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Affiche de projet


Plutôt qu'une charte de projet que personne ne lira, créez une affiche de projet expliquant comment bien aborder un problème, définir un périmètre de projet ou encore orienter votre travail.

UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…

Cerner le problème que vous tentez de résoudre et pour quelles raisons il est important pour l'entreprise et les clients.

Partagez des informations avec les sponsors du projet et les autres personnes qui seraient susceptibles d'orienter votre réflexion.

Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer la compréhension commune par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.

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UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

Soyons réalistes : les projets de grande et de moyenne envergure peuvent être imprévisibles. Si trouver un consensus sur le problème à résoudre et la manière dont vous allez y parvenir est une chose, il faut en plus mettre les gens qui vous entourent dans le coup. Les informations et les idées s'éparpillent sur des millions de pages Confluence. Les parties prenantes ne cessent de publier des commentaires et des questions sur chacune d'entre elles, ce qui empêche l'équipe de rester concentrée sur ses tâches principales. Une affiche de projet pourrait être le remède à tous vos maux.

Dès que vous commencez à réfléchir à un nouveau projet, lancez ce scénario pour rassembler et communiquer vos idées. L'affiche de projet n'est pas un document d'exigences détaillé. Incluez le minimum d'informations dont vous avez besoin pour décrire ce que vous faites, les raisons pour lesquelles vous le faites, la manière dont vous allez évaluer votre réussite et votre décision de continuer ou de renoncer au projet.

Vous êtes passé au mode Exécution depuis un bout de temps ? Pas de panique. Les affiches de projet peuvent (et doivent !) être créées quand le projet est déjà en cours. Ainsi, votre équipe reste concentrée sur la résolution des problèmes principaux.

QUI PARTICIPE ?

Les principaux participants au projet : le responsable à temps plein, le chef de projet, le responsable produit, le développeur, le concepteur, l'analyste, etc.

Équipe d'utilisateurs
Personnes

4 à 8

Icône de crayon
Temps de préparation

60 min

Chronomètre
Durée

60 min

Difficulté Modérée
Difficulté

Modérée

Difficulté Simple
Téléchargement

Déroulement du scénario

Contrairement à une charte de projet, une affiche de projet est un document vivant. Modifiez-la à mesure que vous explorez le domaine du problème, remettez vos hypothèses en question, validez des solutions et recueillez du feedback. Rectifiez-la avant d'avancer.

Matériel

Ordinateur portable

Grand écran ou projecteur

Modèle Confluence
Préparation

Les affiches de projet s'enrichissent au fil des sessions en équipe, donc ne cherchez pas à la terminer en une fois. Lors de la première session, tentez de définir le domaine du problème. Ensuite, communiquez vos conclusions aux sponsors du projet dès que possible afin de recueillir leur feedback, dont vous tiendrez compte lors de sessions futures à mesure que votre projet évoluera.

L'affiche est divisée en trois parties pour appuyer cette évolution :

Domaine du problème : expliquez pourquoi il est important de résoudre ce problème pour les clients et l'entreprise. Soyez clairs sur les objectifs et les solutions possibles.

Validation des hypothèses : identifiez les lacunes dans les connaissances et les risques. Que savez-vous déjà ? De quelles informations avez-vous besoin pour confirmer ou infirmer vos hypothèses ?

Préparation à l'action : visualisez la solution et évaluez le périmètre du projet.

DÉROULEMENT DES SESSIONS

Prévoyez 60 minutes avec votre équipe. Collectez et communiquez à l'avance toute information pertinente (par exemple, notes issues des tests utilisateurs, analyses, feedback client, étude de marché, etc.).

Débutez la première session en distribuant le modèle d'affiche de projet et en donnant les instructions. Lors des sessions suivantes, vous pourrez commencer par (rapidement !) passer en revue les modifications apportées à l'affiche.

Parcourez les différents points avec votre équipe en veillant à vous mettre d'accord sur chacun d'entre eux avant de passer au suivant. Si vous êtes bloqués, ou si des membres de l'équipe ne partagent pas les mêmes idées, prenez le temps d'en discuter pour trouver un consensus. Si ce n'est pas possible, un membre de l'équipe devra assurer un suivi pour recueillir plus d'informations et les communiquer. Finalement, le princiapl promoteur à temps plein (c'est-à-dire le chef de projet) ou le sponsor exécutif pourrait avoir à trancher les divergences d'opinions en décidant de la voie à suivre.

Lorsque vous parcourez chaque section, référez-vous à d'autres artefacts issus d'autres scénarios que vous rejouez peut-être : Framework DACI, Canevas d'expérience, Curseurs de la négociation, etc.

Astuce
Astuce 

Les affiches de projet sont particulièrement indiquées pour résoudre des problèmes complexes ou saisir des opportunités comportant beaucoup d'inconnues. Ne vous embêtez pas à créer une affiche pour vos petits projets.

ÉTAPE 1

Le domaine du problème

La section « Domaine du problème » comporte des informations sur la raison d'être du projet. Cette section doit inclure suffisamment de détails pour que les personnes extérieures à l'équipe puissent comprendre la raison d'être du projet et ses objectifs.

Vous allez certainement revoir ce domaine plusieurs fois avant de passer à l'action. À mesure qu'elles recueillent du feedback auprès de leurs sponsors et de leurs parties prenantes, les équipes réalisent souvent qu'elles n'ont pas posé les bonnes questions ou qu'elles ne répondent pas aux besoins des clients. Vous pourriez aussi vous apercevoir que vos hypothèses n'étaient pas tout à fait exactes.

Pas de panique. C'est normal. Retournez à cette section de l'affiche de projet et répondez à nouveau aux questions. (Retournez-y autant de fois qu'il le faudra.)

ÉTAPE 2

Validation

Définir le domaine du problème vous oblige à émettre des hypothèses qui requièrent une validation ; ainsi, votre équipe et vos sponsors auront confiance en votre solution. À la base, cette partie de l'affiche correspond à une liste de tâches à accomplir. À mesure que le projet évoluera et que vous noterez vos observations dans cette section, vous obtiendrez une vue d'ensemble de votre démarche de validation et des informations que vous aurez récoltées pour étayer vos hypothèses.

Vos recherches devraient vous permettre de confirmer (ou d'infirmer) la solution et sa priorité relative avant d'aller plus loin. Si vous n'y parvenez pas, il vous faudra sans doute réexaminer le domaine du problème ou réfléchir à d'autres solutions. Pour les projets de grande envergure, ce travail peut prendre des semaines, voire des mois.

À mesure que vos recherches progressent, enrichissez cette section avec des résumés de vos observations et des liens vers de la documentation complémentaire.

Étape 3

À VOS MARQUES, PRÊTS…

Lorsque vous travaillerez sur votre affiche de projet pour la première fois, cette section sera vide ; vous commencerez uniquement à la remplir à partir du moment où vous aurez formulé des conclusions quant à la solution à mettre au point, à une version idéalisée du livrable et aux efforts à déployer pour livrer.

En impliquant plusieurs membres de l'équipe avec des compétences diverses dans la phase de préparation, vous mettez toutes les chances de votre côté pour envisager tous les aspects de votre livraison et pour développer une compréhension commune indispensable à votre équipe.

Astuce
Astuce 

Après la session, partagez les ENSEIGNEMENTS que vous avez tirés avec autant de pairs, de collègues et d'amis que possible. Demandez-leur également ce qu'ils ont appris. Une véritable chaîne sans fin !

Recherche de contenu
PAR EXEMPLE…

Découvrez une affiche de projet créée par l'équipe Confluence.

Vous avez géré ?

Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.

Variations

Équipes de direction

Vous résolvez des problèmes de plus grande envergure associés à des objectifs plus vastes et avec une visée à plus long terme. Une fois que vous décidez d'une approche, davantage de personnes sont impliquées dans l'exécution. Comme vous cherchez à définir quels problèmes vous allez résoudre en priorité, vos affiches sont plus stratégiques ou visionnaires que celles des équipes de projet, qui sont quant à elles plus tactiques.

Exécutez ce scénario dans le cadre d'un cycle de planification annuel ou hors site, et prévoyez entre 1,5 et 2 heures. Effectuez quelques recherches individuelles au préalable pour pouvoir avancer le plus possible dans l'élaboration de votre affiche de projet pendant la session. Transmettez votre affiche à l'entreprise tout entière en la présentant comme une stratégie qui s'étendra sur 12 mois.

Suivis

Si votre affiche de projet n'est pas complète à l'issue de la session, planifiez une session de suivi avec votre équipe pour continuer votre travail. Par ailleurs, veillez à vous réunir en équipe à chaque fois que vous aurez recueilli du feedback important de la part des parties prenantes.

Imprimez votre affiche de projet et accrochez-la près des bureaux de votre équipe ou dans une pièce commune, comme la cuisine. Placez un stylo et quelques post-its à côté de l'affiche pour que vos collègues puissent laisser des commentaires.

Vous voulez vous tenir informé sur le Playbook ?

Laissez-nous votre adresse e-mail ci-dessous pour être informé de l'ajout de nouveaux scénarios et contrôles de santé.

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