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週次ミーティング議事録テンプレート

著者: アトラシアン

定期的なミーティングは生産的かつ効果的で、記録されている

テンプレートを使用する
定期ミーティング議事録テンプレート

各週のチーム ミーティング、毎月の全員参加の会議、頻繁に行われるプロジェクトに焦点を当てた会話。カレンダーには定期的な会議の予定が詰まっているはずです。この定期的な会議の議事録テンプレートを使用し、要点を押さえ、集中的かつ生産的な会議を実現します。定期的な会議テンプレートを使用すると、アジェンダを設定し、各ミーティングのメモ、意思決定、アクション アイテムを追跡できます。

週次ミーティング議事録 テンプレートの使用方法

ステップ 1. シーンを設定する

定期的に集まるためだけに、このミーティングを主催しているわけではありません。参加者に積極的にミーティングに参加してもらう 1 つの方法は、目的を明確に説明することです。そうすることで、ミーティングには明確な目標があり、ただ時間を費やしているだけではないことがわかります。各ミーティングの開始時に (これまでに何度もミーティングを主催していたとしても)、少し時間をとって簡単な概要を提示し、ミーティングの目標、主要な参加者、プロセスを説明します。これらの詳細をテンプレートのミーティングの概要セクションに書き留めておくと、過去の議事録を確認するときに全員にその内容が表示されます。

ステップ 2. 未完了のアクション アイテムを記録する

すべての会議において、膨大な To Do リストが発生していると感じますか? それは普通のことです。むしろ、いいことです。会議において進捗があったということだからです。テンプレートの未完了のアクション アイテム セクションでは、マクロを使用して、すべての会議全体におけるすべての未完了のアクション アイテムを表示できます。「/task.report」と入力すれば、すべてのチェックされていない To Do リストが、昨日の会議のものか 2 か月前に開催した会議のものかにかかわらず表示されます。アクション アイテムを頻繁にチェックして、関係者全員がやるべきことを把握できるようにします。

ステップ 3. アジェンダを書き留める

生産的なミーティングの秘密を知りたいですか? 「アジェンダ」という言葉があります。全員をまとめるには、まず何を議論し、決定する必要があるのかを明確に把握しておく必要があります。参加者に、取り上げて欲しい項目がないかを事前に確認する必要もあります。テンプレートの「ミーティング議事録」セクションを使用して、ミーティングの日付を記録し、参加者にタグ付けした後、アジェンダの項目を一覧にします。これにより、会話のトピックに優先順位を付け、ミーティングを順調に進めることができます。

ステップ 3. アジェンダを書き留める

ステップ 4. 詳細なメモを記録する

いくらあなたの頭の回転が速くても、それぞれの定期的な会議で起こったことは忘れてしまうものです。何が決定されて、どのタスクが特定されたのでしょうか。会議の議事録セクションの最後列には、会議中に起こったことを詳細に記録できるスペースがあります。「/action item」と入力してタスクを追加したり割り当てたりでき、「/decision」と入力して会議で決定した事柄を記録できます。いつ何が起こったのかを頭を絞って考える必要はもうありません。


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