Pros y contras en acción
Un equipo de diseño web que teletrabajaba utilizó Trello para analizar los pros y contras de su siguiente proyecto.
Estas notas adhesivas corresponden a la estrategia Pros y contras que completó un equipo de TI para prepararse para un proyecto.
Los alumnos de una escuela de negocios usaron Miro para analizar los pros y contras de un proyecto que tenían que hacer en grupo.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Presencial
Lugar para mantener la reunión
Pizarra u hoja grande de papel
Notas adhesivas
Rotuladores
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 10 min
En caso de que el equipo teletrabaje, empieza por crear un documento de colaboración, como un tablero de Trello. Para ello, puedes utilizar las plantillas que te proporcionamos o crear las tuyas propias.
Si se trata de un equipo presencial, busca una pizarra o un papel grande y consigue notas rápidas y rotuladores para la sala de reuniones.
Crea la columna "Pros y contras" en el documento y añade aquellas limitaciones o variables que deba tener presentes el equipo al trabajar en el proyecto.
A continuación, añade cinco columnas al tablero o papel y numéralas del 1 al 5 (siendo 1 lo que tiene más flexibilidad y 5, lo que menos).
CONSEJO: TRIPLE LIMITACIÓN
Los pros y contras más habituales se conocen como "triple limitación" y son los siguientes:
- Tiempo: tiempo asignado
- Alcance: tareas que se deben realizar
- Coste: presupuesto del proyecto
EJEMPLO: LISTA DE PROS Y CONTRAS
Estas son algunas de los pros y contras que sopesaría un equipo de diseño web al prepararse para su siguiente proyecto.
2. Sentar las bases 5 min
Al principio de la sesión, informa al equipo de lo siguiente:
- El objetivo de esta sesión es fijar las prioridades del proyecto para que cuando tengamos que hacer sacrificios, estemos de acuerdo en cuáles hay que hacer.
- Todo el mundo debe basar las recomendaciones que haga en su experiencia en proyectos anteriores.
3. Flexibiliza 10 min
Pide a cada miembro del equipo que añada una tarjeta o una nota adhesiva sobre los distintos pros y contras valorándolos en una escala del 1 al 5. Las tarjetas o notas que tienen una valoración de 1 corresponden a los pros y contras con mayor flexibilidad, mientras que las que tienen una valoración de 5 corresponden a aquellos que tienen menos flexibilidad.
Un pro o contra flexible implica que es negociable y permite al equipo centrarse en aspectos de mayor prioridad. Por ejemplo:
No hay plazo = el tiempo tiene una valoración de 1
Presupuesto ajustado = el coste tiene una valoración de 5
Asegúrate de que cada miembro del equipo escriba su nombre junto a sus valoraciones para que todos sepan cómo percibe cada uno los distintos pros y contras.
CONSEJO: INTERDEPENDENCIAS
Los pros y contras dependen los unos de los otros; por ejemplo, invertir más tiempo y esfuerzo en uno suele repercutir en otro.
4. Debate 20 MIN
Una vez que todo el mundo haya aportado sus valoraciones iniciales, analiza qué posición ocupan los pros y contras en la escala del 1 al 5. Primero comenta aquellos temas o puntos claros que hayan recibido la misma valoración por parte de varios miembros del equipo.
A continuación, pasa a comentar aquellos pros y contras que hayan obtenido valoraciones diferentes. Pregunta a las personas pertinentes por qué los han valorado de esa forma.
CONSEJO: ¿Y SI TODO TIENE POCA FLEXIBILIDAD?
Si todo está en la columna "Menos flexibilidad", pregunta al equipo:
- ¿Qué aportará más beneficios al cliente?
- ¿Qué se ajusta más a nuestros valores de empresa?
5. Actualiza 5 min
Mientras analizáis los distintos pros y contras y os ponéis de acuerdo en su grado de flexibilidad, id moviendo las tarjetas o notas adhesivas a las columnas que correspondan para tenerlo todo actualizado.
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EJEMPLO: FIN
Este ejemplo corresponde a una sesión Pros y contras realizada en Miro después de que el equipo llegara a un acuerdo.
Seguimiento
Documento
Guarda toda la información de esta estrategia en un lugar donde se puedan compartir archivos, como un espacio de Confluence, para que el equipo y las partes interesadas puedan consultarla y repasarla en caso de que surja alguna pregunta sobre los pros y contras.
Haz revisiones periódicas
Completa esta estrategia con el equipo tantas veces como haga falta; por ejemplo, si obtenéis información nueva y debéis modificar las prioridades. Utilizad esta estrategia periódicamente para aseguraros de estar todos al corriente de los pros y contras.
Variantes
EQUIPO DE LIDERAZGO
Si tu equipo de liderazgo tiene la última palabra sobre los pros y contras del proyecto, completa la estrategia con los líderes del proyecto o las partes interesadas de la empresa en lugar de con el equipo responsable de llevar a cabo el trabajo.
Recorrido por el tablero
En lugar de ir de persona en persona, toma como base el tablero de trabajo y repasa cada elemento. Comienza por los que estén bloqueados y busca con el equipo la forma de desbloquearlos. Después, revisa el resto de los elementos y busca con ellos la forma de finalizarlos.
De uno en uno
En lugar de asignar el grado de prioridad a todos los pros y contras al mismo tiempo, examínalos de uno en uno y analiza su valoración antes de pasar al siguiente.
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