Pôster do projeto

Em vez de uma carta de projeto que ninguém vai ler, crie um pôster de projeto para descobrir o modo certo para resolver um problema, definir o escopo do projeto e orientar o trabalho.

USE ESTA TÁTICA PARA...

Entender qual problema você está resolvendo e por que ele é importante para a empresa e os clientes.

Compartilhar informações com os patrocinadores do projeto e outros que possam ajudar a guiar o seu pensamento.

Se estiver com dificuldades em relação a compreensão compartilhada no Monitor de Saúde, usar esta tática pode ajudar.

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E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Vamos ser sinceros: projetos de médio e grande porte podem ser complicados. Se já é difícil fazer todo mundo na sua equipe concordar quanto ao problema que vocês estão tentando resolver e como resolvê-lo, imagine manter as pessoas ao redor nesse processo. Pesquisa e ideias ficam distribuídas em milhares de páginas diferentes do Confluence. As partes interessadas deixam comentários e perguntas em todas elas, o que distrai sua equipe do trabalho central. Um pôster do projeto pode ser a cura para os seus males.

Assim que você tiver começado a pensar em um novo projeto, use esta tática para capturar e comunicar suas ideias. Porém, não é um documento de requisitos detalhado. Inclua a quantidade mínima de informações necessárias para informar o que você está fazendo, por que está fazendo, como vai medir o sucesso e a decisão de prosseguir/não prosseguir.

Já está mergulhado até a cintura no modo de execução? Não se preocupe. Os pôsteres do projeto podem (e devem!) ser criados quando um projeto já estiver encaminhado para que a sua equipe se mantenha focada na resolução dos principais problemas.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Os participantes centrais do projeto: responsável em tempo integral, gerente de projeto, gerente de produto, desenvolvedor, designer, analista, etc.

Pessoas

4 a 8

Tempo de preparo

60 min

Tempo

60 min

Dificuldade

Moderada

Download

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A tática na prática

Diferentemente das cartas do projeto, seu pôster do projeto é um documento vivo. Atualize-o enquanto explora o espaço do problema, contesta hipóteses, valida soluções, coleta feedback e faz correções de curso antes de avançar.

Materiais

Notebook

Tela grande ou projetor

Preparação

Os pôsteres do projeto são preenchidos durante várias sessões com sua equipe, assim, não se preocupe em fazer tudo de uma só vez. Na primeira sessão, foque em definir o espaço do problema. Então compartilhe com os patrocinadores do projeto assim que possível para obter feedback, que será incorporado em sessões futuras conforme o projeto se desenvolve.

O pôster é dividido em três partes para apoiar essa evolução:

Espaço do problema – explique por que resolver este problema é importante para os clientes e para os negócios. Seja claro sobre os objetivos e possíveis soluções.

Validar hipóteses – Identifique riscos e problemas de conhecimento. O que você sabe e o que precisa descobrir?

Preparar-se para executar – visualize a solução e estime o escopo do projeto.

COMO REALIZAR CADA SESSÃO

Agende 60 minutos com a sua equipe. Colete e compartilhe com antecedência informações relevantes (por exemplo, observações de testes do usuário, análises, feedback do cliente, pesquisa de mercado, etc.).

Comece a primeira sessão compartilhando o modelo de pôster de projeto com instruções. Em sessões futuras, você pode começar revisando (brevemente!) o que mudou no pôster.

Conduza sua equipe pelas questões, garantindo que vocês concordem, de um modo geral, sobre cada uma antes de avançar para a próxima. Se vocês chegarem a um impasse ou os membros da equipe tiverem ideias radicalmente diferentes, reserve um tempo para discutir e tentar chegar a um consenso. Se não for possível, alguém da equipe deverá assumir uma tarefa de acompanhamento para coletar mais informações e compartilhá-las. Por fim, o responsável pelo projeto em tempo integral (por exemplo, gerente do projeto) ou patrocinador executivo pode precisar resolver diferenças de opinião simplesmente decidindo a direção a ser seguida.

Ao trabalhar nas seções, faça um vínculo com outros artefatos do projeto advindos de outras atividades que você pode realizar: DACI, Tela de experiências, Seletores de concessões etc.

Dica profissional

Os pôsteres do projeto são melhores para resolver problemas complexos ou aproveitar uma oportunidade com muitos fatores desconhecidos. Não se dê o trabalho de criar um pôster para projetos pequenos.

ETAPA 1

ESPAÇO DO PROBLEMA

A seção "Espaço do problema" captura o motivo para o projeto existir. Essa seção deve incluir apenas detalhes suficientes para que alguém de fora da sua equipe possa entender por que você está considerando o projeto e os objetivos dele.

Você provavelmente voltará ao espaço do problema várias vezes antes de estar pronto para a execução. Conforme chega o feedback dos patrocinadores e das partes interessadas, as equipes muitas vezes descobrem que não estavam fazendo as perguntas certas ou que não atenderam às necessidades do cliente. Você também pode descobrir que suas hipóteses não acertaram exatamente o alvo.

Não se preocupe. Isso é normal. Volte para esta seção do pôster do projeto e retrabalhe as questões. (Quantas vezes forem necessárias.)

ETAPA 2

Validação

Definir o espaço do problema o forçará a fazer as hipóteses que precisam ser validadas para que a sua equipe e as partes interessadas estejam confiantes na sua solução. Inicialmente, essa seção do pôster se resume a uma lista de tarefas. Conforme o projeto avança e você registra seus achados aqui, ele apresenta uma visão geral do esforço de validação realizado e das evidências coletadas.

A pesquisa deve confirmar (ou contestar) a solução e a prioridade relativa antes que você possa avançar. Se você não conseguir fazer isto, pode ser necessário revisitar o espaço do problema ou fazer um brainstorming para gerar mais soluções a considerar. Para projetos muito grandes, isto pode levar semanas, ou até meses, para resolver.

Conforme sua pesquisa avança, atualize esta seção com resumos do que você descobriu e links para documentações de apoio.

etapa 3

PRONTO PARA COMEÇAR

Esta seção vai estar vazia quando você criar o pôster do projeto pela primeira vez, mas você vai preenchê-la conforme chegar a conclusões quanto a qual solução buscar e definir uma visão idealizada do que você vai entregar e o que vai ser necessário para entregar.

Envolver vários membros da equipe com diferentes conjuntos de habilidades na fase de "pronto para começar" ajuda a capturar todos os aspectos do que será entregue e a desenvolver a compreensão compartilhada fundamental.

Dica profissional

Após a sessão, compartilhe as lições aprendidas com o maior número possível de colegas e amigos. Pegue o APRENDIDO e conte para o máximo possível de colegas e amigos. Pergunte também o que eles aprenderam. É o presente que continua surpreendendo.

Por exemplo...

Consulte um pôster do projeto criado pela equipe Confluence.

Conseguiu?

Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.

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Variações

Equipes de liderança

Você está resolvendo problemas mais amplos com metas maiores, horizontes de tempo mais longos e, uma vez que definir uma abordagem, mais pessoas envolvidas na execução tática. Uma vez que você vai definir quais problemas vão ser priorizados na busca de uma solução, os pôsteres do projeto da liderança vão ser estratégicos ou visionários, em vez dos pôsteres mais táticos que uma equipe de projeto poderia criar.

Use esta tática como parte de um ciclo de planejamento anual ou externamente e reserve de 1,5 a 2 horas para ela. Faça parte da pesquisa com antecedência de modo individual, para que possam criar mais do pôster do projeto durante a sessão. Compartilhe o pôster com toda a organização como um documento de estratégia para 12 meses.

Acompanhamentos

Se o pôster do projeto não estiver concluído ao fim da sessão, agende uma sessão de acompanhamento com a sua equipe para continuar trabalhando nele. Também volte a reunir-se com a sua equipe depois de obter feedbacks importantes das partes interessadas.

Imprima o pôster do projeto e pendure-o perto da área da sua equipe ou em um espaço comum, como a cozinha. Coloque uma caneta e algumas notas adesivas ao lado do pôster para que os colegas possam deixar feedback.