Карта проекта в действии
Что вам понадобится
Удаленно
Ноутбук
Инструмент для видеоконференций
Очно
Ноутбук
Большой экран или проектор
Дополнительные шаблоны
Шаблоны Atlassian
Что такое карта проекта?
Карта проекта — это инструмент планирования, позволяющий вашей команде обдумать насущные проблемы, найти возможные решения и определить оптимальный результат проекта. Такую карту составляют постепенно — она содержит обзорные сведения о проекте и обновляется по мере продвижения. Не воспринимайте название «карта проекта» слишком буквально — ее не нужно вешать на стену. Однако эта карта должна быть столь же заметной и доступной для ознакомления, как и рекламный плакат.
Проведение игры
В отличие от проектных уставов, карта проекта — «живой» документ. Обновляйте ее по мере того, как исследуете проблемную область, проверяете предположения, испытываете решения, собираете обратную связь и корректируете свой курс перед продвижением вперед.
Инструкции по проведению этого сценария
1. Подготовьтесь 15 минут
Карта делится на три части, отражающие развитие вашего проекта.
Раздел проблемы. Объясните, почему решение этой проблемы важно для клиентов и бизнеса. Четко опишите цели проекта и возможные решения.
Проверка предположений. Выявите пробелы в знаниях и риски. Что вы знаете и что вам нужно выяснить?
Подготовка к выполнению. Наглядно представьте решение и разработайте план выполнения проекта.
Карты проектов заполняются вместе с командой в течение нескольких сеансов, так что не старайтесь сделать все за раз. В ходе первой встречи сосредоточьтесь на определении проблемы и постановке целей проекта. Затем как можно раньше поделитесь результатом со спонсорами проекта, чтобы получить от них обратную связь, которую вы будете включать в последующие сеансы по мере развития проекта.
КАК ПРОВОДИТЬ КАЖДЫЙ СЕАНС
Запланируйте с командой сеанс на 60 минут. Заранее соберите уместную информацию (например, заметки о пользовательском тестировании, аналитику, обратную связь от клиентов, исследования рынка и т. д.) и поделитесь ею.
В начале первого сеанса раздайте шаблон карты проекта с инструкциями. В дальнейшем вы можете начинать сеансы с (краткого!) обзора изменений, внесенных в карту.
Пройдитесь с командой по списку вопросов. Убедитесь, что достигнуто согласие по текущему вопросу, прежде чем переходить к следующему. Если вы зашли в тупик или участники команды предлагают совершенно разные идеи, выделите время на обсуждение и попытайтесь достичь согласия. Если это не получается, кто-то из участников должен взять на себя задание по сбору дополнительной информации и затем поделиться ею со всей командой.
Возможно, в конечном счете штатному владельцу (т. е. менеджеру проекта) или исполнительному спонсору придется поставить точку в споре, просто объявив, в каком направлении нужно двигаться.
Если вы работаете удаленно с большой командой, рассмотрите возможность создания переговорных комнат или проведите несколько встреч по запуску в небольших группах, чтобы каждый участник мог внести вклад в работу и высказаться.
Работая с каждым разделом, устанавливайте связи с прочими артефактами проекта, полученными в результате других сценариев, которые вы проводите: DACI, Визуализация концепции, Расстановка приоритетов и т. д.
Подсказка
Карты проекта лучше всего подходят для ситуаций, когда вы решаете сложные проблемы или пытаетесь воспользоваться какой-либо возможностью со множеством неизвестных. Не тратьте время на создание карт для небольших проектов.
2. Раздел проблемы 5 мин
Раздел «Проблемная область» отражает причину существования проекта. Он должен содержать достаточно подробную информацию, чтобы лица, не входящие в состав команды, могли понять, почему вы ставите перед собой ту или иную задачу и каковы цели вашего проекта.
В этом разделе можно не только описать проблемную область, но и предложить возможные решения данной проблемы.
Раздел проблемы, возможно, придется несколько раз пересмотреть, прежде чем вы будете готовы к выполнению проекта. Когда поступает обратная связь от спонсоров и заинтересованных лиц, команды часто понимают, что задавали не те вопросы или не учитывали потребности клиента. Вы также можете обнаружить, что ваши предположения были не совсем точны.
Чем больше отзывов вы получите по проблемной области, тем лучше. Попросите заинтересованных лиц, руководителей и всех, кто, по вашему мнению, обладает соответствующими знаниями, оставлять комментарии непосредственно в документе Confluence с вашей картой проекта. Так вы соберете все соображения в одном протоколе и сможете сверяться с ним по мере продвижения.
Не переживайте. Нет ничего плохого в том, чтобы часто обновлять и изменять проблемную область в карте проекта. Возвращайтесь к этому разделу и прорабатывайте вопросы еще раз. (А затем еще и еще, если потребуется.) Кроме того, возможна ситуация, когда потенциальные решения, предлагаемые вашей командой, меняются по мере работы над центральной проблемой.
3. Проверка 20 МИНУТ
При определении проблемной области вам придется делать предположения, которые необходимо будет проверить, чтобы команда и спонсоры были уверены в вашем решении. Изначально этот раздел карты представляет собой список задач. По мере продвижения проекта вы будете записывать здесь полученные сведения. В результате у вас будет обзор собранной информации и проделанной работы по проверке.
Собранные данные должны подтвердить правильность потенциального решения и его относительного приоритета (или указать на их ошибочность). Затем вы сможете перейти на следующий этап. Если это пока не удается, возможно, вам нужно снова вернуться к проблемной области или придумать еще несколько решений с помощью сеанса мозгового штурма. Не отчаивайтесь — если проект большой, работа может занять несколько недель или даже месяцев.
По мере продвижения исследования добавляйте в этот раздел краткие итоги и ссылки на сопроводительную документацию.
4. Готовность к запуску 15 минут
Сразу после создания карты проекта этот раздел будет пустым. Вы должны заполнить его, когда выберете решение и получите идеальное представление о том, какой продукт собираетесь поставить и что для этого нужно.
В этом разделе основное внимание будет уделено плану вашего проекта. Перед самым началом задействуйте нескольких участников команды с разными навыками. Это позволит вам проанализировать все аспекты результатов, которые вы готовите к поставке, и достичь столь важного общего понимания.
Убедитесь, что завершенная (или частично завершенная) карта проекта хранится в одном месте и что после начала работы к ней смогут без труда получить доступ все участники команды. Этот документ — путеводитель по вашему проекту, поэтому удостоверьтесь, что он доступен нужным людям!
СОВЕТ ОТ ПРОФИ
После занятия поделитесь усвоенными уроками с как можно большим числом коллег и друзей. Спросите, чему научились они. Это подарок на всю жизнь!
НАПРИМЕР…
Взгляните на карту проекта, созданную командой Confluence.
Последующие действия
Если карта проекта не будет завершена к окончанию сеанса, запланируйте с вашей командой еще одну встречу, чтобы продолжить работу над ней. Не забудьте внести необходимые коррективы после получения достаточно информативных отзывов от заинтересованных лиц. В зависимости от размера проекта, количества целей или числа заинтересованных сторон, которым необходимо предоставить обратную связь вашей команде, вам может потребоваться запланировать несколько последующих сеансов. Это абсолютно нормально — гораздо важнее сделать все правильно, чем быстро.
Варианты
Руководящие команды 10 мин
Вы решаете более широкие проблемы с более масштабными целями и более длительными временными горизонтами. Когда вы выберете подход, к выполнению проекта будет привлечено больше людей. Поскольку вы определяете, какие проблемы предстоит решить в первую очередь, карты проекта руководящих команд являются скорее стратегическими или концептуальными, нежели тактическими, как в случае проектных команд. На этом этапе нужно постараться сохранить общую картину, чтобы не заблудиться в мелочах.
Проведите этот сценарий в рамках годового цикла планирования или на выездном мероприятии, выделив на него 1,5–2 часа. Пусть участники соберут информацию заранее, чтобы во время сеанса можно было построить как можно большую часть карты проекта. Поделитесь своей картой со всей организацией в качестве 12-месячного стратегического документа.
От наших команд — вашим
Подпишитесь на нашу ежемесячную информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.
