Close

Kategorien

Vorlage: Wöchentliche Besprechungsnotizen

von Atlassian

Sorge dafür, dass die regelmäßigen Meetings produktiv und effektiv sind und protokolliert werden.

Vorlage verwenden
Vorlage: Notizen zu laufenden Meetings

Ganz egal, ob es sich um ein wöchentliches Team-Meeting, eine monatliche Sitzung mit allen Mitarbeitern oder ein regelmäßiges projektbezogenes Gespräch handelt, du hast viele Meetings, die immer wieder stattfinden. Mit dieser Vorlage für die Notizen zu regelmäßig stattfindenden Meetings bleibst du organisiert, auf die Aufgabe konzentriert und produktiv. In der Vorlage kannst du deine Agenda festlegen sowie Notizen, Entscheidungen und Aufgaben von einem Meeting zum nächsten nachverfolgen.

So verwendest du die Vorlage wöchentliche Besprechungsnotizen

Schritt 1: Rahmen vorgeben

Du veranstaltest dieses regelmäßige Meeting nicht um des Meetings willen. Damit Teilnehmer von regelmäßig stattfindenden Meetings motiviert bleiben, muss der Sinn der Meetings eindeutig erläutert werden. Auf diese Weise wissen die Teilnehmer, dass das Meeting ein klares Ziel hat und nicht nur Zeit in ihrem Kalender in Anspruch nimmt. Gib am Beginn jedes Meetings (ganz egal, wie oft du das Meeting bereits veranstaltet hast) einen kurzen Überblick und erkläre die Ziele des Meetings, wichtige Teilnehmer und Prozesse. Notiere diese Angaben im Bereich Meeting Overview (Überblick über das Meeting) der Vorlage, sodass alle über diese Hintergrundinformationen verfügen, wenn sie frühere Notizen durchgehen.

Schritt 2. Offenen Aufgaben nachverfolgen

Kommst du aus jedem Meeting mit einer langen To-Do-Liste? Das ist völlig normal. Tatsächlich ist es sogar etwas Gutes, weil es bedeutet, dass du in diesen Gesprächen echte Fortschritte machst. Im Abschnitt Open Action Items (Offene Aufgaben) der Vorlage kannst du alle offenen Aufgaben aus all diesen Meetings anhand eines Makros anzeigen. Gib einfach "/task report" ein und alle noch unerledigten Aufgaben aus allen Meetings erscheinen auf deinem Bildschirm. Vergiss nicht, regelmäßig erledigte Aufgaben abzuhaken, sodass jeder weiß, was noch zu tun ist.

Schritt 3: Optionen auflisten

Kennst du das Geheimnis eines produktiven Meetings? Wir sagen nur ein Wort: Agenda. Du solltest eine eindeutige Idee haben, was besprochen und entschieden werden muss, bevor alle zusammengerufen werden. Weiterhin solltest du Teilnehmer vorher fragen, ob sie bestimmte Themen besprechen möchten. Dokumentiere im Abschnitt "Meeting Minutes" (Besprechungsnotizen) das Datum deines Meetings, tagge deine Teilnehmer und führe deine Agenda-Punkte auf. Damit kannst du deine Gesprächsthemen priorisieren und das Meeting in der Spur halten.

Schritt 3: Optionen auflisten

Schritt 4. Detaillierte Notizen dokumentieren

Auch wenn du glaubst, dass du ein messerscharfes Gedächtnis hast, man vergisst leicht, was in einem Meeting passiert. Was wurde entschieden? Welche Aufgaben wurden identifiziert? In der letzten Spalte des Abschnitts Meeting Minutes (Besprechungsnotizen) kannst du einen detaillierten Bericht über den Inhalt des Meetings verfassen. Du kannst "/action item" eingeben, um Aufgaben hinzuzufügen und zuzuweisen, oder "/decision", um eine Entscheidung zu dokumentieren, die in dem Meeting getroffen wurde. Und das Beste daran: Du musst dich nicht mehr krampfhaft daran erinnern, was wann passiert ist.


Atlassian ist ein Enterprise-Software-Unternehmen, das Produkte für Softwareentwickler, Projektmanager und das Content Management herstellt.

  • Brainstorming template

    MURAL

    Brainstorming

    Plane, führe aus und dokumentiere ein Remote-Brainstorming für deine nächste große Idee.

  • Capacity planning template

    Atlassian

    Kapazitätsplanung

    Mache Schluss mit dem Rätselraten bei der Schätzung und Priorisierung.

  • Decision template

    Atlassian

    Entscheidung

    Diese Vorlage hilft dir, mit deinem Team zu fundierten Gruppenentscheidungen zu gelangen