Расстановка приоритетов на практике
Удаленная команда веб-дизайна обсуждает приоритеты предстоящего проекта с помощью Trello.
An IT team runs the Project Trade-Offs Analysis Play to prep for a project.
Студенты бизнес-школы используют Miro, чтобы обсудить приоритеты для группового проекта.
Что вам понадобится
Удаленно
Видеоконференция с возможностью демонстрировать экран
Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблон)
Очно
Пространство для собрания
Доска или большой лист бумаги
Стикеры
Маркеры
Дополнительные шаблоны
Шаблоны Atlassian
Инструкции по проведению этого сценария
1. Подготовьтесь к сессии 10 мин
Если команда работает удаленно, сначала создайте документ или раздел для сотрудничества. Идеальным вариантом будет доска Trello. При желании вы можете использовать готовый шаблон или создать свой.
Если команда собирается очно, для начала найдите доску или большой лист бумаги и разложите стикеры и маркеры в переговорной.
Затем создайте на доске Trello колонку расстановки приоритетов и обозначьте ограничения и переменные, которые команде нужно учесть при работе над проектом.
Поделите доску либо лист бумаги на пять пронумерованных колонок. В первом столбце потребуется указать наиболее гибкие элементы, тогда как в каждом последующем гибкость будет постепенно снижаться.
Наконец, нарисуйте на доске или листе бумаги пять пронумерованных столбцов: 1 (максимум гибкости), 2, 3, 4 и 5 (минимум гибкости).
СОВЕТ. ТРОЙСТВЕНОЕ ОГРАНИЧЕНИЕ
Ниже приведены наиболее распространенные приоритеты в различных проектах и отраслях.
- Время
- Область действия
- Стоимость
ПРИМЕР. СПИСОК ПРИОРИТЕТОВ
Вот параметры, приоритетность которых определяет для себя команда веб-дизайна.
2. Заложите фундамент 5 мин
В начале собрания сообщите команде следующее.
- Цель этого задания — совместно определить приоритеты проекта, чтобы все участники ориентировались на одни и те же цели при обсуждении возможных компромиссов.
- Каждый участник должен использовать опыт, полученный в работе над прошлыми проектами, чтобы высказать рекомендации.
Обеспечив общее понимание на раннем этапе, вы сможете эффективно провести встречу. Возможно, вам также придется разъяснить участникам цель мероприятия. Не стоит предполагать, что все присутствующие знакомы с анализом приоритетов.
3. Баланс 10 мин
Попросите каждого участника команды оценить каждый приоритет по шкале от 1 до 5 с помощью карточек или стикеров. Приоритеты с наибольшей гибкостью оцениваются карточкой или стикером с цифрой «1», а наименее гибкие приоритеты получают оценку «5».
Можно договориться о гибких параметрах, чтобы команда могла сосредоточиться на общих приоритетах. Например:
- Если для проекта не задан крайний срок, значение для показателя времени равно 1. Другие задачи имеют более высокий приоритет (даже если они требуют продления сроков).
- Если определен строгий бюджет, значение для показателя затрат должно равняться 5. Это обусловлено тем, что стоимость работы останется неизменной, даже если она займет больше времени или если придется сократить ее объем.
Попросите участников указать свое имя при заполнении карточки с оценками. Это позволит увидеть, как разные члены команды расставляют приоритеты. Цель такого подхода не в том, чтобы критиковать ход мыслей конкретного сотрудника. На деле он способствует свободному обсуждению и помогает понять, почему приоритеты расставлены тем или иным образом. Например, у кого-то может быть аргумент в пользу того, почему затраты должны быть менее гибкими (это следует обсудить, но уже на следующем этапе).
СОВЕТ. ВЗАИМОЗАВИСИМОСТИ
Приоритеты взаимозависимы. Когда затраты по времени и усилиям смещаются в пользу одной задачи, нередко страдает другая.
4. Обсуждайте 20 МИНУТ
После того как все определятся с первоначальными оценками, посмотрите, как приоритеты распределяются по значениям от 1 до 5. Обсудите все пункты, по которым наблюдается общее согласие или по которым несколько участников дали одну и ту же оценку.
Затем переходите к приоритетам, оценки по которым разнятся. Выслушайте аргументы каждого участника команды и зафиксируйте дельные замечания.
СОВЕТ. ЖЕСТКИЕ ОГРАНИЧЕНИЯ
Если все приоритеты оказались в колонке с наименее гибкими элементами, задайте участникам следующие вопросы.
- Какой приоритет имеет наибольшее преимущество для клиента?
- Какой приоритет больше всего соответствует ценностям компании?
Если все задачи имеют наивысший приоритет, смысла в этом немного. Иерархии часто требуют непростых решений.
5. Обновления 5 мин
Обсудите все приоритеты и придите к согласию в отношении их гибкости, а затем распределите карточки или стикеры по соответствующим колонкам.
.jpg?cdnVersion=1581)
ПРИМЕР. ИТОГИ
Так могут выглядеть итоги сеанса расстановки приоритетов, который проводили на доске Miro.
Последующие действия
Документ
Сохраните информацию, полученную при проведении сценария, в месте с общим доступом, таком как раздел Confluence, чтобы участники команды и заинтересованные стороны могли просмотреть нужные сведения. Это поможет сократить количество вопросов и лишнюю переписку.
Пересмотр
Если появится новая информация и потребуется скорректировать приоритеты, проведите сценарий еще раз. Время от времени организовывайте его повторно, чтобы команда была в курсе текущих приоритетов. Это особенно важно для больших групп или удаленных и гибридных команд, поскольку они сильнее подвержены риску отклонения от целевых показателей.
Варианты
Руководящая команда
Если окончательное решение о приоритетах для проекта — за руководящей командой, проведите игру с руководителями проекта или заинтересованными лицами со стороны предприятия, а не с командой, которая выполняет работу.
Даже если ответственная команда четко определилась с приоритетами, возможно, вам будет полезно провести сценарий отдельно с участием руководителей, а затем сравнить результаты. Это поможет выявить возможные аспекты, по которым наблюдаются разногласия.
Обзор доски
Вместо того чтобы переходить от одного сотрудника к другому, просмотрите все рабочие задачи на доске. Начните с тех задач, при выполнении которых сотрудники столкнулись с препятствиями, и определите, как их можно устранить. Затем обсудите все оставшиеся задачи и способы их выполнения.
По одному за раз
Не рассматривайте все приоритеты сразу. Обсудите каждый конкретный пункт и оценки по нему и лишь затем переходите к следующему. Так вы сможете тщательно проработать каждый приоритет. Иногда бывает полезно увидеть, как меняется оценка (и меняется ли она) с каждым новым приоритетом.
Изучите другие сценарии
От наших команд — вашим
Подпишитесь на нашу ежемесячную информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.
