Votre guide détaillé pour une bonne gestion de projet
Menez davantage de projets à bien (avec moins de stress)
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Qu'est-ce que la gestion de projet ? La gestion de projet consiste à coordonner vos processus, vos outils, les membres de votre équipe et vos compétences afin que vous puissiez réaliser des projets qui dépassent vos objectifs.
Votre équipe et vous-même vous préparez à partir à la conquête d'un grand projet. C'est un peu comme avec des dominos : c'est super quand tout tombe, mais c'est une grande déception si une seule pièce est légèrement mal placée.
Ce type de projets peut être à la fois intimidant et passionnant, et vous pourriez être tenté de commencer le plus tôt possible. Croisez-vous les doigts pour que tout se mette en place comme par magie ? Frottez-vous une lampe en espérant qu'un génie apparaisse pour vous donner un coup de main et réalise vos souhaits ?
Ce serait génial (et puis n'hésitez pas à nous le dire si vous trouvez un moyen pour que cela fonctionne !). Pourtant, et c'est bien la réalité, le secret de la réussite de vos projets les plus importants n'est autre qu'une gestion de projet efficace.
Bonnes pratiques en matière de gestion de projet
Même si vous suivez toutes les étapes ci-dessus, une gestion de projet efficace n'est pas un scénario figé. Il existe quelques autres bonnes pratiques que vous voudrez implémenter pour que votre projet se déroule le mieux possible.
Organisez une réunion de lancement de projet
La réunion de lancement de votre projet est l'occasion de fixer des objectifs, de définir votre calendrier et, en général, de mettre tout le monde d'accord sur votre projet.
Quel que soit l'enthousiasme de votre équipe pour se mettre au travail, ne sautez pas cette réunion. Il s'agit d'un moyen pour dissiper la confusion et rallier votre équipe autour d'un objectif commun.
Ayez conscience des dépendances des tâches et des ressources
Vous vous souvenez quand nous avons comparé les projets à une chaîne de dominos ? C'est particulièrement vrai pour les grands projets transverses. Peut-être que Daisy ne peut pas commencer à créer des graphiques tant que Joël n'a pas rédigé le contenu (il s'agit d'une dépendance des tâches). Ou peut-être que Choua ne peut pas utiliser un logiciel tant que Derek utilise la licence partagée (il s'agit d'une dépendance des ressources).
Les tâches de votre projet ne se déroulent pas de manière isolée, il est donc important que vous teniez compte de ces dépendances. Le sondage Pulse of the Profession 2018 du PMI a montré que les dépendances des ressources ont contribué à 26 % des échecs de projets, tandis que les dépendances des tâches ont contribué à 12 % des échecs de projets.
Lorsque toutes vos tâches et ressources sont liées, vous avez besoin de comprendre comment elles s'imbriquent les unes dans les autres, sinon vous risquez de regarder avec horreur tous vos dominos s'effondrer.
Identifiez votre parcours critique
L'identification de votre parcours critique est un excellent moyen d'empêcher les dépassements de délais. On pourrait croire que l'on parle d'un film d'action, mais en réalité, votre parcours critique est simplement votre plus longue série d'activités de projet dépendantes. Si vous rencontrez un obstacle ou un retard sur ce parcours, vous savez que l'ensemble du projet risque de prendre du retard.
La détermination de votre parcours critique vous permet de savoir où vous avez une certaine marge de manœuvre dans votre planning, et où vous devez vous tenir le plus près possible de votre calendrier.
Soyez réaliste avec votre calendrier
Avez-vous entendu parler des erreurs de planification ? Il s'agit d'un phénomène qui nous amène à sous-estimer grossièrement le temps qu'il nous faut pour accomplir certaines tâches, et cela peut représenter un réel préjudice pour le calendrier de votre projet.
Gardez le contrôle en consultant les calendriers des projets précédents. Utilisez votre logiciel de suivi du temps (si vous en avez un) pour connaître la durée des tâches types et demandez à votre équipe de vérifier son planning.
Utilisez un logiciel de gestion de projet
Si les membres de votre équipe doivent rechercher dans d'innombrables dossiers ou échanges d'e-mails pour trouver ce dont ils ont besoin, votre projet va forcément prendre du retard.
C'est pourquoi il est judicieux d'utiliser un logiciel de gestion de projet (comme Jira) pour organiser votre projet et stocker votre documentation dans un logiciel de gestion des connaissances (comme Confluence). Il permet d'accroître la visibilité de toutes les étapes et tâches du projet, de centraliser la communication et de donner à votre équipe de projet une source de référence unique.
Définissez des rôles et responsabilités clairs
Des recherches effectuées par Gallup ont montré que seule la moitié des employés sont tout à fait d'accord pour dire qu'ils savent ce que l'on attend d'eux au travail.
Pour obtenir le meilleur des membres de votre équipe, ils doivent savoir exactement pourquoi ils sont impliqués. Quel est leur rôle et quelle est la contribution qu'ils sont censés apporter ?
Cette approche permet non seulement d'inculquer aux membres de votre équipe de projet le sens des objectifs et des responsabilités, mais elle les empêche également de se marcher sur les pieds et vous permet de jouer sur les forces de chacun.
Faites-en un processus collaboratif
La gestion d'un projet peut être stressante, mais vous n'êtes pas obligé de tout faire tout seul. Votre équipe aura une bonne idée de votre plan de projet et saura notamment si votre calendrier est réaliste ou si vous oubliez les dépendances. Et n'oubliez pas, vous les faites participer à ce projet parce que vous savez qu'ils sont brillants et que vous avez confiance en leur expertise.
Ne planifiez pas vos projets de manière isolée. Faites participer votre équipe à l'élaboration d'un plan plus raisonnable et renforcez son sentiment d'appropriation du projet.
Rôles et responsabilités en matière de gestion de projet
Les rôles de projet potentiels sont les suivants :
- Chef de projet : personne qui supervise l'ensemble du projet et qui est responsable de sa réussite.
- Sponsor de projet : cadre supérieur qui défend le projet et travaille en étroite collaboration avec le chef de projet.
- Membres de l'équipe : personnes qui travaillent activement sur les tâches du projet.
- Fournisseurs : personnes qui fournissent des biens ou des services pour un projet.
- Parties prenantes : personnes qui ont un intérêt dans le projet. Elles peuvent être réparties dans les catégories suivantes :
- Principales parties prenantes : personnes qui effectuent réellement le travail et participent activement au projet.
- Parties prenantes secondaires : personnes qui sont susceptibles de venir aux réunions et de jouer un petit rôle, mais qui ne sont pas des décisionnaires clés dans le projet.
- Intervenants intéressés : personnes qui sont au courant du projet, mais qui ne jouent pas un rôle actif ou n'ont pas beaucoup d'influence.
- Client : personne qui reçoit le projet final, s'il s'agit d'un projet client et non d'un projet interne.
Avantages des logiciels de gestion de projet
Comme toujours, la technologie est de votre côté. Une enquête a montré que 77 % des projets très performants utilisaient un logiciel de gestion de projet. Mais, malgré cette statistique impressionnante, l'adoption de ce type de logiciel reste faible (avec seulement 22 % des organisations qui l'utilisent).
À quoi sert un logiciel de gestion de projet ? Il permet d'affiner le processus en permettant :
- Une plus grande visibilité : en abattant les barrières, les membres de l'équipe peuvent avoir une vue d'ensemble du projet, savoir qui travaille sur quoi, connaître les délais des différents éléments, et plus encore.
- Une communication plus efficace : ne perdez pas votre temps à chercher ce dont vous avez besoin. Un logiciel de gestion de projet permet de centraliser l'ensemble des communications et des ressources d'un projet.
- Une diminution des erreurs et inefficacités : le fait de disposer d'une source de référence unique permet de réduire les malentendus et les erreurs au sein de votre équipe de projet.
- Des mises à jour en temps réel : ce logiciel est facile à utiliser et permet à chacun de toujours disposer des informations les plus récentes sur le projet et son état d'avancement.
Why use Confluence for project management
Confluence sets itself apart as a collaborative knowledge hub to supercharge project management with thousands of templates, plays, and integrations for maximum flexibility and scale.
Consolidate tools and centralize work
With Confluence you have knowledge, task, and project management combined with team collaboration. Embed a Trello board for Kanban-style project management, like Sprout Social. Or, integrate Confluence with Jira Work Management for an Agile approach to project management, like Castlight Health. Jira makes it easy to plan, track, and manage your projects, while Confluence boosts transparency and centralizes your project-related conversations and resources.
Scale with team and company growth
Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.
Secure and protect work and knowledge
What happens when a teammates leave your company, does their work leave too? Confluence protects project work from being lost, even if teammates leave a company. You can create permissions, set controls, and assign admins roles.
Analyze and optimize performance
You can’t manage what you can’t measure, right? In combination with Jira Work Management, you can track progress, monitor activities, and generate reports to help optimize project processes and workflows.
Project management is the engine powering team productivity. But not all project management solutions are created equal. Find out why more than 85,000 companies use Confluence.
Key benefits of project management
1. Improve collaboration
We know we need to work with others to meet our goals, yet effective collaboration doesn’t come easy for most of us. There are varying communication styles, different approaches to organization, and so many other factors that make collaboration challenging.
Project management software gives teams greater visibility into what their colleagues are working on, what deadlines are set, how individual tasks fit into the overall project process, and more. All of this contributes to the greatest benefit of project management software: better and easier project collaboration.
2. Centralize communication
Your team is struggling to communicate with disorganized email threads, direct instant message pings, and comments that get lost in the shuffle.
That’s bad news (and a big time-waster) for your projects. When team members have too many places to check for information, wires are crossed, deadlines are missed, tasks are forgotten, and confusion builds.
Project management software keeps all of your communication — from timelines and status updates to feedback and questions — in one single place that’s easily accessible to everyone. This breaks down silos so that everybody can not only share knowledge, but effectively manage how and where they share it.
3. Streamline task management
For your projects to be delivered successfully, team members need to know which tasks they’re responsible for and when they need to have them completed.
Unclear responsibilities and directions from managers are a big piece of that; working within numerous apps and tools only adds to the mayhem.
If a team member is assigned a task in one tool but they spend more of their time in another platform, they’ll miss that important notification. Managing your projects in one piece of software patches those holes and also breaks your biggest most overwhelming projects into individual steps and action items.
From there, you can assign those tasks to the correct team members with a deadline so they’re aggregated in one place, and people will get notified of their new to-dos.
4. Create a single source of truth
Your project management software will be your repository of project-related information. Documents, assets, updates, timelines, meeting notes, and everything else should be stored in your software. (Here’s a handy template for meeting notes to keep track!) Doing so ensures it’s accessible, organized, and searchable. Team members can find what they need without wasting a ton of time digging for the truth.
5. Boost efficiency
Add all of the above benefits together, and you get the best benefit of all: your team can move work forward faster. A lot faster.
With project management software in place, your team is communicating well. They know what’s expected of them and what they should get started on next. They can easily locate the information they need.
Working together like a well-oiled machine significantly cuts down on lost time. The Jira Work Management project management template helps teams get started faster with tried-and-tested workflows, instead of starting a blank page every time they need to create a new project.
Now, work no longer drags on and on because your team is equipped with the resources they need to crank out high-quality results at an impressive pace.
6. Track progress
You don’t want to deliver just any project. You want to deliver a project that stays under your budget, honors your timeline, and meets its original goals.
Those important elements are easy to lose track of when you’re up to your eyeballs in project work, and it’s a slippery slope. If you don’t keep a close eye on those limitations and expectations, you’ll struggle with schedule, budget overruns, and wasted effort when team members need to re-do work to get the project back on track.
Project management software organizes your work so it’s simpler to track things like your spend and deadlines. Additionally, you can generate reports to monitor progress as you move forward — rather than realizing too late that you’ve missed the mark.
