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Weekly meeting notes template

作者: Atlassian

确保您的定期会议富有成效并得到记录

使用模板
Ongoing meeting minutes template

无论是每周的团队会议、每月的全体会议,还是经常召开的项目交流会,您的日历上都会有很多定期会议。使用此定期会议记录模板,您可以确保所有会议准确相关、富有成效。使用定期会议模板,您可以为各个会议设置议程,并跟踪记录、决策和行动事项。

如何使用 weekly meeting notes 模板

第 1 步:设置场景

开会的目的不是仅仅为了把大家召集在一起。要让大家乐于参与定期会议,需要明确会议目的。这样大家就会知道会议有明确的目标,不是在日历上安排出时间就行了。在每次会议开始时(无论您之前举行过多少次会议),都需要花一些时间来提供简单的概述,并解释会议的目标、主要与会者和流程。在模板的会议概述部分,记下这些详细信息,以便每个人都能通过查看过去的记录了解背景信息。

第 2 步:跟踪待执行的行动事项

每次结束会议,您会不会面对一份冗长的待办事项清单?这很正常。实际上,这样很好,因为这意味着您在会议过程中取得了一些实质性进展。在此模板的待执行的行动事项部分中,您可以使用宏显示所有这些会议中全部待执行的行动事项。只需输入“/任务报告”,就会拉出所有未选中的待办事项,无论是来自昨天的会议还是两个月前举行的会议。确保您经常检查行动事项,以使每个人都知道仍需要做的事情。

第 3 步:记下议程

富有成效的会议有什么秘诀?那就是“议程”。在召集大家之前,您应该对需要讨论和决定的内容有一个明确的概念。您还应提前询问与会者,他们是否有要讨论的内容。使用模板的“会议记录”部分记录会议的日期、标记与会者,然后列出您的议程项目。这将帮助您确定对话主题的优先级,让会议正常进行。

第 3 步:记下议程

第 4 步:记录详细的笔记

就算您记忆力超群,也很难记住每次定期会议的内容,比如做出了什么样的决策,确定了哪些任务,等等。会议记录部分的最后一列可让您记录会议的详细内容。您可以输入“/行动事项”以添加并指派任务,输入“/决策”记录在会议中做出的决策。这样一来,您再也不需要为了记住会议时间和内容而费神了。


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