Le guide complet de la gestion de projet
Menez davantage de projets à bien (avec moins de stress)
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Qu'est-ce que la gestion de projet ? La gestion de projet consiste à coordonner vos processus, vos outils, les membres de votre équipe et vos compétences afin que vous puissiez réaliser des projets qui dépassent vos objectifs.
Votre équipe et vous-même vous préparez à partir à la conquête d'un grand projet. C'est un peu comme avec des dominos : c'est super quand tout tombe, mais c'est une grande déception si une seule pièce est légèrement mal placée.
Ce type de projets peut être à la fois intimidant et passionnant, et vous pourriez être tenté de commencer le plus tôt possible. Croisez-vous les doigts pour que tout se mette en place comme par magie ? Frottez-vous une lampe en espérant qu'un génie apparaisse pour vous donner un coup de main et réalise vos souhaits ?
Ce serait génial (et puis n'hésitez pas à nous le dire si vous trouvez un moyen pour que cela fonctionne !). Pourtant, et c'est bien la réalité, le secret de la réussite de vos projets les plus importants n'est autre qu'une gestion de projet efficace.
7 conseils pour une gestion de projet efficace
Même si vous suivez toutes les étapes ci-dessus, une gestion de projet efficace n'est pas un scénario figé. Il existe quelques autres bonnes pratiques que vous voudrez implémenter pour que votre projet se déroule le mieux possible.
Organisez une réunion de lancement de projet
La réunion de lancement de votre projet est l'occasion de fixer des objectifs, de définir votre calendrier et, en général, de mettre tout le monde d'accord sur votre projet. Notre modèle d'ordre du jour des réunions d'équipe peut vous aider !
Quel que soit l'enthousiasme de votre équipe pour se mettre au travail, ne sautez pas cette réunion. Il s'agit d'un moyen pour dissiper la confusion et rallier votre équipe autour d'un objectif commun.
Ayez conscience des dépendances des tâches et des ressources
Vous vous souvenez quand nous avons comparé les projets à une chaîne de dominos ? C'est particulièrement vrai pour les grands projets transverses. Peut-être que Daisy ne peut pas commencer à créer des graphiques tant que Joël n'a pas rédigé le contenu (il s'agit d'une dépendance des tâches). Ou peut-être que Choua ne peut pas utiliser un logiciel tant que Derek utilise la licence partagée (il s'agit d'une dépendance des ressources).
Les tâches de votre projet ne se déroulent pas de manière isolée, il est donc important que vous teniez compte de ces dépendances.
Lorsque toutes vos tâches et ressources sont liées, vous avez besoin de comprendre comment elles s'imbriquent les unes dans les autres, sinon vous risquez de regarder avec horreur tous vos dominos s'effondrer.
Identifiez votre parcours critique
L'identification de votre parcours critique est un excellent moyen d'empêcher les dépassements de délais. On pourrait croire que l'on parle d'un film d'action, mais en réalité, votre parcours critique est simplement votre plus longue série d'activités de projet dépendantes. Si vous rencontrez un obstacle ou un retard sur ce parcours, vous savez que l'ensemble du projet risque de prendre du retard.
La détermination de votre parcours critique vous permet de savoir où vous avez une certaine marge de manœuvre dans votre planning, et où vous devez vous tenir le plus près possible de votre calendrier.
Soyez réaliste avec votre calendrier
Il arrive fréquemment que nous sous-estimions le temps nécessaire pour accomplir certaines tâches, et cela peut représenter un réel préjudice pour le calendrier de votre projet.
Gardez le contrôle en consultant les calendriers des projets précédents. Utilisez votre logiciel de suivi du temps (si vous en avez un) pour connaître la durée des tâches types et demandez à votre équipe de vérifier son planning.
Utilisez un logiciel de gestion de projet
Si les membres de votre équipe doivent rechercher dans d'innombrables dossiers ou échanges d'e-mails pour trouver ce dont ils ont besoin, votre projet va forcément prendre du retard.
C'est pourquoi il est judicieux d'utiliser un logiciel de gestion de projet (comme Jira) pour organiser votre projet et stocker votre documentation dans un logiciel de gestion des connaissances (comme Confluence). Il permet d'accroître la visibilité de toutes les étapes et tâches du projet, de centraliser la communication et de donner à votre équipe de projet une source de référence unique.
Définissez des rôles et responsabilités clairs
Pour obtenir le meilleur des membres de votre équipe, ils doivent savoir exactement pourquoi ils sont impliqués. Quel est leur rôle et quelle est la contribution qu'ils sont censés apporter ?
Cette approche permet non seulement d'inculquer aux membres de votre équipe de projet le sens des objectifs et des responsabilités, mais elle les empêche également de se marcher sur les pieds et vous permet de jouer sur les forces de chacun. Un framework RACI est un moyen populaire d'assigner des rôles et des responsabilités. L'acronyme RACI signifie Responsible (En charge), Accountable (Responsable), Consulted (Consulté) et Informed (Informé). Confluence modifie légèrement ce framework en le baptisant DACI, avec un « D » pour « Driver » (Meneur).
Faites-en un processus collaboratif
La gestion d'un projet peut être stressante, mais vous n'êtes pas obligé de tout faire tout seul. Votre équipe aura une bonne idée de votre plan de projet et saura notamment si votre calendrier est réaliste ou si vous oubliez les dépendances. Le brainstorming en équipe est un excellent moyen de partager et de discuter des idées. Voici quelques conseils pour organiser une session de brainstorming efficace.
Même si vous faites partie d'une équipe hybride ou distante, résistez à la tentation de planifier des projets de votre côté. Faites participer votre équipe à l'élaboration d'un plan plus raisonnable et renforcez son sentiment d'appropriation du projet. Notre modèle de brainstorming peut vous aider !
Les principaux membres d'une équipe de projet
Chaque projet doit commencer par l'identification des rôles et responsabilités. Connaître son rôle dès le départ met tout le monde dans les meilleures conditions pour respecter les échéances des projets. Les rôles de projet potentiels sont les suivants :
- Chef de projet : personne qui supervise l'ensemble du projet et qui est responsable de sa réussite.
- Sponsor de projet : cadre supérieur qui défend le projet et travaille en étroite collaboration avec le chef de projet.
- Membres de l'équipe : personnes qui travaillent activement sur les tâches du projet.
- Fournisseurs : personnes qui fournissent des biens ou des services pour un projet.
- Parties prenantes : personnes qui ont un intérêt dans le projet. Elles peuvent être réparties dans les catégories suivantes :
- Principales parties prenantes : personnes qui effectuent réellement le travail et participent activement au projet.
- Parties prenantes secondaires : personnes qui sont susceptibles de venir aux réunions et de jouer un petit rôle, mais qui ne sont pas des décisionnaires clés dans le projet.
- Intervenants intéressés : personnes qui sont au courant du projet, mais qui ne jouent pas un rôle actif ou n'ont pas beaucoup d'influence.
- Client : personne qui reçoit le projet final, s'il s'agit d'un projet client et non d'un projet interne.
Éléments à prendre en compte lors de l'évaluation d'un logiciel de gestion de projet
Choisir le bon logiciel de gestion de projet peut être difficile. Pour que votre équipe tire le meilleur parti de son outil de gestion de projet, nous vous recommandons de rechercher une solution offrant les fonctionnalités suivantes :
- Création d'un calendrier partagé pour suivre les étapes et les échéances du projet
- Partage de fichiers et de documents pour un accès et une collaboration faciles
- Création de listes de tâches et assignation de tâches aux membres de l'équipe
- Suivi de l'avancement des projets et génération de rapports
- Simplification de la communication entre les membres de l'équipe et les parties prenantes
- Estimation de la durée et du budget des projets
- Possibilité pour les membres de l'équipe de commenter les tâches et de donner du feedback
- Génération de rappels et de notifications automatisés
- Configuration de modèles de projet pour simplifier la création de projets
- Gestion des ressources et des charges de travail
- Suivi des tickets et des risques
- Gestion des demandes de changement
- Création de rapports détaillés
- Surveillance des performances des projets
Pourquoi utiliser Confluence pour la gestion de projet
Confluence se distingue en tant que centre de connaissances collaboratif qui dynamise la gestion de projet grâce à des milliers de modèles, de scénarios et d'intégrations pour une flexibilité et une évolutivité maximales.
Consolider les outils et centraliser le travail
Grâce à Confluence, vous pouvez gérer les connaissances, les tâches et les projets, tout en collaborant en équipe. Intégrez un tableau Trello pour une gestion de projet de type Kanban, comme Sprout Social, ou intégrez Confluence à Jira Work Management pour adopter une approche Agile de la gestion de projet, comme Castlight Health. Jira vous permet de simplifier la planification, le suivi et la gestion de vos projets, tandis que Confluence renforce la transparence et centralise les conversations et les ressources liées à vos projets.
Évoluer parallèlement à la croissance de l'équipe et de l'entreprise
Confluence est conçu pour permettre la gestion de projet pour les équipes techniques et métier, ainsi que pour les petites entreprises, les équipes distantes et les grandes entreprises. Évoluez grâce aux instances illimitées pour assurer l'autonomie de l'organisation, séparer les données pour des raisons de sécurité ou personnaliser les environnements. Confluence assure également la sécurité, la conformité, les performances et la fiabilité nécessaires pour répondre aux besoins des entreprises, y compris des SLA de disponibilité garantis, la résidence des données aux États-Unis, dans l'UE, en Australie ou en Allemagne, et des certifications conformes au RGPD, à la SOC2, et bien plus encore.
Sécurisez et protégez le travail et les connaissances
Que se passe-t-il lorsqu'un membre de l'équipe quitte votre entreprise ? Perdez-vous également son travail ? Confluence évite toute perte de travail effectué sur vos projets, même quand des membres de votre équipe quittent l'entreprise. Vous pouvez créer des autorisations, définir des contrôles et assigner des rôles d'administrateur.
Analysez et optimisez les performances
Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer, n'est-ce pas ? En vous appuyant sur Jira Work Management, vous pouvez suivre l'avancement, surveiller les activités et générer des rapports pour optimiser les processus et les workflows des projets.
La gestion de projet est le moteur de la productivité des équipes. Mais toutes les solutions de gestion de projet ne se valent pas. Découvrez pourquoi plus de 85 000 entreprises utilisent Confluence.
Project management templates
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Principaux avantages de la gestion de projet
1. Améliorez la collaboration
Nous savons que nous devons travailler ensemble pour atteindre nos objectifs, mais une collaboration efficace n'est pas à la portée de tous. Les différents styles de communication, les différentes approches de l'organisation et bien d'autres facteurs rendent la collaboration difficile.
Un logiciel de gestion de projet offre aux équipes une plus grande visibilité sur les tâches de leurs collègues, sur les échéances fixées, sur la façon dont les tâches individuelles s'intègrent dans le processus global du projet, et plus encore. Tous ces atouts s'additionnent pour former le principal avantage des logiciels de gestion de projet : une collaboration à des projets améliorée et simplifiée.
2. Centralisez la communication
Votre équipe rencontre des difficultés pour communiquer via des échanges d'e-mails désorganisés, des messages instantanés directs et des commentaires qui se perdent dans la masse.
C'est une mauvaise nouvelle (et une grande perte de temps) pour vos projets. Lorsque les membres de l'équipe doivent vérifier les informations à trop d'endroits différents, cela crée des malentendus, les échéances ne sont pas respectées, des tâches sont oubliées et la confusion s'accentue.
Un logiciel de gestion de projet centralise toute votre communication, des chronologies aux mises à jour d'état en passant par le feedback et les questions, en un seul et même endroit facilement accessible par tous. Cela élimine les silos de sorte que tout le monde peut non seulement partager des connaissances, mais également gérer efficacement où et comment elles sont partagées.
3. Simplifiez la gestion des tâches
Pour que la livraison de vos projets soit une réussite, les membres de l'équipe doivent savoir de quelles tâches ils sont responsables ainsi que l'échéance à laquelle elles doivent être terminées.
Le manque de clarté quant aux responsabilités et aux instructions des responsables y est pour beaucoup. Travailler avec de nombreuses apps et outils ne fait que renforcer le chaos.
Si une tâche est assignée à un membre de l'équipe via un outil, mais qu'il passe plus de temps sur une autre plateforme, il manquera cette notification importante. La gestion de vos projets dans un seul logiciel permet de combler ces lacunes et de diviser vos projets les plus importants en étapes et en éléments d'action individuels.
À partir de là, vous pouvez assigner ces tâches aux bons membres de l'équipe en définissant une échéance, afin qu'elles soient regroupées en un seul et même endroit et que les personnes soient informées de leurs nouvelles tâches.
4. Créez une source de référence unique
Votre logiciel de gestion de projet sera votre dépôt d'informations liées aux projets. Les documents, les ressources, les mises à jour, les échéances, les notes de réunion ainsi que tout ce dont vous avez besoin doivent être stockés dans votre logiciel. (Voici un modèle pratique pour consigner les notes de réunion !) Vous vous assurez que tout est accessible, organisé et consultable. Les membres de l'équipe peuvent trouver ce dont ils ont besoin sans devoir creuser.
5. Boostez l'efficacité
Combinez tous les avantages mentionnés ci-dessus, et vous obtenez le plus important d'entre eux : votre équipe peut avancer plus vite dans son travail. Vraiment plus vite.
Grâce à un logiciel de gestion de projet, votre équipe communique correctement. Elle sait ce qu'on attend d'elle et les tâches à venir. Elle peut facilement localiser les informations dont elle a besoin.
Collaborer comme une machine bien huilée réduit considérablement la perte de temps. Le modèle de gestion de projet Jira Work Management aide les équipes à se lancer plus rapidement grâce à des workflows éprouvés, au lieu de démarrer avec une page vierge chaque fois qu'elles doivent créer un projet.
Désormais, le travail ne s'éternise plus, car votre équipe dispose des ressources nécessaires pour produire des résultats de haute qualité à un rythme impressionnant.
6. Suivez l'avancement
Vous ne souhaitez pas seulement livrer un projet. Ce projet doit respecter le budget prévu, votre calendrier et atteindre les objectifs initiaux.
Il est facile de perdre de vue ces éléments importants lorsqu'on est plongé dans un projet, et c'est dangereux. Si vous ne surveillez pas de près ces limites et ces attentes, vous aurez du mal à respecter le calendrier, vous dépasserez le budget et les membres de l'équipe gaspilleront de l'énergie à refaire le travail pour remettre le projet sur la bonne voie.
Le logiciel de gestion de projet organise votre travail. Il est ainsi plus simple de suivre des éléments tels que les dépenses et les échéances. De plus, vous pouvez générer des rapports pour surveiller l'avancement, plutôt que de réaliser trop tard que vous n'atteignez pas les objectifs.
Key benefits of project management
Jira Software helps teams successfully plan, track, and deliver top-quality products supported by specialized project management apps for Jira.
1. Improve collaboration
We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.
Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.
2. Centralize communication
Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.
That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.
Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.
3. Streamline task management
For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.
Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.
If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.
From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.
4. Create a single source of truth
Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.
Offering tailored solutions for nonprofits and small businesses
