Analiza kompromisów w projekcie

Na początku spotkania poinformuj zespół o następujących kwestiach:

• Celem sesji jest osiągnięcie porozumienia co do priorytetów projektu, aby w razie konieczności pójścia na ustępstwa członkowie zespołu mieli zgodne zdanie.
• Każdy z uczestników powinien zabrać głos, odnosząc się do własnego doświadczenia z poprzednich projektów.

Zapewnienie wszystkim dostępu do tych samych informacji już na samym początku ułatwi płynne przeprowadzenie spotkania. Dobrze jest również upewnić się, że wszyscy rozumieją proces postępowania — nie zakładaj, że każdy przeprowadzał już wcześniej analizę kompromisów!

Poproś każdego członka zespołu o dodanie do każdego kompromisu karty lub karteczki samoprzylepnej w skali od 1 do 5. Karty z liczbą „1” to kompromisy o największej elastyczności, a te z liczbą „5” — o najmniejszej.

Elastyczny kompromis można negocjować, aby zespół mógł skupić się na wyższych priorytetach. Przykład:

• Jeśli projekt nie ma wyznaczonego konkretnego terminu realizacji, czas oznacza się liczbą 1, a inne elementy zyskują większy priorytet, nawet jeśli wymagają wydłużenia osi czasu.
• Jeśli obowiązuje rygorystyczny budżet, koszt ma priorytet 5, co oznacza, że nie może wzrosnąć, nawet jeśli oznacza to wydłużenie czasu realizacji lub ograniczenie zakresu.

Powiedz członkom zespołu o wpisanie swoich imion i nazwisk na ocenach, aby reszta zespołu widziała, w jak różny sposób poszczególne osoby postrzegają kompromisy. Nie chodzi tutaj o wywoływanie kogoś do tablicy, tylko o wspieranie otwartej dyskusji na temat przyczyn, dla których poszczególne osoby ustalają taką, a nie inną pozycję konkretnych elementów w rankingu. Przykładowo, ktoś może mieć informacje będące uzasadnieniem dla przyjęcia sztywnych kosztów, którymi należałoby się podzielić (to kolejny krok!).

Gdy wszyscy wystawią swoje początkowe oceny, sprawdź, jak kompromisy układają się w skali 1–5. Omów jasne przypadki, z których wielu członków zespołu tak samo oceniło określony kompromis.

Następnie przejdź do kompromisów, którym przypisano rozbieżne oceny. Omówcie uzasadnienie ocen przyznanych przez poszczególnych członków zespołu i odnotujcie wszelkie istotne informacje zwrotne.

Podczas omawiania kompromisów i elastyczności każdego z nich aktualizuj na bieżąco ustalenia zespołu poprzez przenoszenie kart lub karteczek samoprzylepnych na odpowiednie listy.