项目权衡分析
每个项目都需权衡关键要素，例如成本或范围的取舍。定义并确定它们的优先顺序，以优化资源配置，确保重要目标达成。
准备时间
10 分钟
持续时间
50 分钟
人数
3-5 人
5 秒摘要
- 讨论成本、范围、质量、时间和风险等项目权衡要素。
- 审查可能影响团队权衡决策的相关信息。
- 对各项权衡要素进行优先级评估，确定优先实施项与后续处理项。
您将需要
- 会议场地或支持屏幕共享的视频会议。
- 数字协作工具（参见模板）。
- 可选：白板、记号笔、便利贴和计时器。
演练资源
如何分析项目权衡要素
确定权衡要素的优先顺序，以优化资源配置，确保最重要目标的达成。
什么是项目权衡？
项目权衡是指为达成特定目标而牺牲项目某些方面的策略选择，通常涉及成本、范围、质量、时间及风险等要素的取舍。
为什么开展项目权衡分析演练？
每个项目都需权衡关键要素。
能否更快地完成项目？可以，但可能需要增加预算，或面临团队成员超负荷工作及质量下降的风险。
能否削减成本？可以，但是最终产品可能无法完全满足用户需求，或导致项目周期延长。
开展项目权衡分析演练可以帮助团队分析这些权衡要素，做出战略决策，并在整个项目中保持目标一致。
应何时分析项目的权衡要素？
在项目启动阶段开展本演练，能为每个团队成员奠定成功基础，并在需要权衡决策时更高效地突破障碍。
若团队发现新信息或需调整优先级，请重新执行本演练。
分析项目权衡要素的好处
根据《项目管理：效益实现方法》一书的研究总结，早期明确项目参数及权衡要素能为团队带来多重效益。
- 更紧密契合战略目标
通过清晰界定预期效益、项目范围及相关参数，项目团队可将精力集中用于直接推动战略目标达成的活动。这样可以防止范围蔓延，确保项目按计划推进。 - 提升决策明智性
项目团队若能在前期明确预算、时间线及质量标准等参数，将能更轻松地评估各选项并进行权衡取舍，从而提高效益达成的可能性。这样做可避免项目后期产生高昂的返工或变更成本。 - 增强利益相关者参与度与认同感
通过在定义项目参数及探索潜在权衡方案的初期阶段便引入利益相关者参与，项目团队能够获取宝贵洞察信息、及时化解疑虑并建立共识。这样能培养对项目目标的共同理解，并提升利益相关者在整个项目周期内提供支持的可能性。 - 强化风险管理效能
项目团队通过早期识别潜在风险与约束条件，可制定相应的缓解策略及应急预案。理解不同风险应对方案的相关权衡，有助于团队制定更明智的风险管理决策。
1. 为剧本做准备
预估时间： 10 分钟
创建一个数字协作文档，例如 Trello 面板或 Confluence 页面。若团队开展线下会议，亦可使用白板或大幅面纸张。（您需要在事后将笔记转移到数字文档中以供参考。）
接下来，在数字文档或实体白板上列出项目权衡项清单，供团队补充。在每张便利贴或卡片上记录一个权衡项。例如，成本、时间和范围是一些最常见的项目权衡项。
然后，在文档或白板上创建 1 至 5 栏。“1”栏将代表灵活性最高的权衡项（最先做出），“5”代表灵活性最低的权衡项（最后做出）。
2. 搭建舞台
预估时间： 5 分钟
让所有人从一开始就达成共识有助于确保会议顺利进行。在会议开始时，告诉团队：
- 本次会议的目标是就项目的优先事项达成一致，以便当我们需要权衡时，会就如何做出权衡达成共识。
我们应该利用以往项目的经验，为我们的建议提供参考。
如果有些团队成员以前没有做过权衡分析，那么在开始之前，先指导他们完成接下来的步骤，以便他们了解流程。
3. 添加到清单
预估时间： 10 分钟
给团队 5-10 分钟的时间在白板或纸上添加权衡项。鼓励他们把想到的都写下来，营造包容所有想法的安全空间。
小贴士：认可交换
权衡需要放弃一种东西来获得另一种东西。在一件事上花费更多的时间、金钱和/或精力，往往是以牺牲另一件事为代价。请彼此坦诚面对这些好处与代价。
4. 灵活性评级
预估时间： 10 分钟
请每位团队成员按 1-5 级为每个权衡项添加卡片或便利贴。注意：评级为“1”的卡片或便利贴代表灵活性最高的权衡项，“5”则代表灵活性最低的权衡。
可以协商的灵活权衡，这样团队就可以将注意力集中在更高的优先级上。例如：
-
如果项目没有截止时间，则时间为“1”。即使需要延长时间线，也要优先考虑其他事项。
-
如果有严格预算，则成本为“5”。成本不能增加，即使这意味着需要更长的时间或缩小范围。
确保团队成员在卡片或便利贴上写上自己的名字，以便全员了解不同团队成员对权衡项的看法。
此举旨在促进公开讨论，探究特定权衡项获评某级别的原因，而非对成员个人提出质疑。例如，某人可能掌握成本应该保持低灵活性的见解。（他们可以在下一步中分享这些信息！）
提示：深入挖掘
如果所有事项都是最高优先级或最低优先级，那么这个演练就无法帮助团队做出决策。
如果所有事项都被评为“5”（灵活性最低），那么可以问团队：“哪种权衡方式能为我们的用户/客户带来最大利益？”和/或“哪种方式最符合我们公司的价值观？”
如果所有事项都被评为“1”（灵活性最高），则可以问团队：“在这些权衡项中，我们会优先处理哪一个？”然后，相应地调整评级。
5. 讨论
预估时间： 15 分钟
每个人都记下初始评级后，看看权衡项落在 1-5 级的哪个位置。针对多个团队成员给出相同评级的权衡项，分析其潜在规律和共同特征。
然后，继续分析具有不同评级的所有权衡项。讨论每位团队成员给出该评级的理由，并记下任何有用的反馈。
6. 更新
预估时间： 10 分钟
当您讨论各权衡项并就其灵活性达成共识时，请将卡片或便利贴移至相应的清单中以反映更新的评级。
跟进
文档
若团队召开线下会议并使用实体白板或纸张，请将笔记和评级记录在数字文档，例如 Confluence 页面。这样，如果将来出现问题，团队和利益相关者就可以看到并重新审视这些权衡项。
重新访问
若团队发现新信息或需调整优先级，请重新执行本演练。
变体
纳入领导层参与
若项目权衡的最终决策权在管理层，则应邀约项目领导者或业务方利益相关方者（而非仅执行团队）共同参与本演练。
如果团队是最终决策者，您仍然可以与领导层和实施团队分开开展本演练，然后比较结果，发现潜在的不一致之处。
一次一个
无需一次将所有权衡项讨论完毕，可以逐项引入权衡项，确保全员聚焦同一事项。在进入下一议题前，需完成每个评级的讨论。观察新增权衡项如何影响现有评级，往往能带来突破性认知。
浏览看板
优先处理存在阻碍的任何项目，探讨解决方案，而非逐项讨论所有权衡项和评级结果。然后，仔细浏览剩余的每个项目，讨论如何完成。
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