プロジェクト管理タイムラインを策定する

プロジェクト管理タイムラインとは

プロジェクト管理タイムラインは、開始から完了までのプロジェクト全体のスケジュールです。プロジェクト全体を小さいタスクとマイルストーンに分割して、それぞれに締め切りを割り当てます。

タイムラインによってあなたとそのチームは、個別の要素の締め切りだけでなくプロジェクト全体がいつ達成されるのかも確認できます。

1. 全員がプロジェクトの概要ビューを取得できる

プロジェクトに熱心に取り組んでいると、詳細に気を取られて重要なことを見失いがちです。タイムラインを利用すればより俯瞰的にプロジェクトを見れるようになるため、チーム メンバーは全体を見てどのステップがいつ行われるのかを確認できます。そうすれば、自分のタスクを取り巻く状況を把握して、全体として何が行われるのかを理解できます。

また、プロジェクトの開始前に、考えられる障害や要件をあらかじめ把握できます。

2. リソースをより効率的に管理する

プロジェクトには、機器、予算、チーム メンバーの時間などのリソースが必要になります。必要なものが必要なときにすべて利用できるなら夢のようなプロジェクトですが、この計画は他との関わりなしで実行するわけではありません。

PMI の 2018 年の調査では、回答者の 21% がリソースの制限または負荷がプロジェクトの失敗の主な原因であると述べられています。

特定のタスクが行われるタイミングが分かれば、プロジェクトのリソースをより効率的に割り当てて管理できます。たとえば、会社のグラフィック デザイナーが月末まで Web サイトの再設計に取り組めないことが分かっていたら、対応する計画を立てられます。

3. 手に負えないプロジェクトが管理しやすくなる

どうやって飛行機を食べますか? 一度に一口ずつです。

プロジェクト タイムラインは、壮大なプロジェクトを扱いやすくするのに役立ちます。タイムラインをまとめる際は、プロジェクトを実行可能なステップに分割する必要があります。そうすれば、あなたとそのチームが一歩ずつ前に進むために使用できるロードマップができあがるので、圧倒されることなくその飛行機を食べられます。

助けが必要ですか? Atlassian の To Do リスト テンプレートを使用すればすべてのタスクを手早くまとめられるため、一度に抱えるタスクが多くなりすぎないようにできます。

4. プロジェクトを予定どおりに進める

プロジェクト タイムラインの最大のメリットの 1 つは、予定どおりにプロジェクトを進められることです。プロジェクトを細かく分割することで、抜けや矛盾を見つけやすくなって進捗の監視も容易になります。1 つのタスクが締め切りに間に合わなかったら、プロジェクト全体のスケジュールが遅れる恐れがあることが分かります。

タイムラインによって、チームの全員が誰がどのタスクを担当しているか (および締め切りはいつか) を把握できるため、メンバーの責任感も高まります。

従業員の 91% が自分の職場でより向上することを期待する最も重要な事柄の 1 つとして責任感を挙げていることを考えると、このような強い責任感が重要なのはより明白になります。

プロジェクト管理タイムラインの作成方法

「一緒にこのプロジェクトをやっつける」という姿勢を育むことからチームの統制を取ることまで、プロジェクト タイムラインはストレスを感じることなくプロジェクトを完成させるためには必須です。

そのメリットは明らかですが、まずは「どうやって作成するのか」という重要な質問に答えなければなりません。次のステップに従って、チームが最良の結果を出せるようにするプロジェクト タイムラインの草案を作成します。

1. プロジェクト スコープを理解する

ピーナツ バターとジャムのサンドイッチを作るように、皆様にお願いしたとします。どのくらい時間がかかると思いますか? 長くて 5 分でしょうか?

最初に言わなかったけれど、サンドイッチは自家製のパンで作って欲しいのです。また、ジャムは、日曜の朝にしか開かれないファーマーズ マーケットの特別なジャムにしてください。パンの耳は切り落として、サンドイッチは星の形にカットしてください。突如として、このサンドイッチを作るのは簡単な作業ではなくなりましたね。

これこそ、プロジェクト スコープを理解するのが重要な理由です。スコープには、プロジェクトを完成させるのに必要なあらゆる要素 (タスク、時間、リソースなど) が含まれます。

必要なものが最初に分かっていれば、より現実的なタイムラインを作成できるだけでなく、スコープからの逸脱が発生する前に対処できるようにもなります。スコープからの逸脱とは、プロジェクトの要件が最初に合意した内容を越えて拡大している状態です。これはよく発生する問題で、実に 52% ものプロジェクトがスコープからの逸脱を経験しています。

スコープを定義するには、プロジェクトを理解します。

• 目標: プロジェクトで何を達成しますか?
• 成果物: プロジェクトの成果は何ですか?
• タスクとアクティビティ: その成果物を生成するために実行する必要があるステップは何ですか?
• 除外事項: このプロジェクトで実行しないことは何ですか?
• 制約: どのような制限が課せられていますか?

次に、あなたとそのチームがプロジェクトを進めながら参照できるプロジェクト スコープ ステートメントに、これらをまとめます。このステートメントをすぐ手が届く場所に用意しておけば、プロジェクトの重要な部分のみに集中して取り組んで、その他すべてのことは「今回は行わない」と言えます。

2. プロジェクト タスクを特定する

タイムラインでは、プロジェクト全体の終了日を 1 つ設定するだけではありません。プロジェクトのすべてのタスクにマイルストーン日付を設定する必要があります。

専門的には WBS (作業分解構造図) と呼ばれています。これは、大きなプロジェクトを複数の異なる成果物に分解するものです。こうすると、各成果物にどのタスクが関与しているかが遥かに分かりやすくなります。

先ほどのピーナツ バターとジャムのサンドイッチの例に戻ると、最終的な成果物は、甘くてべたべたした、耳のない、星形のピーナツ バターとジャムのサンドイッチです。美味しそうです。しかしこのサンドイッチを完成させるには、他にも完成させなければならない成果物がいくつかあります (店で買ったパンではダメなことを思い出してください)。

• 自家製のパン
• ファーマーズ マーケットの特別なジャム
• ピーナツ バター

これで個別の成果物を把握できたので、各成果物に関連するタスクが分かりやすくなりました。

成果物 1: パン

• パンのレシピを選ぶ
• パンを焼くための材料を購入する
• パンを焼く
• パンが冷めるまで 1 時間待つ
• パンをスライスする

成果物 2: ジャム

• ファーマーズ マーケットの時間と場所を確認する
• 車でファーマーズ マーケットまで行く
• ジャムを購入する
• 帰宅する

成果物 3: ピーナツ バター

• 食料品店に行く
• ピーナツ バターを購入する
• 帰宅する

成果物 4: サンドイッチを完成させる

• ナイフやその他の器具を揃える
• 1 枚のパンにピーナツ バターを塗る
• もう 1 枚のパンにジャムを塗る
• 2 枚のパンを合わせる
• 耳を切り落とす
• サンドイッチを星形に切る
• サンドイッチを皿に載せて出す

これらのステップをすべて見ると、それほど簡単ではありませんね。

ステップのやり残しがないように、これらすべてを紙にメモしたくなるかもしれません。そうやって始めても何も問題はありませんが、この情報をチームの全員が参照できるようにする必要があります。

Confluence などのコラボレーション可能な知識共有ワークスペースを使用して、メモ、担当者、詳細を保存します。次に Jira や Trello などのプロジェクト管理ツールにタスクを追加して、チーム全員がタスクを移動させたり完了の印を付けたりして達成感を得られるようにします。

3. 各タスクに見積もり時間を割り当てる

成果物とその関連タスクを書き出しましたが、まだ時間についてまったく議論していないため、これはまだタイムラインではありません。

それがこのステップで行うことです。各タスクの所要時間を見積もります。各成果物の下に書き出したタスクごとに、そのタスクを完了するために必要な時間の最も妥当と思われる見積もりを立てます。

プロジェクト チームは自分に割り当てられたタスクを実行するのに一般にどの程度の時間がかかるかをより実際的に理解しているので、このプロセスに参加してもらいます。それに加えて、計画錯誤 (何かの所要時間を短く見積もりがちであること) に陥りやすいので、チームに実際的な状況を踏まえて確認してもらうことが重要です。

4. タスクを順番に並べる

プロジェクトのタスクと時間の見積もりの準備ができたら、次はチームが論理的な順序に従って実行できるようにタスクを並べます。

順番に行われるタスクを作成する際には、次のことに注意する必要があります。

• タスクとリソースの依存関係: これらは、同時に使用できないリソース (チーム メンバー、ソフトウェアの一部など) や後続のタスクが実行されるまでは完了できないタスクです。たとえば、パンを焼いてスライスするまでは、ピーナツ バターを塗れません。
• 同時タスク: これらは同時に実行できるステップで、これらを特定することで時間を節約できます。たとえば、パンを冷ましている間にファーマーズ マーケットに行けます。

このような事柄に注意すれば、現実的で効率的なタイムラインを計画できます。

5. 締め切りを挙げる

時間を見積もるだけではスケジュールにはならないことに注意してください。厳密な締め切りを割り当てる必要があります。「これには 3 時間かかるはず」と言うのと「このタスクは火曜日までに完了する」と言うのとでは、まったく異なります。

幸いなことに、時間の見積もりがプロジェクトのタスクのより現実的な締め切りを設定するのに役立ちます。

念のためにバッファーを少し組み込んで、プロジェクトの進行が脅かされないようにします。予期しない出来事が生じるのは避けられないので、タイムラインにある程度の余裕をもたせておけば安心です。

プロジェクトがいつゴールするかを把握する

予期しない出来事と言えば、世界には皆様のプロジェクト計画を妨害する物事が溢れており、あらゆる物事に備えられないことは周知のとおりです。それでも、プロジェクト タイムラインを綿密に計画することは十分労力に値します。

プロジェクト タイムラインの作成を完全に放棄した場合、チーム メンバーは自分の作業負荷の管理に苦労して、次に何をすればよいのか分からず、プロジェクトは繰り返し見る悪夢の様相を呈してきます。

タイムラインは確定する必要はなく、必要に応じて柔軟に調整できるようにしておくことが望ましいです。計画に一字一句従わなくても、早期に計画の基礎を作っておけば、混乱を避けて責任感を高め、プロジェクトを順調に進められます。