Análisis de pros y contras del proyecto

Al principio de la sesión, informa al equipo de lo siguiente:

• El objetivo de esta sesión es establecer las prioridades del proyecto para que cuando tengamos que hacer sacrificios, estemos de acuerdo en cuáles hay que hacer.
• Todo el mundo debe basar las recomendaciones que haga en su experiencia en proyectos anteriores.

Conseguir que todos estén de acuerdo desde el principio ayuda a garantizar una reunión sin problemas. También tendrás que asegurarte de que todos entienden el proceso por el que vais a pasar. No des por sentado que todo el mundo ha hecho un análisis de pros y contras antes.

Pide a cada miembro del equipo que añada una tarjeta o una nota adhesiva sobre los distintos pros y contras valorándolos en una escala del 1 al 5. Las tarjetas o notas que tienen una valoración de 1 corresponden a los pros y contras con mayor flexibilidad, mientras que las que tienen una valoración de 5 corresponden a aquellos que tienen menos flexibilidad.

Se puede negociar una concesión flexible para que el equipo pueda centrarse en las prioridades más altas. Por ejemplo:

• Si el proyecto no tiene fecha límite, el tiempo está en el 1; otras cosas tienen mayor prioridad, incluso si es necesario ampliar el plazo.
• Si el presupuesto es limitado, el coste está en el 5 y no puede aumentar, aunque eso implique que se tardará más o que hay que reducir el alcance.

Asegúrate de que cada miembro del equipo escriba su nombre junto a sus valoraciones para que todos sepan cómo percibe cada uno los distintos pros y contras. La idea no es llamar la atención a la gente, sino fomentar un debate abierto sobre por qué determinados pros y contras reciben la calificación que reciben. Por ejemplo, puede que alguien tenga algún dato que justifique que el coste debería ser menos flexible, y estaría bien que lo compartiera (ese es el siguiente paso).

Una vez que todo el mundo haya aportado sus valoraciones iniciales, analiza qué posición ocupan los pros y contras en la escala del 1 al 5. Primero comenta aquellos temas o puntos claros que hayan recibido la misma valoración por parte de varios miembros del equipo.

A continuación, pasa a comentar aquellos pros y contras que hayan obtenido valoraciones diferentes. Analiza los motivos de cada miembro del equipo para valorarlos de esa forma y toma nota de cualquier comentario útil.

Mientras analizáis los distintos pros y contras y os ponéis de acuerdo en su grado de flexibilidad, id moviendo las tarjetas o notas adhesivas a la lista que corresponda para tenerlo todo actualizado.