Карта проекта

Вместо устава проекта, который никто не будет читать, создайте карту проекта. Она поможет найти правильный подход к решению проблемы, определить объем работ по проекту и направить работу в нужное русло.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТУ ИГРУ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ…

Понять, какую проблему вы решаете и почему ее решение важно для бизнеса и для клиентов.

Поделиться информацией со спонсорами проекта и другими людьми, которые могут помочь вам направить мысли в правильное русло.

Эта игра может помочь, если у вас обнаружились проблемы с общим пониманием в результате оценки работоспособности.

Узнайте больше

И ПОЧЕМУ МНЕ ЭТО НУЖНО?

Посмотрим правде в глаза: средне- и крупномасштабные проекты могут сводить с ума. Довольно трудно добиться того, чтобы все участники команды пришли к согласию по поводу проблемы, которую вы пытаетесь решить, и по поводу способа ее решения — не говоря уже о том, чтобы постоянно держать окружающих вас людей в курсе дел. Исследования и идеи разбросаны по бессчетному количеству разных страниц в Confluence. Заинтересованные стороны добавляют комментарии и вопросы к каждой из них, что отвлекает вашу команду от основной работы. Лекарством от проблемы, которая причиняет вам страдания, может стать карта проекта.

Как только вы начнете обдумывать новый проект, организуйте эту игру, чтобы зафиксировать и донести до других свои идеи. Но имейте в виду, что это не документ с подробными требованиями. Ограничьтесь минимумом информации, необходимой, чтобы разъяснить, что вы делаете, почему вы это делаете, как измеряете успех и как принимаете решение по принципу «годится — не годится».

Уже погрузились в исполнение? Не страшно.Карты проекта можно (и нужно!) создавать, когда проект уже запущен, чтобы команда оставалась сфокусированной на решении основных проблем.

КТО ДОЛЖЕН УЧАСТВОВАТЬ?

Ключевые участники проекта: штатный владелец, менеджер проекта, менеджер по продукту, разработчик, дизайнер, аналитик и т. д.

Сотрудники

4–8

Время на подготовку

60 минут

Время

60 минут

Сложность

Средняя

Загрузить

Держите

Проведение игры

В отличие от проектных уставов, карта проекта — «живой» документ. Обновляйте ее по мере того, как исследуете проблемную область, проверяете предположения, испытываете решения, собираете обратную связь и корректируете свой курс перед продвижением вперед.

Материалы

Ноутбук

Большой экран или проектор

Шаблон Confluence

Подготовка

Карты проектов заполняются вместе с командой в течение нескольких сеансов, так что не старайтесь сделать все за раз. На первом сеансе сфокусируйтесь на определении проблемной области. Затем как можно раньше поделитесь результатом со спонсорами проекта, чтобы получить от них обратную связь, которую будете включать в последующие сеансы по мере развития проекта.

Карта делится на 3 части, чтобы отразить эту эволюцию:

Проблемная область. Объясните, почему решение этой проблемы важно для клиентов и для бизнеса. Четко опишите цели и возможные решения.

Проверка предположений. Выявите пробелы в знаниях и риски. Что вы знаете и что нужно выяснить?

Подготовка к выполнению. Наглядно представьте решение и оцените объем работ по проекту.

КАК ПРОВОДИТЬ КАЖДЫЙ СЕАНС

Запланируйте с командой сеанс на 60 минут. Заранее соберите уместную информацию (например, заметки о пользовательском тестировании, аналитику, обратную связь от клиентов, исследования рынка и т. д.) и поделитесь ею.

В начале первого сеанса раздайте шаблон карты проекта с инструкциями. В дальнейшем вы можете начинать сеансы с (краткого!) обзора изменений, внесенных в карту.

Пройдитесь с командой по списку вопросов. Убедитесь, что в основном достигли согласия по текущему вопросу, прежде чем переходить к следующему. Если вы зашли в тупик или участники команды предлагают совершенно разные идеи, выделите время на обсуждение и попытайтесь достичь согласия. Если это не получается, кто-то из команды должен взять на себя дополнительное задание по сбору дополнительной информации и затем поделиться ею. Возможно, в конечном счете штатному владельцу проекта (т. е. менеджеру проекта) или исполнительному спонсору придется поставить точку в споре, просто объявив, в каком направлении надо идти.

Работая с каждым разделом, устанавливайте связи с прочими артефактами проекта, полученными в результате других игр, которые вы проводите: DACI, Визуализация концепции, Расстановка приоритетов и т. д.

Профессиональный совет

Карты проекта лучше всего подходят для ситуаций, когда вы решаете сложные проблемы или пытаетесь воспользоваться какой-либо возможностью со множеством неизвестных. Не тратьте время на создание карт для небольших проектов.

Этап 1

Проблемная область

Раздел «Проблемная область» отражает причину существования проекта. Этот раздел должен содержать достаточно подробную информацию, чтобы лица, не входящие в состав команды, могли понять, в чем суть и цели проекта.

Возможно, придется несколько раз пересмотреть проблемную область, прежде чем вы будете готовы к выполнению проекта. Когда поступает обратная связь от спонсоров и заинтересованных сторон, команды часто обнаруживают, что не задавали необходимых вопросов или не отвечали потребностям клиента. Вы также можете обнаружить, что ваши предположения были не совсем точны.

Не переживайте. Это нормально. Вернитесь к этому разделу карты проекта и проработайте вопросы еще раз. (А затем еще раз и еще раз, если необходимо.)

Этап 2

Утверждение

При определении проблемной области вам придется делать предположения, которые необходимо будет проверить, чтобы команда и спонсоры были уверены в вашем решении. Изначально этот раздел карты представляет собой список задач. По мере продвижения проекта вы будете записывать здесь полученные сведения. В результате вы получите обзор собранной информации и проделанной работы по проверке.

Собранные данные должны подтвердить правильность решения и его относительный приоритет (или указать на их ошибочность). Только после этого вы можете перейти на следующий этап. Если это пока не удается, возможно, вам нужно снова вернуться к проблемной области или придумать еще несколько решений с помощью мозгового штурма. Если проект большой, работа может занять недели или даже месяцы.

По мере продвижения исследования добавляйте в этот раздел краткие итоги и ссылки на сопроводительную документацию.

Этап 3

ГОТОВНОСТЬ К ЗАПУСКУ

Сразу после создания карты проекта этот раздел будет пустым. Вы должны заполнить его, когда выберете решение и получите идеальное представление о том, какой продукт собираетесь поставить и что для этого нужно.

Перед самым началом задействуйте нескольких участников команды с разными навыками. Это позволит вам проанализировать все аспекты результатов, которые вы готовите к поставке, и достичь столь важного общего понимания.

Профессиональный совет

После занятия поделитесь усвоенными уроками с как можно большим числом коллег и друзей. Расскажите о том, чему научились, как можно большему числу коллег и друзей. Спросите, чему научились они. Это подарок на всю жизнь!

НАПРИМЕР…

Взгляните на карту проекта, созданную командой Confluence.

Успешно справились?

Обязательно проведите с командой полный сеанс оценки работоспособности или контрольную проверку, чтобы узнать, совершенствуетесь ли вы.

Найдите свой инструмент оценки работоспособности

Варианты

Руководящие команды

Вы решаете более общие проблемы, с более масштабными целями и более длительными временными горизонтами. Когда вы выберете подход, в выполнение проекта будет вовлечено больше людей. Поскольку руководящие команды определяют, какие проблемы будут решаться в первую очередь, их карты проекта являются скорее стратегическими или концептуальными, нежели тактическими, как у проектных команд.

Проведите эту игру в рамках годового цикла планирования или на выездном мероприятии, выделив на нее 1,5–2 часа. Пусть отдельные участники проведут некоторые исследования заранее, чтобы во время сеанса можно было построить как можно большую часть карты проекта. Поделитесь своей картой со всей организацией в качестве 12-месячного стратегического документа.

Последующие действия

Если карта проекта не будет завершена к окончанию сеанса, запланируйте с вашей командой еще один сеанс, чтобы продолжить работу над ней. Не забудьте внести необходимые коррективы после получения достаточно информативных отзывов от заинтересованных лиц.

Распечатайте карту проекта и повесьте ее рядом с офисом вашей команды или в общей зоне, например на кухне. Положите рядом с картой ручку и несколько стикеров, чтобы ваши коллеги могли оставлять отзывы.