Maîtriser le processus décisionnel : guide complet pour une équipe performante
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Pensez aux équipes les plus performantes avec lesquelles vous avez travaillé. Qu'avaient-elles en commun ? Elles travaillaient certainement bien ensemble grâce à une vision et une compréhension communes. Et elles prenaient sans doute de bonnes décisions, apparemment sans effort. Une prise de décision efficace est essentielle pour la réussite de l'équipe et du projet. Mais cela demande de la préparation, de la confiance et les bons outils.
Chez Atlassian, nous utilisons Confluence comme outil de gestion des connaissances pour nous aider à prendre des décisions, que ce soit pour des sessions de brainstorming ou pour la documentation de décisions finales.
L'importance d'une prise de décision efficace
Qu'il s'agisse de projets ou de planification, une prise de décision efficace demande de la pratique et jette les bases de la réussite. Les petites décisions rapides permettent une certaine flexibilité, mais les décisions les plus importantes sont plus difficiles à annuler. Être capable de bien évaluer les possibilités, les risques et les opportunités est donc une force qui doit être entraînée et affinée.
Quels que soient les techniques que vous choisissez ou votre style de leadership, il est également important de gagner l'adhésion de l'ensemble de votre équipe et de vous assurer d'avoir mis en place des processus clairs qui pourront être réutilisés efficacement à l'avenir.
Les quatre types de prise de décision
Lorsqu'on est au début du processus décisionnel, il est utile de comprendre les quatre types de prise de décision et de choisir celui qui semble le plus naturel et qui correspond le mieux à la situation. Les quatre types de prise de décision sont les suivants :
- Autocratique : le leader a le contrôle absolu et prend les décisions. Il n'y a que peu ou pas de discussion dans le processus de prise de décision.
- Consensuel : le leader n'intervient pas et laisse l'équipe parvenir à un consensus de groupe qui met tout le monde d'accord. Le groupe prend une décision à l'unanimité en fonction des contributions et de l'expertise de chacun.
- Démocratique : le leader renonce à la décision. Celle-ci fait l'objet d'un vote à la majorité au sein du groupe. Les membres du groupe ne sont pas tous d'accord avec la décision, mais ils acceptent de s'y conformer.
- Consultatif : le leader prend en compte les conseils et les opinions du groupe pour prendre une décision finale. Le leader peut suivre les conseils ou les suggestions du groupe.
Le choix de votre processus décisionnel peut être évident, comme le choix d'une décision autocratique pour déterminer le budget marketing pour l'année. Mais lorsqu'il s'agit de décisions qui ont un impact sur le travail quotidien ou à long terme de l'équipe, vous aurez besoin de plus d'informations de sa part.
La planification d'un événement pour un client dont les délais et le budget sont serrés, par exemple, peut nécessiter de consulter votre groupe pour obtenir des informations que vous n'avez pas. Vous devez alors adopter une approche consensuelle ou consultative afin que l'expertise du groupe soit prise en compte dans la décision finale et que chacun soit à l'aise avec le travail à accomplir pour y parvenir.
Peut-être que votre équipe souhaite fixer un jour spécifique « sans réunion » dans la semaine. Votre équipe peut débattre et collaborer pour prendre une décision démocratique commune et s'y conformer par la suite.
Techniques, styles et approches de prise de décision
Connaître votre style de prise de décision ne vous empêche pas de prendre des décisions éclairées. Bien que nous ayons tous confiance en notre intuition personnelle et professionnelle, une prise de décisions efficace repose sur des analyses, des recherches et des faits. Une enquête menée par PwC auprès de cadres supérieurs a révélé que les entreprises guidées par les données ont trois fois plus de chances de constater une amélioration de leur prise de décision que celles qui s'appuient moins sur les données.
Il existe d'innombrables modèles de prise de décision qui permettent de faire des choix éclairés, c'est pourquoi il faut analyser la composition de votre équipe et votre style de leadership pour trouver la bonne technique. De nombreuses équipes préfèrent une analyse SWOT, qui met en évidence les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de la décision afin de jauger avec précision les avantages et les risques.
Utiliser le modèle d'analyse SWOT d'Atlassian dans Confluence
Étapes à suivre dans le processus de prise de décision
La première étape à suivre pour prendre une décision est de déterminer le problème que votre équipe doit résoudre. Créez une page Confluence sur laquelle vous pouvez visualiser le problème et voir qui est chargé de le résoudre. Le fait d'avoir clairement défini le problème aidera chacun à comprendre la décision qu'il doit prendre et pourquoi. Quel est l'impact du problème ? Quels objectifs viendront confirmer que votre solution a fonctionné ?
Ensuite, décomposez le problème. Réunissez des informations et des données qui définissent la cause du problème ou celle qui vous empêche de trouver une solution. Cela peut inclure des études de marché, des données sur l'entreprise, des réflexions personnelles et des nouvelles tendances. Construisez un tableau décrivant les risques et les avantages des solutions potentielles afin de préparer votre équipe.
Encouragez votre équipe à revoir ce plan et à faire part de ses commentaires dès le début, afin qu'elle puisse déterminer les lacunes ou les obstacles avant d'agir sur le problème. Elle peut également contribuer à vos recherches et vous fournir des informations que vous n'avez pas prises en compte.
Évaluez les informations de votre équipe et utilisez un framework pour prendre une décision. Vous aurez peut-être besoin d'un effort de groupe ou d'une évaluation plus approfondie, et c'est là que votre framework entre en jeu. Peut-être que le framework initial que vous avez proposé, comme une analyse SWOT, ne s'avèrera pas assez complet pour trouver une solution adéquate. Encouragez votre équipe à proposer le bon framework. Ce dernier contribuera à la transparence des décisions et clarifiera la charge de travail de chacun.
Une fois que vous aurez pris une décision, servez-vous d'outils de gestion de projet, tels que Trello ou Jira Work Management, pour la mettre en œuvre, la tester et la suivre. Continuez à documenter votre avancement dans Confluence afin de pouvoir vous y référer ultérieurement et reproduire ou répéter vos performances.
Frameworks décisionnels populaires
DACI : utilisez ce framework pour travailler avec une équipe en vue de prendre des décisions groupées, en identifiant les rôles au cours du processus, notamment le meneur, l'approbateur, les contributeurs et les intervenants informés. Utilisez les données et les connaissances de base pour prendre les décisions.
Définition du problème : travaillez avec votre équipe pour identifier des énoncés de problème qui esquissent une solution concise de manière compréhensible et collaborative. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur la compréhension et la définition du problème, tout en alignant votre équipe sur l'approche. Vous pouvez ensuite réunir un groupe restreint de parties prenantes pour déterminer la bonne décision.
Compromis : prendre la bonne décision implique parfois de faire des compromis. À quel niveau feriez-vous des compromis pour prendre la bonne décision ? Travaillez avec votre équipe pour identifier les contraintes, les bloqueurs et les priorités avant de lancer le projet afin de prendre des décisions avant que les obstacles ne surviennent.
OKR : prenez vos décisions en gardant un objectif à l'esprit. Les OKR sont conçus pour une croissance continue et s'apparentent à une « étoile polaire » qui vous permet de garder le cap lorsque vous prenez des décisions individuelles au cours d'un projet.
Prise de décision dans Confluence
Quel que soit le modèle choisi, votre équipe peut travailler ensemble pour créer et documenter votre framework décisionnel dans Confluence. Nous avons des modèles pour le DACI, l'analyse SWOT, un modèle de décision de design, un tableau de vote, et plus encore.
Dans votre modèle, vous pouvez assigner des responsabilités, comme le propriétaire, les contributeurs et l'approbateur, et les mentionner directement sur la page. Les membres de l'équipe peuvent ajouter des commentaires, partager des liens et distribuer des fichiers dans le tableau des options, afin de guider votre équipe vers de précieuses ressources et de prendre des décisions plus éclairées. Épinglez cette page Confluence à Atlas en tant que document d'orientation pour informer toutes les personnes qui participeront à l'initiative à l'avenir.
Ensuite, transmettez cette documentation des processus sous forme de dossier à partager avec les membres de l'équipe et les parties prenantes afin qu'ils puissent comprendre les raisons qui sous-tendent vos décisions et vous aider à les concrétiser. Plus votre documentation est détaillée, plus il sera facile de reproduire ce processus fructueux à l'avenir.