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Calendrier des projets pour une meilleure gestion des projets

Gardez votre équipe sur la bonne voie pour qu'elle sache à tout moment ce qui se passe

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Calendrier de planification

Le calendrier de gestion de projet est le programme détaillé de votre projet. Il indique toutes les tâches requises, avec l'échéance correspondante, afin que toute votre équipe puisse anticiper chaque étape et sache à quel moment le projet global sera terminé.

Vous et votre équipe remodelez votre site web, et une question taraude tout le monde : combien de temps va durer ce projet ?

Aurez-vous terminé à la fin de la semaine ? À la fin du trimestre ? S'agit-il d'un projet évolutif qui tiendra compte des avis et inclura de nouveaux éléments ? Le site va-t-il grandir indéfiniment ?

Il est difficile de déterminer le moment où un projet sera achevé et livré ; 48 % des projets dépassent la date de fin prévue à l'origine. Un calendrier de gestion de projet permet à votre équipe de rester sur les rails et d'éviter que vos projets se prolongent à l'infini.

Qu'est-ce qu'un calendrier de gestion de projet ?

Un calendrier de gestion de projet établit le programme de votre projet global, du début à la fin. Il divise l'ensemble de votre projet en tâches et étapes importantes, avec une date limite attribuée à chacune d'elles.

Votre calendrier vous permet, à vous et à votre équipe, de consulter les échéances des différentes étapes, mais aussi la date de livraison du projet global.

Qu'est-ce qu'un calendrier de gestion de projet ?

Un calendrier de gestion de projet établit le programme de votre projet global, du début à la fin. Il divise l'ensemble de votre projet en tâches et étapes importantes, avec une date limite attribuée à chacune d'elles.

Votre calendrier vous permet, à vous et à votre équipe, de consulter les échéances des différentes étapes, mais aussi la date de livraison du projet global.

Pourquoi les calendriers de projet sont-ils importants ?

Les calendriers de projet donnent à votre équipe un plan d'action, stimulent la responsabilité et vous aident à contourner tous les obstacles potentiels. Et il ne s'agit là que des avantages les plus évidents.

1. Ils offrent une vue d'ensemble du projet à tout le monde

Lorsque vous avez la tête dans le guidon, vous savez qu'il est facile de se perdre en chemin. Avec le calendrier, votre équipe a une vue d'ensemble : elle peut relever la tête pour voir le déroulement des différentes étapes. Cela lui permet de voir le contexte de chaque tâche et de comprendre comment elles s'imbriquent.

Le calendrier permet aussi d'anticiper les éventuels obstacles ou besoins, avant même que le projet ne démarre.

2. Ils vous permettent de gérer vos ressources plus efficacement

Votre projet requiert diverses ressources : équipement, budget, heures de travail. Le rêve serait d'avoir toutes ces ressources immédiatement à disposition, mais vous n'êtes pas seul au monde.

Dans un sondage de l'institut PMI en 2018, 21 % des personnes interrogées ont cité les ressources limitées ou ponctionnées comme principale raison de l'échec des projets.

En connaissant le déroulement précis des tâches, vous pouvez attribuer et gérer plus efficacement vos ressources de projet. Par exemple, si vous savez que le graphiste de votre entreprise ne pourra pas assurer la refonte du site web avant la fin du mois, vous pouvez planifier en conséquence.

3. Ils facilitent la gestion des projets les plus complexes

Comment traverser le Sahara à pied ? Un pas après l'autre.

Avec un calendrier de projet, les projets les plus colossaux deviennent plus abordables. Pour établir votre calendrier, divisez le projet en étapes concrètes. Vous et votre équipe aurez ainsi une feuille de route que vous suivrez en mettant un pied devant l'autre, et vous pourrez traverser le Sahara sans vous décourager.

Vous avez besoin d'aide ? Avec notre modèle de liste de tâches à accomplir, vous pouvez noter toutes vos tâches et vous assurer que l'étape en cours reste à votre portée.

4. Ils aident à maintenir les projets sur la bonne voie

Le principal intérêt d'un calendrier de projet est qu'il vous aide à tenir le cap. En décomposant les étapes, il permet de repérer les failles ou les erreurs, et de surveiller votre avancement. Si une simple tâche sort des délais, vous savez que tout le projet peut prendre du retard.

Le calendrier permet aussi de stimuler la responsabilité de votre équipe, car tout le monde peut savoir qui est responsable de quoi (et pour quelle date).

Le degré de responsabilité est important, surtout lorsque l'on sait que 91 % des salariés considèrent la responsabilité comme l'un des principaux aspects à développer sur leur lieu de travail.

Comment créer un calendrier de gestion de projet

À la fois source de motivation collective et plan d'organisation, le calendrier de projet est essentiel pour mener vos projets à bien sans vous arracher les cheveux.

Mais si les avantages sont évidents, une grande question reste en suspens : comment le créer ? Pour concevoir un calendrier de projet qui permettra à votre équipe de donner le meilleur d'elle-même, suivez les étapes ci-dessous.

Comment créer un calendrier de gestion de projet

À la fois source de motivation collective et plan d'organisation, le calendrier de projet est essentiel pour mener vos projets à bien sans vous arracher les cheveux.

Mais si les avantages sont évidents, une grande question reste en suspens : comment le créer ? Pour concevoir un calendrier de projet qui permettra à votre équipe de donner le meilleur d'elle-même, suivez les étapes ci-dessous.

1. Identifiez le périmètre du projet

Imaginez qu'on vous ait demandé de faire un sandwich jambon beurre. Combien de temps cela devrait vous prendre ? Cinq minutes maximum ?

Oh, nous avons oublié de préciser : ce doit être avec une baguette maison. Le jambon doit venir d'un charcutier présent sur le marché seulement le dimanche matin. Le quignon doit être enlevé et il faut aussi des lamelles de cornichons. Tout de suite, la préparation du sandwich prend un peu plus de temps, non ?

C'est pourquoi il est crucial de déterminer le périmètre de votre projet. Pour cela, vous devez déterminer tous les éléments requis pour réussir votre projet (notamment les tâches, le temps et les ressources).

En déterminant dès le départ tous les éléments requis, vous pourrez non seulement créer un calendrier plus réaliste, mais aussi anticiper la dérive des objectifs : c'est ce qui se produit quand le projet s'étend au-delà de son objectif initial. Et c'est très fréquent : 52 % des projets dérivent !

Collaboration capabilities

Pour définir votre périmètre, vous devez déterminer les éléments suivants :

  • Objectifs : quel est le but recherché par le projet ?
  • Livrables : quel est le résultat de votre projet ?
  • Tâches et activités : quelles mesures devez-vous prendre pour produire ces livrables ?
  • Exclusions : quel but n'est pas recherché par ce projet ?
  • Contraintes : quelles sont les limites à prendre en compte ?

Vous devez ensuite établir un cahier des charges du projet que vous et votre équipe pourrez consulter à mesure que le projet avance. Avec ce cahier des charges toujours sous la main, vous pouvez vous concentrer sur les aspects essentiels du projet et mettre en attente tout le reste.

2. Identifiez les tâches de projet

Votre calendrier ne consiste pas à définir une date de fin pour le projet global ; vous devez définir les dates des étapes importantes tout au long du projet.

Pour parler en termes techniques, cela s'appelle un organigramme technique de projet (OTP), qui divise votre grand projet en différents livrables. Il est alors beaucoup plus simple de dire quelles tâches sont impliquées dans chaque livrable.

En restant sur l'exemple du jambon beurre, le livrable final est un savoureux sandwich sans quignon avec lamelles de cornichons. Mais pour obtenir ce produit fini, d'autres livrables doivent être réalisés (car rappelez-vous, nous voulons une baguette maison) :

  • Baguette maison
  • Jambon du charcutier du marché
  • Cornichons

Maintenant que nous connaissons chacun des livrables, il est facile de déterminer les tâches qui y sont associées :

Livrable n°1 : pain

  • Trouver une recette de pain
  • Acheter les ingrédients pour faire le pain
  • Faire le pain
  • Laisser le pain refroidir pendant une heure
  • Trancher le pain

Livrable n°2 : jambon

  • Trouver l'heure et l'emplacement du marché paysan
  • Aller au marché en voiture
  • Acheter le jambon
  • Revenir à la maison

Livrable n°3 : cornichons

  • Aller à l'épicerie
  • Acheter les cornichons
  • Revenir à la maison

Comment créer un calendrier de gestion de projet

À la fois source de motivation collective et plan d'organisation, le calendrier de projet est essentiel pour mener vos projets à bien sans vous arracher les cheveux.

Mais si les avantages sont évidents, une grande question reste en suspens : comment le créer ? Pour concevoir un calendrier de projet qui permettra à votre équipe de donner le meilleur d'elle-même, suivez les étapes ci-dessous.

Comment créer un calendrier de gestion de projet

À la fois source de motivation collective et plan d'organisation, le calendrier de projet est essentiel pour mener vos projets à bien sans vous arracher les cheveux.

Mais si les avantages sont évidents, une grande question reste en suspens : comment le créer ? Pour concevoir un calendrier de projet qui permettra à votre équipe de donner le meilleur d'elle-même, suivez les étapes ci-dessous.

Jira timeline.

1. Understand the project scope

Imagine you’re asked to make a peanut butter and jelly sandwich. Initially, it might seem like a quick task. However, if you then specified that you wanted it on homemade bread from a specific recipe, with a unique jelly only available from a particular farmer's market open on Sunday mornings, and requested that the crust be removed and the sandwich cut into a star shape, suddenly, the process becomes more complex and time-consuming.

This analogy highlights the importance of understanding the scope of a project. The project scope encompasses everything needed to complete the project, including tasks, time, and resources. By identifying all requirements from the outset, you can create a more realistic timeline and proactively address scope creep—when project requirements expand beyond the initial agreement. Scope creep is a common issue, affecting 52% of projects.

To define your scope, you'll figure out your project's:

  • Goals: What will your project accomplish?
  • OKRs:  How will you measure the success of your project?
  • Deliverables: What is the output of your project?
  • Tasks and activities: What steps must you take to produce those deliverables?
  • Exclusions: What won't you complete as part of this project? 
  • Constraints: What limitations are you working with? 

Once you have this information, you can consolidate it into a project scope statement. This statement serves as a reference for you and your team throughout the project, enabling you to focus on the essential aspects while setting aside anything that falls outside the scope.

2. Identify your project tasks

Your project timeline shouldn't revolve around a single end date for the entire project. Instead, you must establish milestone dates for various tasks throughout the project.

To get technical, this process is called creating a Work Breakdown Structure (WBS), which involves breaking down your large project into different deliverables. This approach simplifies the identification of tasks associated with each deliverable.

In our PB&J example, the ultimate deliverable is a finished, gooey, crustless, star-shaped PB&J sandwich. However, several other deliverables must be completed to achieve this final product. These might include:

  • Homemade loaf of bread
  • Specific jelly from the farmer's market
  • Peanut butter

Now that we have identified each of our separate deliverables, it's simpler to discern the tasks associated with each one:

Deliverable #1: Bread

  • Choose a bread recipe
  • Purchase ingredients to bake bread
  • Bake bread
  • Give bread an hour to cool
  • Slice bread

Deliverable #2: Jelly

  • Find the time and location of the farmer's market
  • Drive to the farmer's market
  • Purchase the jelly
  • Return home

Deliverable #3: Peanut butter

  • Visit the grocery store
  • Purchase the peanut butter
  • Return home

Deliverable #4: Finished sandwich

  •  
  • Gather a knife and other supplies
  • Spread peanut butter on one slice of bread
  • Spread jelly on another slice of bread
  • Put two pieces of bread together
  • Remove crust
  • Slice the sandwich into a star-shape
  • Put the sandwich on a plate to serve
  •  
  •  

Looking at all those steps, it's clear that the process isn't as straightforward as it may seem. While you might initially be tempted to jot everything down on paper to ensure nothing is overlooked, it's essential to make this information accessible to your entire team.

Consider using a collaborative knowledge-sharing platform like Confluence to store notes, responsibilities, and project details. This allows everyone to create consistent documentation that all teammates can access.

  •  

3. Assign time estimates to each task

You've outlined your deliverables and their associated tasks, but we haven't discussed time yet, so we're not quite at the stage of creating a timeline. In this step, you'll estimate the time required to complete each task. Review the tasks outlined under each deliverable and estimate the time needed for each one.

It's crucial to involve your project team in this process, as they'll have a more realistic understanding of how long their assigned tasks typically take. This collaboration helps guard against the planning fallacy, which suggests that people tend to underestimate the time required for tasks. Your team can provide valuable insights and act as a reality check to ensure your time estimates are accurate.

4. Put your tasks in order

Now that you have your project tasks and time estimates ready, it's time to arrange them in chronological order to establish a logical sequence for you and your team to follow. As you create this sequence, there are a few key considerations to keep in mind:

  • Task and resource dependencies: These are resources or tasks that cannot be used simultaneously or completed until a subsequent task is done. For example, you can't spread the peanut butter until you've baked and sliced the bread.
     
  • Concurrent tasks: Some steps can happen simultaneously, allowing you to save time. For instance, you can run to the farmer's market while the bread is cooling off.

By paying attention to these factors, you can develop a realistic and efficient timeline for your project.

5. List deadlines

It's important to remember that time estimates alone do not constitute a schedule. You must assign firm deadlines to tasks. "This should take three hours" is different from stating, "This task will be completed by Tuesday."

Thankfully, your time estimates will aid in setting more realistic deadlines for your project tasks. To err on the side of caution, include a buffer to ensure you don't cut things too close. Unexpected surprises are inevitable, and you'll appreciate having some flexibility built into the timeline.

Déterminez quand votre projet franchira la ligne d'arrivée

L'Univers a toujours tendance à vous mettre des bâtons dans les roues pendant vos projets, et vous ne pouvez pas tout planifier. Cela dit, un calendrier de projet soigneusement étudié vous sera toujours profitable.

En l'absence d'un calendrier de projet, chaque membre de l'équipe doit gérer seul sa propre charge de travail, les participants ne connaissent pas les étapes suivantes, et vos projets commencent à ressembler à des cauchemars récurrents.

Inutile de graver votre calendrier dans le marbre ; il vaut mieux rester flexible pour s'ajuster lorsque nécessaire. Même si vous ne respectez pas votre plan à la lettre, ce travail préparatoire va vous permettre d'éviter les confusions, d'accroître la responsabilisation et de faire avancer vos projets.

Un conseil pour que votre équipe fasse avancer votre projet en continu ? Assurez-vous qu'elle ait un accès instantané aux informations dont elle a besoin. Stockez toutes les notes, informations et responsabilités de votre projet dans Confluence.

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