Анализ приоритетов по проекту
У каждого проекта свои нюансы: бюджет, объем работ и т. д. Определите их приоритетность, чтобы правильно распределить ресурсы и достичь важных целей.
Время на подготовку
10 мин.
Время проведения
50 мин
Участники
3–5
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Обсудите приоритеты проекта, такие как бюджет, объем работ, качество, сроки и риски.
- Изучите информацию, которая может изменить подход команды к распределению приоритетов.
- Оцените, чем можно поступиться в первую очередь, а чем — в последнюю.
ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ
- Место для собраний или видеоконференция с возможностью демонстрации экрана
- Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблоны)
- На усмотрение: доска, маркеры, записки и таймер
Ресурсы для сценария
Как анализировать приоритеты в рамках проекта
Расставьте приоритеты, чтобы правильно распределить ресурсы и достичь важнейших целей.
Что такое расстановка приоритетов проекта?
Расстановка приоритетов проекта — это решения, предполагающие жертвование одним аспектом проекта — например, бюджетом, объемом работ, качеством, временем или рисками — ради достижения другого.
Зачем проводить сценарий «Анализ приоритетов по проекту»?
У каждого проекта свои приоритеты.
Можно ли завершить работу быстрее? Да, но, возможно, придется потратить больше средств, иначе существует риск переутомить участников команды или получить менее качественный результат.
Можно ли сократить расходы? Да, но в этом случае конечный продукт может не полностью удовлетворять потребностям пользователей или выполнение проекта может занять больше времени.
Проведение сценария «Анализ приоритетов по проекту» помогает командам распределять приоритеты, принимать стратегические решения и сохранять согласованность на протяжении всего проекта.
Когда следует анализировать приоритеты проекта?
Проведение этого сценария в самом начале проекта настраивает на успех и помогает быстрее преодолевать препятствия, если приходится идти на компромиссы.
Возвращайтесь к этому сценарию, если команда обнаружит новую информацию и (или) потребуется изменить приоритеты.
Преимущества анализа приоритетов по проекту
Исследования, обобщенные в книге «Управление проектами. Как использовать преимущества» (Project Management: A Benefit Realisation Approach), показывают, что определение параметров проекта и его приоритетов на ранних этапах дает командам несколько преимуществ.
- Более полное соответствие стратегическим целям
Когда проектная команда четко определяет желаемые преимущества, объем работ по проекту и другие параметры, становится легче сосредоточить усилия на деятельности, которая напрямую способствует достижению этих стратегических целей. Это поможет предотвратить увеличение объема работ и обеспечить выполнение проекта по намеченному плану. - Принятие более обоснованных решений
Когда проектные команды заранее устанавливают такие параметры, как бюджет, сроки и стандарты качества, становится легче оценивать различные варианты и выбирать наиболее выигрышные. Это позволяет избежать дорогостоящих доработок или изменений проекта в дальнейшем. - Более активное вовлечение заинтересованных сторон и поддержка от них
Вовлекая заинтересованные стороны на начальных этапах определения параметров проекта и изучения возможных компромиссов, проектные команды могут получить ценную информацию, решить проблемы и достичь консенсуса. Это способствует одинаковому пониманию целей проекта и повышает вероятность получения поддержки от заинтересованных сторон на всем его протяжении. - Более эффективное управление рисками
Заблаговременно выявляя потенциальные риски и ограничения, проектные команды могут разрабатывать стратегии снижения рисков и планы действий в чрезвычайных ситуациях. Понимание приоритетов, связанных с различными мерами реагирования на риски, помогает командам принимать более обоснованные решения о том, как управлять этими рисками.
1. Подготовительный этап
Ожидаемое время: 10 мин
Создайте цифровой документ для совместной работы, например доску Trello или страницу Confluence. Если команда собирается очно, вы можете использовать также маркерную доску или большой лист бумаги. (Рекомендуем затем перенести физические заметки в цифровой документ для удобства работы.)
Теперь начните вместе с командой составлять список приоритетов по проекту в цифровом документе или на физической доске. Добавьте по одному приоритету в каждую записку или карточку. Например, затраты, время и объем работ являются одними из наиболее распространенных приоритетов в проектах.
Затем создайте столбцы в документе или на доске и озаглавьте их числами от 1 до 5. В столбце 1 будут представлены наиболее гибкие приоритеты (те, по которым в первую очередь возможен компромисс), а в столбце 5 — наименее гибкие (те, по которым компромисс возможен в последнюю очередь).
2. Заложите фундамент
Ожидаемое время: 5 мин
Добившись одинакового понимания с самого начала, вы сможете эффективно провести собрание. В начале сеанса расскажите команде о следующем.
- На этом сеансе предстоит договориться о приоритетах проекта, чтобы при обсуждении возможных компромиссов все участники ориентировались на одни и те же цели.
При выработке рекомендаций мы должны основываться на опыте, полученном в работе над прошлыми проектами.
Если в команде есть участники, которые раньше не проводили анализ приоритетов, проинструктируйте их о следующих шагах, чтобы они поняли процесс, прежде чем приступить к работе.
3. Составление списка
Ожидаемое время: 10 мин
Дайте команде 5–10 минут на то, чтобы записать приоритеты на доске или на бумаге. Поощряйте их записывать все, что приходит в голову, создав безопасное пространство для высказывания любых идей.
СОВЕТ. Не скрывайте цену компромиссов
Компромисс подразумевает отказ от чего-то одного, чтобы получить больше чего-то другого. Когда затраты времени, денег и (или) усилий смещаются в пользу одной цели, нередко страдает другая. Будьте честны перед собой и другими относительно этих выигрышей и жертв.
4. Ранжирование по степени гибкости
Ожидаемое время: 10 мин
Попросите каждого участника команды оценить каждый приоритет по шкале от 1 до 5 с помощью карточек или записок. Помните: приоритеты с наибольшей гибкостью оцениваются карточкой или запиской с цифрой «1», а наименее гибкие приоритеты получают оценку «5».
Можно договориться о гибких параметрах, чтобы команда могла сосредоточиться на общих приоритетах. Вот пример.
-
Если для проекта не задан крайний срок, значение для показателя времени должно быть равно 1. Другие приоритеты будут более важны (даже если они требуют продления сроков).
-
Если определен строгий бюджет, значение для показателя затрат должно равняться 5. Это означает, что стоимость работы останется неизменной, даже если работа займет больше времени или если придется сократить ее объем.
Попросите участников указать свое имя при заполнении карточек или записок. Это позволит увидеть, как разные участники команды расставляют приоритеты.
Цель такого подхода не в том, чтобы критиковать ход мыслей конкретного сотрудника. На деле он способствует свободному обсуждению и помогает понять, почему приоритеты расставлены тем или иным образом. Например, у кого-то может быть аргумент в пользу того, почему затраты должны быть менее гибкими (это следует обсудить, но уже на следующем этапе).
СОВЕТ. КОПАЙТЕ ГЛУБЖЕ
Если все приоритеты одинаково максимально важны или неважны, этот сеанс не поможет команде принимать решения.
Если все оценено как «5» (наименее гибкое), спросите команду: какой приоритет приносит наибольшую пользу нашим пользователям или клиентам? И (или): какой приоритет больше всего соответствует ценностям компании?
Если все оценено как «1» (наиболее гибкий вариант), спросите: каким(и) из этих приоритетов мы готовы пожертвовать в первую очередь? Затем скорректируйте оценки соответствующим образом.
5. Обсудите
Ожидаемое время: 15 минут
После того как все определятся с первоначальными оценками, посмотрите, как приоритеты распределяются по значениям от 1 до 5. Обсудите все пункты, по которым наблюдается общее согласие или по которым несколько участников дали одну и ту же оценку.
Затем переходите к приоритетам, оценки по которым разнятся. Выслушайте аргументы каждого участника команды и зафиксируйте дельные замечания.
6. Корректировка
Ожидаемое время: 10 мин
Обсудите все приоритеты и придите к согласию в отношении их гибкости, а затем распределите карточки или записки по соответствующим столбцам.
Последующие действия
Документ
Если ваша команда встретилась очно и использовала физическую доску или лист бумаги, задокументируйте свои заметки и оценки в цифровом виде, например на странице Confluence. Так команда и заинтересованные стороны смогут увидеть эти приоритеты и пересмотреть их, если потребуется.
Пересмотр
Возвращайтесь к этому сценарию, если команда обнаружит новую информацию и (или) потребуется изменить приоритеты.
Варианты
Участие руководителей
Если окончательные решения о приоритетах по проекту принимают руководители, разыграйте сценарий с руководителями проектов или заинтересованными сторонами бизнеса, а не с командой исполнителей (или пригласите исполнителей как дополнительных участников).
Если окончательное решение принимает ваша команда, вы все равно можете провести сеансы по отдельности с руководителями и с командой исполнителей, а затем сравнить результаты, чтобы выявить потенциальные разногласия.
По одному за раз
Не рассматривайте все приоритеты сразу. Предлагайте их по очереди, чтобы все участники могли сосредоточиться на одном и том же вопросе. Обсудите каждый конкретный пункт и оценки по нему и лишь затем переходите к следующему. Иногда бывает полезно увидеть, как меняются оценки (и меняются ли они) с рассмотрением каждого нового приоритета.
Обзор доски
Вместо того чтобы обсуждать приоритеты и оценки по очереди, начните с тех, где имеются сложности, и обсудите, как их преодолеть. Затем обсудите все оставшиеся приоритеты и способы их соблюдения.
Остались вопросы?
Поговорите с другими пользователями сборника Atlassian Team Playbook, получите поддержку или оставьте отзыв.
Вам могут также понравиться следующие сценарии
Постановка целей
OKR (цели и ключевые результаты)
Определяйте цели и отслеживайте прогресс в их достижении с помощью измеримых ключевых результатов.
Принятие решений
Принципы DACI для принятия решений
Назначайте четкие роли, чтобы обеспечить эффективную совместную работу и подотчетность в процессе принятия решений.
Принятие решений
Компромиссы
Определите переменные проекта и отсортируйте их по приоритету.
Планирование проекта
Карта проекта
Направьте мысли в одно русло, обменяйтесь идеями и новыми сведениями, определите меру успеха.
Оставайтесь в курсе
Подпишитесь на новостную рассылку с последними сценариями и советами для работы и жизни.
Для подготовки к проекту ИТ-команда проводит сценарий «Анализ приоритетов в проекте».
Команда дизайнеров обсуждает приоритеты предстоящего проекта в Trello.