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プロジェクト管理を改善するためのプロジェクト タイムライン

いつ何が行われるのかについて、チームが軌道から外れないようにする

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プロジェクト管理タイムラインは、プロジェクトの詳細なスケジュールです。行われるすべてのタスクと各タスクの締め切りが詳述されるため、個々のタスクがいつ行われてプロジェクト全体がいつ完了するのかをチーム全体で把握できます。

あなたとそのチームは、ウェブサイトをリブランディングしています。ここで全員の脳裏に、「このプロジェクトはいつ完了するのだろうか?」という疑問が浮かびます。

今週末までに終わらせるのでしょうか? この四半期の終わりまででしょうか? サイトに含める新たなお客様の感想や情報を収集している間、継続するのでしょうか? 拡大し続けるのでしょうか?

プロジェクトがいつ完了して遂行されるかを特定するのには、困難が伴います。プロジェクトの 48% は、最初に予定されていた終了日に間に合いません。プロジェクト管理タイムラインがあれば、チームが正しい道を進み続けてプロジェクトが際限なく延長されないように管理できます。

プロジェクト管理タイムラインとは

プロジェクト管理タイムラインは、開始から完了までのプロジェクト全体のスケジュールです。プロジェクト全体を小さいタスクとマイルストーンに分割して、それぞれに締め切りを割り当てます。

タイムラインによってあなたとそのチームは、個別の要素の締め切りだけでなくプロジェクト全体がいつ達成されるのかも確認できます。

プロジェクト管理タイムラインとは

プロジェクト管理タイムラインは、開始から完了までのプロジェクト全体のスケジュールです。プロジェクト全体を小さいタスクとマイルストーンに分割して、それぞれに締め切りを割り当てます。

タイムラインによってあなたとそのチームは、個別の要素の締め切りだけでなくプロジェクト全体がいつ達成されるのかも確認できます。

プロジェクト タイムラインが重要な理由

プロジェクト タイムラインを利用することで、チームはアクション プランを作成して責任感を高め、考えられる障害を避けられます。そしてこれは、プロジェクト タイムラインによって得られるメリットのほんの少しに過ぎません。

1. 全員がプロジェクトの概要ビューを取得できる

プロジェクトに熱心に取り組んでいると、詳細に気を取られて重要なことを見失いがちです。タイムラインを利用すればより俯瞰的にプロジェクトを見れるようになるため、チーム メンバーは全体を見てどのステップがいつ行われるのかを確認できます。そうすれば、自分のタスクを取り巻く状況を把握して、全体として何が行われるのかを理解できます。

また、プロジェクトの開始前に、考えられる障害や要件をあらかじめ把握できます。

2. リソースをより効率的に管理する

プロジェクトには、機器、予算、チーム メンバーの時間などのリソースが必要になります。必要なものが必要なときにすべて利用できるなら夢のようなプロジェクトですが、この計画は他との関わりなしで実行するわけではありません。

PMI の 2018 年の調査では、回答者の 21% がリソースの制限または負荷がプロジェクトの失敗の主な原因であると述べられています。

特定のタスクが行われるタイミングが分かれば、プロジェクトのリソースをより効率的に割り当てて管理できます。たとえば、会社のグラフィック デザイナーが月末まで Web サイトの再設計に取り組めないことが分かっていたら、対応する計画を立てられます。

3. 手に負えないプロジェクトが管理しやすくなる

どうやって飛行機を食べますか? 一度に一口ずつです。

プロジェクト タイムラインは、壮大なプロジェクトを扱いやすくするのに役立ちます。タイムラインをまとめる際は、プロジェクトを実行可能なステップに分割する必要があります。そうすれば、あなたとそのチームが一歩ずつ前に進むために使用できるロードマップができあがるので、圧倒されることなくその飛行機を食べられます。

助けが必要ですか? Atlassian の To Do リスト テンプレートを使用すればすべてのタスクを手早くまとめられるため、一度に抱えるタスクが多くなりすぎないようにできます。

4. プロジェクトを予定どおりに進める

プロジェクト タイムラインの最大のメリットの 1 つは、予定どおりにプロジェクトを進められることです。プロジェクトを細かく分割することで、抜けや矛盾を見つけやすくなって進捗の監視も容易になります。1 つのタスクが締め切りに間に合わなかったら、プロジェクト全体のスケジュールが遅れる恐れがあることが分かります。

タイムラインによって、チームの全員が誰がどのタスクを担当しているか (および締め切りはいつか) を把握できるため、メンバーの責任感も高まります。

従業員の 91% が自分の職場でより向上することを期待する最も重要な事柄の 1 つとして責任感を挙げていることを考えると、このような強い責任感が重要なのはより明白になります。

プロジェクト管理タイムラインの作成方法

「一緒にこのプロジェクトをやっつける」という姿勢を育むことからチームの統制を取ることまで、プロジェクト タイムラインはストレスを感じることなくプロジェクトを完成させるためには必須です。

そのメリットは明らかですが、まずは「どうやって作成するのか」という重要な質問に答えなければなりません。次のステップに従って、チームが最良の結果を出せるようにするプロジェクト タイムラインの草案を作成します。

プロジェクト管理タイムラインの作成方法

「一緒にこのプロジェクトをやっつける」という姿勢を育むことからチームの統制を取ることまで、プロジェクト タイムラインはストレスを感じることなくプロジェクトを完成させるためには必須です。

そのメリットは明らかですが、まずは「どうやって作成するのか」という重要な質問に答えなければなりません。次のステップに従って、チームが最良の結果を出せるようにするプロジェクト タイムラインの草案を作成します。

1. プロジェクト スコープを理解する

ピーナツ バターとジャムのサンドイッチを作るように、皆様にお願いしたとします。どのくらい時間がかかると思いますか? 長くて 5 分でしょうか?

最初に言わなかったけれど、サンドイッチは自家製のパンで作って欲しいのです。また、ジャムは、日曜の朝にしか開かれないファーマーズ マーケットの特別なジャムにしてください。パンの耳は切り落として、サンドイッチは星の形にカットしてください。突如として、このサンドイッチを作るのは簡単な作業ではなくなりましたね。

これこそ、プロジェクト スコープを理解するのが重要な理由です。スコープには、プロジェクトを完成させるのに必要なあらゆる要素 (タスク、時間、リソースなど) が含まれます。

必要なものが最初に分かっていれば、より現実的なタイムラインを作成できるだけでなく、スコープからの逸脱が発生する前に対処できるようにもなります。スコープからの逸脱とは、プロジェクトの要件が最初に合意した内容を越えて拡大している状態です。これはよく発生する問題で、実に 52% ものプロジェクトがスコープからの逸脱を経験しています。

Collaboration capabilities

スコープを定義するには、プロジェクトを理解します。

  • 目標: プロジェクトで何を達成しますか?
  • 成果物: プロジェクトの成果は何ですか?
  • タスクとアクティビティ: その成果物を生成するために実行する必要があるステップは何ですか?
  • 除外事項: このプロジェクトで実行しないことは何ですか?
  • 制約: どのような制限が課せられていますか?

次に、あなたとそのチームがプロジェクトを進めながら参照できるプロジェクト スコープ ステートメントに、これらをまとめます。このステートメントをすぐ手が届く場所に用意しておけば、プロジェクトの重要な部分のみに集中して取り組んで、その他すべてのことは「今回は行わない」と言えます。

2. プロジェクト タスクを特定する

タイムラインでは、プロジェクト全体の終了日を 1 つ設定するだけではありません。プロジェクトのすべてのタスクにマイルストーン日付を設定する必要があります。

専門的には WBS (作業分解構造図) と呼ばれています。これは、大きなプロジェクトを複数の異なる成果物に分解するものです。こうすると、各成果物にどのタスクが関与しているかが遥かに分かりやすくなります。

先ほどのピーナツ バターとジャムのサンドイッチの例に戻ると、最終的な成果物は、甘くてべたべたした、耳のない、星形のピーナツ バターとジャムのサンドイッチです。美味しそうです。しかしこのサンドイッチを完成させるには、他にも完成させなければならない成果物がいくつかあります (店で買ったパンではダメなことを思い出してください)。

  • 自家製のパン
  • ファーマーズ マーケットの特別なジャム
  • ピーナツ バター

これで個別の成果物を把握できたので、各成果物に関連するタスクが分かりやすくなりました。

成果物 1: パン

  • パンのレシピを選ぶ
  • パンを焼くための材料を購入する
  • パンを焼く
  • パンが冷めるまで 1 時間待つ
  • パンをスライスする

成果物 2: ジャム

  • ファーマーズ マーケットの時間と場所を確認する
  • 車でファーマーズ マーケットまで行く
  • ジャムを購入する
  • 帰宅する

成果物 3: ピーナツ バター

  • 食料品店に行く
  • ピーナツ バターを購入する
  • 帰宅する

プロジェクト管理タイムラインの作成方法

「一緒にこのプロジェクトをやっつける」という姿勢を育むことからチームの統制を取ることまで、プロジェクト タイムラインはストレスを感じることなくプロジェクトを完成させるためには必須です。

そのメリットは明らかですが、まずは「どうやって作成するのか」という重要な質問に答えなければなりません。次のステップに従って、チームが最良の結果を出せるようにするプロジェクト タイムラインの草案を作成します。

プロジェクト管理タイムラインの作成方法

「一緒にこのプロジェクトをやっつける」という姿勢を育むことからチームの統制を取ることまで、プロジェクト タイムラインはストレスを感じることなくプロジェクトを完成させるためには必須です。

そのメリットは明らかですが、まずは「どうやって作成するのか」という重要な質問に答えなければなりません。次のステップに従って、チームが最良の結果を出せるようにするプロジェクト タイムラインの草案を作成します。

Jira timeline.

1. Understand the project scope

Imagine you’re asked to make a peanut butter and jelly sandwich. Initially, it might seem like a quick task. However, if you then specified that you wanted it on homemade bread from a specific recipe, with a unique jelly only available from a particular farmer's market open on Sunday mornings, and requested that the crust be removed and the sandwich cut into a star shape, suddenly, the process becomes more complex and time-consuming.

This analogy highlights the importance of understanding the scope of a project. The project scope encompasses everything needed to complete the project, including tasks, time, and resources. By identifying all requirements from the outset, you can create a more realistic timeline and proactively address scope creep—when project requirements expand beyond the initial agreement. Scope creep is a common issue, affecting 52% of projects.

To define your scope, you'll figure out your project's:

  • Goals: What will your project accomplish?
  • OKRs:  How will you measure the success of your project?
  • Deliverables: What is the output of your project?
  • Tasks and activities: What steps must you take to produce those deliverables?
  • Exclusions: What won't you complete as part of this project? 
  • Constraints: What limitations are you working with? 

Once you have this information, you can consolidate it into a project scope statement. This statement serves as a reference for you and your team throughout the project, enabling you to focus on the essential aspects while setting aside anything that falls outside the scope.

2. Identify your project tasks

Your project timeline shouldn't revolve around a single end date for the entire project. Instead, you must establish milestone dates for various tasks throughout the project.

To get technical, this process is called creating a Work Breakdown Structure (WBS), which involves breaking down your large project into different deliverables. This approach simplifies the identification of tasks associated with each deliverable.

In our PB&J example, the ultimate deliverable is a finished, gooey, crustless, star-shaped PB&J sandwich. However, several other deliverables must be completed to achieve this final product. These might include:

  • Homemade loaf of bread
  • Specific jelly from the farmer's market
  • Peanut butter

Now that we have identified each of our separate deliverables, it's simpler to discern the tasks associated with each one:

Deliverable #1: Bread

  • Choose a bread recipe
  • Purchase ingredients to bake bread
  • Bake bread
  • Give bread an hour to cool
  • Slice bread

Deliverable #2: Jelly

  • Find the time and location of the farmer's market
  • Drive to the farmer's market
  • Purchase the jelly
  • Return home

Deliverable #3: Peanut butter

  • Visit the grocery store
  • Purchase the peanut butter
  • Return home

Deliverable #4: Finished sandwich

  •  
  • Gather a knife and other supplies
  • Spread peanut butter on one slice of bread
  • Spread jelly on another slice of bread
  • Put two pieces of bread together
  • Remove crust
  • Slice the sandwich into a star-shape
  • Put the sandwich on a plate to serve
  •  
  •  

Looking at all those steps, it's clear that the process isn't as straightforward as it may seem. While you might initially be tempted to jot everything down on paper to ensure nothing is overlooked, it's essential to make this information accessible to your entire team.

Consider using a collaborative knowledge-sharing platform like Confluence to store notes, responsibilities, and project details. This allows everyone to create consistent documentation that all teammates can access.

  •  

3. Assign time estimates to each task

You've outlined your deliverables and their associated tasks, but we haven't discussed time yet, so we're not quite at the stage of creating a timeline. In this step, you'll estimate the time required to complete each task. Review the tasks outlined under each deliverable and estimate the time needed for each one.

It's crucial to involve your project team in this process, as they'll have a more realistic understanding of how long their assigned tasks typically take. This collaboration helps guard against the planning fallacy, which suggests that people tend to underestimate the time required for tasks. Your team can provide valuable insights and act as a reality check to ensure your time estimates are accurate.

4. Put your tasks in order

Now that you have your project tasks and time estimates ready, it's time to arrange them in chronological order to establish a logical sequence for you and your team to follow. As you create this sequence, there are a few key considerations to keep in mind:

  • Task and resource dependencies: These are resources or tasks that cannot be used simultaneously or completed until a subsequent task is done. For example, you can't spread the peanut butter until you've baked and sliced the bread.
     
  • Concurrent tasks: Some steps can happen simultaneously, allowing you to save time. For instance, you can run to the farmer's market while the bread is cooling off.

By paying attention to these factors, you can develop a realistic and efficient timeline for your project.

5. List deadlines

It's important to remember that time estimates alone do not constitute a schedule. You must assign firm deadlines to tasks. "This should take three hours" is different from stating, "This task will be completed by Tuesday."

Thankfully, your time estimates will aid in setting more realistic deadlines for your project tasks. To err on the side of caution, include a buffer to ensure you don't cut things too close. Unexpected surprises are inevitable, and you'll appreciate having some flexibility built into the timeline.

プロジェクトがいつゴールするかを把握する

予期しない出来事と言えば、世界には皆様のプロジェクト計画を妨害する物事が溢れており、あらゆる物事に備えられないことは周知のとおりです。それでも、プロジェクト タイムラインを綿密に計画することは十分労力に値します。

プロジェクト タイムラインの作成を完全に放棄した場合、チーム メンバーは自分の作業負荷の管理に苦労して、次に何をすればよいのか分からず、プロジェクトは繰り返し見る悪夢の様相を呈してきます。

タイムラインは確定する必要はなく、必要に応じて柔軟に調整できるようにしておくことが望ましいです。計画に一字一句従わなくても、早期に計画の基礎を作っておけば、混乱を避けて責任感を高め、プロジェクトを順調に進められます。

チームがプロジェクト タイムラインに従ってプロジェクトを進め続けられるようにする 1 つの方法は、チームが必要な情報にすぐにアクセスできるようにすることです。プロジェクトのメモ、詳細、担当者のすべてを、Confluence 内に保存します。

以下も参照してください

プロジェクトポスターのテンプレート

プロジェクトチームと関係者の連携に役立つ 1 ページのコラボレーション資料です。

プロジェクト計画テンプレート

次のプロジェクトに向けたマイルストーンの定義、スコープ、計画を設定します。

Confluence で、すべてのチームのコンテンツ コラボレーションがより迅速になります

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