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五大原因分析

如果尽管您的团队尽了最大努力,但项目还是未能达到要求,那就需要退后一步找出根本原因。

五问法分析演练就是这样做的一种方法。您的团队将通过反复询问“为什么”进行开放式反馈,直到找到核心问题。

Atlassian 员工特别将五问法分析用于解决反复出现的问题,重点关注解决根本问题的解决方案,而不是治标不治本。

铅笔图标
准备时间
5 分钟
跑表图标
运行时间
30-60 分钟
“人员串联”图标
人数
3-8
人们漂浮在 5 个箱子周围

五大原因分析

如果尽管您的团队尽了最大努力,但项目还是未能达到要求,那就需要退后一步找出根本原因。

五问法分析演练就是这样做的一种方法。您的团队将通过反复询问“为什么”进行开放式反馈,直到找到核心问题。

Atlassian 员工特别将五问法分析用于解决反复出现的问题,重点关注解决根本问题的解决方案,而不是治标不治本。

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5 分钟
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30-60 分钟
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五大原因分析

如果尽管您的团队尽了最大努力,但项目还是未能达到要求,那就需要退后一步找出根本原因。

五问法分析演练就是这样做的一种方法。您的团队将通过反复询问“为什么”进行开放式反馈,直到找到核心问题。

Atlassian 员工特别将五问法分析用于解决反复出现的问题,重点关注解决根本问题的解决方案,而不是治标不治本。

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5 分钟
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30-60 分钟
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什么是五问法分析?

五问法分析是一种解决问题的技巧,包括询问五次“为什么?”,以揭示问题的根本原因。


为什么要开展五问法分析演练?

了解如何将当前或过去的问题转化为解决方案。五问法分析有助于找出项目未能达到预期的原因。您将指导团队通过一个流程找出具体问题,并逐步缩小问题范围,直至找到令人满意的解决方案。


什么时候应该进行五问法分析?

五问法分析几乎适用于任何问题、团队或行业。Atlassian 团队会在项目未按计划进行时使用这种技术,他们希望找出根本原因,防止问题再次发生。


五问法分析的 5 个好处

  1. 确定根本原因,而非症状:通过反复询问“为什么”,该分析有助于更深入地了解问题,从而揭示问题的根本原因,而不仅仅是解决症状。
  2. 提高解决问题的技能:这一过程可以训练个人进行批判性思维和质疑假设。
  3. 预防将来出现问题:通过解决根本原因而不是临时修复,五问法分析有助于减少类似问题的再次发生。
  4. 促进持续改进:五问法分析可以培养一种寻求更好方法解决问题的文化。
  5. 促进团队协作:让多名团队成员参与五问法分析,可以促进不同观点的碰撞,产生更丰富的洞察信息,并加强团队的一致性。

践行五大原因分析

该软件团队使用 Confluence 来寻找客户支持电话增加的根本原因。

一个非营利团队使用 Trello 来揭示为什么数字筹款活动未能达到他们的目标。

一个高管团队使用 Miro 工作,想发现为什么他们新聘请的首席技术官不适合公司。

您需要什么

具有屏幕共享或会议空间的视频会议

数字协作工具(参见模板)

白板

记号笔

计时器

演练资源

Atlassian 资源
Confluence 模板
其他资源

如何进行五问法分析

5 秒摘要
  • 选择一个问题陈述
  • 询问五次“为什么”以确定根本原因
  • 建议解决方案

1. 确定您的问题 5 分钟

准备一份问题陈述。可以是团队目前面临的问题,也可以是过去发生的需要解决的问题。


对于远程团队,请创建一份协作文档(参见随附的可选模板),并提前与团队共享。对于面对面的团队,在白板上标注下面所示的栏目:


问题 1

问题 2

问题 3

问题 4

问题 5

我们如何解决这个问题?

模板示例
DACI 演练示例

2. 搭建舞台 5 分钟

会议开始时让您的团队知道以下内容:

  • 我们将深入挖掘问题根源
  • 我们来这里是为了调查,而不是指责

3. 询问“为什么” 5 分钟

对于最初的问题陈述,询问问题发生的原因。请团队考虑:

  • 为什么会发生这种情况?
  • 是什么造成了[问题]?
  • 哪些决策导致了 [问题]?
  • [问题]发生的条件是什么?
  • 导致 [问题] 发生的次要因素是什么?


将计时器设置为五分钟。让您的团队独立工作,在协作文档或白板上添加他们自己的答案。作为一个团队,选择其中一个答案并记录下来。

模板示例
DACI 演练示例
提示:进行投票

对问题陈述进行投票以推进工作。试试 Trello Voting Power-Up 或者让团队在他们选择的陈述中加上 +1。

4. 确定下一个问题陈述 5 分钟

将回答转化为第二个问题。同样,设定一个五分钟的计时器,继续询问“为什么”并记录回答,直到团队找到问题的根本原因。

让团队将回答记录在协作文档或白板上。

模板示例
DACI 演练示例

5. 反复询问“为什么?” 20 分钟

重复第三步和第四步,直到总共问了五次“为什么?”。

模板示例
DACI 演练示例
提示:继续询问原因

可能需要询问少于或多于五次“为什么”才能找到根本原因

6. 确定根本原因 5 分钟

在询问五次“为什么”之后,记录团队所认为的问题根本原因。接下来,通过研究解决这个根本原因是否能防止最初的问题再次发生,验证您的最终问题陈述。

模板示例
DACI 演练示例

7. 建议解决方案 10 分钟

找到根本原因后,让团队成员针对您的最终问题陈述提出解决方案。只选择一两个解决方案,为每个解决方案指定负责人,并确定团队何时能收到负责人的回复。

模板示例
DACI 演练示例

跟进

记录您在演练中的笔记,以便整个团队都能查阅。接下来,将问题陈述作为工作项添加到团队的工作面板(如 Jira 或 Trello),以跟踪进度。最后,确保在商定的时间检查建议的解决方案。

变体

分组

在第一步集思广益后,与其对一个问题陈述进行投票,不如将群组分成团队,每个团队负责一个问题陈述。然后按团队进行剧本的剩余部分,看看每支团队最终会得出什么根本原因。


人群插图

还有问题?

与其他 Atlassian 使用手册用户开始对话、获取支持或提供反馈。

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