Maîtriser le processus décisionnel : guide complet pour une équipe performante
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Pensez aux équipes les plus performantes avec lesquelles vous avez travaillé. Qu'avaient-elles en commun ? Elles travaillaient certainement bien ensemble grâce à une vision et une compréhension communes. Et elles prenaient sans doute de bonnes décisions, apparemment sans effort. Une prise de décision efficace est essentielle pour la réussite de l'équipe et du projet. Mais cela demande de la préparation, de la confiance et les bons outils.
Chez Atlassian, nous utilisons Confluence comme outil de gestion des connaissances pour nous aider à prendre des décisions, que ce soit pour des sessions de brainstorming ou pour la documentation de décisions finales.
L'importance d'une prise de décision efficace
Qu'il s'agisse de projets ou de planification, une prise de décision efficace demande de la pratique et jette les bases de la réussite. Les petites décisions rapides permettent une certaine flexibilité, mais les décisions les plus importantes sont plus difficiles à annuler. Être capable de bien évaluer les possibilités, les risques et les opportunités est donc une force qui doit être entraînée et affinée.
Quels que soient les techniques que vous choisissez ou votre style de leadership, il est également important de gagner l'adhésion de l'ensemble de votre équipe et de vous assurer d'avoir mis en place des processus clairs qui pourront être réutilisés efficacement à l'avenir.
Techniques, styles et approches de prise de décision
Connaître votre style de prise de décision ne vous empêche pas de prendre des décisions éclairées. Bien que nous ayons tous confiance en notre intuition personnelle et professionnelle, une prise de décisions efficace repose sur des analyses, des recherches et des faits. Une enquête menée par PwC auprès de cadres supérieurs a révélé que les entreprises guidées par les données ont trois fois plus de chances de constater une amélioration de leur prise de décision que celles qui s'appuient moins sur les données.
Il existe d'innombrables modèles de prise de décision qui permettent de faire des choix éclairés, c'est pourquoi il faut analyser la composition de votre équipe et votre style de leadership pour trouver la bonne technique. De nombreuses équipes préfèrent une analyse SWOT, qui met en évidence les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de la décision afin de jauger avec précision les avantages et les risques.
Techniques, styles et approches de prise de décision
Connaître votre style de prise de décision ne vous empêche pas de prendre des décisions éclairées. Bien que nous ayons tous confiance en notre intuition personnelle et professionnelle, une prise de décisions efficace repose sur des analyses, des recherches et des faits. Une enquête menée par PwC auprès de cadres supérieurs a révélé que les entreprises guidées par les données ont trois fois plus de chances de constater une amélioration de leur prise de décision que celles qui s'appuient moins sur les données.
Il existe d'innombrables modèles de prise de décision qui permettent de faire des choix éclairés, c'est pourquoi il faut analyser la composition de votre équipe et votre style de leadership pour trouver la bonne technique. De nombreuses équipes préfèrent une analyse SWOT, qui met en évidence les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de la décision afin de jauger avec précision les avantages et les risques.
1. End-to-end agile project management: Jira Software
Jira Software facilitates breaking complex projects into manageable sprints, so businesses can deliver continuous value to their customers through iterative development and project management. Whether tracking sprint tasks, customer issues, or bugs, Jira gives project managers the tools to map dependencies, identify roadblocks, and remain always current on status.
Jira Software natively integrates with Jira Work Management, allowing project managers to merge tasks from other areas, such as marketing, for a holistic view of the project. This allows teams to work the way they are accustomed to while standardizing project management across the company.
Combining Jira Software and Confluence creates a seamless end-to-end project management solution, enabling real-time collaboration, documentation, and efficient sharing of supporting information. Everything related to the project, such as roadmaps, specifications, user stories, customer input, and more remains accessible and discoverable during and after the project.
Together, Jira Software, Confluence, and Jira Work Management provide a complete solution with a variety of Jira and project management templates to help teams get started immediately.
While Jira Software is often used by software development teams, it’s also used across a variety of disciplines, including marketing, finance, legal, and more.
2. Cross-team visibility: Jira Work Management
Coordinating projects across multiple teams, like development and marketing, often highlights each discipline's unique work approach. Good project managers don't impose rigid structures but instead work within each team's processes.
Jira Work Management synchronizes tasks across the company to encompass all teams involved with a collaborative approach. Such work management solutions allow project managers to identify dependencies between business areas, manage resource allocation, and track tasks related to the project in one visual workflow. This engages and motivates the broader team for faster and more accurate results.
3. Knowledge management: Confluence
Every project generates supporting information that team members need to meet the goals. User stories, requirements, product specifications, and external details like integration information should all be easily accessible and linked to the project.
Confluence provides a central repository that brings knowledge management into the product development lifecycle.
4. Real-time communication: Slack
Slack offers instant access to team members all over the world for quick and efficient interactions. During customer meetings, it empowers team members to gather updates, ask questions, and find information without interrupting the flow of the meeting.
Slack also supports channels, which are groups of teams working on similar tasks or with similar skills, to enhance communication and maintain focus. Many remote teams find that Slack keeps them connected, fostering a sense of collaboration similar to working in the same office.
Slack integrates with Jira Software, allowing teams to set notifications on issues and tasks, tag team members, and capture discussions.
5. Project collaboration: Confluence
Confluence supports easy collaboration in one central repository for the project’s supporting information. During discovery, this includes customer feedback, roadmaps, and requirements. Once in progress, the product specification is critical for keeping the team focused. After the fact, during the project retrospective, the team can capture wins and identify opportunities for improvement.
With Confluence, team members can collaborate in real-time by creating and editing pages, adding images, code, and tables, and tagging others. Project managers can also link Jira tasks to Confluence documents, ensuring a single source of truth.
6. Task management automation: Jira Software
Real-time visual status updates make Jira Software an effective tool for task management, and with Jira automation, teams can focus on important things instead of busy work.
Its built-in templates allow teams to easily identify repetitive tasks and automate them. Anyone on the agile team can sync tasks across projects and products because it doesn't require coding. Jira automation also integrates with commonly used tools such as Slack, Bitbucket, and GitHub.
7. Online whiteboard and visual planning: Confluence
Confluence whiteboards give teams a collaborative space for brainstorming, visualizing, and turning ideas into actions in real-time or asynchronously. Features such as stamps, votes, timers, and more make it easy to share ideas and make collaborative decisions, even for remote teams. Teams can also connect decisions to Jira issues and other project areas without leaving the whiteboard.
8. Prioritization and roadmapping: Jira Product Discovery
Before teams can develop solutions, they must first define the product strategy and roadmap. Jira Product Discovery is a centralized tool for capturing and prioritizing ideas, aligning stakeholders, and building the roadmap.
With collaborative idea generation, teams can prioritize ideas based on impact versus effort, which supports Scrum activities such as backlog refinement and sprint planning. Jira Product Discovery includes templates for end-to-end product development, including strategy and roadmaps, requirements, and task tracking—all of which are customizable.
9. Async video messaging: Loom
Asynchronous communication allows team members to stay focused on the work until a natural break is available to receive updates and new information. Project managers are careful to update the team when it makes the most sense for each member.
Loom lets project managers turn non-urgent information into videos that team members can fit into their own schedules. With today’s geographically dispersed teams, it allows everyone to remain informed, no matter what time zone they work in.
Étapes à suivre dans le processus de prise de décision
La première étape à suivre pour prendre une décision est de déterminer le problème que votre équipe doit résoudre. Créez une page Confluence sur laquelle vous pouvez visualiser le problème et voir qui est chargé de le résoudre. Le fait d'avoir clairement défini le problème aidera chacun à comprendre la décision qu'il doit prendre et pourquoi. Quel est l'impact du problème ? Quels objectifs viendront confirmer que votre solution a fonctionné ?
Ensuite, décomposez le problème. Réunissez des informations et des données qui définissent la cause du problème ou celle qui vous empêche de trouver une solution. Cela peut inclure des études de marché, des données sur l'entreprise, des réflexions personnelles et des nouvelles tendances. Construisez un tableau décrivant les risques et les avantages des solutions potentielles afin de préparer votre équipe.
Encouragez votre équipe à revoir ce plan et à faire part de ses commentaires dès le début, afin qu'elle puisse déterminer les lacunes ou les obstacles avant d'agir sur le problème. Elle peut également contribuer à vos recherches et vous fournir des informations que vous n'avez pas prises en compte.
Évaluez les informations de votre équipe et utilisez un framework pour prendre une décision. Vous aurez peut-être besoin d'un effort de groupe ou d'une évaluation plus approfondie, et c'est là que votre framework entre en jeu. Peut-être que le framework initial que vous avez proposé, comme une analyse SWOT, ne s'avèrera pas assez complet pour trouver une solution adéquate. Encouragez votre équipe à proposer le bon framework. Ce dernier contribuera à la transparence des décisions et clarifiera la charge de travail de chacun.
Une fois que vous aurez pris une décision, servez-vous d'outils de gestion de projet, tels que Trello ou Jira Work Management, pour la mettre en œuvre, la tester et la suivre. Continuez à documenter votre avancement dans Confluence afin de pouvoir vous y référer ultérieurement et reproduire ou répéter vos performances.
Étapes à suivre dans le processus de prise de décision
Frameworks décisionnels populaires
DACI : utilisez ce framework pour travailler avec une équipe en vue de prendre des décisions groupées, en identifiant les rôles au cours du processus, notamment le meneur, l'approbateur, les contributeurs et les intervenants informés. Utilisez les données et les connaissances de base pour prendre les décisions.
Définition du problème : travaillez avec votre équipe pour identifier des énoncés de problème qui esquissent une solution concise de manière compréhensible et collaborative. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur la compréhension et la définition du problème, tout en alignant votre équipe sur l'approche. Vous pouvez ensuite réunir un groupe restreint de parties prenantes pour déterminer la bonne décision.
Compromis : prendre la bonne décision implique parfois de faire des compromis. À quel niveau feriez-vous des compromis pour prendre la bonne décision ? Travaillez avec votre équipe pour identifier les contraintes, les bloqueurs et les priorités avant de lancer le projet afin de prendre des décisions avant que les obstacles ne surviennent.
OKR : prenez vos décisions en gardant un objectif à l'esprit. Les OKR sont conçus pour une croissance continue et s'apparentent à une « étoile polaire » qui vous permet de garder le cap lorsque vous prenez des décisions individuelles au cours d'un projet.
Prise de décision dans Confluence
Quel que soit le modèle choisi, votre équipe peut travailler ensemble pour créer et documenter votre framework décisionnel dans Confluence. Nous avons des modèles pour le DACI, l'analyse SWOT, un modèle de décision de design, un tableau de vote, et plus encore.
Prise de décision dans Confluence
Quel que soit le modèle choisi, votre équipe peut travailler ensemble pour créer et documenter votre framework décisionnel dans Confluence. Nous avons des modèles pour le DACI, l'analyse SWOT, un modèle de décision de design, un tableau de vote, et plus encore.