Compromissen in de praktijk
Een webdesignteam op afstand gebruikt Trello om hun compromissen voor hun volgende project te bespreken.
An IT team runs the Project Trade-Offs Analysis Play to prep for a project.
Bedrijfskundestudenten gebruiken Miro om hun compromissen te bespreken die ze tijdens een groepsproject gaan sluiten.
Wat heb je nodig?
Extern
Platform om te kunnen videobellen
Digitale samenwerkingstools (zie sjabloon)
Op locatie
Vergaderruimte
Whiteboard of een groot vel papier
Post-its
Markers
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Spelinstructies
1. Je werkwijze voorbereiden 10 MIN.
Als je team op afstand werkt, begin dan met het aanmaken van een samenwerkingsdocument of -ruimte. Een Trello-bord is daar perfect voor. Je kunt, als je wilt, de meegeleverde sjabloon gebruiken of je eigen sjablonen aanmaken.
Als je team op locatie werkt, zoek dan eerst een whiteboard of een groot papieren vel en leg post-its en stiften neer in een vergaderruimte.
Maak vervolgens een lijst met compromissen in je Trello-bord of -document en voeg eventuele beperkingen of variabelen toe waarmee je team tijdens het project rekening moet houden.
Voeg vervolgens vijf genummerde lijsten toe aan het bord of papier: 1, 2, 3, 4 en 5, waarbij 1 de meest flexibele is en 5 de minst flexibele.
Voeg tot slot aan het bord of op het papiervel vijf genummerde kolommen toe: 1 = meest flexibel, 2, 3, 4 en 5 = minst flexibel.
TIP: DRIEVOUDIGE BEPERKINGEN
Dit zijn de meest voorkomende compromissen tussen projecten en sectoren:
- Tijd
- Scope
- Kosten
VOORBEELD: LIJST MET COMPROMISSEN
Hier volgen enkele compromissen die een webdesignteam voor een volgend project kan sluiten.
2. Bereid de ruimte voor 5 MIN.
Breng het team aan het begin van de sessie op de hoogte van het volgende:
- Het doel van deze sessie is de prioriteiten van het project op elkaar af te stemmen, zodat we, wanneer we compromissen moeten sluiten, het eens zijn over hoe we dat doen.
- Iedereen gebruikt zijn of haar eigen ervaring met eerdere projecten om zijn of haar adviezen te onderbouwen.
Door iedereen vanaf het begin op één lijn te krijgen, wordt de vergadering soepeler. Je moet er ook voor zorgen dat iedereen het proces dat je gaat doorlopen begrijpt. Ga er niet vanuit dat iedereen al eens eerder een compromis-analyse heeft gemaakt!
3. Flexen 10 MIN.
Vraag elk teamlid om voor elk compromis een kaartje of post-it toe te voegen op een schaal van één tot vijf. Kaarten of post-its met een '1' zijn de compromissen met de meeste flexibiliteit en die met en '5' hebben de minste flexibiliteit.
Er kan over een flexibele afweging worden onderhandeld, zodat het team zich kan concentreren op hogere prioriteiten. Bijvoorbeeld:
- Als het project geen deadline heeft, krijgt tijd een 1. Andere zaken hebben een hogere prioriteit, zelfs als de tijdlijn daarvoor moet worden verlengd.
- Als er een strikt budget is, zijn de kosten een 5. De kosten kunnen niet stijgen, zelfs niet als dat betekent dat het langer duurt of de scope moet worden ingeperkt.
De teamleden schrijven hun naam naast hun beoordeling. Zo ziet iedereen hoe verschillend de compromissen zijn beoordeeld. Het idee hier is niet om mensen individueel aan te spreken, maar om een open discussie op gang te brengen over waarom een bepaalde compromis deze beoordeling heeft gekregen. Iemand zou bijvoorbeeld inzicht kunnen hebben in waarom de kosten minder flexibel zouden moeten zijn, en dat moet worden gedeeld (dat is de volgende stap).
TIP: ONDERLINGE AFHANKELIJKHEDEN
Compromissen zijn onderling afhankelijk. Als je meer tijd en moeite aan het ene besteedt, gaat dat vaak ten koste van het andere.
4. Feedback bespreken 20 MIN.
Als iedereen zijn of haar eerste beoordeling heeft gegeven, bekijk dan waar de compromissen komen te liggen op de schaal van één tot vijf. Bespreek opvallende thema's of overeenkomsten als meerdere teamleden een compromis dezelfde beoordeling geven.
Ga vervolgens over tot eventuele compromissen met uiteenlopende beoordelingen. Bespreek waarom elk teamlid deze beoordeling heeft gegeven en noteer nuttige feedback.
TIP: INFLEXIBEL
Als alles in de lijst 'Minst flexibel' staat, vraag je dan het volgende af:
- Welk biedt de meeste voordelen voor de klant?
- Welk past het meest bij de waarden van het bedrijf?
Als alles de hoogste prioriteit heeft, dan heeft feitelijk niks prioriteit. Hiërarchieën vereisen vaak moeilijke keuzes.
5. Bijwerken 5 MIN.
Naarmate je de compromissen bespreekt en iedereen het eens wordt over de flexibiliteit ervan, kun je de kaartjes of post-its verplaatsen naar de juiste lijst.
.jpg?cdnVersion=1581)
VOORBEELD: HET EINDE
Bekijk hier een voorbeeld van een Compromissen-sessie dat is opgenomen in Miro, nadat het team een overeenstemming heeft bereikt.
Opvolgen
Document
Leg alle gegevens van dit spel vast op een plek waarin bestanden gedeeld kunnen worden, zoals een Confluence-space. Hier kunnen teamgenoten en belanghebbenden deze opnieuw bekijken als er vragen over compromissen opduiken. Hiermee kun je onnodige vragen en overbodige communicatie verminderen.
Terugblikken
Neem dit spel opnieuw door als er nieuwe informatie opduikt en je je prioriteiten moet bijwerken. Speel dit spel regelmatig, zodat het team op één lijn blijft wat betreft de gesloten compromissen. Vooral grote groepen of teams op afstand en hybride teams hebben een grotere kans dat de prioriteiten van elkaar afwijken.
Variaties
Managementteam
Als het laatste woord over de compromissen voor het project bij jouw managementteam ligt, bespreek het dan met projectleiders of zakelijke belanghebbenden, en niet met het team dat het werk uitvoert.
Als je team het laatste woord heeft over de compromissen, kan je nog steeds overwegen om het spel afzonderlijk te spelen met de leidinggevende en uitvoerende teams en de resultaten vergelijken. Dit kan belangrijke punten waarop je teams van mening verschillen aan het licht brengen.
Doorloop het werkbord
Neem het werkbord item per item door, in plaats van persoon per persoon. Begin met alle werkitems die worden geblokkeerd en bespreek hoe ze kunnen worden opgelost. Doorloop vervolgens elk item dat overblijft en overleg hoe ze kunnen worden voltooid.
Eén voor één
In plaats van alle compromissen tegelijk te bespreken, kun je ze één voor één introduceren en elke beoordeling bespreken voordat je naar de volgende gaat. Zo zorg je ervoor dat elk compromis de volledig aandacht krijgt. Het kan verhelderend zijn om te zien hoe en of je beoordeling verandert naarmate er nieuwe compromissen worden toegevoegd.
Andere spellen verkennen
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze maandelijkse nieuwsbrief.
