. Zorganizuj wydarzenie rozrywkowe wkrótce po rozpoczęciu projektu, np. gry wirtualne lub imprezę towarzyską.
Kolejne czynności
Uzupełnienie planów
Jeśli pozwoli na to czas podczas spotkania inaugurującego projekt lub osobnej sesji, możesz użyć innych gier, aby kontynuować tworzenie zarysu planów projektu.
- Określ cele i kluczowe wyniki.
- Stwórz macierz decyzyjną DACI, aby określić, kto będzie kierował projektem, kto będzie odpowiedzialny, kto proszony o radę, a kto informowany.
- Opracuj proponowaną oś czasu projektu, zadania i kamienie milowe, co umożliwi ustalanie priorytetów jako zespół.
Zdefiniowanie kolejnych kroków
Utwórz plan opracowywany od końca lub backlog zadań przy użyciu narzędzia takiego jak Trello, szablonu zarządzania projektem Jira lub szablonu planu projektu Confluence.
Aktualizacja planów
W miarę postępów w realizacji projektu wracaj do tych planów i plakatu projektu, aby udokumentować postępy i wprowadzić niezbędne poprawki.
Różnice
Krótka prezentacja
W przypadku krótszego spotkania spróbuj ograniczyć szablon do pytań dotyczących godzin pracy, idealnego środowiska, preferencji komunikacyjnych i stylów uczenia się, zanim przejdziesz do dłuższych i bardziej złożonych tematów.
Retrospektywa
Po ćwiczeniu integracyjnym przeprowadź krótką grę retrospektywną, aby omówić, czego dowiedzieliście się z poprzednich projektów i jak zastosujecie zdobyte doświadczenie w tym projekcie.
Uzgodnienia dotyczące współpracy
Wykorzystaj grę Uzgodnienia dotyczące współpracy, aby stworzyć zbiór wzajemnych porozumień dotyczących sposobów współpracy zespołu w celu sprawnego i efektywnego wykonania zadania.
Role i obowiązki
Mając uzgodnione cele projektowe, ustal poszczególne role w projekcie. Skorzystaj ze scenariusza Role i obowiązki, aby zapewnić członkom zespołu jasność co do tego, w jaki sposób każdy może się przyczynić do sukcesu projektu. Pomaga to również zidentyfikować luki w umiejętnościach lub funkcjach, dzięki czemu możesz się nimi zająć na wczesnym etapie projektu.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
Planowanie projektu
Sieć zespołów
Mapowanie i optymalizacja relacji między zespołami na początku projektu.
Współpraca
Role i obowiązki
Objaśnij obowiązki poszczególnych osób i znajdź luki, które należy wypełnić.
Wydajność
Uzgodnienia dotyczące współpracy
Określ zasady, które umożliwią Twojemu zespołowi skuteczne działanie na drodze do osiągania wspólnych celów.
Podsumowania
Analiza „5 × dlaczego”
Odkryj źródło problemu i przeanalizuj możliwe rozwiązania.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
Zespół projektantów aplikacji używa Confluence do identyfikacji ról i strategii projektu.
Zespół projektowy pakietu przeprowadza burzę mózgów na temat misji projektu.
Zespół filmowy wykorzystuje Trello i Zoom, aby rozpocząć swój projekt.