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项目海报

您上次认真阅读项目计划或章程是什么时候?不妨尝试使用项目海报来界定问题的正确解决方式、项目范围以及目标达成路径。

人们在桌子旁一起工作
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准备时间

20 分钟

跑表图标
持续时间

90 分钟

组图标
人数

3-10 人

5 秒摘要

  • 明确要解决的问题及可能的解决方案。
  • 在推进前,需验证已知信息并明确待查事项。
  • 开始制定项目计划,确保团队成员能实际运用并持续更新。
您将需要
  • 会议场地或支持屏幕共享的视频会议。
  • 数字协作工具(参见模板)。
演练资源
Confluence 模板

如何创建项目海报

用有趣的替代方案替代枯燥的项目计划和章程。

什么是项目海报?

项目海报是一种规划工具,能让团队仔细考虑要解决的问题、可能的解决方案以及项目理想的最终结果。

请不必拘泥于名称的字面含义。无需将项目海报真正张贴上墙,但应确保其像实体海报一样能轻松查看。

何时应创建项目海报?

与项目章程不同,项目海报是团队通过多轮讨论逐步完善的动态文档。在项目启动时创建初稿,并随着探索问题空间、质疑假设、测试解决方案及收集反馈意见持续更新。

是否每个项目都需要项目海报?

不是。项目海报最适合在您解决复杂问题或把握存在大量未知因素的机遇时使用。

为什么创建项目海报很重要?

研究表明,完成项目海报的创建流程能够带来以下益处:

  1. 确保解决的是正确问题
    若解决的是错误问题或仅处理表面症状而非根本原因,可能导致时间、精力和资源的多重浪费。这项研究发现,准确确定和表述问题往往比解决方案流程本身更为关键。
  2. 验证假设
    未经识别和验证的假设往往是导致项目失败的重要因素。将明确界定并验证假设作为该演练的组成部分,有助于提升决策质量、增强团队沟通并最大限度地降低风险。
  3. 提升利益相关者参与度
    该研究表明,利益相关者参与度与利益相关者及项目发起人的满意度呈高度正相关。参与度还是项目能否守住预算并按时间表交付的重要预测指标。

1. 为剧本做准备

预估时间: 10 分钟

项目海报分为 3 个部分,以支持项目的发展:

  • 问题空间:解释为什么解决这个问题对客户和企业都很重要。明确您的项目目标和可能的解决方案。
  • 验证:确定知识差距和风险。您知道什么,还需要了解什么?
  • 准备实施:将解决方案可视化,并落实项目计划

无需一次性完成整张项目海报的所有内容。完成每个部分时,可关联其他项目产出物,或标注可能开展的其他演练:DACI体验画布权衡等。

为首次会议安排 60 分钟团队讨论,重点聚焦问题定义与项目目标设定。提前收集并共享相关信息,例如用户测试记录、分析、客户反馈及市场调研成果等。

小贴士:可尝试分组讨论

若团队规模较大,可考虑设置分组讨论室或与小型小组召开多次会议,确保每位成员都有参与机会,并能充分表达意见

2. 定义问题空间

预估时间: 20 分钟

通过共享项目海报模板和说明开始第一次会话。

引导团队按照模板中的问题推进,首先从问题空间(即项目存在的理由)开始探讨。本部分应包含足够多的详细信息,让团队之外的人能够理解发起该计划的决策依据以及项目目标。

尝试就每个部分达成共识后,再推进至下一环节。若讨论陷入僵局或团队成员意见分歧较大,可花时间进行讨论。若无法达成共识,应由团队成员主动承接后续任务,负责收集更多信息并与全员共享。

最终,项目的全职负责人(即项目经理)或执行发起人可能必须通过直接确定推进方向来解决意见分歧

注意

准备执行前,您可能需要多次重新审视问题空间。随着发起人与利益相关者的反馈不断汇集,团队常会发现问题失准,或他们未能满足客户需求。您可能还会发现您的假设并不完全正确。没关系!

关于问题空间的反馈信息越充分,项目成效越显著。邀请利益相关者、上级主管及其他具备洞见者,直接在协作文档(如 Confluence 页面)中留下评论。这样,您既可集中整合各方观点,又能留存书面记录供项目推进过程中随时检查。

小贴士:尽早获得反馈

尽早与您的项目发起人分享初始海报,以获得他们的反馈,随着项目的发展,您可以在以后的会议中纳入反馈。

3. 验证

预估时间: 20 分钟

定义问题空间将强制您做出需要验证的假设,让您的团队和发起人对您的解决方案充满信心。

海报上“验证”问题的回答最初可能看起来像是待办事项清单。但是,随着项目的推进,您可以在这里记录研究成果,这份海报可以概述验证工作的进展及已收集的信息。

在进行后续工作前,您的研究应该确认(或否定)潜在的解决方案及其相对优先级。如果做不到,您可能需要重新访问问题空间,或通过头脑风暴探索更多备选解决方案。

请别气馁!对于大型项目,可能需要耗费数周甚至数月时间才能完成。随着研究推进,请在本部分更新研究成果摘要及相关佐证文档链接。

小贴士:分享就是关爱

会议结束后,请与团队及其他成员分享经验心得,并主动询问他们的最新学习收获。

4. 准备实施

预估时间: 20 分钟

您首次创建项目海报时该部分是空白的,随着您确定拟采用的解决方案、形成交付成果的理想化愿景以及明确交付所需条件后,再行填写完善。

该部分内容将使您的项目计划更加明确具体。邀请具备多元技能背景的多个团队成员共同参与"准备实施"环节的问题探讨,有助于全面把握交付内容的所有维度,并建立团队共识。

该文档是项目的行动指南,请确保所有成员开展工作前都能查阅!

跟进

分享

项目海报可能无法在一次会议中全部完成。为持续推进项目海报工作,请安排团队后续跟进会议。在后续会议中,请首先简要回顾项目进展及/或上次会议后的变更内容。

此外,在获得利益相关者的重要反馈后,务必重新组织团队讨论。根据项目规模、项目目标数量或提供反馈的利益相关者数量,您可能需要安排几次后续会议。这完全可行—确保工作质量远比追求速度更为重要。

变体

领导团队

若您担任领导者角色,则需要致力于解决更宏观的问题—这些项目目标更为宏大,且时间跨度更长。当确定最终方案后,执行阶段将需要更多人员的参与协作。

领导者可以制定两种类型的项目海报:战略型/愿景型或战术型。要着眼全局,避免陷入细节之中。

领导者还可以将该演练作为年度规划或场外会议的一部分。在这种情况下,建议预留 1.5-2 小时,并提前完成部分调研工作,以便在会议期间进一步完善项目海报内容。可以将您的海报作为 12 个月的战略文档与整个组织共享。

一组问号

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