Guide de gestion de projet : étapes, outils et conseils

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet guide un projet du début à la fin. Grâce à une approche structurée, les équipes peuvent atteindre des objectifs spécifiques dans un délai, un budget et des ressources définis. Qu'il s'agisse de lancer un nouveau produit, d'organiser un événement ou de mettre en œuvre une initiative à l'échelle de l'entreprise, une gestion de projet efficace est la clé du succès.

Les principales phases de la gestion de projet sont les suivantes :

• La planification : dans un premier temps, vous allez définir le périmètre du projet, ses objectifs et les étapes à suivre pour les atteindre. Cette étape implique la création d'une feuille de route détaillée, la planification des ressources et l'identification des risques.
• L'exécution : c'est là que vous mettez le plan en œuvre en coordonnant les personnes et les ressources, en gérant les attentes des parties prenantes et en supervisant l'achèvement des tâches.
• Le suivi : le suivi consiste à suivre les avancements, à mesurer les performances par rapport à des indicateurs clés et à les ajuster si nécessaire pour maintenir le projet sur la bonne voie.
• La clôture : c'est la fin officielle du projet. À ce stade, vous allez évaluer le succès du projet, documenter les leçons apprises et livrer des ressources.

Alors pourquoi les entreprises ont-elles besoin de la gestion de projet ? Voyons quelques raisons :

• Atteindre les objectifs du projet dans le périmètre défini
• Terminer le projet dans les délais impartis
• Respecter le budget approuvé
• Livrer des résultats de haute qualité
• Gérer les risques et résoudre les tickets qui se présentent
• Améliorer la communication entre les équipes et les parties prenantes

Types de gestion de projet

Vous connaissez l'adage « tous les chemins mènent à Rome » ? Il n'existe pas de stratégie unique pour mener à bien un projet d'envergure. C'est dans ce contexte qu'une méthode de gestion de projet prend tout son sens. Elle consiste en un ensemble de règles, de principes et de processus permettant de gérer un projet.

Les méthodes peuvent sembler formelles, mais vous avez ici une certaine marge de manœuvre pour innover ! Il est important de noter que de nombreuses équipes et entreprises utilisent un mélange de plusieurs méthodes plutôt que de se fier exclusivement à l'une d'entre elles. Quelle que soit l'approche que vous choisissez, elle devrait contribuer à promouvoir une solide culture de la transparence.

1. Adoptez une gestion de projets Agile

Vous pensez que la première étape du processus de gestion de projet est la planification ? Pas tout à fait. Avant de pouvoir définir une stratégie pour votre projet, vous devez obtenir l'adhésion des parties prenantes. C'est ici qu'intervient la charte de projet, pour définir l'objectif métier de votre projet pour approbation. Nous recommandons plutôt d'utiliser une affiche de projet, car c'est un format plus digeste, plus rapide et facile à lire. Au cours de cette étape, vous devez répondre à des questions telles que :

• Quel est le business case de ce projet ? Notre modèle de plan stratégique peut vous aider !
• Ce projet est-il réalisable ?
• Faut-il poursuivre ce projet ?

Pour dire les choses simplement, à cette étape, vous essayez de déterminer si ce projet vaut la peine d'être entrepris avant même de vous lancer dans un investissement trop important.

Un excellent moyen de faciliter cette discussion est de procéder à une analyse pre-mortem, un exercice de réflexion au cours duquel vous imaginez ce qui pourrait mal tourner et déterminez comment éviter les problèmes potentiels.

2. Gestion de projet en cascade

Lorsque vous réfléchissez à la gestion de projet traditionnelle et séquentielle, vous pensez à gestion de projet en cascade. Avec cette méthode, vous décomposez votre projet en différentes phases. Lorsqu'une phase est terminée, la suivante démarre : elles ne se chevauchent jamais.

3. Scrum

Prenez votre café et votre chargeur de téléphone, car c'est le moment d'y aller. C'est maintenant que votre équipe et vous-même allez vous retrousser les manches et commencer à mener à bien les tâches du projet en vous appuyant sur votre plan de projet. Au cours de la phase d'exécution, vous devrez :

• allouer les ressources nécessaires
• veiller à ce que les responsables accomplissent leurs tâches
• organiser des réunions d'avancement
• configurer des systèmes de suivi

Le plus gros du travail se fait à cette étape, et c'est aussi à ce moment-là que vous commencerez à voir votre projet prendre forme. Vous comprenez ? Toute cette planification en valait la peine.

4. Gestion de projet Lean

Les étapes de la gestion de projet

Imaginez que vous démarriez un projet à partir du tout début. La gestion de projet n'entre pas uniquement en jeu lorsque vous commencez à effectuer des tâches. Vous devez tout d'abord préparer le terrain.

Dans cette optique, le Project Management Institute (PMI) a mis en place cinq phases distinctes de gestion de projet.

1. Lancement du projet

Vous pensez que la première étape du processus de gestion de projet est la planification ? Pas tout à fait. Avant de pouvoir définir une stratégie pour votre projet, vous devez obtenir l'adhésion des parties prenantes. Créez une charte de projet pour définir l'objectif métier de votre projet pour approbation. Vous pouvez également utiliser une affiche de projet, car c'est un format plus digeste, plus rapide et plus facile à lire. Au cours de cette étape, vous devez répondre à des questions telles que :

• Quel est le business case de ce projet ?
• Ce projet est-il réalisable ?
• Faut-il poursuivre ce projet ?

Pour dire les choses simplement, à cette étape, vous essayez de déterminer si ce projet vaut la peine d'être entrepris avant même de vous lancer dans un investissement trop important.

Un excellent moyen de faciliter cette discussion est de procéder à une analyse pre-mortem, un exercice de réflexion au cours duquel vous imaginez ce qui pourrait mal tourner et déterminez comment éviter les problèmes potentiels.

2. Planification du projet

Si vous décidez de vous lancer, vous devez alors passer à l'étape de planification du projet. C'est durant cette étape que vous élaborerez un plan de projet détaillé que toute votre équipe devra suivre, et pour lequel elle vous remerciera ! La planification est essentielle pour éviter toute dérive des objectifs. À ce stade, vous devez répondre aux questions suivantes :

• Quel est l'objectif de ce projet ?
• Que sont les indicateurs de performance clés (KPI) ?
• Quel en est le périmètre ?
• Quel est le budget ?
• Quels sont les risques ?
• Quels sont les membres de l'équipe impliqués ?
• Quelles sont les tâches concernées ?
• Quelles sont les étapes importantes ?

Cette étape permet de s'assurer que vous et votre équipe avez des attentes communes avant de commencer. Si vous pensez que vous rentrez trop dans les détails, ce n'est en fait pas le cas. Et les frameworks de planification stratégique peuvent également vous aider !

3. Exécution du projet

Prenez votre café et votre chargeur de téléphone, car c'est le moment d'y aller. L'étape 3 est celle où votre équipe et vous-même allez vous retrousser les manches et commencer à mener à bien les tâches du projet en vous appuyant sur votre plan de projet. Au cours de la phase d'exécution du projet, vous devrez :

• allouer les ressources nécessaires
• veiller à ce que les responsables accomplissent leurs tâches
• organiser des réunions d'avancement
• configurer des systèmes de suivi

Le plus gros du travail se fait à cette étape, et c'est aussi à ce moment-là que vous commencerez à voir votre projet prendre forme. Vous comprenez ? Toute cette planification en valait la peine.

4. Surveillance et reporting du projet

Ce n'est pas parce que vous avez un plan de projet que les choses se dérouleront d'elles-mêmes. C'est comme pour votre propre budget : prévoir un budget ne sert à rien si vous ne gardez pas un œil attentif sur votre façon de gérer votre argent.

C'est pourquoi vous devez suivre l'avancement du projet pour vous assurer que les choses se déroulent comme prévu. Vous devez évaluer votre projet par rapport aux KPI que vous avez définis lors de la phase de planification.

Que devez-vous faire si votre projet semble prendre une mauvaise direction ou dériver de ses objectifs ? Prenez un moment pour faire le point. Vous pouvez décider si vous devez réorienter les opérations ou si votre plan initial doit être modifié. C'est l'avantage de la surveillance : vous avez des points de contrôle réguliers si vous avez besoin de corriger la trajectoire.

5. Clôture du projet

L'étape de clôture consiste à régler les derniers détails, Ceci inclut :

• l'organisation d'un post-mortem ou d'une rétrospective pour évaluer le projet
• la préparation d'un rapport de projet final
• la collecte et le stockage de la documentation nécessaire au projet dans un endroit sûr. Un espace de documentation collaboratif tel que Confluence est idéal pour cela.

Cela permet non seulement à votre équipe de clôturer officiellement le projet, mais aussi de s'y référer plus facilement en cas de besoin.

Les compétences clés dont tout chef de projet a besoin

Les chefs de projet s'assurent que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que les initiatives sont menées à bien à temps. Ils assurent le suivi des tâches, allouent et gèrent les ressources et jouent le rôle de point de communication central pour les parties prenantes. Voici quelques compétences dont chaque chef de projet a besoin pour réussir dans ses fonctions :

• Le leadership : un leadership efficace inspire les membres de l'équipe, définit une orientation claire et motive tout le monde à atteindre les objectifs du projet. Vous pouvez développer vos compétences en matière de leadership grâce au mini-guide pratique pour les équipes d'Atlassian, qui propose des exercices visant à renforcer la confiance et l'alignement au sein des équipes.
• La communication : une communication solide garantit que toutes les parties prenantes sont informées, alignées et impliquées tout au long du cycle de vie du projet. En gros, avec un bon chef de projet, personne ne se sent à l'écart. Les chefs de projet peuvent communiquer clairement à l'aide de Confluence pour la documentation et de Jira pour la mise à jour des tâches.
• La gestion du temps : une gestion du temps efficace permet de respecter le calendrier des projets et de trouver un équilibre entre les différentes priorités. Utilisez les fonctionnalités de suivi du temps de Jira et le modèle de diagramme de Gantt pour gérer les tâches et les échéances.
• La résolution de problèmes : la résolution rapide et efficace des problèmes permet de surmonter les obstacles et de faire avancer les projets. Utilisez le modèle des 5 pourquoi d'Atlassian dans Confluence pour analyser et résoudre des problèmes complexes.
• Les compétences techniques : comprendre les technologies pertinentes permet de prendre de meilleures décisions et de communiquer avec les membres de l'équipe technique. Restez informé grâce aux tutoriels et webinaires sur les produits Atlassian afin d'améliorer vos compétences techniques en matière de logiciels de gestion de projet.
• L'adaptabilité : la flexibilité aide les chefs de projet et les équipes à comprendre et à exécuter les exigences changeantes du projet et à gérer les défis inattendus. Appliquez des méthodologies Agile en utilisant les tableaux Scrum et Kanban de Jira pour améliorer l'adaptabilité de la gestion de projet.
• La budgétisation et le contrôle des coûts : la gestion des finances du projet garantit que celui-ci respecte les contraintes budgétaires. Utilisez les fonctionnalités en matière de création de rapports de Jira pour suivre les coûts des projets et éviter de dépasser le budget.

Outils utilisés dans la gestion de projet

Choisir le bon logiciel de gestion de projet peut être difficile. Pour que votre équipe tire le meilleur parti de son outil de gestion de projet, nous vous recommandons de rechercher une solution offrant les fonctionnalités suivantes :

• Création d'un calendrier partagé pour suivre les étapes et les échéances du projet
• Partage de fichiers et de documents pour un accès et une collaboration faciles
• Création de listes de tâches et assignation de tâches aux membres de l'équipe
• Suivi de l'avancement des projets et génération de rapports
• Simplification de la communication entre les membres de l'équipe et les parties prenantes
• Estimation de la durée et du budget des projets
• Possibilité pour les membres de l'équipe de commenter les tâches et de donner du feedback
• Génération de rappels et de notifications automatisés
• Configuration de modèles de projet pour simplifier la création de projets
• Gestion des ressources et des charges de travail
• Suivi des tickets et des risques
• Gestion des demandes de changement
• Création de rapports détaillés
• Surveillance des performances des projets

Les principaux membres d'une équipe de projet

Chaque projet doit commencer par l'identification des rôles et responsabilités. Connaître son rôle dès le départ met tout le monde dans les meilleures conditions pour respecter les échéances des projets. Les rôles de projet potentiels sont les suivants :

• Chef de projet : personne qui supervise l'ensemble du projet et qui est responsable de sa réussite.
• Sponsor de projet : cadre supérieur qui défend le projet et travaille en étroite collaboration avec le chef de projet.
• Membres de l'équipe : personnes qui travaillent activement sur les tâches du projet.
• Fournisseurs : personnes qui fournissent des biens ou des services pour un projet.
• Parties prenantes : personnes qui ont un intérêt dans le projet. Elles peuvent être réparties dans les catégories suivantes :
  • Principales parties prenantes : personnes qui effectuent réellement le travail et participent activement au projet.
  • Parties prenantes secondaires : personnes qui sont susceptibles de venir aux réunions et de jouer un petit rôle, mais qui ne sont pas des décisionnaires clés dans le projet.
• Intervenants intéressés : personnes qui sont au courant du projet, mais qui ne jouent pas un rôle actif ou n'ont pas beaucoup d'influence.
• Client : personne ou équipe qui reçoit le projet final, s'il s'agit d'un projet client et non d'un projet interne.

1. Améliorez la collaboration

Une bonne gestion de projet consiste à trouver un équilibre entre structure et adaptabilité. Ces pratiques vous aideront à rester organisé tout en restant suffisamment flexible pour faire face à tout ce qui se présente à vous :

• Commencez bien les choses : commencez par une réunion de lancement du projet. Fixez-vous des objectifs, un calendrier et des rôles pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. C'est l'occasion pour vous de dissiper la confusion et de susciter l'enthousiasme.
• Cartographiez vos dépendances : les tâches et les ressources sont souvent interconnectées. Utilisez des outils tels que les diagrammes de Gantt pour visualiser ces liens et éviter les goulots d'étranglement.
• Trouvez votre chemin critique : identifiez la plus longue chaîne de tâches à accomplir. Cela vous aidera à déterminer où vous avez une marge de manœuvre et où vous devez respecter votre calendrier.
• Soyez réaliste en ce qui concerne le calendrier : nous avons tous tendance à sous-estimer le temps que prennent les choses. Consultez les projets précédents pour obtenir des conseils, et n'ayez pas peur de surcharger votre emploi du temps.
• Tirez parti d'un logiciel de gestion de projet : des outils tels que Jira centralisent tout. Plus besoin de parcourir d'interminables fils d'e-mails pour trouver ce dont vous avez besoin.
• Clarifiez les rôles et les responsabilités : assurez-vous que chacun sait ce qu'il est censé faire. Cela permet d'éviter les faux pas et d'aider les gens à exploiter leurs points forts.
• Faites-en un effort d'équipe : ne planifiez pas de manière isolée. Votre équipe possède des informations précieuses, alors impliquez-la dans le processus. Cela permettra d'améliorer les plans et d'augmenter l'adhésion.
• Communiquez, communiquez, communiquez : les mises à jour d'état régulières tiennent tout le monde au courant. Faites preuve de transparence en ce qui concerne les avancements et les échecs.
• Restez flexible : les exigences peuvent changer. Soyez prêt à ajuster vos plans tout en gardant votre objectif final en vue.

Utilisez Jira à votre avantage. Les tableaux Jira peuvent aider à mettre en œuvre bon nombre de ces pratiques. Ils proposent des mises à jour en temps réel, favorisent la collaboration et permettent à tout le monde de rester en contact afin que les équipes puissent planifier, suivre et gérer le travail de manière efficace.

Lancement

Lancez votre projet du bon pied avec ces modèles

• Analyse concurrentielle : découvrez la concurrence.
• Analyse SWOT : identifiez vos forces, vos faiblesses, vos opportunités et vos menaces.
• Brainstorming : donnez libre cours à votre créativité grâce à une session de brainstorming structurée.

Planification

Préparez le terrain pour réussir grâce à ces modèles de planification du projet :

• Plan de projet : créez votre feuille de route pour l'ensemble du projet.
• Lancement du projet : commencez du bon pied avec un lancement bien organisé.

Exécution

Faites avancer votre projet grâce à ces modèles de phase d'exécution :

• Tableau Kanban : visualisez votre workflow et gérez les tâches.
• Suivi des tâches : gardez un œil sur qui fait quoi et quand.
• Tableau Scrum : les équipes Agile utilisent ce modèle pour gérer les sprints.
• Organigramme des tâches d'un projet : divisez les projets complexes en tâches plus faciles à gérer.
• Diagramme de Gantt : établissez visuellement le calendrier de votre projet.
• Feuille de route du projet : établissez la stratégie à long terme de votre projet.
• Notes de réunion : veillez à ce que les réunions de votre équipe soient productives et bien documentées.

Monitoring

Utilisez le modèle d'état du projet pour tenir les parties prenantes informées par des mises à jour régulières et rester au fait de la réussite de votre projet

CLÔTURE

Clôturez votre projet de manière efficace grâce à ces modèles :

• Rétrospective : réfléchissez à ce qui s'est bien passé et à ce qui pourrait être amélioré.
• Analyse des 5 pourquoi : découvrez les causes racines des problèmes que vous avez rencontrés.

Jira propose ces modèles et bien d'autres encore, pour aider les équipes à améliorer leur productivité et à rationaliser les processus de gestion de projet. Vous voulez en savoir plus ? Consultez la gamme complète de modèles de gestion de projet gratuits d'Atlassian.