Compromis en action
Une équipe de design web à distance utilise Trello pour discuter de ses compromis sur un projet à venir.
Voici les post-its d'un scénario de compromis exécuté par une équipe informatique alors qu'elle prépare un projet.
Des étudiants d'une école de commerce utilisent Miro pour discuter des compromis qu'ils feront sur un projet de groupe.
Ce dont vous aurez besoin
À distance
Vidéoconférence avec partage d'écran
Outil de collaboration digitale (voir les modèles)
En personne
Espace de réunion
Tableau blanc ou grande feuille de papier
Post-its
Marqueurs
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Instructions pour exécuter ce scénario
1. Préparation 10 min
Pour les équipes travaillant à distance, commencez par créer un document collaboratif, comme un tableau Trello. Vous pouvez utiliser les modèles fournis si vous le souhaitez, ou créer votre propre modèle.
Pour les équipes sur site, munissez-vous d'un tableau blanc ou d'une grande feuille, et disposez des post-its et des marqueurs dans une salle de réunion.
Créez une colonne « Compromis » dans votre document et ajoutez les contraintes ou les variables dont votre équipe doit tenir compte pour travailler sur ce projet.
Ensuite, ajoutez cinq colonnes numérotées au tableau ou sur la feuille : 1 étant le plus flexible, 2, 3, 4 et 5 étant le moins flexible.
CONSEIL : TRIPLE CONTRAINTE
Les compromis les plus courants sont connus sous le nom de « triple contrainte » :
- Durée : temps imparti
- Périmètre : ce qui est inclus
- Coût : budget du projet
EXEMPLE : LISTE DES COMPROMIS
Voici quelques compromis qu'une équipe de design web pourrait peser pour un projet à venir.
2. Préparez le terrain 5 min
Informez l'équipe des points suivants au début de la réunion :
- L'objectif de cette session est de s'entendre sur les priorités du projet, de sorte que lorsque nous devons faire des compromis, nous sommes d'accord sur la façon de les faire.
- Tout le monde devrait s'appuyer sur son expérience au cours des projets passés pour éclairer ses recommandations.
3. Flexibilité 10 min
Demandez à chaque membre de l'équipe d'ajouter une carte ou un post-it pour chaque compromis sur une échelle de 1 à 5. Les cartes ou les post-its classés « 1 » sont les compromis les plus flexibles et ceux notés « 5 » sont les moins flexibles.
Un compromis flexible est négociable pour privilégier des priorités supérieures. Par exemple :
Pas d'échéance = la durée est classée « 1 »
Budget strict = le coût est classé « 5 »
Veillez à ce que les membres de l'équipe inscrivent leur nom sur leur évaluation afin que chacun sache comment les différents membres de l'équipe envisagent les compromis.
CONSEIL : INTERDÉPENDANCES
Les compromis ont une relation d'interdépendance. Consacrer plus de temps et d'efforts à l'un d'entre eux se fait souvent au détriment d'un autre.
4. Discutez 20 MIN
Une fois que tout le monde a donné sa note initiale, examinez où se situent les compromis sur l'échelle de 1 à 5. Discutez des thèmes clairs ou des points communs lorsque plusieurs membres de l'équipe ont attribué la même note à un compromis.
Passez ensuite aux compromis dont les évaluations diffèrent. Discutez du raisonnement de chaque membre de l'équipe pour la note attribuée.
CONSEIL : INFLEXIBLE
Si tous les compromis se trouvent dans la colonne « Le moins flexible », demandez :
- Lequel a le plus d'avantages pour le client ?
- Lequel s'aligne le plus sur les valeurs de l'entreprise ?
5. Mettez à jour 5 min
Au fur et à mesure que vous discutez des compromis et parvenez à un consensus sur leur flexibilité, déplacez les cartes ou les post-its dans la colonne appropriée pour refléter les compromis actualisés.
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EXEMPLE : LA FIN
Voici un exemple d'une session de compromis capturée sur Miro, après que l'équipe a trouvé un consensus.
Suivi
Documentation
Capturez les informations de ce scénario dans un espace de partage de fichiers, tel qu'un espace Confluence, que l'équipe et les parties prenantes peuvent voir et réexaminer si des questions sur les compromis surviennent.
Réexaminez
Réexaminez ce scénario au besoin, par exemple si de nouvelles informations vous parviennent et que vos priorités doivent changer. Utilisez ce scénario périodiquement pour vous assurer que l'équipe est alignée sur les compromis.
Variations
ÉQUIPE DE DIRECTION
Si votre équipe de direction a le dernier mot sur les compromis à faire dans le projet, exécutez le scénario avec les responsables du projet ou les parties prenantes métier plutôt qu'avec l'équipe qui effectue le travail.
Parcourez le tableau
Au lieu de procéder personne par personne, passez en revue votre tableau de travail tâche par tâche. Commencez par les tâches bloquées et discutez de la manière de les débloquer. Ensuite, passez en revue chaque tâche restante pour discuter de la façon de les finaliser.
Un à la fois
Plutôt que de prioriser tous les compromis à la fois, présentez-les un par un et discutez de leur classement avant de passer au suivant.
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