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Reuniões inclusivas


É difícil conduzir reuniões. É difícil conduzir reuniões que passem a todos os membros da equipe um sentimento de pertencimento. Veja como ser inclusivo.

USE ESTA TÁTICA PARA...

Criar um ambiente que incentive a diversidade de opiniões e a participação de todos os participantes.

Se você está com dificuldades em relação à compreensão compartilhada ou equipe balanceada no Monitor de Saúde, esta tática pode ajudar.

Leia mais
E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Estudos mostraram que muitas pessoas (por exemplo, trabalhadores remotos, mulheres, introvertidos etc.) têm dificuldade em contribuir e ser ouvido em ambientes de reunião.

Outros estudos mostram que, mesmo quando falam com mais abertura, as mulheres têm muito mais probabilidade de serem interrompidas nas reuniões, de terem as ideias menos levadas a sério e até mesmo furtadas por outros colegas de equipe.

Permitir que esses trabalhadores falem e sejam ouvidos é benéfico para todas as partes envolvidas, e um bom facilitador de reuniões é a pessoa certa para o trabalho.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Todos os participantes da reunião. Inclusão é esporte coletivo!

Qualquer equipe pode (e deve!) realizar reuniões inclusivas – veja como.
Equipe de usuários
Pessoas

4 - 7

Ícone de lápis
Tempo de preparo

15 min

Relógio de ponteiro
Tempo

30 a 60 minutos

Dificuldade média
Dificuldade

Moderada

A tática na prática

Para esta tática, não foque muito no passo a passo. Pense nela como um conjunto de princípios e ferramentas que você pode usar para garantir uma participação equilibrada na próxima reunião.

Materiais

Quadro branco ou papel pardo

Marcadores

Notas adesivas

Temporizador

Preparação

Preparação (30 min)

Seu trabalho antes da reunião é dar, desde o início, às vozes pouco representadas, a oportunidade de expressar opiniões, manter o grupo enxuto e menos intimidador e dar tempo e espaço para que todas as vozes sejam ouvidas.

1. Escreva uma pauta de reunião detalhada e envie a todos os participantes com pelo menos 24 horas de antecedência.
Liste os itens da pauta não como tópicos genéricos, mas como perguntas, e incentive os participantes a virem preparados. Essa técnica dá aos introvertidos a chance de processar informações fora da pressão de um ambiente social barulhento. Aliste aliados (por exemplo, homens, extrovertidos etc.) para servirem de exemplo e serem responsáveis por abrir espaço para que colegas mulheres, introvertidos e remotos contribuam.

2. Seja seletivo com os convidados da reunião.
Quanto mais pessoas estiverem presentes, mais difícil vai ser a contribuição de todos. A pauta deve ajudar os convidados a determinar se eles precisam estar nessa reunião. Garanta que os convidados entendam que, se não estiverem diretamente envolvidos ou não sentirem que têm algo a contribuir, devem recusar o convite (e, se necessário, direcionar você a qualquer outra pessoa que deveria estar ali)

3. Reserve tempo suficiente para abordar toda a pauta.
A pressão do tempo torna as reuniões mais eficientes, mas muita pressão ofusca as opiniões dos participantes menos expressivos. Garanta que haja tempo suficiente para que todos expressem suas opiniões, desenvolvam as opiniões dos outros e cheguem a uma conclusão juntos.

ETAPA 1

Prepare o cenário (5min)

Use cadeiras iguais para sugerir valores iguais
Garanta que todos estejam confortáveis sentados ao redor da mesa. Se algumas pessoas estiverem reunidas em uma extremidade, faça uma distribuição uniforme para que todos possam ser vistos e ouvidos. Se estiver se sentindo ousado, tente levar esse princípio ao extremo. Ao invés de colocar participantes remotos como cabeças gigantes nas telas de TV, torne a reunião 100% remota, onde até mesmo os participantes locais vão se conectar de suas mesas.

Faça com que todos se sintam em casa
Faça uma rápida apresentação de todos e explique por que cada pessoa foi incluída na reunião. Assim, você ajuda a dissipar as tensões iniciais e faz com que todos se sintam valorizados e incluídos.

Coloque algumas regras
Estabeleça a regra de "não falar por cima do colega" e incentive os espectadores a apontar possíveis interrupções. Se tiver participantes remotos, lembre a quem estiver na sala de que eles devem ser incluídos e indique qualquer recurso a que todos devam estar atentos, como levantar a mão ou o quadro de mensagens.

Explique a estrutura da reunião. Por exemplo, você pode escolher uma discussão no estilo round-robin para garantir que cada pessoa na sala tenha a oportunidade de se expressar antes de passar para o próximo tópico. Ou você pode passar o bastão falante ou fazer a galinha de borracha gritar quando uma pessoa começar a monopolizar a reunião.

Reveja as funções e a pauta da reunião e esclareça possíveis confusões
Explique quem está encarregado de cada item da pauta, quem está facilitando e quais são os objetivos da reunião.

ETAPA 2

Avaliações de valor da equipe (20 a 40 minutos)

Tire esses truques da cartola conforme a situação.

Envolva todos os presentes
Com iniciativa, dê a palavra aos participantes menos dominantes, chamando um por um. Em chamadas remotas, verifique com regularidade se os participantes remotos são capazes de acompanhar a conversa e contribuir.

Interrompa interrupções!
Sirva de exemplo e chame a atenção quando alguém estiver sendo silenciado sem querer em uma discussão. Incentive os outros a fazerem o mesmo. Venha equipado com frases como: "Só um segundo, Fátima – quero ter certeza de que entendi o ponto de vista do Aniket antes de a gente desenvolver."

Se alguém for reincidente, chame a pessoa para conversar após a reunião e indique o fato. Pressuponha que ela não tenha noção do próprio comportamento – é raro alguém agir assim de propósito.

Dê crédito a quem o crédito é devido
Quando alguém apresentar um bom argumento, reconheça a contribuição e atribua as ideias ao autor em público. Não deixe que ladrões se safem com apropriação de ideias e destaque quando um valor foi agregado.

Use o poder da caneta
Se uma pessoa estiver dominando, peça que ela seja o escriba. Assim ela fica com o papel intrínseco de ouvir e cria espaço para os outros.

Escreva e compartilhe
Dê a todos tempo para processar a pergunta, anotar os pensamentos no papel e compartilhar o que elaboraram. Assim, os participantes menos vocais ganham mais tempo para reunir os pensamentos e garante que eles vão ser ouvidos.

Limpe enquanto avança
No final de cada tópico da pauta, faça uma pausa para entrar em acordo quanto aos próximos passos e estabelecer compromissos específicos com prazos claros. Atribua Indivíduos Diretamente Responsáveis (IDR) e alterne a função do IDR para garantir que a pessoa mais barulhenta não receba todos os itens de ação.

Antipadrão

Colocando as pessoas em uma saia justa

Não pressione as pessoas a dizer algo significativo de uma hora para a outra. Em vez disso, pergunte aos participantes se concordam com as conclusões do grupo até o momento ou se têm algo que ainda não foi abordado.

etapa 3

Encerramento (5 min)

Analise os principais pontos e decisões para garantir que todos estejam em sintonia e, em seguida, esclareça (ou reitere) as próximas etapas e IDRs.

Por fim, tire um momento para agradecer a todos por contribuírem e destacar o valor que a reunião criou – por exemplo, "As decisões que a gente tomou aqui hoje vão servir de preparação para progredir muito mais rápido durante o resto do projeto."

Conseguiu?

Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.

Acompanhamentos

Circule uma nota de acompanhamento que sintetize as principais conclusões, itens de ação e IDRs. Assim, todos ficam informados e na mesma página (considere que os participantes remotos podem não ter conseguido ouvir tudo com perfeição).

Com iniciativa, solicite ideias que possam ter surgido após a reunião. Para produzir no mais alto nível, introvertidos precisam de tempo a sós para processar novas informações. Por exemplo, envie uma mensagem como: “Alguém encontrou alguma informação nova sobre essa situação depois da última reunião? Se sim, eu adoraria saber mais."

Fique sempre de olho nos itens de ação. Atribua alguém para fazer verificações em intervalos apropriados após a reunião para garantir que os compromissos estão sendo mantidos ou reavaliados se algo inesperado aconteceu.

Quer mais do Esquema Tático?

Escreva seu e-mail abaixo para ser o primeiro a saber quando a gente colocar novas táticas e Monitores de Saúde.

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