Lancement de projet en action
Une équipe de développeurs d'apps utilise Confluence pour se préparer au scénario de lancement de projet.
Ces cinéastes utilisent Trello et Zoom pour lancer leur premier projet de long métrage d'animation.
Les designers ont réfléchi à leur mission pour préparer le lancement d'un projet de refonte d'un emballage.
Ce dont vous aurez besoin
À distance
Vidéoconférence avec partage d'écran
Outil de collaboration digitale (voir les modèles)
En personne
Tableau blanc
Post-its
Marqueurs
Chronomètre
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Instructions pour exécuter ce scénario
1. Préparation 30 min
Avant d'exécuter le scénario, déterminez les rôles dans votre projet. Identifiez le sponsor, le responsable, l'animateur, l'équipe principale et les parties prenantes de votre projet. Un membre de l'équipe peut assumer plusieurs rôles.
- Sponsor de projet (également appelé sponsor exécutif) : principale partie prenante qui a le plus à gagner ou à perdre avec la livraison de votre projet.
- Animateur : responsable d'assurer la fluidité de la réunion et de maintenir l'attention.
- Responsable du projet : donne une vision à l'équipe de ce qu'elle fournit et pourquoi.
- Équipe principale : équipe chargée de réaliser le travail dans le cadre du projet.
- Parties prenantes : toute personne disposant d'informations ou d'un feedback, ou ayant un intérêt particulier dans le résultat du projet.
Demandez au sponsor, au responsable et à l'animateur du projet de se rencontrer avant la réunion pour rédiger une vision, une mission et des tests de mission. Le brouillon sera ensuite revu et révisé par toute l'équipe lors de l'exécution du scénario.
- Vision : impact de votre équipe une fois le projet terminé. Quel est le principal objectif que vous essayez d'atteindre ?
- Mission : travail de l'équipe pour réaliser la vision du produit. Quel est son rôle dans la réalisation du projet ?
- Tests de mission : comment savoir si ce projet est couronné de succès ? Ces tests indiquent si notre mission est sur la bonne voie et définissent l'avancement jusqu'à l'achèvement.
Pour les équipes travaillant à distance, créez un document de collaboration à l'aide de l'un des modèles ci-dessus si vous souhaitez le partager avec l'équipe à l'avance.
Pour les équipes sur site, communiquez votre vision, votre mission et vos tests de mission lors de la session, et publiez-les là où l'équipe peut les voir.
EXEMPLE : CHECKLIST DE PRÉPARATION
Découvrez comment une équipe se prépare au lancement de son projet à l'aide d'une checklist pour orienter la conversation.
2. Préparez le terrain 5 min
Au début de la réunion, demandez à l'équipe d'examiner les principes suivants :
- Collaboration : nous travaillerons ensemble pour poser les bases de la découverte.
- Satisfaction : la session vise à obtenir suffisamment d'informations pour garantir une compréhension commune, que nous continuerons à affiner au fil de l'avancement du projet. Nous ne sommes pas là pour tout perfectionner.
- Possibilité : tout le monde devrait commencer la session en gardant l'esprit ouvert, laissant ainsi place à la découverte et à l'innovation.
3. Laissez la parole à votre sponsor 5 min
Invitez votre sponsor de projet à ouvrir la session en accueillant les participants et en présentant rapidement le projet et son adéquation avec l'organisation.
4. Brisez la glace 10 min
Encouragez l'interaction et la collaboration dès le début de la session en proposant une courte activité destinée à briser la glace.
Demandez à tout le monde de se présenter, d'expliquer son rôle dans le cadre du projet et de répondre à une question destinée à briser la glace.
Reportez-vous au scénario Activités destinées à briser la glace pour obtenir des exemples.
5. Partagez un objectif 60 MIN
C'est l'aspect le plus important du lancement de projet : le partage d'un objectif est une source d'inspiration et donne du sens aux personnes impliquées dans le projet.
Commencez par partager la vision, la mission et les tests de mission initialement créés par le responsable du projet.
Répartissez ensuite les participants en trois groupes (si l'équipe travaille à distance et que votre logiciel de vidéoconférence dispose d'une fonctionnalité de répartition, utilisez-la pour cette partie) : vision de l'équipe, mission de l'équipe et tests de mission de l'équipe.
Donnez à chaque groupe 20 minutes pour peaufiner les énoncés initiaux.
Au bout des 20 minutes, rassemblez les différents groupes en un seul pour présenter leurs énoncés révisés et en discuter. Apportez-y les changements convenus, puis votez pour accepter officiellement les énoncés du projet. Vous pouvez (et devriez) les peaufiner à mesure que le projet avance et que vous dévoilez de nouvelles informations.
CONSEIL : VOTE ROMAIN
Essayez un vote romain pour vous entendre sur l'objectif du projet avec vos coéquipiers.
Pouces vers le haut = Je suis d'accord
Pouces de côté = Je suis la mouvance
Pouces vers le bas = J'ai un doute
6. Concluez 5 min
Demandez à votre sponsor de projet de clôturer la réunion en fournissant un feedback à l'équipe sur ce qu'elle a développé au cours de la session et en remerciant les participants pour leur présence.
CONSEIL : COMMENCEZ PAR LE COMMENCEMENT
Le scénario « Lancement de projet » est flexible et doit être adapté à votre équipe. Recherchez d'autres scénarios que vous pourriez exécuter pour favoriser la réussite de l'équipe et du projet.
CONSEIL : AMUSEZ-VOUS
Si une équipe ne prend pas de plaisir au travail, elle commence vite à s'ennuyer. Organisez un événement divertissant peu après le lancement, comme des jeux virtuels ou une activité sociale.
Suivi
Examen des étapes importantes
Dans une session distincte ou à la fin du scénario si vous avez le temps, passez en revue le calendrier proposé pour votre projet. Mettez en évidence les étapes importantes ou les livrables. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, révisez le calendrier avec l'équipe pour le mettre à jour et ré-estimer les dates proposées.
Amusez-vous
Maintenant que vous êtes prêt à explorer votre projet, vous pouvez utiliser un modèle de gestion de projet Jira ou Trello pour créer un backlog de tâches nécessaires à la réalisation de votre projet.
Ce pourrait être le bon moment pour définir quelques objectifs et résultats clés (OKR). Lors de votre session de lancement, si l'équipe estime qu'une décision doit être prise concernant un aspect du projet, essayez de lancer le scénario Modèle de framework décisionnel DACI afin de déterminer les prochaines étapes.
Variations
Ajout d'un argumentaire
Après avoir créé votre vision, votre mission et vos tests de mission, lancez un scénario Argumentaire éclair pour les regrouper soigneusement dans un énoncé de valeur unique.
Réflexion
Après l'activité destinée à briser la glace, exécutez une courte Rétrospective sur ce que vous avez appris des projets antérieurs et sur la manière dont vous allez appliquer ces leçons au projet actuel.
Accords de coopération
Déterminez un ensemble de consignes opérationnelles que l'équipe principale accepte afin de créer un environnement propice à la réussite du projet. Autrement dit : comment collaborer pour réaliser le travail ?
Exécutez le scénario Accords de coopération pour poser les bases de la culture et des comportements de votre équipe. Vous peaufinerez cela au cours du projet.
Rôles et responsabilités
Une fois que l'objectif de votre projet est convenu, déterminez les rôles individuels.
Exécutez le scénario Rôles et responsabilités pour fournir aux membres de l'équipe des précisions sur la contribution de chacun à la réussite du projet. Ce scénario permet également d'identifier les lacunes dans les compétences ou les fonctions, afin de pouvoir les combler dès le début du projet.
CONSEIL : PARTICIPATION FACULTATIVE
Il n'est pas nécessaire de participer à toutes les étapes du lancement. Réservez les variations que vous ajoutez pour l'équipe principale.
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