Сеть команд в действии
Что вам понадобится
Удаленно
Видеоконференция с возможностью демонстрировать экран
Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблоны)
Очно
Пространство для собрания
Доска или большой лист бумаги
Дополнительные шаблоны
Шаблоны Atlassian
Что такое дебаты?
В мире командной работы дебаты не имеют ничего общего с ожесточенным спором, поэтому настройтесь на миролюбивый лад. Этот формат общения позволяет получить полезную и конструктивную обратную связь по рабочим вопросам, не поставив никого в неловкое положение и не задев ничьих чувств. Хотя обмен обратной связью с коллегами может показаться пугающей идеей для обеих сторон, он играет важную роль в улучшении механизмов, рабочих процессов, результатов и взаимоотношений в команде. Используйте сценарий дебатов, чтобы получать от коллег актуальные и разносторонние отзывы в психологически комфортной обстановке.
Running the play
Unlike project charters, your project poster is a living document. Update it as you explore your problem space, challenge assumptions, validate solutions, gather feedback, and course-correct before you move forward.
Instructions for running this Play
1. Подготовьтесь 15 минут
Подготовьте документ, в котором изложите общую стратегическую цель команды. Этот сценарий поможет составить карту сети команд, которые сообща идут к указанной общей цели. Он также предоставит команде план работы с другими командами на ваших проектах. Чтобы закрепить цель команды, перед началом сценария рекомендуется заполнить карту команды. Для согласования действий и внесения ясности неплохо собрать отзывы руководства.
Создайте ключ с пятью типами команд.
- Команды поставки: команды, которые что-либо создают и поставляют пользователям (например, команды разработчиков).
- Команды службы поддержки: команды, которые оказывают поддержку внутренним или внешним клиентам, обрабатывая входящие заявки.
- Команды руководителей: команды руководителей/менеджеров, которые принимают решения и создают контекст для других команд.
- Проектные команды: временные команды, которые разрабатывают и выполняют планы по реализации конкретных инициатив.
- Бизнес-команды: команды, которые управляют прибылью и убытками и удовлетворяют потребности на пути клиентов.
Создайте зоны для четырех категорий влияния.
- Основная команда: люди, работа которых посвящена непосредственно достижению вашей цели.
- Запишите название команды, участников и имя руководителя команды в верхней части документа. Это должны быть те люди, которых пригласили на собрание.
- Критически важные для успеха: команды, которые могут поставить под угрозу достижение вашей цели.
- Добавьте сюда все ключевые заинтересованные стороны и всех спонсоров.
- Заинтересованные в успехе: команды, которые могут повлиять на успешное достижение вашей цели.
- Вне игры: команды, которые в настоящее время не играют решающей роли в достижении вашей цели.
Назначьте время собрания и пригласите всех участников своей команды. Чтобы они могли высказываться открыто, на данном этапе не следует приглашать никого, кроме своей команды. В рамках этого упражнения мы будем рассматривать команду как группу людей, работающих над достижением общей цели, с определенным кругом задач и ответственностью за результат. Поделитесь черновиком документа или категорий со своей командой, чтобы они могли заранее погрузиться в контекст и задать уточняющие вопросы. Если вы уже составили карту пути клиента, следует обратить внимание на команды, способствующие повышению качества обслуживания клиентов.
ПОДСКАЗКА. Разбейтесь на группы
Если в вашей команде более 10 участников, следует разбить их на небольшие группы, чтобы создать условия для общения внутри команды. Затем объедините документацию и перегруппируйте команду, чтобы вместе проанализировать результат.
2. Подготовьте почву: карта сети 5 мин
Сначала напомните своей команде об ожидаемых с вашей стороны бизнес-результатах и целевых сроках. Объясните, что сейчас вы будете определять сеть команд, которые вместе преследуют общую цель, чтобы поддерживать здоровые отношения и достигать успехов.
Вместе рассмотрите определения различных типов команд. Сообщите участникам, что неправильных ответов нет. Примечание. Вполне нормально, что на этом этапе люди по-разному определяют типы команд и типы взаимодействия. Вы устраните эти различия на шаге 4.
4. Составьте карту своей сети 20 МИНУТ
Как фасилитатор, объедините повторяющиеся записи команды и выявите все случаи, когда мнения о категории влияния команд сильно разнятся. Затем всей командой договоритесь о том, какое место в сети занимает ваша команда. Возможно, придется провести голосование.
Если в категории «Критические важные для успеха» оказалось более пяти команд, проведите голосование и определите наиболее влиятельные из них.
Назначьте и задокументируйте ответственного за взаимоотношения из числа участников вашей команды для каждой из этих важнейших команд сети. Он будет отвечать за здоровые отношения с этой командой, поддержание связи, предоставление обновлений и консультирование по мере необходимости. Если вы не можете найти подходящего кандидата на эту роль, можно назначить руководителя команды.
Необязательно: на этом можно закончить. Если ваша команда собрана недавно или у вас не очень сложная сеть, этого может быть достаточно. Если у вашей команды есть общее представление о сети и вы знаете, что нужно для достижения успеха и на чем необходимо сосредоточиться, работа завершена. Поздравляем!
Если же вы хотите продолжить, сделайте небольшой перерыв, а затем перегруппируйтесь. Вы также можете распределить активности на несколько дней с учетом разных часовых поясов или рабочих нагрузок.
5. Определите силу взаимодействия 15 минут
Теперь пришло время обсудить уровень взаимодействия между вашей командой и командами, которые вы отнесли к критически важным. Нарисуйте линии, чтобы показать силу наиболее важных взаимодействий между командами.
Сила взаимодействия:
- Сплошная линия: системное взаимодействие (например, регулярные собрания или выделенный канал в Slack).
- Штриховая линия: ситуативное взаимодействие. Например, личные контакты и реактивное сотрудничество (при возникновении инцидентов или проблем).
- Пунктирная линия: отношения, требующие новых методов сотрудничества.
Для более сложных взаимодействий внутри сети ниже предложен вариант сценария для работы с лицами, ответственными за взаимоотношения.
ПОДСКАЗКА. Смелее!
Чувствуете уверенность? Тогда предложите руководителям критически важных для вас команд провести этот сценарий со своими командами. Если выявятся пробелы, для начала проведите в командах сценарий Роли и обязанности.
FOR EXAMPLE...
Check out a project poster created by the Confluence team.
Последующие действия
Теперь, когда документ готов, просмотрите его, чтобы определить сильные и слабые стороны вашей сети. Найдите команды, с которыми вам нужно повысить эффективность взаимодействия. Именно на этих командах следует сосредоточиться, чтобы укрепить сеть команд. Проведите мозговой штурм для поиска вариантов действий.
Сначала ответственный за взаимоотношения должен выделить время в календаре, чтобы связаться с командой, за которую он отвечает. Он обязан предоставлять группе обновления о мерах по улучшению.
Нашли новый рабочий способ? Поделитесь с нашим сообществом Teamwork Lab!
Варианты
Улучшение работоспособности сети 10 мин
Соберите ответственных за взаимоотношения и подготовьтесь к оценке работоспособности сети. Все критически важные команды сети получат оценку работоспособности по каждой из перечисленных ниже категорий. Прежде чем продолжать, предоставьте всем участникам возможность ознакомиться с категориями и задать уточняющие вопросы. Ответственные могут оценивать команды в разное время или одновременно, но независимо друг от друга.
Если вы разыгрывали сценарий с использованием документа или инструмента для управления работой, советуем добавить туда таблицу или список для каждой из перечисленных ниже категорий либо перенести карту сети на интерактивную доску (идеальный вариант). При работе на цифровой доске рекомендуем воспользоваться предложенными ниже образами. Использование одного из рекомендуемых шаблонов значительно упростит вашу задачу. Если вы проводите сценарий очно, можно использовать различные наборы маркеров или стикеров.
От наших команд — вашим
Подпишитесь на нашу ежемесячную информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.
