O que é a estrutura de tomada de decisões DACI?
DACI é um método que simplifica a tomada de decisões ao exigir que as equipes definam as funções e as responsabilidades das principais partes interessadas desse processo. DACI é uma sigla em inglês que tem o seguinte significado:
- D = Condutor: a pessoa responsável por definir as partes interessadas, organizar todas as informações necessárias, determinar o escopo da decisão e fazer com que ela seja tomada até a data combinada.
- A = Aprovador: a pessoa (só uma mesmo) que toma a decisão. Isso faz com que ela tenha uma postura mais ativa de tomadora de decisões, em vez de ficar apenas no automático.
- C = Colaboradores: pessoas que têm conhecimento sobre o assunto e fazem recomendações. Elas podem opinar, mas não têm poder de decisão.
I = Informado: pessoas cujo trabalho vai ser afetado pela decisão e que devem ser informadas assim que ela for tomada. Essas pessoas não podem opinar nem têm poder de decisão.
Por que usar o processo de tomada de decisões DACI?
Uma pesquisa realizada pela McKinsey & Company descobriu que os projetos com o DACI têm 25% mais sucesso ao alcançar objetivos e cumprir os cronogramas, em comparação com aquelas que não usam a estrutura.
Quando executar uma atividade do DACI
Execute uma atividade do DACI usando nosso template sempre que lançar um novo projeto ou enfrentar um obstáculo em algum que já esteja em andamento. Confira a seguir algumas outras situações em que o DACI é muito útil:
1. Decisões complexas: envolvem várias partes interessadas e departamentos.
-
Exemplo: decidir sobre a estratégia de lançamento de um novo produto.
2. Decisões de alto risco: têm consequências organizacionais significativas.
-
Exemplo: tomar decisões estratégicas de entrada no mercado.
3. Projetos multifuncionais: exigem colaboração em diferentes áreas.
-
Exemplo: desenvolver uma função de software.
4. Alocação de recursos: envolvem a atribuição de tempo, profissionais e orçamento.
-
Exemplo: alocar o orçamento de marketing.
5. Melhorias de processo: incluem o aprimoramento ou a implementação de processos.
-
Exemplo: incorporar uma nova ferramenta de gerenciamento de projetos.
Cinco benefícios da estrutura DACI
- Responsabilidade: com o DACI, é possível atribuir com clareza funções e responsabilidades, o que diminui a confusão e aumenta a eficiência.
- Melhoria da comunicação: o DACI mantém informadas todas as partes interessadas relevantes e define com antecedência como as contribuições delas são consideradas.
- Tomada de decisões mais rápida: o DACI otimiza o processo de tomada de decisões, o que acelera as resoluções.
- Colaboração aprimorada: o DACI promove a colaboração com diferentes partes interessadas e cria um ambiente em que a equipe trabalha em prol de uma meta em comum.
- Decisões de maior qualidade: o DACI reduz o risco de falhas e garante que as decisões sejam muito bem embasadas.
O que você vai precisar
Ferramenta de videoconferência com compartilhamento de tela ou espaço para reuniões
Ferramenta de colaboração digital (ver templates)
Templates opcionais
Templates da Atlassian
Como usar a estrutura de tomada de decisões DACI
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Defina e atribua as funções do DACI
- Preencha o template do DACI e as informações relacionadas
- Faça um resumo das decisões tomadas e compartilhe o material
1. Prepare o documento do DACI 5 min
Ao iniciar um novo projeto, é importante designar um espaço em comum em que a equipe possa colaborar com eficiência. Usar um documento de colaboração fornecido pelo Confluence, por exemplo, ou qualquer ferramenta similar é essencial para garantir o sucesso.
Para ajudar você a iniciar um projeto utilizando a estrutura DACI, oferecemos um template pronto para uso no Confluence. No título do documento, use o formato “DACI: [pergunta que precisa ser respondida]?”.
2. Atribua um condutor 5 min
Primeiro, a equipe precisa chegar a um acordo sobre o condutor da decisão. Essa pessoa vai:
- Manter todas as partes interessadas informadas
- Reunir as informações necessárias
- Responder às perguntas e concluir os itens de ação
O condutor também realiza a reunião do DACI. Ele deve começar lembrando a equipe das decisões a serem tomadas. Além disso, o condutor precisa ressaltar que a meta é elaborar um plano para reunir todas as informações necessárias e tomar a decisão certa.
3. Atribua aprovadores e colaboradores 5 min
Em seguida, atribua o aprovador para a decisão. Essa pessoa tem a palavra final e costuma ser um gerente ou líder com poder de decisão.
Depois de escolher o aprovador, determine os colaboradores. Esses membros da equipe têm a experiência necessária para embasar a decisão. Escolha algumas pessoas com conhecimento para fornecer informações complementares.
O condutor decide como interagir com os colaboradores, seja convidando essas pessoas para uma reunião em grupo, seja conversando pessoalmente com cada um para coletar opiniões.
4. Determine quem precisa ser informado 5 min
Em Informado, inclua qualquer pessoa afetada pela decisão que não tenha envolvimento direto com a tomada da decisão. São pessoas e equipes que podem precisar mudar a forma de trabalho como resultado da decisão tomada e vão precisar saber do resultado. Como por exemplo equipes de marketing, jurídico, vendas ou suporte.
5. Elabore um plano de ação 10 min
Agora é hora de preparar o terreno e fornecer contexto. Preencha todo o template do DACI no Confluence, exceto as seções “Itens de ação” e “Resultado”, que são usadas durante e após o processo, respectivamente.
O condutor apresenta as informações que precisam ser coletadas para tomar a decisão. Por exemplo:
- Detalhes: isso precisa incluir o status atual, o impacto, todas as pessoas envolvidas, a data de entrega e o resultado definido.
- Contexto: explique em uma ou duas frases quais são as considerações a serem feitas e que decisão deve ser tomada. Faça um resumo rápido da importância e dos impactos da decisão.
- Dados relevantes: inclua as pesquisas, dados ou feedback relevantes que podem afetar os negócios e que devem ser considerados na tomada da decisão.
- Fatores de decisão: inclua os fatores que você vai considerar ao avaliar cada opção, como custo, tempo e escalabilidade.
Opções consideradas: use uma tabela para apresentar cada opção, incluindo descrição, prós e contras, além dos recursos e custos financeiros estimados.
6. Ouça opiniões e tome decisões 10 min
Comece a compartilhar o DACI com a equipe e peça que essas pessoas deem suas opiniões. Trabalhar em conjunto, compartilhar ideias e até mesmo participar de discussões saudáveis são processos que ajudam a explorar as opções a fundo.
7. Organize os itens de ação 10 min
Do que mais você precisa para avançar? Na seção “Itens de ação”, liste as informações, tarefas e perguntas que precisam ser abordadas antes de concluir essa parte do projeto. Atribua membros da equipe a cada item de ação @mencionando o nome deles.
8. Compartilhe o resultado 10 min
Depois que a equipe tiver opinado, é o momento de o Aprovador tomar uma decisão. Em seguida, faça um resumo e compartilhe o resultado para que toda a equipe saiba.
Variações
RACI
A estrutura RACI é semelhante ao DACI, com uma pequena mudança na sigla: Responsible (Responsável), Accountable (Avaliador), Consulted (Consultado) e Informed (Informado). Os Responsáveis são aqueles que vão concluir o trabalho. Os Aprovadores aprovam a versão final do trabalho. Os Consultados e Informados são a mesma coisa.
.jpg?cdnVersion=2241)
Análise do campo de força
Identifique o que está funcionando a favor ou contra sua decisão com uma análise do campo de força. Pontue esses itens com base na força para determinar quais opções estão disponíveis e o custo-benefício de cada uma.
Acompanhamentos
Decidir
Depois que a decisão for tomada, registre a versão final no documento de colaboração. Assim, as novas equipes vão ter mais contexto sobre como e por que se chegou a essa decisão.
Da equipe Atlassian, para você
Fique por dentro nas últimas táticas, dicas e truques com a newsletter mensal.
