Análise de concessão de projeto
Cada projeto tem concessões, como custo ou escopo. Defina e priorize essas concessões para investir recursos com sabedoria e atingir metas importantes.
Tempo de preparo
10m
Tempo de execução
50 min
Pessoas
3 a 5
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Discuta as vantagens e desvantagens do projeto, como custo, escopo, qualidade, tempo e risco.
- Analise as informações que podem alterar como sua equipe decide as concessões.
- Avalie quais concessões devem ser feitas primeiro versus por último.
VOCÊ VAI PRECISAR DE:
- Espaço de reunião ou videoconferência com compartilhamento de tela.
- Ferramenta de colaboração digital (confira os templates).
- Opcional: quadro branco, canetas, notas adesivas e temporizador.
Recursos da tática
Como analisar as concessões do projeto
Priorize concessões para investir recursos com sabedoria e atingir as metas mais importantes.
O que é uma concessão do projeto?
As concessões do projeto são as decisões que envolvem sacrificar um aspecto do projeto para alcançar outro, como custo, escopo, qualidade, tempo ou risco.
Por que fazer a tática de análise de concessão do projeto?
Todo projeto envolve concessões.
Você poderia concluir o projeto mais rápido? Sim, mas talvez você precise gastar mais dinheiro ou correr o risco de sobrecarregar membros da equipe ou reduzir a qualidade.
Você poderia cortar custos? Sim, mas o produto final pode não atender as necessidades do usuário por completo, ou o projeto pode levar mais tempo para ser concluído.
Fazer a tática de análise de concessão do projeto ajuda a equipe a analisar essas concessões, tomar decisões estratégicas e permanecer alinhada durante todo o projeto.
Quando analisar as concessões do projeto?
Executar essa tática no início de um projeto prepara todos para o sucesso e pode ajudar a superar obstáculos mais rápido, se ou quando, for necessário fazer concessões.
Revisite essa tática se sua equipe descobrir novas informações e/ou se houver mudanças na prioridade.
Os benefícios de analisar as concessões do projeto
Uma pesquisa resumida no livro Project Management: A Benefit Realisation Approach mostra que definir os parâmetros e as concessões do projeto com antecedência beneficia as equipes de várias maneiras.
- Melhor alinhamento com os objetivos estratégicos
Ao delinear com clareza os benefícios desejados, o escopo do projeto e os parâmetros associados, a equipe do projeto pode concentrar os esforços em atividades com impacto direto nas metas estratégicas. Fazer isso ajuda a evitar o desvio do escopo e mantém o projeto em andamento. - Tomada de decisão mais informada
Quando as equipes de projeto estabelecem parâmetros como orçamento, cronograma e padrões de qualidade com antecedência, fica mais fácil avaliar diferentes opções e fazer concessões que aumentem a probabilidade de obter benefícios. Isso evita gastos com retrabalhos ou mudanças no projeto depois. - Maior engajamento e adesão das partes interessadas
Ao envolver as partes interessadas nos estágios iniciais de definição dos parâmetros do projeto e análise das possíveis concessões, as equipes do projeto podem obter informações úteis, abordar preocupações e entrar em um consenso. Assim, todos ficam por dentro das metas, e é mais provável ter o apoio das partes interessadas durante todo o projeto. - Gerenciamento de risco mais eficaz
Ao identificar possíveis riscos e restrições com antecedência, as equipes do projeto podem criar estratégias de mitigação e planos de contingência. Compreender as concessões associadas às diferentes respostas aos riscos ajuda as equipes a tomarem decisões mais embasadas sobre como gerenciar esses riscos.
1. Prepare a tática
Tempo estimado: 10 min
Comece um documento de colaboração digital, como um quadro do Trello ou uma página do Confluence. Se sua equipe estiver reunida de forma presencial, uma opção é usar um quadro branco ou um pedaço de papel grande. (Mas depois é melhor transferir as observações para o documento digital para consulta.)
Em seguida, comece uma lista de concessões do projeto no documento digital ou quadro físico para a equipe poder colaborar. Anote cada uma em uma nota adesiva ou cartão. Por exemplo, custos, tempo e escopo são algumas das concessões mais comuns em projetos.
Depois, crie colunas no documento ou quadro rotuladas de 1 a 5. A coluna "1" representa as concessões mais flexíveis (aquelas que são feitas primeiro) e a coluna "5" representa as menos flexíveis (aquelas feitas por último).
2. Prepare o cenário
Tempo estimado: 5 min
Alinhar toda a equipe desde o início garante reuniões tranquilas. No início da sessão, informe à equipe:
- O objetivo desta sessão é chegar a um acordo sobre as prioridades do projeto. Assim, quando for preciso fazer concessões, todos vão estar alinhados sobre como devem ser feitas.
Todos devem usar sua experiência em projetos anteriores para embasar suas recomendações.
Se algum membro da equipe nunca tiver feito uma análise de concessão, informe as próximas etapas antes de começar para que ele entenda o processo.
3. Adicione à lista
Tempo estimado: 10 min
Dê à equipe de 5 a 10 minutos para adicionar as concessões ao quadro ou ao papel. Incentive as pessoas a escreverem o que vier à mente, criando um espaço seguro para toda e qualquer ideia.
DICA: reconheça os custos da troca
As concessões envolvem desistir de uma coisa para obter mais de outra. Gastar mais tempo, dinheiro e/ou esforço em um item muitas vezes prejudica outro. Seja transparente com você e com as outras pessoas sobre esses benefícios e sacrifícios.
4. Negocie a flexibilidade de tarifas
Tempo estimado: 10 min
Peça aos membros da equipe para adicionarem um cartão ou nota adesiva por concessão em uma escala de 1 a 5, sendo "1" para as concessões com a maior flexibilidade e "5" para aquelas com a menor.
Uma concessão flexível pode ser negociada para que a equipe possa se concentrar em itens de maior prioridade. Por exemplo:
-
Se não tem prazo para o projeto, o tempo é "1". Outras coisas têm maior prioridade, mesmo que envolvam estender o cronograma.
-
Se o orçamento é apertado, o custo é "5". O custo não pode aumentar, mesmo que isso resulte na demora para concluir o projeto ou na redução do escopo.
Confirme se os membros da equipe inseriram seus nomes nos cartões ou notas adesivas. Assim, todos sabem como cada membro da equipe entende as concessões.
A ideia não é apontar dedos, mas promover conversas transparentes entre as pessoas sobre a classificação de cada concessão. Por exemplo, uma pessoa pode ter uma ideia de por que os custos deveriam ser menos flexíveis. (E ela pode compartilhar essas informações na próxima etapa!)
DICA: CAVE MAIS FUNDO
Marcar tudo como da maior ou menor prioridade não vai ajudar a equipe a tomar decisões.
Se tudo for classificado como "5" (menos flexível), pergunte à equipe: "Qual concessão oferece o maior benefício para nossos usuários/clientes?" ou "Qual delas se alinha mais aos valores da empresa?"
Se tudo for classificado como "1" (mais flexível), pergunte: "Entre essas concessões, quais faríamos primeiro?" Então ajuste as classificações de acordo com as respostas.
5. Discuta
Tempo estimado: 15 min
Depois que todos fizerem as classificações iniciais, veja onde as concessões se encaixam na escala de 1 a 5. Discuta temas ou pontos em comum entre concessões que receberam a mesma classificação de vários membros da equipe.
Em seguida, discuta as concessões com classificações diferentes. Discuta o raciocínio de cada membro da equipe para a classificação e anote qualquer feedback útil.
6. Atualize as prioridades
Tempo estimado: 10 min
Ao discutir concessões e chegar a um consenso sobre a flexibilidade, mova os cartões ou notas adesivas para a lista apropriada conforme as classificações atualizadas.
Acompanhamentos
Documento
Se sua equipe se reuniu de forma presencial e usou um quadro branco físico ou um pedaço de papel, documente suas observações e classificações em um documento digital, como uma página do Confluence. Dessa forma, a equipe e as partes interessadas vão poder consultar essas concessões se surgirem dúvidas no futuro.
Revise
Revisite essa tática se sua equipe descobrir novas informações e/ou se houver mudanças na prioridade.
Variações
Inclua a liderança
Se a liderança tiver a palavra final sobre as concessões do projeto, use esta tática com os líderes do projeto ou com as partes interessadas da empresa, em vez (ou além) de com a equipe responsável pelo trabalho.
Se sua equipe tiver a palavra final, você ainda vai poder administrar a tática com as equipes de implementação e liderança, uma de cada vez, e comparar os resultados para descobrir possíveis áreas de desalinhamento.
Uma de cada vez
Em vez de discutir todas as concessões de uma vez, apresente uma por uma para manter todos focados no mesmo item. Discuta cada classificação antes de passar para a próxima. Ver como sua classificação muda a cada nova concessão (ou se ela sequer muda) é esclarecedor.
Caminhe pelo quadro
Em vez de analisar suas concessões e classificações uma por uma, comece com os itens bloqueados e discuta como eles podem ser desbloqueados. E então, passe pelos itens que restaram para discutir como completar cada um.
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