Votre guide détaillé pour une bonne gestion de projet

Qu'est-ce que la gestion de projet et pourquoi est-elle si importante ?

La gestion de projet consiste à coordonner les processus, les outils, les membres de l'équipe et les compétences afin de réaliser des projets qui répondent aux objectifs et aux exigences.

Les projets réussis ne tombent pas du ciel. En fait, dans la plupart des organisations, les projets ont un taux d'échec estimé à 70 %, ce qui signifie qu'ils n'atteignent pas leurs objectifs initiaux.

La gestion de projet augmente votre taux de réussite. Elle permet à votre équipe de mener à bien des projets en la mobilisant autour d'objectifs clairs, en augmentant la transparence et la visibilité, en simplifiant la communication et en définissant le périmètre du projet.

Plutôt impressionnant, non ? Il n'est pas étonnant qu'une étude PwC ait révélé que 97 % des organisations estiment que la gestion de projet est essentielle pour les performances de l'entreprise.

Les bons côtés : les avantages liés à la gestion de projet

Mais qu'est-ce qui justifie le temps et les efforts supplémentaires consacrés à la gestion de projet ? Cette approche stratégique et méthodique présente de nombreux avantages, notamment :

1. Elle dissipe la confusion

Lorsque vous vous lancez dans votre projet sans la moindre conversation ou planification préalable, les choses se dégradent rapidement. Personne ne sait exactement qui fait quoi, le calendrier du projet est mal communiqué et l'objectif du projet n'est pas clair pour tout le monde.

Si ça vous dit quelque chose, vous n'êtes pas seul. Une enquête menée par Geneca a révélé que seuls 55 % des personnes interrogées pensaient que les objectifs métier de leur projet étaient clairs pour elles.

Il s'agit d'une source de frustration, et de nombreuses ressources sont ainsi gaspillées. Nous avons toujours été dans des situations où nous avons dû modifier ou refaire des tâches une fois que nous avions plus d'informations ou une meilleure compréhension.

Heureusement, la gestion de projet permet à votre équipe de disposer d'objectifs clairement définis et de systèmes perfectionnés pour mener à bien les tâches. Il est ainsi beaucoup plus facile pour chacun de rester sur la même longueur d'onde et de collaborer de manière cohérente sans avoir à revenir sans cesse sur ses tâches.

2. Elle permet de gérer le périmètre et le budget

Les dépassements de projets sont terriblement fréquents. Rien que dans le secteur informatique, McKinsey a constaté qu'en moyenne, les grands projets informatiques dépassent de 45 % le budget et de 7 % le temps imparti.

Argh. Ce type de dépassements met à rude épreuve votre budget et votre bande passante. Heureusement, une gestion de projet efficace permet une certaine souplesse.

Les premières étapes du processus de gestion de projet (lancement et planification) vous obligent à établir des budgets, des calendriers et un périmètre réalistes avant d'entamer les tâches liées au projet. Cela vous permet de créer un plan de projet adapté à la réalité.

Les difficultés : les enjeux de la gestion de projet

Mais qu'est-ce qui justifie le temps et les efforts supplémentaires consacrés à la gestion de projet ? Cette approche stratégique et méthodique présente de nombreux avantages, notamment :

1. Un meilleur investissement en temps

Votre équipe est impatiente et elle a tendance à se lancer immédiatement dans l'aventure. La gestion de projet apporte une couche supplémentaire qui va demander plus de temps.

En effet, le processus de gestion de projet comporte de nombreuses étapes (nous en parlerons prochainement) et certaines de ces étapes ont lieu avant même que votre équipe ne se mette au travail.

Cela peut représenter un changement pour une équipe habituée à résoudre les problèmes au fur et à mesure.

2. Des attentes plus rigides

Une gestion de projet efficace signifie que vos objectifs, vos délais ou encore vos rôles sont clairement définis.

Cela permet de stimuler la responsabilisation, ce qui est finalement une bonne chose (surtout si l'on considère que 94 % des employés disent ne pas tenir leurs collègues pour responsables).

Toutefois, de telles attentes peuvent également sembler quelque peu restrictives et rigides. Les équipes créatives, en particulier, ne sont pas habituées à travailler avec ce type de contraintes et peuvent avoir du mal à s'adapter.

Gestion de projet en cascade

Lorsque vous réfléchissez à la gestion de projet traditionnelle et séquentielle, vous pensez à gestion de projet en cascade. Avec cette méthode, vous décomposez votre projet en différentes phases. Lorsqu'une phase est terminée, la suivante démarre : elles ne se chevauchent jamais.

Quand utiliser cette méthode : avec les projets de longue durée qui nécessitent un calendrier unique et un ordre très séquentiel.

Secteur où la méthode est couramment utilisée : le BTP. La construction d'une maison ou d'une structure nécessite un enchaînement précis de tâches. Par exemple, il est impossible de poser le toit avant d'avoir réalisé les fondations.

Une gestion agile de vos projets

La gestion de projet Agile repose sur une approche itérative et se révèle beaucoup plus souple que la gestion de projet en cascade. Grâce à cette méthode, vous répartissez les projets en plusieurs parties qui sont traitées par petites étapes (appelées sprints). Après chaque sprint, votre équipe réévalue le travail que vous effectuez et apporte les changements nécessaires afin de s'assurer que vous tenez vos objectifs.

Quand utiliser cette méthode : avec les projets qui ne sont pas encore bien définis et qui demandent beaucoup de souplesse.

Secteur où la méthode est couramment utilisée : développement logiciel. Cette profession a été la première à adopter une approche Agile, qui permet aux développeurs de créer des logiciels de meilleure qualité, car ils peuvent les tester et les réviser à intervalles réguliers.

Gestion de projet Lean

Si vous avez entendu parler du Lean Manufacturing, ces mêmes principes s'appliquent à la gestion de projet Lean. L'objectif de cette méthode est d'augmenter la production et la valeur tout en réduisant le gaspillage. Pour utiliser cette méthode, vous devrez établir une carte de la chaîne de valeur, c'est-à-dire la séquence des activités du projet. Vous allez ensuite examiner ce flux à la loupe pour identifier et éliminer les tâches qui n'apportent pas de valeur ajoutée. Cela signifie que le processus de votre projet sera simplifié, optimisé et rendu aussi efficace que possible.

Quand utiliser cette méthode : avec les projets qui doivent être livrés rapidement.

Secteur où la méthode est couramment utilisée : l'industrie manufacturière. Lors de la production de biens physiques, vous voulez le moins de gaspillage possible afin de minimiser les dépenses et de maximiser les profits. C'est la raison pour laquelle cette approche est populaire dans l'industrie manufacturière, en particulier dans le secteur automobile.

Étapes de la gestion de projet

Imaginez que vous démarriez un projet à partir du tout début. La gestion de projet n'entre pas uniquement en jeu lorsque vous commencez à effectuer des tâches. Vous devez tout d'abord préparer le terrain.

Dans cette optique, le Project Management Institute (PMI) a mis en place cinq étapes distinctes de gestion de projet.

Étape 1 : Lancement

Vous pensez que la première étape du processus de gestion de projet est la planification ? Ce n'est pas tout à fait le cas. Avant de pouvoir définir une stratégie pour votre projet, vous devez le comprendre à un niveau plus large. Au cours de cette étape, vous devez répondre à des questions telles que :

• Quel est le business case de ce projet ?
• Ce projet est-il réalisable ?
• Faut-il poursuivre ce projet ?

Pour dire les choses simplement, à cette étape, vous essayez de déterminer si ce projet vaut la peine d'être entrepris avant même de vous lancer dans un investissement trop important.

Étape 2 : Planification

Si vous décidez de vous lancer, vous devez alors passer à l'étape de planification. C'est à ce moment-là que vous entrerez dans le vif du sujet et que vous élaborerez un plan de projet détaillé que toute votre équipe devra suivre. À ce stade, vous devez répondre aux questions suivantes :

• Quel est l'objectif de ce projet ?
• Que sont les indicateurs de performance clés (KPI) ?
• Quel en est le périmètre ?
• Quel est le budget ?
• Quels sont les risques ?
• Quels sont les membres de l'équipe impliqués ?
• Quelles sont les tâches concernées ?
• Quelles sont les étapes importantes ?

Cette étape permet de vous assurer que votre équipe et vous-même avez des attentes communes avant de commencer. Si vous pensez que vous rentrez trop dans les détails, ce n'est en fait pas le cas. Une analyse aussi approfondie est plus que bénéfique, car elle permet d'améliorer la cohésion de votre équipe.

Étape 3 : Exécution

Prenez votre café et votre chargeur de téléphone, car c'est le moment d'y aller. C'est maintenant que votre équipe et vous-même allez vous retrousser les manches et commencer à mener à bien les tâches du projet en vous appuyant sur votre plan de projet. Au cours de cette étape, vous devrez :

• allouer les ressources nécessaires
• veiller à ce que les responsables accomplissent leurs tâches
• organiser des réunions d'avancement
• configurer des systèmes de suivi

Le plus gros du travail se fait à cette étape, et c'est aussi à ce moment-là que vous commencerez à voir votre projet prendre forme. Vous comprenez ? Toute cette planification en valait la peine.

Étape 4 : Surveillance

Ce n'est pas parce que vous avez un plan de projet que les choses se dérouleront d'elles-mêmes. C'est comme pour votre propre budget : prévoir un budget ne sert à rien si vous ne gardez pas un œil attentif sur votre façon de gérer votre argent.

C'est pourquoi vous devez suivre l'évolution du projet pour vous assurer que les choses se déroulent comme prévu. Vous devez évaluer votre projet par rapport aux KPI que vous avez définis lors de la phase de planification.

Que devez-vous faire si votre projet semble prendre une mauvaise direction ou dériver de ses objectifs ? Prenez un moment pour faire le point. Vous pouvez décider si vous devez réorienter les opérations ou si votre plan initial doit être modifié. C'est l'avantage de la surveillance : vous avez des points de contrôle réguliers si vous avez besoin de corriger la trajectoire.

Étape 5 : Clôture

L'étape de clôture consiste à régler les derniers détails, notamment :

• l'organisation d'un post-mortem ou d'une rétrospective pour évaluer le projet
• la préparation d'un rapport de projet final
• la collecte et le stockage de la documentation nécessaire au projet dans un endroit sûr (un espace de documentation collaboratif comme Confluence est d'ailleurs parfaitement adapté)

Votre équipe a ainsi non seulement la possibilité de se décharger officiellement du projet, mais elle peut également le consulter plus facilement en cas de besoin.

Bonnes pratiques en matière de gestion de projet

Même si vous suivez toutes les étapes ci-dessus, une gestion de projet efficace n'est pas un scénario figé. Il existe quelques autres bonnes pratiques que vous voudrez implémenter pour que votre projet se déroule le mieux possible.

Organisez une réunion de lancement de projet

La réunion de lancement de votre projet est l'occasion de fixer des objectifs, de définir votre calendrier et, en général, de mettre tout le monde d'accord sur votre projet.

Quel que soit l'enthousiasme de votre équipe pour se mettre au travail, ne sautez pas cette réunion. Il s'agit d'un moyen pour dissiper la confusion et rallier votre équipe autour d'un objectif commun.

Ayez conscience des dépendances des tâches et des ressources

Vous vous souvenez quand nous avons comparé les projets à une chaîne de dominos ? C'est particulièrement vrai pour les grands projets transverses. Peut-être que Daisy ne peut pas commencer à créer des graphiques tant que Joël n'a pas rédigé le contenu (il s'agit d'une dépendance des tâches). Ou peut-être que Choua ne peut pas utiliser un logiciel tant que Derek utilise la licence partagée (il s'agit d'une dépendance des ressources).

Les tâches de votre projet ne se déroulent pas de manière isolée, il est donc important que vous teniez compte de ces dépendances. Le sondage Pulse of the Profession 2018 du PMI a montré que les dépendances des ressources ont contribué à 26 % des échecs de projets, tandis que les dépendances des tâches ont contribué à 12 % des échecs de projets.

Lorsque toutes vos tâches et ressources sont liées, vous avez besoin de comprendre comment elles s'imbriquent les unes dans les autres, sinon vous risquez de regarder avec horreur tous vos dominos s'effondrer.

Identifiez votre parcours critique

L'identification de votre parcours critique est un excellent moyen d'empêcher les dépassements de délais. On pourrait croire que l'on parle d'un film d'action, mais en réalité, votre parcours critique est simplement votre plus longue série d'activités de projet dépendantes. Si vous rencontrez un obstacle ou un retard sur ce parcours, vous savez que l'ensemble du projet risque de prendre du retard.

La détermination de votre parcours critique vous permet de savoir où vous avez une certaine marge de manœuvre dans votre planning, et où vous devez vous tenir le plus près possible de votre calendrier.

Soyez réaliste avec votre calendrier

Avez-vous entendu parler des erreurs de planification ? Il s'agit d'un phénomène qui nous amène à sous-estimer grossièrement le temps qu'il nous faut pour accomplir certaines tâches, et cela peut représenter un réel préjudice pour le calendrier de votre projet.

Gardez le contrôle en consultant les calendriers des projets précédents. Utilisez votre logiciel de suivi du temps (si vous en avez un) pour connaître la durée des tâches types et demandez à votre équipe de vérifier son planning.

Utilisez un logiciel de gestion de projet

Si les membres de votre équipe doivent rechercher dans d'innombrables dossiers ou échanges d'e-mails pour trouver ce dont ils ont besoin, votre projet va forcément prendre du retard.

C'est pourquoi il est judicieux d'utiliser un logiciel de gestion de projet (comme Jira) pour organiser votre projet et stocker votre documentation dans un logiciel de gestion des connaissances (comme Confluence). Il permet d'accroître la visibilité de toutes les étapes et tâches du projet, de centraliser la communication et de donner à votre équipe de projet une source de référence unique.

Définissez des rôles et responsabilités clairs

Des recherches effectuées par Gallup ont montré que seule la moitié des employés sont tout à fait d'accord pour dire qu'ils savent ce que l'on attend d'eux au travail.

Pour obtenir le meilleur des membres de votre équipe, ils doivent savoir exactement pourquoi ils sont impliqués. Quel est leur rôle et quelle est la contribution qu'ils sont censés apporter ?

Cette approche permet non seulement d'inculquer aux membres de votre équipe de projet le sens des objectifs et des responsabilités, mais elle les empêche également de se marcher sur les pieds et vous permet de jouer sur les forces de chacun.

Faites-en un processus collaboratif

La gestion d'un projet peut être stressante, mais vous n'êtes pas obligé de tout faire tout seul. Votre équipe aura une bonne idée de votre plan de projet et saura notamment si votre calendrier est réaliste ou si vous oubliez les dépendances. Et n'oubliez pas, vous les faites participer à ce projet parce que vous savez qu'ils sont brillants et que vous avez confiance en leur expertise.

Ne planifiez pas vos projets de manière isolée. Faites participer votre équipe à l'élaboration d'un plan plus raisonnable et renforcez son sentiment d'appropriation du projet.