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Votre guide détaillé pour une bonne gestion de projet

Menez davantage de projets à bien (avec moins de stress)

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Qu'est-ce que la gestion de projet ? La gestion de projet consiste à coordonner vos processus, vos outils, les membres de votre équipe et vos compétences afin que vous puissiez réaliser des projets qui dépassent vos objectifs.

Votre équipe et vous-même vous préparez à partir à la conquête d'un grand projet. C'est un peu comme avec des dominos : c'est super quand tout tombe, mais c'est une grande déception si une seule pièce est légèrement mal placée.

Ce type de projets peut être à la fois intimidant et passionnant, et vous pourriez être tenté de commencer le plus tôt possible. Croisez-vous les doigts pour que tout se mette en place comme par magie ? Frottez-vous une lampe en espérant qu'un génie apparaisse pour vous donner un coup de main et réalise vos souhaits ?

Ce serait génial (et puis n'hésitez pas à nous le dire si vous trouvez un moyen pour que cela fonctionne !). Pourtant, et c'est bien la réalité, le secret de la réussite de vos projets les plus importants n'est autre qu'une gestion de projet efficace.

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Qu'est-ce que la gestion de projet et pourquoi est-elle si importante ?

La gestion de projet consiste à coordonner les processus, les outils, les membres de l'équipe et les compétences afin de réaliser des projets qui répondent aux objectifs et aux exigences.

Les projets réussis ne tombent pas du ciel. En fait, dans la plupart des organisations, les projets ont un taux d'échec estimé à 70 %, ce qui signifie qu'ils n'atteignent pas leurs objectifs initiaux.

La gestion de projet augmente votre taux de réussite. Elle permet à votre équipe de mener à bien des projets en la mobilisant autour d'objectifs clairs, en augmentant la transparence et la visibilité, en simplifiant la communication et en définissant le périmètre du projet.

Plutôt impressionnant, non ? Il n'est pas étonnant qu'une étude PwC ait révélé que 97 % des organisations estiment que la gestion de projet est essentielle pour les performances de l'entreprise.

Méthodes de gestion de projet

Vous connaissez le vieil adage « tous les chemins mènent à Rome » ? Il n'existe pas de stratégie unique pour mener à bien un projet d'envergure. C'est dans ce contexte qu'une méthode de gestion de projet prend tout son sens. Elle consiste en un ensemble de règles, de principes et de processus permettant de gérer un projet.

Vous pouvez, par exemple, comparer cela au laçage de vos chaussures. Vous utilisez peut-être la méthode de la boucle unique ou bien vous préférez le truc des oreilles de lapin. Quelle que soit la méthode utilisée, vous finissez par avoir des chaussures attachées. Mais pour parvenir à ce résultat, plusieurs options sont possibles.

Les méthodes de gestion de projet sont très semblables. Il est important de noter que de nombreuses équipes et entreprises utilisent un mélange de plusieurs méthodes, plutôt que de se fier exclusivement à l'une d'entre elles. Les méthodes peuvent sembler formelles, mais vous avez ici une certaine marge de manœuvre pour innover !

Gestion de projet en cascade

Lorsque vous réfléchissez à la gestion de projet traditionnelle et séquentielle, vous pensez à gestion de projet en cascade. Avec cette méthode, vous décomposez votre projet en différentes phases. Lorsqu'une phase est terminée, la suivante démarre : elles ne se chevauchent jamais.

Quand utiliser cette méthode : avec les projets de longue durée qui nécessitent un calendrier unique et un ordre très séquentiel.

Secteur où la méthode est couramment utilisée : le BTP. La construction d'une maison ou d'une structure nécessite un enchaînement précis de tâches. Par exemple, il est impossible de poser le toit avant d'avoir réalisé les fondations.

Une gestion agile de vos projets

La gestion de projet Agile repose sur une approche itérative et se révèle beaucoup plus souple que la gestion de projet en cascade. C'est une bonne pratique DevOps qui divise les projets en plusieurs parties qui sont traitées par petites étapes (appelées sprints). Après chaque sprint, votre équipe réévalue le travail que vous effectuez et apporte les changements nécessaires afin de s'assurer que vous tenez vos objectifs.

Quand utiliser cette méthode : avec les projets qui ne sont pas encore bien définis et qui demandent beaucoup de souplesse.

Secteur où la méthode est couramment utilisée : développement logiciel. Cette profession a été la première à adopter une approche Agile, qui permet aux développeurs de créer des logiciels de meilleure qualité, car ils peuvent les tester et les réviser à intervalles réguliers.

Scrum

Scrum project management is one of the most popular Agile methodologies used by project managers. Like Agile, it is centered around continuous improvement. You can use a framework like scrum to help you start thinking in a more Agile way and practice building Agile principles into your everyday communication and work.

When to use: For projects that aren’t yet well-defined and require a lot of adaptability. 

Commonly used in: Software development. This profession pioneered agile, and this approach allows developers to build higher-quality software because they’re able to test and review at regular intervals.

Gestion de projet Lean

Si vous avez entendu parler du Lean Manufacturing, ces mêmes principes s'appliquent à la gestion de projet Lean. L'objectif de cette méthode est d'augmenter la production et la valeur tout en réduisant le gaspillage. Pour utiliser cette méthode, vous devrez établir une carte de la chaîne de valeur, c'est-à-dire la séquence des activités du projet. Vous allez ensuite examiner ce flux à la loupe pour identifier et éliminer les tâches qui n'apportent pas de valeur ajoutée. Cela signifie que le processus de votre projet sera simplifié, optimisé et rendu aussi efficace que possible.

Quand utiliser cette méthode : avec les projets qui doivent être livrés rapidement.

Secteur où la méthode est couramment utilisée : l'industrie manufacturière. Lors de la production de biens physiques, vous voulez le moins de gaspillage possible afin de minimiser les dépenses et de maximiser les profits. C'est la raison pour laquelle cette approche est populaire dans l'industrie manufacturière, en particulier dans le secteur automobile.

Kanban

Kanban is a specific implementation of Lean project management. Project tasks are represented visually on a Kanban board, allowing team members to see the state of every piece of work at any time.

When to use: For projects that need to be delivered quickly. 

Commonly used in: Manufacturing. When you’re producing physical goods, you want as little waste as possible to minimize spend and maximize profit. That’s why this approach is popular in manufacturing, especially in the automotive industry.

Étapes de la gestion de projet

Imaginez que vous démarriez un projet à partir du tout début. La gestion de projet n'entre pas uniquement en jeu lorsque vous commencez à effectuer des tâches. Vous devez tout d'abord préparer le terrain.

Dans cette optique, le Project Management Institute (PMI) a mis en place cinq étapes distinctes de gestion de projet.

Étape 1 : Lancement

Vous pensez que la première étape du processus de gestion de projet est la planification ? Ce n'est pas tout à fait le cas. Avant de pouvoir définir une stratégie pour votre projet, vous devez le comprendre à un niveau plus large. Au cours de cette étape, vous devez répondre à des questions telles que :

  • Quel est le business case de ce projet ?
  • Ce projet est-il réalisable ?
  • Faut-il poursuivre ce projet ?

Pour dire les choses simplement, à cette étape, vous essayez de déterminer si ce projet vaut la peine d'être entrepris avant même de vous lancer dans un investissement trop important.

Étape 2 : Planification

Si vous décidez de vous lancer, vous devez alors passer à l'étape de planification. C'est à ce moment-là que vous entrerez dans le vif du sujet et que vous élaborerez un plan de projet détaillé que toute votre équipe devra suivre. À ce stade, vous devez répondre aux questions suivantes :

  • Quel est l'objectif de ce projet ?
  • Que sont les indicateurs de performance clés (KPI) ?
  • Quel en est le périmètre ?
  • Quel est le budget ?
  • Quels sont les risques ?
  • Quels sont les membres de l'équipe impliqués ?
  • Quelles sont les tâches concernées ?
  • Quelles sont les étapes importantes ?

Cette étape permet de vous assurer que votre équipe et vous-même avez des attentes communes avant de commencer. Si vous pensez que vous rentrez trop dans les détails, ce n'est en fait pas le cas. Une analyse aussi approfondie est plus que bénéfique, car elle permet d'améliorer la cohésion de votre équipe.

Étape 3 : Exécution

Prenez votre café et votre chargeur de téléphone, car c'est le moment d'y aller. C'est maintenant que votre équipe et vous-même allez vous retrousser les manches et commencer à mener à bien les tâches du projet en vous appuyant sur votre plan de projet. Au cours de cette étape, vous devrez :

  • allouer les ressources nécessaires
  • veiller à ce que les responsables accomplissent leurs tâches
  • organiser des réunions d'avancement
  • configurer des systèmes de suivi

Le plus gros du travail se fait à cette étape, et c'est aussi à ce moment-là que vous commencerez à voir votre projet prendre forme. Vous comprenez ? Toute cette planification en valait la peine.

Étape 4 : Surveillance

Ce n'est pas parce que vous avez un plan de projet que les choses se dérouleront d'elles-mêmes. C'est comme pour votre propre budget : prévoir un budget ne sert à rien si vous ne gardez pas un œil attentif sur votre façon de gérer votre argent.

C'est pourquoi vous devez suivre l'évolution du projet pour vous assurer que les choses se déroulent comme prévu. Vous devez évaluer votre projet par rapport aux KPI que vous avez définis lors de la phase de planification.

Que devez-vous faire si votre projet semble prendre une mauvaise direction ou dériver de ses objectifs ? Prenez un moment pour faire le point. Vous pouvez décider si vous devez réorienter les opérations ou si votre plan initial doit être modifié. C'est l'avantage de la surveillance : vous avez des points de contrôle réguliers si vous avez besoin de corriger la trajectoire.

Étape 5 : Clôture

L'étape de clôture consiste à régler les derniers détails, notamment :

  • l'organisation d'un post-mortem ou d'une rétrospective pour évaluer le projet
  • la préparation d'un rapport de projet final
  • la collecte et le stockage de la documentation nécessaire au projet dans un endroit sûr (un espace de documentation collaboratif comme Confluence est d'ailleurs parfaitement adapté)

Votre équipe a ainsi non seulement la possibilité de se décharger officiellement du projet, mais elle peut également le consulter plus facilement en cas de besoin.

Bonnes pratiques en matière de gestion de projet

Même si vous suivez toutes les étapes ci-dessus, une gestion de projet efficace n'est pas un scénario figé. Il existe quelques autres bonnes pratiques que vous voudrez implémenter pour que votre projet se déroule le mieux possible.

Organisez une réunion de lancement de projet

La réunion de lancement de votre projet est l'occasion de fixer des objectifs, de définir votre calendrier et, en général, de mettre tout le monde d'accord sur votre projet.

Quel que soit l'enthousiasme de votre équipe pour se mettre au travail, ne sautez pas cette réunion. Il s'agit d'un moyen pour dissiper la confusion et rallier votre équipe autour d'un objectif commun.

Ayez conscience des dépendances des tâches et des ressources

Vous vous souvenez quand nous avons comparé les projets à une chaîne de dominos ? C'est particulièrement vrai pour les grands projets transverses. Peut-être que Daisy ne peut pas commencer à créer des graphiques tant que Joël n'a pas rédigé le contenu (il s'agit d'une dépendance des tâches). Ou peut-être que Choua ne peut pas utiliser un logiciel tant que Derek utilise la licence partagée (il s'agit d'une dépendance des ressources).

Les tâches de votre projet ne se déroulent pas de manière isolée, il est donc important que vous teniez compte de ces dépendances. Le sondage Pulse of the Profession 2018 du PMI a montré que les dépendances des ressources ont contribué à 26 % des échecs de projets, tandis que les dépendances des tâches ont contribué à 12 % des échecs de projets.

Lorsque toutes vos tâches et ressources sont liées, vous avez besoin de comprendre comment elles s'imbriquent les unes dans les autres, sinon vous risquez de regarder avec horreur tous vos dominos s'effondrer.

Identifiez votre parcours critique

L'identification de votre parcours critique est un excellent moyen d'empêcher les dépassements de délais. On pourrait croire que l'on parle d'un film d'action, mais en réalité, votre parcours critique est simplement votre plus longue série d'activités de projet dépendantes. Si vous rencontrez un obstacle ou un retard sur ce parcours, vous savez que l'ensemble du projet risque de prendre du retard.

La détermination de votre parcours critique vous permet de savoir où vous avez une certaine marge de manœuvre dans votre planning, et où vous devez vous tenir le plus près possible de votre calendrier.

Sablier

Soyez réaliste avec votre calendrier

Avez-vous entendu parler des erreurs de planification ? Il s'agit d'un phénomène qui nous amène à sous-estimer grossièrement le temps qu'il nous faut pour accomplir certaines tâches, et cela peut représenter un réel préjudice pour le calendrier de votre projet.

Gardez le contrôle en consultant les calendriers des projets précédents. Utilisez votre logiciel de suivi du temps (si vous en avez un) pour connaître la durée des tâches types et demandez à votre équipe de vérifier son planning.

Utilisez un logiciel de gestion de projet

Si les membres de votre équipe doivent rechercher dans d'innombrables dossiers ou échanges d'e-mails pour trouver ce dont ils ont besoin, votre projet va forcément prendre du retard.

C'est pourquoi il est judicieux d'utiliser un logiciel de gestion de projet (comme Jira) pour organiser votre projet et stocker votre documentation dans un logiciel de gestion des connaissances (comme Confluence). Il permet d'accroître la visibilité de toutes les étapes et tâches du projet, de centraliser la communication et de donner à votre équipe de projet une source de référence unique.

Définissez des rôles et responsabilités clairs

Des recherches effectuées par Gallup ont montré que seule la moitié des employés sont tout à fait d'accord pour dire qu'ils savent ce que l'on attend d'eux au travail.

Pour obtenir le meilleur des membres de votre équipe, ils doivent savoir exactement pourquoi ils sont impliqués. Quel est leur rôle et quelle est la contribution qu'ils sont censés apporter ?

Cette approche permet non seulement d'inculquer aux membres de votre équipe de projet le sens des objectifs et des responsabilités, mais elle les empêche également de se marcher sur les pieds et vous permet de jouer sur les forces de chacun.

Faites-en un processus collaboratif

La gestion d'un projet peut être stressante, mais vous n'êtes pas obligé de tout faire tout seul. Votre équipe aura une bonne idée de votre plan de projet et saura notamment si votre calendrier est réaliste ou si vous oubliez les dépendances. Et n'oubliez pas, vous les faites participer à ce projet parce que vous savez qu'ils sont brillants et que vous avez confiance en leur expertise.

Ne planifiez pas vos projets de manière isolée. Faites participer votre équipe à l'élaboration d'un plan plus raisonnable et renforcez son sentiment d'appropriation du projet.

Rôles et responsabilités en matière de gestion de projet

Les rôles de projet potentiels sont les suivants :

  • Chef de projet : personne qui supervise l'ensemble du projet et qui est responsable de sa réussite.
  • Sponsor de projet : cadre supérieur qui défend le projet et travaille en étroite collaboration avec le chef de projet.
  • Membres de l'équipe : personnes qui travaillent activement sur les tâches du projet.
  • Fournisseurs : personnes qui fournissent des biens ou des services pour un projet.
  • Parties prenantes : personnes qui ont un intérêt dans le projet. Elles peuvent être réparties dans les catégories suivantes :
    • Principales parties prenantes : personnes qui effectuent réellement le travail et participent activement au projet.
    • Parties prenantes secondaires : personnes qui sont susceptibles de venir aux réunions et de jouer un petit rôle, mais qui ne sont pas des décisionnaires clés dans le projet.
  • Intervenants intéressés : personnes qui sont au courant du projet, mais qui ne jouent pas un rôle actif ou n'ont pas beaucoup d'influence.
  • Client : personne qui reçoit le projet final, s'il s'agit d'un projet client et non d'un projet interne.

Avantages des logiciels de gestion de projet

Comme toujours, la technologie est de votre côté. Une enquête a montré que 77 % des projets très performants utilisaient un logiciel de gestion de projet. Mais, malgré cette statistique impressionnante, l'adoption de ce type de logiciel reste faible (avec seulement 22 % des organisations qui l'utilisent).

À quoi sert un logiciel de gestion de projet ? Il permet d'affiner le processus en permettant :

  • Une plus grande visibilité : en abattant les barrières, les membres de l'équipe peuvent avoir une vue d'ensemble du projet, savoir qui travaille sur quoi, connaître les délais des différents éléments, et plus encore.
  • Une communication plus efficace : ne perdez pas votre temps à chercher ce dont vous avez besoin. Un logiciel de gestion de projet permet de centraliser l'ensemble des communications et des ressources d'un projet.
  • Une diminution des erreurs et inefficacités : le fait de disposer d'une source de référence unique permet de réduire les malentendus et les erreurs au sein de votre équipe de projet.
  • Des mises à jour en temps réel : ce logiciel est facile à utiliser et permet à chacun de toujours disposer des informations les plus récentes sur le projet et son état d'avancement.

Why use Confluence for project management

Confluence sets itself apart as a collaborative knowledge hub to supercharge project management with thousands of templates, plays, and integrations for maximum flexibility and scale.

Consolidate tools and centralize work

With Confluence you have knowledge, task, and project management combined with team collaboration. Embed a Trello board for Kanban-style project management, like Sprout Social. Or, integrate Confluence with Jira Work Management for an Agile approach to project management, like Castlight Health. Jira makes it easy to plan, track, and manage your projects, while Confluence boosts transparency and centralizes your project-related conversations and resources. 

Scale with team and company growth

Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.

Secure and protect work and knowledge

What happens when a teammates leave your company, does their work leave too? Confluence protects project work from being lost, even if teammates leave a company. You can create permissions, set controls, and assign admins roles.

Analyze and optimize performance

You can’t manage what you can’t measure, right? In combination with Jira Work Management, you can track progress, monitor activities, and generate reports to help optimize project processes and workflows.


Project management is the engine powering team productivity. But not all project management solutions are created equal. Find out why more than 85,000 companies use Confluence.

Key benefits of project management

1. Improve collaboration

We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging. 

Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.

2. Centralize communication

Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle. 

That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds. 

Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it. 

3. Streamline task management

For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.

Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem. 

If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items. 

From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.

A dartboard with darts stuck in the bullseye.

4. Create a single source of truth

Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth. 

5. Boost efficiency

Add all of the above benefits together, and you get the best benefit of all: your team can move work forward faster. A lot faster. 

With project management software in place, your team is communicating well. They know what’s expected of them and what they should get started on next. They can easily locate the information they need.

Working together like a well-oiled machine significantly cuts down on lost time. The Jira Work Management project management template helps teams get started faster with tried-and-tested workflows, instead of starting a blank page every time they need to create a new project. 

Now, work no longer drags on and on because your team is equipped with the resources they need to crank out high-quality results at an impressive pace.

6. Track progress

You don’t want to deliver just any project. You want to deliver a project that stays under your budget, honors your timeline, and meets its original goals.

Those important elements are easy to lose track of when you’re up to your eyeballs in project work, and it’s a slippery slope. If you don’t keep a close eye on those limitations and expectations, you’ll struggle with schedule, budget overruns, and wasted effort when team members need to re-do work to get the project back on track.

Project management software organizes your work so it’s simpler to track things like your spend and deadlines. Additionally, you can generate reports to monitor progress as you move forward — rather than realizing too late that you’ve missed the mark.

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