テンプレートで作業を迅速化
テンプレートで先延ばし癖を打破し、期待を設定して、目標に一歩近づきましょう
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Somehow, the most important deliverables are the hardest to tackle, even if the work is interesting or enjoyable (and especially if it’s not). When you’re struggling to make progress, it won’t help to blame inaction on a lack of will or motivation. A whole host of blockers can hinder your progress. Culprits may include psychological issues such as anxiety, perfectionism, fear of failure, decision fatigue, and imposter syndrome. But it could be undefined goals that are keeping you stuck, or maybe a million other tasks and distractions are hijacking your focus. It’s no wonder that an American Psychiatric Association study found procrastination chronically affects 15% – 20% of adults.
どういうわけか、重要な成果物に着手するのは、たとえその作業が面白くて楽しいものであったとしても (そうでなければ一層)、難しいものです。なかなか先に進まず、つい怠けてしまうのを意志やモチベーションが足りないせいにしても仕方がありません。あなたの進展を妨げる障害物はたくさんあります。場合によっては、不安、完璧主義、失敗への恐れ、決断疲れ、インポスター症候群などの心理的な問題が含まれることもあります。しかし、あなたが行き詰まっているのは、目標が明確に定義されていないからかもしれません、あるいは、他の多くのタスクや気を散らすものによって、集中力が奪われているのかもしれません。米国精神医学会の研究で、先延ばしは成人の 15 - 20% に慢性的に影響を及ぼしていることが判明したのも不思議ではありません。
仕事中、生産性を低下させるもう 1 つの要因と格闘することもよくあります。それは、不明瞭な期待です。期待があいまいだと、どう進めればよいか自信が持てません。成果物が期待されたものでなかったり、不要だったりする可能性があるため、時間と労力の無駄になることがあります。この状況は従業員にとって大きなストレスとなるため、Gallup のある調査では、雇用主の期待をより明確にすると会社の離職率を 22％ も削減できるとされています。
Gallup の調査では、雇用主の期待をより明確にすると会社の離職率を 22％ も削減できるとされています。
それが、テンプレートの目的です
Confluence にはすでに 100 を超えるカスタマイズ可能なテンプレートがあります。それらは、従来のミーティング議事録やふりかえりなどに始まり、多くの標準ニーズにまで及びます。HR から開発/IT まで、特定のチームの重要なアウトプットのために設計されたテンプレートがあり、新興企業から多国籍の複合企業まで多様な組織のニーズを満たします。
その上、私たちは常に新しいテンプレートを開発しているので、新リリースを頻繁にチェックしてください。たとえば、2021 年 12 月には、上に示したテンプレートの他に、さらに 3 ダースのテンプレートを追加します! 私たちは、Figma や MURAL などすばらしい企業と提携し、彼らのベスト プラクティスを取り入れて、生産性と問題解決を強化するテンプレートを共同作成しました。たとえば、製品試験に関する信頼できる唯一の情報源を作成する方法について知りたい場合は、Optimizely の実験計画と結果を参照してください。空きポジションに人材を採用する必要がありますか? 職務内容テンプレートと採用プロセス テンプレートから Indeed のプロセスを利用してください。
仕様を正確に満たすテンプレートが見つからなくても大丈夫です。簡単に独自のテンプレートを作成して繰り返し使用することで、プロジェクトでのコラボレーションやブレーンストーミングから、関係者の管理、そしてプロジェクトの進捗追跡のあらゆる側面まで、プロセスを合理化することができます。また、気に入ったページを別のチームが持っている場合は、それを複製してテンプレートにすることができます。そのページに移動し、右上のアクション メニュー (•••) をクリックして [コピー] をクリックします。とても簡単です。
さまざまなプロジェクトを順調に進めるのに役立つ、人気のテンプレートをいくつか紹介します。
プロジェクト計画用テンプレート
大規模なプロジェクトに取り組むには、ロードマップまたは計画テンプレートを使用して各ステップを決定し、各部分を実行する日時と担当者を設定します。プロジェクト計画や製品の発売などのオプションでは、役割の明確化、責任の割り当て、マイルストーンの計画、および期限の設定をすべて 1 つのページで行えます。
また、プロジェクト計画とコラボレーションの特定の側面を掘り下げることもできます。キャパシティ計画は、各チーム メンバーの処理能力を把握するのに役立ちます。これにより、ワークロードを効率的に管理できます。また、目標、シグナル、指標は、全員に共同目標を徹底することで、プロジェクトでのコラボレーションを促進します。
ブレーンストーミング用のテンプレート
新鮮なアイデアを思いつくことはビジネスの生命線です。創造力を働かせてすばらしい結果を得るためには、ブレーンストーミング テンプレートと破壊的ブレーンストーミング テンプレートを試してください。以下に、お勧めの使用方法を示します。
- テンプレートを作成し、事前に送信します。リソースへのリンクを提供し、会議の前に読んでおくように言うことで、全員が集まったときにクリエイティブな時間を最大限に活用できます。
- 会議中は、テンプレートを使用して目標と期待を定義します。また、優れたアイデアを生み出すのに役立つさまざまなフレームワークを活用できます。Jira、Trello、およびサードパーティのビジュアル テンプレートを埋め込んで、アイデアを記録して共有します。
- 参加できなかったメンバーは、あとで自分のアイデアをテンプレートに追加できます。レビュアーやマネージャーの他、さまざまなチームからさらなるコラボレーターを招待できます。
特定のタスクや部署向けのブレーンストーミング テンプレートが必要ですか? お喜びください! たとえば、IT プロジェクト ポスターは、ありきたりでない、インパクトのある解決策を見つけるのに役立ちます。問題を特定した後、修正案をブレインストーミングし、仮説を吟味し、アイデアを検証して、最終的に最適な解決策を導き出します。
作業を遂行するためのテンプレート
あいまいさや情報不足が原因でプロジェクトが行き詰まっている場合、テンプレートがあなたの救世主になることができます。成果物の各部分を把握しようと奮闘する代わりに、テンプレートを使用すれば概要がわかります。単にテンプレートに記入すればよいだけです。(確かに、そこが難しいところです。しかし、何が必要かについて悩む必要がないので、ずっと楽です。)
製品の発売時に行き詰まったときは、マーケティング キャンペーン テンプレートを試して魅力的なプランを作成してください。目標を決定し、それを達成する方法をブレインストーミングし、期限を設定し、予算を配分し、チーム メンバーにタスクを割り当てます。そうすれば、何が完了し、何が未完了かを誰もが確認できます。
テンプレートは、効果的なプロジェクトの計画と実行のための重要な要素であるチーム コミュニケーションにも役立ちます。OKR に関する情報を直属の部下や部門横断的なチームに提供し、全員の連携を維持することで、OKR を急ピッチで達成できます。また、90 日間プランをパーソナライズして主要なリソースを提供し、マイルストーンを可視化することで、新入社員を成功に導きます。これにより、新入社員は迅速に軌道に乗り、チームの生産性向上に貢献できるようになります。
