Créez un calendrier pour votre gestion de projet
Gardez votre équipe sur la bonne voie pour qu'elle sache à tout moment ce qui se passe
Le calendrier de gestion de projet est le programme détaillé de votre projet. Il indique toutes les tâches requises, avec l'échéance correspondante, afin que toute votre équipe puisse anticiper chaque étape et sache à quel moment le projet global sera terminé.
Vous et votre équipe remodelez votre site web, et une question taraude tout le monde : combien de temps va durer ce projet ?
Aurez-vous terminé à la fin de la semaine ? À la fin du trimestre ? S'agit-il d'un projet évolutif qui tiendra compte des avis et inclura de nouveaux éléments ? Le site va-t-il grandir indéfiniment ?
Il est difficile de déterminer le moment où un projet sera achevé et livré ; 48 % des projets dépassent la date de fin prévue à l'origine. Un calendrier de gestion de projet permet à votre équipe de rester sur les rails et d'éviter que vos projets se prolongent à l'infini.
Comment créer un calendrier de gestion de projet
À la fois source de motivation collective et plan d'organisation, le calendrier de projet est essentiel pour mener vos projets à bien sans vous arracher les cheveux.
Mais si les avantages sont évidents, une grande question reste en suspens : comment le créer ? Pour concevoir un calendrier de projet qui permettra à votre équipe de donner le meilleur d'elle-même, suivez les étapes ci-dessous.
1. Identifiez le périmètre du projet
Imaginez qu'on vous ait demandé de faire un sandwich jambon beurre. Combien de temps cela devrait vous prendre ? Cinq minutes maximum ?
Oh, nous avons oublié de préciser : ce doit être avec une baguette maison. Le jambon doit venir d'un charcutier présent sur le marché seulement le dimanche matin. Le quignon doit être enlevé et il faut aussi des lamelles de cornichons. Tout de suite, la préparation du sandwich prend un peu plus de temps, non ?
C'est pourquoi il est crucial de déterminer le périmètre de votre projet. Pour cela, vous devez déterminer tous les éléments requis pour réussir votre projet (notamment les tâches, le temps et les ressources).
En déterminant dès le départ tous les éléments requis, vous pourrez non seulement créer un calendrier plus réaliste, mais aussi anticiper la dérive des objectifs : c'est ce qui se produit quand le projet s'étend au-delà de son objectif initial. Et c'est très fréquent : 52 % des projets dérivent !
Pour définir votre périmètre, vous devez déterminer les éléments suivants :
- Objectifs : quel est le but recherché par le projet ?
- Livrables : quel est le résultat de votre projet ?
- Tâches et activités : quelles mesures devez-vous prendre pour produire ces livrables ?
- Exclusions : quel but n'est pas recherché par ce projet ?
- Contraintes : quelles sont les limites à prendre en compte ?
Vous devez ensuite établir un cahier des charges du projet que vous et votre équipe pourrez consulter à mesure que le projet avance. Avec ce cahier des charges toujours sous la main, vous pouvez vous concentrer sur les aspects essentiels du projet et mettre en attente tout le reste.
2. Identifiez les tâches de projet
Votre calendrier ne consiste pas à définir une date de fin pour le projet global ; vous devez définir les dates des étapes importantes tout au long du projet.
Pour parler en termes techniques, cela s'appelle un organigramme technique de projet (OTP), qui divise votre grand projet en différents livrables. Il est alors beaucoup plus simple de dire quelles tâches sont impliquées dans chaque livrable.
En restant sur l'exemple du jambon beurre, le livrable final est un savoureux sandwich sans quignon avec lamelles de cornichons. Mais pour obtenir ce produit fini, d'autres livrables doivent être réalisés (car rappelez-vous, nous voulons une baguette maison) :
- Baguette maison
- Jambon du charcutier du marché
- Cornichons
Maintenant que nous connaissons chacun des livrables, il est facile de déterminer les tâches qui y sont associées :
Livrable n°1 : pain
- Trouver une recette de pain
- Acheter les ingrédients pour faire le pain
- Faire le pain
- Laisser le pain refroidir pendant une heure
- Trancher le pain
Livrable n°2 : jambon
- Trouver l'heure et l'emplacement du marché paysan
- Aller au marché en voiture
- Acheter le jambon
- Revenir à la maison
Livrable n°3 : cornichons
- Aller à l'épicerie
- Acheter les cornichons
- Revenir à la maison
Livrable n°4 : sandwich fini
- Prendre un couteau et les ingrédients
- Ouvrir la baguette en deux
- Étaler le beurre sur un côté
- Étaler le beurre sur l'autre côté
- Poser les cornichons
- Couper le quignon
- Servir le sandwich sur une assiette
Pas si simple de respecter toutes ces étapes, n'est-ce pas ?
Il est tentant de tout noter sur un bout de papier, pour ne rien oublier. Cela peut être une bonne idée, mais ces informations doivent être accessibles à toute votre équipe.
En utilisant un espace de travail collaboratif de partage de connaissances comme Confluence, vous pouvez stocker les notes, les responsabilités et les informations détaillées. Puis, renseignez vos tâches dans un outil de gestion de projet comme Jira ou Trello, pour que toute votre équipe ait la chance d'y contribuer et de les valider.
3. Assignez un délai estimatif à chaque tâche
Vous avez noté vos livrables et leurs tâches connexes, mais ce n'est toujours pas suffisant pour établir un calendrier. Un élément manque à l'appel : les délais.
C'est l'objectif de cette étape : déterminer combien de temps chaque tâche vous prend. Étudiez chacune des tâches que vous avez décrites pour chaque livrable et évaluez le temps nécessaire pour les réaliser.
Impliquez votre équipe de projet dans ce processus, pour avoir une estimation plus réaliste du délai requis pour chaque tâche assignée. Vous pouvez facilement tomber dans les erreurs de planification (la tendance à sous-estimer la durée nécessaire pour une tâche), et l'avis de votre équipe est essentiel pour éviter ce piège.
4. Organisez vos tâches
Une fois les tâches de projet et les délais estimatifs définis, il faut mettre de l'ordre pour que vous et votre équipe puissiez suivre une séquence logique.
Lors de la création de votre chaîne d'événements, plusieurs éléments sont à prendre en compte :
- Tâches et ressources dépendantes : il s'agit de ressources (comme un membre d'équipe ou un logiciel) qui ne peuvent pas être utilisées deux fois simultanément, ou de tâches qui doivent être effectuées une fois les tâches précédentes terminées. Par exemple, vous ne pouvez pas beurrer le pain tant que la baguette n'est pas cuite et coupée.
- Tâches simultanées : ce sont les étapes qui peuvent se produire simultanément ; en les identifiant, vous pouvez gagner du temps. Par exemple, vous pouvez vous rendre au marché paysan pendant que le pain refroidit.
En étant attentif à ces aspects, vous pouvez planifier un calendrier réaliste et efficace.
5. Fixez les délais
Rappelez-vous que les délais estimatifs ne suffisent pas pour établir un calendrier. Il faut assigner des échéances fixes. Dire : « cela devrait prendre trois heures » est bien différent de : « cette tâche sera terminée d'ici mardi. »
Heureusement, vos délais estimatifs vous aideront à fixer des dates limites plus réalistes pour vos tâches de projet.
Pour ne pas mettre en péril votre projet, laissez-vous un peu de marge. Les surprises sont inévitables, et vous serez heureux d'avoir prévu des délais assez larges pour avoir une certaine marge de manœuvre.