Pôster do projeto
Quando foi a última vez que você de fato leu um plano ou termo de abertura de projeto? Mude para um mural do projeto, onde você define a maneira correta de resolver um problema, o escopo do projeto e o caminho para alcançar suas metas.
Tempo de preparo
20 min
Tempo de execução
90 min
Pessoas
3 a 10
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Esclareça o problema que você está resolvendo e as possíveis soluções.
- Confirme o que você já sabe e o que precisa descobrir antes de continuar.
- Comece a implementar um plano de projeto que as pessoas de fato usem e atualizem com o tempo.
VOCÊ VAI PRECISAR DE:
- Espaço de reunião ou videoconferência com compartilhamento de tela.
- Ferramenta de colaboração digital (confira os templates).
Recursos da tática
Como criar um mural do projeto
Substitua planos e termos de abertura de projetos, que ninguém quer ler, por uma alternativa divertida.
O que é o pôster de projeto?
O mural do projeto é uma ferramenta de planejamento que permite que a equipe pense sobre o problema que está tentando resolver, as possíveis soluções e qual vai ser o resultado ideal do projeto.
Não leve o nome ao pé da letra. Você não precisa pendurar o mural do projeto na parede, mas ele deve ser fácil de ver, como um mural real.
Quando você deve criar um mural do projeto?
Ao contrário dos termos de abertura de projetos, os murais são documentos dinâmicos que sua equipe preenche ao longo de várias conversas. Crie um rascunho no início do projeto e atualize à medida que explora o espaço do problema, desafia suposições, valida soluções e coleta feedback.
Os murais são necessários em todo projeto?
Os murais do projeto são ideais para resolver problemas complexos ou aproveitar uma oportunidade com muitos fatores desconhecidos.
Por que é importante criar murais do projeto?
Pesquisas mostram que as etapas de criação de um mural do projeto ajudam a:
- Confirmar se você está resolvendo o problema certo
Resolver o problema errado ou abordar um sintoma em vez da causa raiz pode desperdiçar tempo, esforço e recursos. Este estudo descobriu que identificar e formular o problema da forma certa costuma ser mais importante do que o processo de solução. - Validar suposições
Suposições não identificadas nem validadas podem ser um fator crucial para falhas no projeto. Definir e validar as suposições de forma clara como parte desta tática pode ajudar a melhorar a tomada de decisões, aprimorar a comunicação e minimizar os riscos. - Aumentar o engajamento das partes interessadas
Neste estudo, o engajamento das partes interessadas estava muito ligado à maior satisfação delas e dos patrocinadores. O engajamento também foi um indicador significativo da capacidade de manter um projeto dentro do orçamento e do prazo.
1. Prepare a tática
Tempo estimado: 10 min
O mural é dividido em três partes para ajudar na evolução do projeto:
- Espaço do problema: explique por que resolver este problema é importante para os clientes e para os negócios. Deixe claro quais são as metas do projeto e possíveis soluções.
- Validação: identifique riscos e falhas de conhecimento. O que você sabe? O que precisa descobrir?
-
Faça acontecer: visualize a solução e execute um planejamento de projeto.
Você não precisa preencher o mural inteiro de uma vez. Ao trabalhar nas seções, insira links para outros artefatos do projeto ou anote outras táticas possíveis, como DACI, tela de experiência, concessões, etc.
Agende 60 minutos com sua equipe na primeira sessão para se concentrar em definir o problema e as metas do projeto. Colete e compartilhe com antecedência informações relevantes (por exemplo, observações de testes do usuário, análises, feedback do cliente, pesquisa de mercado, etc.).
Dica: faça uma reunião separada com a equipe
Se você está trabalhando com uma equipe grande, considere criar salas de reunião separadas ou organizar várias sessões com grupos menores para que todos tenham a chance de contribuir e fazer sua voz ser ouvida.
2. Defina o espaço do problema
Tempo estimado: 20 MINUTOS
Comece a primeira sessão compartilhando o modelo de pôster de projeto com instruções.
Faça as perguntas do template à sua equipe, começando pelo espaço do problema: a razão pela qual o projeto existe. Essa seção deve incluir apenas informações o suficiente para que alguém de fora da equipe possa entender por que você está considerando esta iniciativa e quais são as metas dela.
Tente entrar em consenso sobre cada seção antes de passar para a próxima. Se vocês chegarem a um impasse ou tiverem ideias muito diferentes, reserve um tempo para discutir essas diferenças. Se não for possível chegar a um acordo, alguém da equipe vai precisar assumir uma tarefa de acompanhamento para coletar e compartilhar mais informações com a equipe inteira.
No fim das contas, talvez a pessoa responsável pelo projeto em tempo integral (isto é, gerente do projeto) ou patrocinadora executiva precise decidir em que direção seguir para resolver diferenças de opinião.
Observação:
É provável que você volte ao espaço do problema várias vezes antes de estar tudo pronto para a execução. Conforme chega o feedback dos patrocinadores e das partes interessadas, as equipes muitas vezes descobrem que não estavam fazendo as perguntas certas ou que não atenderam às necessidades do cliente. Você também pode descobrir que as hipóteses não são muito precisas. Mas tudo bem!
Quanto mais feedback você puder receber sobre o espaço do problema, melhor. Peça às partes interessadas, aos superiores e a qualquer outra pessoa que você ache que tenha boas ideias para deixar comentários direto em um documento colaborativo, como a página do Confluence. Dessa forma, você vai ter todos os pensamentos deles em um só lugar, além de um registro para verificar à medida que progride.
DICA: RECEBA FEEDBACK NO INÍCIO
Compartilhe o mural inicial com os patrocinadores do projeto assim que possível para obter feedback, que você deve integrar às sessões futuras conforme o desenvolvimento do projeto.
3. Validação
Tempo estimado: 20 MINUTOS
Definir o espaço do problema vai exigir o levantamento das hipóteses que precisam ser validadas para que a sua equipe e as partes interessadas estejam confiantes na solução.
A princípio, as respostas às perguntas de “validação” no mural parecem uma lista de tarefas. Conforme o projeto avança e você registra as descobertas, o mural apresenta a visão geral dos esforços de validação feitos e das informações coletadas.
A pesquisa deve confirmar (ou contestar) a possível solução e sua prioridade relativa antes que você possa avançar. Se você não conseguir fazer isso, pode ser necessário revisitar o espaço do problema ou fazer um brainstorming para gerar mais soluções a considerar.
Não desanime! Para projetos muito grandes, isso pode levar semanas, ou até meses, para resolver. Conforme sua pesquisa avança, atualize esta seção com resumos do que você descobriu e links para documentações de apoio.
DICA: COMPARTILHAR É CUIDAR
Depois da sessão, compartilhe com a equipe e demais pessoas as lições aprendidas e pergunte se eles também têm aprendizados recentes.
4. Pronto para executar
Tempo estimado: 20 MINUTOS
Esta seção vai estar vazia quando você criar o mural do projeto pela primeira vez, ela vai ser preenchida conforme você chegar a conclusões sobre qual solução buscar e definir uma visão idealizada do que você vai entregar e o que vai ser necessário para fazer essa entrega.
Esta seção é onde o plano de projeto vai ganhar foco. Envolver vários membros da equipe com diferentes conjuntos de habilidades ao responder as perguntas em "pronto para executar" ajuda a capturar todos os aspectos do que vai ser entregue e a desenvolver uma compreensão compartilhada.
Este documento mostra o caminho do projeto, então garanta que ele possa ser visto por todos durante a execução do trabalho.
Acompanhamentos
Compartilhe
Pode ser que você não conclua todo o mural do projeto em uma sessão. Para continuar trabalhando nisso, agende sessões de acompanhamento com a sua equipe. Nas sessões seguintes, comece com uma breve revisão do progresso e/ou do que mudou desde a última reunião.
Também volte a se reunir com a equipe depois de obter feedbacks importantes das partes interessadas. Dependendo do tamanho do projeto, do número de metas do projeto e de quantas partes interessadas dão feedback, talvez seja necessário agendar várias sessões de acompanhamento. E está tudo bem. É mais importante fazer as coisas acontecerem do jeito certo do que com rapidez.
Variações
Equipes de liderança
Como líder, você está trabalhando para resolver problemas mais amplos com metas de projeto maiores e prazos mais longos. Quando você define uma abordagem, mais pessoas são envolvidas na execução.
Os líderes podem criar murais do projeto que sejam estratégicos, visionários ou mais táticos. Mantenha o foco no panorama geral e não se deixe levar pelos detalhes.
Os líderes também podem fazer esta tática como parte do planejamento anual ou em sessões externas. Nesse caso, reserve de 1,5 a 2 horas e faça pesquisas com antecedência para que você possa criar mais do mural do projeto durante a sessão. Compartilhe o mural com toda a empresa como um documento de estratégia de 12 meses.
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