Reuniões inclusivas

Preparação (30 min)

Seu trabalho antes da reunião é dar, desde o início, às vozes pouco representadas, a oportunidade de expressar opiniões, manter o grupo enxuto e menos intimidador e dar tempo e espaço para que todas as vozes sejam ouvidas.

1. Escreva uma pauta de reunião detalhada e envie a todos os participantes com pelo menos 24 horas de antecedência.
Liste os itens da pauta não como tópicos genéricos, mas como perguntas, e incentive os participantes a virem preparados. Essa técnica dá aos introvertidos a chance de processar informações fora da pressão de um ambiente social barulhento. Aliste aliados (por exemplo, homens, extrovertidos etc.) para servirem de exemplo e serem responsáveis por abrir espaço para que colegas mulheres, introvertidos e remotos contribuam.

2. Seja seletivo com os convidados da reunião.
Quanto mais pessoas estiverem presentes, mais difícil vai ser a contribuição de todos. A pauta deve ajudar os convidados a determinar se eles precisam estar nessa reunião. Garanta que os convidados entendam que, se não estiverem diretamente envolvidos ou não sentirem que têm algo a contribuir, devem recusar o convite (e, se necessário, direcionar você a qualquer outra pessoa que deveria estar ali)

3. Reserve tempo suficiente para abordar toda a pauta.
A pressão do tempo torna as reuniões mais eficientes, mas muita pressão ofusca as opiniões dos participantes menos expressivos. Garanta que haja tempo suficiente para que todos expressem suas opiniões, desenvolvam as opiniões dos outros e cheguem a uma conclusão juntos.

Prepare o cenário (5min)

Use cadeiras iguais para sugerir valores iguais
Garanta que todos estejam confortáveis sentados ao redor da mesa. Se algumas pessoas estiverem reunidas em uma extremidade, faça uma distribuição uniforme para que todos possam ser vistos e ouvidos. Se estiver se sentindo ousado, tente levar esse princípio ao extremo. Ao invés de colocar participantes remotos como cabeças gigantes nas telas de TV, torne a reunião 100% remota, onde até mesmo os participantes locais vão se conectar de suas mesas.

Faça com que todos se sintam em casa
Faça uma rápida apresentação de todos e explique por que cada pessoa foi incluída na reunião. Assim, você ajuda a dissipar as tensões iniciais e faz com que todos se sintam valorizados e incluídos.

Coloque algumas regras
Estabeleça a regra de "não falar por cima do colega" e incentive os espectadores a apontar possíveis interrupções. Se tiver participantes remotos, lembre a quem estiver na sala de que eles devem ser incluídos e indique qualquer recurso a que todos devam estar atentos, como levantar a mão ou o quadro de mensagens.

Explique a estrutura da reunião. Por exemplo, você pode escolher uma discussão no estilo round-robin para garantir que cada pessoa na sala tenha a oportunidade de se expressar antes de passar para o próximo tópico. Ou você pode passar o bastão falante ou fazer a galinha de borracha gritar quando uma pessoa começar a monopolizar a reunião.

Reveja as funções e a pauta da reunião e esclareça possíveis confusões
Explique quem está encarregado de cada item da pauta, quem está facilitando e quais são os objetivos da reunião.

Encerramento (5 min)

Analise os principais pontos e decisões para garantir que todos estejam em sintonia e, em seguida, esclareça (ou reitere) as próximas etapas e IDRs.

Por fim, tire um momento para agradecer a todos por contribuírem e destacar o valor que a reunião criou – por exemplo, "As decisões que a gente tomou aqui hoje vão servir de preparação para progredir muito mais rápido durante o resto do projeto."