5 why's-analyse
Als een project ondanks de inspanningen van je team niet aan de verwachtingen voldoet, neem dan even de tijd om de hoofdoorzaak vast te stellen. Het analysespel 'De vijf waaroms' helpt je team om meerdere keren 'waarom' te vragen totdat ze het kernprobleem ontdekken.
Voorbereidingstijd
5 m
LOOPTIJD
30 m
Personen
3-8
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Selecteer één probleemstelling.
- Vraag vijf keer 'waarom' om de hoofdoorzaak vast te stellen.
- Stel een oplossing voor.
WAT JE NODIG HEBT
- Videoconferenties met gedeelde schermen of in vergaderruimtes.
- Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen).
- Optioneel: fysiek whiteboard, markers en een timer.
Middelen voor spellen
Een '5x waarom'-analyse uitvoeren
Help je team om de oorzaak van een probleem te ontdekken. Het maakt niet uit of je in een postmortem zit of dat je nieuwe mogelijkheden aan het verkennen bent.
Wat is de '5x waarom'-analyse?
De '5x waarom'-analyse is een probleemoplossende techniek waarbij je vijf keer vraagt naar het 'waarom' om de onderliggende oorzaken van een probleem te ontdekken.
Waarom zou je het spel Analyse van de 5 waaroms uitvoeren?
Ontdek hoe je een huidig of eerder probleem kunt omzetten in een oplossing. Met de '5x waarom'-analyse kun je vaststellen waarom een project niet aan de verwachtingen voldoet. Je leidt je team door een proces om het specifieke probleem vast te stellen en dit probleem geleidelijk te beperken tot er een bevredigende oplossing is gevonden.
Wanneer moet je een '5x waarom'-analyse uitvoeren?
De '5x waarom'-analyse kan op bijna elk probleem, elk team of elke branche worden toegepast. Atlassian-teams gebruiken deze techniek wanneer projecten niet volgens plan verlopen en ze de hoofdoorzaak willen achterhalen om te voorkomen dat dit opnieuw gebeurt.
5 voordelen van een '5x waarom'-analyse
- Identificeert hoofdoorzaken, geen symptomen: Door herhaaldelijk te vragen 'waarom', maakt de analyse een diepgaander begrip van problemen mogelijk om de onderliggende oorzaken aan het licht te brengen in plaats van alleen de symptomen aan te pakken.
- Verbetert het probleemoplossend vermogen: Het proces traint mensen om kritisch te denken en aannames in twijfel te trekken.
- Voorkomt problemen in de toekomst: door de hoofdoorzaken aan te pakken in plaats van tijdelijke oplossingen, helpt de '5x waarom'-analyse om te voorkomen dat soortgelijke problemen zich opnieuw voordoen.
- Bevordert continue verbetering: de '5x waarom'-analyse bevordert een cultuur waarin wordt gezocht naar betere manieren om problemen aan te pakken.
- Bevordert de samenwerking tussen teams: door meerdere teamleden te betrekken bij de '5x waarom'-analyse worden verschillende perspectieven bevorderd, worden rijkere inzichten verkregen en wordt de teamafstemming versterkt.
1. Stel je probleem vast
Geschatte tijd: 5 MIN.
Bereid je voor met een probleemstelling. Het kan iets zijn waar je team momenteel mee te maken heeft, of iets dat in het verleden is gebeurd en dat moet worden aangepakt.
Maak voor teams op afstand een samenwerkingsdocument aan (zie bijgevoegde, optionele sjablonen) en deel dit van tevoren met het team. Voor de aanwezige teams kun je op een whiteboard de onderstaande kolommen maken:
Probleem 1
Probleem 2
Probleem 3
Probleem 4
Probleem 5
Hoe kunnen we dat oplossen?
2. Bereid de ruimte voor
Geschatte tijd: 5 MIN.
Breng je team aan het begin van de sessie op de hoogte van het volgende:
- We gaan diep graven om een probleem tot op de bodem te onderzoeken
- We zijn hier om te onderzoeken, niet om iemand de schuld te geven
3. Vraag 'waarom'?
Geschatte tijd: 5 minuten
Vraag voor je eerste probleemstelling waarom het probleem zich voordeed. Vraag het team om na te denken over:
- Waarom is dit gebeurd?
- Wat was de oorzaak van [probleem]?
- Welke beslissingen hebben geleid tot [het probleem]?
- Onder welke omstandigheden is [probleem] opgetreden?
- Wat zijn de secundaire factoren die hebben bijgedragen aan [het probleem]?
Zet een timer op vijf minuten. Laat je team zelf hun eigen antwoorden toevoegen in het samenwerkingsdocument of op het whiteboard. Kies als team een van de antwoorden en noteer die.
TIP: STEM OVER JULLIE KEUZE
Stem over de probleemstellingen en kies er één waarmee jullie aan de slag gaan. Probeer de Power-Up Stemmen van Trello of laat de teamleden +1 noteren bij de door hen gekozen stellingen.
4. Bepaal je volgende probleemstelling
Geschatte tijd: 5 minuten
Zet het antwoord om in 'Probleem 2'. Zet nog eens een timer op vijf minuten en blijf vragen 'Waarom?' en reacties opnemen totdat je team de hoofdoorzaak van het probleem heeft gevonden.
Laat je team de antwoorden toevoegen in het samenwerkingsdocument of op het whiteboard.
5. Herhaal de vraag 'Waarom?'
Geschatte tijd: 20 MIN.
Herhaal stap 3 en 4 totdat jullie in totaal vijf keer de vraag 'waarom?' hebben gesteld.
TIP: DE VIJF ZES ZEVEN ACHT WAAROM-VRAGEN
Het kan zijn dat er minder of meer dan vijf 'waarom-vragen' nodig zijn om de hoofdoorzaak te achterhalen
6. Identificeer de onderliggende oorzaak
Geschatte tijd: 5 minuten
Nadat je vijf keer 'Waarom?' hebt gevraagd, moet je documenteren wat volgens het team de hoofdoorzaak van het probleem is.
Verifieer vervolgens je definitieve probleemstelling door te onderzoeken of het aanpakken van deze hoofdoorzaak zou voorkomen dat het oorspronkelijke probleem zich opnieuw voordoet.
TIP: Ga nog een stap verder!
Wil je nog meer uitdaging? Vraag dan de managers van de teams die volgens jou van cruciaal belang zijn om dit spel met hun teams uit te voeren. Als je gebreken in het netwerk ontdekt, begin dan met het uitvoeren van het spel Rollen en verantwoordelijkheden binnen verschillende teams.
7. Stel een oplossing voor
Geschatte tijd: 10 minuten
Als jullie eenmaal de hoofdoorzaak hebben gevonden, laat de teamleden dan oplossingen voorstellen voor de uiteindelijke probleemstelling. Kies één of twee oplossingen die jullie gaan uitwerken, wijs aan elke oplossing een eigenaar toe en spreek af wanneer het team een reactie van de eigenaren kan verwachten.
Opvolgen
Share out
Documenteer je notities uit het Spel zodat het hele team er toegang toe heeft. Houd vervolgens de voortgang bij door de probleemstelling als werkitem toe te voegen aan het werkbord van je team, zoals Jira of Trello. Zorg er ten slotte voor dat je de voorgestelde oplossingen op het afgesproken tijdstip controleert.
Variaties
Break-outsessie
Na de eerste stap - brainstormen - kun je in plaats van te stemmen over één probleemstelling er ook voor kiezen om de groep op te splitsen in subteams, één voor elke probleemstelling. Volg daarna de rest van Samenwerken in teams om te zien welke hoofdoorzaken de teams ontdekken.
Heb je nog vragen?
Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.
Andere spellen die je misschien leuk vindt
Samenwerking
Rollen en verantwoordelijkheden
Verduidelijk individuele verantwoordelijkheden en vind hiaten die moeten worden opgevuld.
Projectplanning
Netwerk van teams
Breng de relaties tussen teams in kaart en optimaliseer ze aan het begin van een project.
Projectplanning
Projectkick-off
Bereik overeenstemming over doelstellingen, timing, scope en besluitvorming.
Productiviteit
Werkovereenkomsten
Creëer gedeelde normen die je team helpen goed samen te werken om gemeenschappelijke doelen te bereiken.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.
