Compromis-analyse bij projecten
Elk project kent compromissen, of het nu gaat om de kosten of de scope. Definieer ze en geef ze prioriteit om middelen verstandig te investeren en je belangrijke doelen te bereiken.
Voorbereidingstijd
10 min.
LOOPTIJD
50 min.
Personen
3-5
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Bespreek de compromissen voor projecten, zoals kosten, scope, kwaliteit, tijd en risico.
- Bekijk informatie die de manier waarop je team over compromissen beslist kan veranderen.
- Beoordeel welke compromissen als eerste vs. welke als laatste gemaakt moeten worden.
WAT JE NODIG HEBT
- Vergaderruimte of videoconferentie waarbij je je scherm kunt delen.
- Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen).
- Optioneel: whiteboard, markers, plakbriefjes en een timer.
Middelen voor spellen
Hoe je de compromissen voor projecten analyseert
Geef prioriteit aan compromissen om middelen verstandig te investeren en je belangrijkste doelen te bereiken.
Wat is een compromis voor een project?
Compromissen voor projecten zijn beslissingen waarbij één aspect van een project wordt opgeofferd om een ander aspect te bereiken, zoals kosten, scope, kwaliteit, tijd of risico.
Waarom zou je het spel Compromis-analyse bij projecten uitvoeren?
Elk project heeft compromissen.
Zou je het project sneller kunnen voltooien? Ja, maar misschien moet je meer geld uitgeven, anders loop je het risico dat teamleden overbelast raken of dat de kwaliteit minder wordt.
Zou je kunnen bezuinigen op de kosten? Ja, maar dan voldoet het eindproduct misschien niet volledig aan de behoeften van de gebruikers of kan het langer duren voordat het project is voltooid.
Door het spel Compromis-analyse bij projecten uit te voeren, kunnen teams deze compromissen analyseren, strategische beslissingen nemen en gedurende het hele project op één lijn blijven.
Wanneer moet je de compromissen voor projecten analyseren?
Als je dit spel aan het begin van een project uitvoert, is iedereen klaar voor succes en kan het helpen om obstakels sneller te overwinnen als en wanneer er compromissen moeten worden gemaakt.
Bezoek dit spel opnieuw als je team nieuwe informatie ontdekt en/of als de prioriteiten moeten worden aangepast.
De voordelen van het analyseren van de compromissen voor projecten
Onderzoek dat is samengevat in het boek Project Management: A Benefit Realization Approach toont aan dat het vroegtijdig definiëren van projectparameters en compromissen teams op verschillende manieren ten goede komt.
- Meer afstemming op strategische doelstellingen
Door de gewenste voordelen, de scope van het project en de bijbehorende parameters duidelijk te omschrijven, kan een projectteam zijn inspanningen richten op activiteiten die rechtstreeks bijdragen aan de verwezenlijking van die strategische doelen. Dit voorkomt scope-creep en houdt het project op schema. - Beter onderbouwde besluitvorming
Wanneer projectteams vooraf parameters vaststellen, zoals budget, tijdlijn en kwaliteitsnormen, wordt het makkelijker om verschillende opties te evalueren en beslissingen te maken die de kans op succes vergroten. Dit zorgt ervoor dat je dure herbewerkingen en wijzigingen later in het project kunt voorkomen. - Meer betrokkenheid en input van belanghebbenden
Door belanghebbenden te betrekken bij de beginfase van het definiëren van projectparameters en het bespreken van mogelijke afwegingen, kunnen projectteams waardevolle inzichten verkrijgen, problemen aanpakken en voor consensus zorgen. Dit bevordert een gedeeld begrip van de doelen van het project en vergroot de kans op steun van belanghebbenden gedurende het hele project. - Effectiever risicobeheer
Door potentiële risico's en beperkingen vroegtijdig te identificeren, kunnen projectteams risicobeperkende strategieën en noodplannen opstellen. Inzicht in de afwegingen die gepaard gaan met verschillende risicoresponsen helpt teams om beter onderbouwde beslissingen te nemen over hoe ze die risico's kunnen beheren.
1. Bereid het spel voor
Geschatte tijd: 10 MIN.
Begin met een samenwerkingsdocument, zoals een Trello-bord of Confluence-pagina. Als je team fysiek bijeenkomt voor een vergadering, kun je ook een whiteboard of een groot stuk papier gebruiken. (Het is belangrijk dat je de notulen daarna overzet naar een digitaal document ter referentie.)
Maak vervolgens een lijst met afwegingen tussen projecten in je digitale document of op je fysieke bord, zodat het team er iets aan kan toevoegen. Noteer één afweging per post-it of kaart. Kosten, tijd en scope zijn bijvoorbeeld enkele van de meest voorkomende afwegingen tussen projecten.
Maak vervolgens kolommen op je document of bord met de labels 1 tot en met 5. Kolom '1' geeft de meest flexibele afwegingen weer (de beslissingen die als eerste worden gemaakt). Kolom '5' geeft de minst flexibele afwegingen weer (de beslissingen die als laatste worden gemaakt).
2. Bereid de ruimte voor
Geschatte tijd: 5 MIN.
Door iedereen vanaf het begin op één lijn te krijgen, kun je een vergadering soepel laten verlopen. Zeg aan het begin van de sessie tegen het team:
- Het doel van deze sessie is de prioriteiten van het project op elkaar af te stemmen, zodat we, wanneer we afwegingen moeten maken, het eens zijn over hoe we dat doen.
We moeten onze eigen ervaring met eerdere projecten gebruiken om onze adviezen te onderbouwen.
Als er teamleden zijn die nog niet eerder een compromis-analyse hebben uitgevoerd, leg ze dan de volgende stappen uit voordat ze aan de slag gaan, zodat ze het proces begrijpen.
3. Aan de lijst toevoegen
Geschatte tijd: 10 minuten
Geef de teamleden 5-10 minuten om afwegingen toe te voegen aan het bord of het stuk papier. Moedig ze aan om op te schrijven wat er in hun hoofd opkomt en creëer een veilige ruimte waarin iedereen zijn of haar ideeën kan delen.
TIP: zorg voor de uitwisseling van ideeën
Bij het maken van afwegingen moet je het ene opgeven om meer van het andere te krijgen. Meer tijd, geld en/of moeite besteden aan één item gaat vaak ten koste van een ander item. Wees eerlijk tegen jezelf en tegen elkaar over deze voordelen en nadelen.
4. Flexibiliteit beoordelen
Geschatte tijd: 10 minuten
Vraag elk teamlid om voor elke afweging een kaartje of post-it toe te voegen op een schaal van één tot vijf. Kaarten of post-its met een '1' zijn de afwegingen met de meeste flexibiliteit en die met en '5' hebben de minste flexibiliteit.
Er kan over een flexibele afweging worden onderhandeld, zodat het team zich kan concentreren op hogere prioriteiten. Bijvoorbeeld:
-
Als er geen deadline is voor het project, wordt de tijd aangegeven met een '1'. Andere zaken hebben een hogere prioriteit, zelfs als daar een verlenging van de deadline voor nodig is.
-
Als er een strikt budget is, worden de kosten aangegeven met een '5'. De kosten mogen niet stijgen, zelfs niet als dat betekent dat het langer duurt of dat de scope moet worden beperkt.
Zorg ervoor dat de teamleden hun naam naast hun beoordeling schrijven. Zo ziet iedereen hoe verschillend de afwegingen zijn beoordeeld.
Het idee hier is niet om mensen individueel aan te spreken, maar om een open discussie op gang te brengen over waarom een bepaalde afweging deze beoordeling heeft gekregen. Iemand zou bijvoorbeeld inzicht kunnen hebben in waarom de kosten minder flexibel zouden moeten zijn. (En diegene kan die informatie in de volgende stap delen!)
TIP: GRAAF DIEPER
Als alles de hoogste of laagste prioriteit heeft, helpt dit spel het team niet om beslissingen te nemen.
Als alles met een '5' wordt beoordeeld (minst flexibel), vraag dan aan het team: 'welke afweging levert het meeste voordeel op voor onze gebruikers/klanten?' en/of 'Welke afweging past het beste bij de waarden van het bedrijf?'
Als alles met een '1' is beoordeeld (meest flexibel), vraag dan: 'Welke van deze afwegingen zouden we het eerst kiezen?' Pas de beoordelingen vervolgens dienovereenkomstig aan.
5. Bespreken
Geschatte tijd: 15 min.
Als iedereen zijn of haar eerste beoordeling heeft gegeven, bekijk dan waar de afwegingen komen te liggen op de schaal van één tot vijf. Bespreek opvallende thema's of overeenkomsten als meerdere teamleden een afweging dezelfde beoordeling geven.
Ga vervolgens over tot eventuele afwegingen met uiteenlopende beoordelingen. Bespreek waarom elk teamlid deze beoordeling heeft gegeven en noteer nuttige feedback.
6. Bijwerken
Geschatte tijd: 10 minuten
Naarmate je de afwegingen bespreekt en iedereen het eens wordt over de flexibiliteit ervan, kun je de kaartjes of post-its verplaatsen naar de juiste lijst.
Opvolgen
Document
Als je teamleden met elkaar hebben vergaderd en een fysiek whiteboard of een stuk papier hebben gebruikt, moet je de notulen en beoordelingen vastleggen in een digitaal document, zoals een Confluence-pagina. Op die manier kunnen het team en de belanghebbenden deze afwegingen zien en opnieuw bekijken in de toekomst, indien nodig.
Terugblikken
Bezoek dit spel opnieuw als je team nieuwe informatie ontdekt en/of als de prioriteiten moeten worden aangepast.
Variaties
Betrek het management
Als managers de uiteindelijke beslissingen maken over de afwegingen tussen projecten, voer het spel dan uit met projectleiders of belanghebbenden uit het bedrijfsleven in plaats van (of met) het team dat het werk uitvoert.
Als je team de uiteindelijke beslissingen maakt, kun je het spel nog steeds afzonderlijk spelen met de management- en implementatieteams en vervolgens de resultaten vergelijken om mogelijke gebieden van verkeerde afstemming aan het licht te brengen.
Eén voor één
In plaats van alle afwegingen tegelijk te bespreken, kun je ze één voor één voorstellen, zodat iedereen zich op hetzelfde onderwerp kan concentreren. Bespreek elke ranking voordat je doorgaat naar de volgende. Het kan voor duidelijkheid zorgen als je ziet of en hoe je beoordelingen veranderen als er nieuwe afwegingen worden toegevoegd.
Doorloop het werkbord
In plaats van je afwegingen en beoordelingen één voor één te bekijken, kun je beginnen met de items die geblokkeerd zijn en bespreken hoe je ze kunt deblokkeren. Doorloop vervolgens elk item dat overblijft en overleg hoe ze kunnen worden voltooid.
Heb je nog vragen?
Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.
Andere spellen die je misschien leuk vindt
Doelen stellen
OKR's
Definieer welke doelstellingen je moet bereiken en houd de voortgang bij met meetbare belangrijke resultaten.
Besluitvorming
DACI-framework voor besluitvorming
Wijs duidelijke rollen toe om te zorgen voor effectieve samenwerking en verantwoording tijdens het besluitvormingsproces.
Besluitvorming
Afwegingen
Definieer en prioriteer je projectvariabelen.
Projectplanning
Projectposter
Concentreer je op je denken, deel ideeën en updates en definieer succes.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.
Een IT-team organiseert het spel Compromis-analyse bij projecten om een project voor te bereiden.
Een ontwerpteam gebruikt Trello om afwegingen te analyseren voor een aankomend project.