Les « Cinq pourquoi » en action
Cette équipe de développement utilise Confluence pour trouver la cause première d'une augmentation des appels au support client.
Une équipe à but non lucratif utilise Trello pour découvrir pourquoi une campagne numérique de collecte de fonds n'a pas atteint son objectif.
Une équipe de direction a travaillé dans Miro pour découvrir pourquoi le nouveau directeur technique embauché ne convient pas à l'entreprise.
Ce dont vous aurez besoin
À distance
Vidéoconférence avec partage d'écran
Outil de collaboration digitale (voir les modèles)
En personne
Tableau blanc
Marqueurs
Chronomètre
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Autres modèles
Instructions pour exécuter ce scénario
1. Préparation 5 min
Formulez au préalable un énoncé du problème. Il peut s'agir d'une difficulté à laquelle votre équipe est actuellement confrontée ou d'un événement passé qui doit être résolu.
Pour les équipes travaillant à distance, créez un document de collaboration (voir les modèles facultatifs ci-dessus) et partagez-le avec l'équipe à l'avance.
Pour les équipes sur site, inscrivez les colonnes suivantes sur un tableau blanc :
Énoncé du problème n° 1
Énoncé du problème n° 2
Énoncé du problème n° 3
Énoncé du problème n° 4
Énoncé du problème n° 5
Comment pouvons-nous résoudre le problème ?
2. Préparez le terrain 5 min
Informez votre équipe des points suivants au début de la réunion :
- Nous allons creuser en profondeur pour faire toute la lumière sur un problème
- Nous sommes ici pour enquêter, pas pour jeter le blâme
CONSEIL : MONTREZ-VOUS TOUJOURS PLUS CURIEUX
Le scénario « Analyse des cinq pourquoi » fonctionne le mieux dans une culture qui encourage la curiosité et l'apprentissage basé sur les erreurs. Ce genre d'environnement empêche que l'activité ne se transforme en une recherche du blâme.
3. Brainstorming 5 min
Pour votre premier énoncé de problème, demandez à l'équipe : « Pourquoi est-ce arrivé ?
Réglez un minuteur sur 5 minutes. Demandez à votre équipe d'ajouter ses propres réponses sur le document de collaboration ou sur le tableau blanc.
CONSEIL : DEMANDEZ D'UNE AUTRE FAÇON
- Qu'est-ce qui a causé [le problème] ?
- Qu'est-ce qui a conduit [au problème] ?
- Quelles sont les conditions dans lesquelles [le problème] s'est produit ?
- Qu'est-ce qui a contribué [au problème] ?
4. Faites un choix 1 min
En équipe, choisissez l'une des réponses à explorer comme prochain énoncé de problème. Remplacez votre énoncé de problème initial par celui-ci.
CONSEIL : ORGANISEZ UN VOTE
Votez pour les énoncés de problèmes avec lesquels vous souhaitez poursuivre. Essayez le Power-up Vote de Trello ou demandez à l'équipe d'ajouter un +1 en regard des énoncés choisis.
5. Répétez la procédure 25 min
Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez demandé « pourquoi ? » cinq fois au total.
CONSEIL : LES CINQ SIX SEPT HUIT POURQUOI
Si vous n'avez fait qu'effleurer le sujet, demandez « pourquoi » jusqu'à ce que l'équipe reconnaisse que vous avez atteint une cause première significative.
6. Proposez des solutions 10 min
Une fois que vous avez déterminé la cause première, faites en sorte que les membres de l'équipe proposent des solutions à votre énoncé de problème définitif. Choisissez une ou deux solutions à investiguer, assignez un propriétaire à chacune d'elles et déterminez quand l'équipe peut s'attendre à recevoir les commentaires des propriétaires.
Suivi
Notez tout
Publiez vos notes de la session à un endroit où toute l'équipe peut les voir.
Suivez l'avancement
Ajoutez l'énoncé de problème en tant que tâche au tableau de travail de votre équipe, par exemple dans Jira ou Trello.
Faites des contrôles
Assurez-vous de vérifier l'avancement des solutions proposées au moment convenu.
Variations
Répartissez-vous en groupes
Après la première étape de brainstorming, au lieu de voter pour un énoncé de problème, divisez le groupe en équipes, une pour chaque énoncé de problème. Suivez ensuite le reste du scénario en équipes pour voir quelle cause première chaque équipe finit par choisir.
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