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Confluence で会議を減らす方法

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ワーク マネジメント

ほとんどの会議は時間の無駄です。言っちゃいました。この事実は、無意味と思われる会議中ずっと座っていた (または、空想にふけっていたか、マルチタスクをしていたか、居眠りしていた) 人にはまったく驚きではありません。

今日、進捗報告だけの会議、または特に議題のない定例会議は何回ありましたか? 調査によると、67% の作業者が会議に時間がかかりすぎると仕事の邪魔になると言っています。会議にはコストがかかります。米国企業は無意味な会議に 3,990 億ドルを浪費しています。では、会議は時間 (お金) の無駄であることが多いとわかっているのに、なぜ会議をスケジュールし続けるのでしょうか?

どうすれば会議を減らすことができるのかという不安がそれを妨げているのなら、恐れることはありません! 私たちはアトラシアン コミュニティに依頼して、会議を減らすためのベスト プラクティス、ソリューション、および実績に裏打ちされたヒントをクラウドソーシングしてもらいました。

Confluence での非同期コラボレーションを選択する

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Confluence で会議を非同期コラボレーションに置き換えるためのヒント
  • プロジェクトで共同作業を行うとき、プロジェクト管理テンプレート コレクションを使用して、チームに情報を提供し、連携を維持します。
  • タスク レポート マクロを使用して、タスクを追加、割り当て、表示します。
  • 意思決定レポート マクロを使用して、チームが行った決定を追跡します。
  • 各種マクロを使用して、Jira チャートやロードマップなどの開発情報を Confluence ページに追加します。
  • Jira と Confluence を使用して作業を追跡し、情報を収集する人にとって、会議の数を減らすための最善のヒントは、効果的なマクロと Jira ダッシュボードを使用して、有益な情報を提供する Confluence 概要ページを構築することです。チームメイトにハブを与えると、時間を大幅に節約できます。また、彼らは参照しているリソースが最新かつ最高であることを知っているので、割り当てられた仕事に自信を持って取り組むことができます!」– Andrew Kendris、アトラシアン コミュニティ リーダー

コミュニケーション ツールを選ぶ

チャットの吹き出し

「あなたが好む [コミュニケーション手段] はどれかを明確にし、特に質問や会話によって [会議の開催] を回避できるかもしれない場合は、喜んでその手段での連絡を受け取ることを伝えましょう」– Nic Brough、アトラシアン コミュニティ リーダー

チームの一元的な情報源を確立して全員に適切な情報を確実に伝えることで、明快さを高め、時間を節約し、さらには会議を回避することさえできます。同様に、コミュニケーションを行うための標準の場所を設定することで、混乱を最小限に抑え、連携を強化することができます。同僚と連絡を取る方法は無数にあるため、コミュニケーションを行うべき場所の優先順位を設定することが重要です。

コミュニケーションを合理化するためのヒント
  • アトラシアンの関係者とのコミュニケーションのためのチーム プレイブックを使用して、情報の種類を伝える頻度、対象者、チャネルを特定するコミュニケーション計画をチーム向けに策定します。
  • 作業管理およびコラボレーション ツールを使用します。たとえば、アトラシアン コミュニティ メンバーの Karen Lewis は、スプリント ごとに 1 回ロードマップ更新セッションを行ってチームに進行状況を通知していましたが、現在はチーム メンバーに Jira ロードマップ リンクを参照するよう促しています。
  • お気に入りのチーム コミュニケーション ツールを Confluence と統合して、チームの会話が行われる Confluence ページを表示および更新します。
  • アトラシアン コミュニティのメンバーである Jonathan Nolen のように、Confluence の Atlas をによって退屈なステータス ミーティングを廃止しましょう。Nolen のチームは、アイデアの開発、ハウツーの更新、ポリシーに関するコミュニケーションなどの長い形式のコンテンツに Confluence を、短い形式の週次のステータスに関するコミュニケーションに Atlas を使用しています。

週次ミーティング議事録テンプレートでスムーズにものごとを進める

週次ミーティング テンプレート

「会議を開催するのは、特定の目的がある場合のみにしようとしています...たとえば、問題を解決する、問題についてヘルプを依頼する、決定を下すなどです。[もし] 会議の前に議題がなければ、通常は会議がキャンセルされます」– Brant Schroeder、アトラシアン コミュニティ リーダー

週次ミーティング議事録テンプレートを使用すると、議題の設定、過去の議事録の確認、アクション アイテムの特定、結果の追跡が容易になり、チームが非同期的にコラボレーションできるスペースが提供されるため、簡潔で的確なミーティングを行えます。

Confluence で議事録を共同作成するためのヒント

アクセスしやすいようミーティング議事録を整理する

ファイルキャビネット

「さまざまなタイプの会議の議事録ページがあり (例: 顧客ステータス、社内開発)、これらは見出しを使用して時系列に整理されています」– Jared Olsonアトラシアン コミュニティ メンバー

ミーティング議事録は、すぐに参照できなければ役立ちません。目的、会議の種類、その他の主要な特徴に基づいてミーティング議事録を整理する仕組みを構築し、チーム メンバーがすばやく簡単に見つけられるようにしましょう。

ミーティング議事録を整理するためのヒント
  • 会議の種類などのキーワード ラベルを使用して、ページ、添付ファイル、さらにはスペースを整理します。
  • ページ ツリー マクロを使用して関連ページを表示します (プロジェクトのすべてのミーティング議事録など)。
  • 目次マクロを使用して、コンテンツの要約やページ見出しへのリンクを行うことにより、情報をすばやく見つけられるようにします。
  • アンカー マクロを使用して、Confluence ページの特定の部分 (見出しだけでなく) にリンクします。

会議の時間を制限する

ストップウォッチ
会議の時間を制限するためのヒント
  • 通常設定する会議の時間の半分 (たとえば、1 時間ではなく 30 分) を割り当てます。
  • タイムリーで明確に定義された会議になるよう議題を作成して共有することで、話の脱線を最小限に抑えます。
  • カレンダーの設定を変更して、既定の会議時間を 5 分または 10 分短縮します。

必要な会議にのみ同意する

スケール

「もし私と会議をしていたら、あなたはプロジェクトの推進に必要な作業を行えません」– Andrew Kendris、アトラシアン コミュニティ リーダー

簡単に思えるかもしれませんが、全員が実際にこれを実践していれば、非生産的な会議に月に 31 時間を費やすことはなかったでしょう。ですので、会議をスケジュールしないよう日常業務を改善しましょう。

その方法は、インフラストラクチャです。会議をカレンダーに記入する前に、依頼者と招待者に会議の必要性を評価するよう促すシステムを確立します。招待リクエスト フォームまたはテンプレートを使用すると、すべての関係者が、非同期コラボレーションでも同じ結果を達成できないか批判的に考えるようになります。また、非同期コラボレーションを選んで、会議招待を拒否することを標準化するのにも役立ちます。

会議の必要性を評価するためのヒント
  • アトラシアン コミュニティ リーダーである Dave Liao は次のように提案しています。「誰かがあなたとの時間をスケジュールしようとしたら、短い会議のリクエスト フォームに記入してもらいましょう。依頼者は、1 - 2 文であなたとの面談の目的と求める成果を説明できる必要があります。理想的には、その要求を非同期に解決できることです!」
    • フォームまたはテンプレートには、会議の目的と目標、出席者が事前に準備する必要があるもの、および必要な参照情報リンクが含まれています。依頼者がフォームに記入できない場合は、カレンダーに時間を入れないようにしましょう。

会議をしない日を指定する

スケジュール作成
集中して作業するためのタイム ブロッキングのヒント
  • どの曜日を会議をしない日として指定するかを選ぶ際のオプションを比較検討します。会議をしない月曜日が支持されることがわかっていますが、週の半ばに休憩を入れたり、金曜日にまとめや次の週の準備をする時間を取ったりすることを支持する人もいます。
  • 週 1 日と決めつける必要はありません。集中して作業するために定期的にカレンダーの時間をブロックして、他の人がそれを見て、スケジュールを入れないようになり、望ましくはその習慣を永続させるようにしてください!

会議以外で交流するための時間を作る

ビデオ通話
チームが交流する時間を作るためのヒント
  • チームのつながりを保つための最高のバーチャル チーム ビルディング アクティビティまたは実績のある慣習に関するアトラシアンの本のページを実践します。
  • コーヒー チャットのような、オフィスでのうちとけた交流の代わりとなる仮想の場を設けます。
    • アトラシアン コミュニティ リーダーの Jimmy Seddon のチームは、「その日の仕事を始める前に、[チーム メンバー] がチャットに出入りして人々とチャットするオープンな 30 分間の Zoom コール」を採用しました。

会議を減らしてチーム文化を向上させる

会議を減らす文化を採用するための実用的なヒントを参考に、Confluence での非同期コラボレーションを開始して、会議の数と時間を減らし、チームの健康を促進し、満足度を高めることができます。今すぐ無料で始められます!

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成功事例

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