Concessões em ação
Uma equipe remota de web design usa o Trello para discutir suas concessões em um projeto futuro.
Estas são notas adesivas de uma Tática de Concessões que é feito por uma equipe de TI quando ela se prepara para um projeto.
Estudantes de escolas de negócios usam o Miro para discutir as concessões que eles vão fazer em um projeto de grupo.
O que você vai precisar
Remoto
Videoconferência com compartilhamento de tela
Ferramenta de colaboração digital (ver templates)
Presencial
Espaço de reunião
Quadro branco, ou folha grande de papel
Notas adesivas
Marcadores
Templates opcionais
Templates da Atlassian
Instruções para executar esta tática
1. Preparação 10 min
Para equipes remotas, comece criando o documento de colaboração, como quadros do Trello. Você pode usar os templates disponibilizados ou criar o seu próprio.
Para equipes presenciais, use o quadro branco ou papel grande e deixe notas adesivas e marcadores na sala de reunião.
Crie uma coluna "concessões" em seu documento e adicione as restrições ou variáveis que sua equipe precisa considerar ao trabalhar neste projeto.
Em seguida, adicione cinco colunas numeradas no quadro ou papel: 1 - mais flexível, 2, 3, 4 e 5 - menos flexível.
DICA: RESTRIÇÃO TRIPLA
As concessões mais comuns são conhecidas como "restrição tripla":
- Tempo: tempo alocado
- Escopo: o que está incluído
- Custo: orçamento do projeto
EXEMPLO: LISTA DE CONCESSÕES
Aqui estão algumas concessões que uma equipe de web design pode considerar para um próximo projeto.
2. Prepare o cenário 5 min
Informe a equipe sobre os seguintes itens no início da reunião:
- O objetivo desta sessão é chegar a um acordo sobre as prioridades do projeto. Então, quando a gente precisa fazer concessões, a gente está de acordo sobre como elas devem ser feitas.
- Todos devem usar sua experiência em projetos anteriores para informar suas recomendações.
3. Flexibilidade 10 min
Peça a cada membro da equipe para adicionar um cartão ou nota adesiva para cada concessão em uma escala de 1 a 5. Cartões ou notas classificadas como "1" são as concessões com a maior flexibilidade, e aqueles classificados como "5" têm a menor flexibilidade.
Uma concessão flexível é negociável para que se possa concentrar em itens de maior prioridade. Por exemplo:
Sem prazo = o tempo é 1 na escala
Orçamento apertado = o custo é 5 na escala
Verifique se os membros da equipe colocaram seus nomes em suas classificações para que todos estejam cientes de como é diferente a visão dos membros da equipe sobre as concessões.
DICA: INTERDEPENDÊNCIAS
Concessões têm uma relação interdependente. Alocar mais tempo e esforço para uma delas é, muitas vezes, à custa de outra.
4. Discuta 20 MINUTOS
Depois que todos derem suas classificações iniciais, dê uma olhada em onde as concessões estão na escala de 1 a 5. Discuta os temas ou concessões para os quais os membros da equipe deram a mesma classificação.
Em seguida, discuta as concessões com classificações diferentes. Discuta o raciocínio de cada membro da equipe para a classificação.
DICA: INFLEXIBILIDADE
Se tudo estiver na coluna "menos flexível", pergunte:
- Qual tem o maior benefício para o cliente?
- Qual deles se alinha mais aos valores da empresa?
5. Atualização 5 min
Ao discutir concessões e chegar a um consenso sobre sua flexibilidade, mova os cartões ou notas adesivas para a coluna apropriada para mostrar as concessões atualizadas.
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EXEMPLO: FINALIZAÇÃO
Aqui está um exemplo de uma sessão de Concessões capturada no Miro, depois que a equipe chegou a um consenso.
Acompanhamentos
Documento
Capture as informações desta Tática em um espaço de compartilhamento de arquivos, como um espaço do Confluence, onde a equipe e os interessados podem ver a qualquer momento se surgirem perguntas sobre concessões.
Revise
Reveja esta Tática conforme necessário. Por exemplo: se novas informações surgirem e suas prioridades precisarem mudar. Use esta Tática com frequência para garantir que a equipe esteja bem-informada sobre concessões.
Variações
EQUIPE DE LIDERANÇA
Se a palavra final sobre concessões para o projeto é da sua equipe de liderança, execute a Tática com líderes de projeto ou interessados da empresa em vez de executar a Tática com a equipe que está executando o trabalho.
Caminhe pelo quadro
Em vez de ir de pessoa em pessoa, explore o quadro de trabalho avaliando item por item. Comece pelos itens bloqueados e fale sobre como eles podem ser desbloqueados. E então, passe pelos itens que restaram para discutir como completar esses itens.
Uma de cada vez
Em vez de priorizar todas as concessões de uma só vez, faça a apresentação de uma de cada vez e discuta sua classificação antes de passar para a próxima.
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