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きれいなページがチームのプロジェクト コラボレーションをどのように促進するか

TL-DR と戦い、エンゲージメントと定着率を向上する

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外見よりも中身が大事と言われていますが、プロジェクトのコラボレーションに関しては見た目が重要です。

会議の前に、参考資料として長々しいメールや文字でいっぱいのドキュメントをチームに送信していませんか? おそらく、さっと斜め読みされるか、さらに悪い場合は、まるっきり無視されるでしょう。会議当日は、有意義なコミュニケーションは棚上げされ、周知してあるはずの内容を説明することになります。

一般的に、人間は見たものはほとんど覚えているが、読んだものはほとんど覚えていないと考えられています。したがって、文字だけの長々しい文章は、エンゲージメントと記憶保持にまったく役立ちません。誰にも読まれなければ、情報や知識を効果的に共有することはできません。

そのため、メール、ドキュメント、さらにはテキスト メッセージであっても、文字だけではうまくいきません。代わりに電話をかけることもできますが、特に非同期コラボレーションの場合は、「書面に残す」ことが必要な場合もあります。自分の考えを書面で表現する必要がある場合、良いプレゼンテーションでは、そのすべてのテキストが画像、色、空白で分割されています。ページの見栄えを良くすると、エンゲージメントと理解度が向上し、チームの活力が高まり、イノベーションが促進されます。コラボレーション プラットフォームを使用してちょっと努力すればそれが実現でき、実際に読まれる美しいページを作成できます。

ページの見栄えを良くすると、エンゲージメントと理解度が向上し、チームの活力が高まり、イノベーションが促進されます。

見栄えの良いページを構築できるコラボレーション プラットフォームはたくさんありますが、Confluence ではワープロとコーディングの機能を融合させてワンランク上の機能を提供しています。まず、/ コマンドを入力して、ページの書式を設定する多数のマクロから選択するか、トップ メニューを使用してさまざまなページ拡張機能をスクロールします。最近追加された機能には、テーブルの視覚化やカスタム パネルなどがあります。Marketplace に行って、MURAL テンプレート、Figma のイラスト、およびその他の拡張機能を取り込めるインテグレーションを見つけることもできます。その結果、最小限の労力でスライドやウェブサイトのようにきれいなページができあがります。

ここでは、エンゲージメントを高め、プロジェクトのコラボレーションを向上させる美しい Confluence ページを作成するための人気オプションをいくつか紹介します。

少しスペースをあける

スイスのタイポグラファー Jan Tschichold は、空白を「優れたデザインの肺」と呼んでいましたし、アートの世界では、余白と対象物の組み合わせによってバランスの取れた構図に仕上がります。何も描かれていなくても、空白も重要なのです!

ページ上の空白は、あなたの言葉が一息つくべき場所と考えてください。これにより、テキストで圧倒することなく、要点をチームに伝えることができます。内容は同じでも、単にフォーマットするだけで、見栄えがよくなります。

ヘッダー、改行、および行ルールの使用は、ページに余白を追加する最も基本的な方法ですが、ページを明るく見せるようにフォーマットされた既成の Confluence テンプレートを使用することもできます。または、/ コマンドを使用して空白のページに独自のレイアウトを作成し、セクションを構成します。

次に、列やテーブルを追加して、テキストの周りに十分な空白を入れてすっきり見せます。また、テーブルはデータだけのものではありません。テーブルを使用してプロジェクトのステータスを追跡したり (/status マクロを使用してください!)、チーム メンバーをタグ付けしたり、統合された Jira チケットを追加してください。

"チーム紹介" Confluence ページのスクリーンショット

Confluence では、空白、列、画像、絵文字、Smart Link などのシンプルな要素を使用して、簡単にページをより美しく見せることができます。詳細はこちらをご覧ください

雑多なものを隠す

空白で囲まれていても、雑然としたリンクや長い説明的な段落などがあると、テキストは読む気を失わせることがあります。ありがたいことに、Confluence は、雑多なものを隠しつつ、要点を伝えるために必要な情報をすべて保持できる便利な機能を備えています。

/expand マクロを使用すると、長い段落を非表示にして、あとからユーザーがクリックするとテキストが展開されるようにすることができます。これで、ページを煩雑にすることなく、必要なすべての詳細を追加できます。(編集モードではテキストは折りたたまれませんが、公開する前にプレビューで内容を明確に確認できます)。

一方、Automatic Smartlinks は、長くて見栄えの悪い HTML リンクを YouTube 動画、Google ドキュメント、別の Confluence ページなど、考えられるほぼすべてのコンテンツのタイトルとアイコンに置き換えます。また、その動画をページに直接表示したい場合は、リンクだけでなく埋め込まれているコンテンツを表示することもできます。

さまざまなテキストを混ぜて使う

空白はとても便利ですが、すべて白黒のページは非常につまらなく見えます。テクニカラーを駆使しましょう。さまざまな色やフォント サイズを使うと視覚的な興味を引くことができるだけでなく、テキストを分断して重要な情報に注意を促すのに役立ちます。

トップバーの編集メニューを使用して、さまざまなヘッダー タイプからフォント サイズを選択し、コンテンツを整理するためのタイトルとサブタイトルを作成します。さらに、豊富なテキスト カラーで美しく表現できます。

背景色のあるパネルは、重要なテキストを強調表示するために最適です。重要な情報、メモ、エラー、成功、または警告を表示するには、それぞれ独自の色とアイコンを持つ 5 つの標準パネル タイプから 1 つを選択します。新しいカスタマイズ可能なパネルを使用すると、背景色とアイコンを自由に組み合わせたり、アイコンを完全に削除したり、さまざまなパネルをネストしたりできます。

会議を減らすイニシアチブの confluence ページのスクリーンショット

美しいページを作るためのその他のヒント: 青い情報ボックス、大きな画像、絵文字、大きなフォントのヘッダーを使用すると、ページが読みやすく、理解しやすくなります。

グラフィックを使う

1 つの画像には 1,000 語分の価値があるので、1 ページに 1 つ埋め込んでエンゲージメントを高めましょう。ヘッダーに画像をアップロードまたはドラッグ アンド ドロップしてページのトーンを設定したり、テキストの本文に画像を追加して文字で伝えるのではなく視覚的に表示したりしましょう。

画像を含めると、読みにくいデータをチャートやインフォグラフィックに変換することもできます。新しいテーブル視覚化マクロを使用すると、カスタマイズ可能な円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフを使用して、数値のテーブルをすばやく意味のあるインサイトに変えることができます。

1 つのページに複数のチャートを追加できるということは、Confluence を使用して、トップレベルでありながら実用的なデータ ビューを共有できることを意味します。この機能を使用して、調査データを視覚化したり、財務レポートを共有したり、作業を監視、追跡、報告するダッシュボードスタイルのページを作成したりしましょう。2 列のレイアウトを使用して、テキストと画像を並べて共有してみましょう。

感情を表現する

言葉では、額に手を当てる人の絵文字や呆れ顔の絵文字ほど、言いたいことを表現できないことがあります。そのため、Confluence ではさまざまな絵文字をページに挿入できます。それらを使用して自分の本当の気持ちを表現し、(文字通り) ウィンクでコミュニケーションを取るようにすると、プロジェクトのコラボレーションが友人同士のテキストのように自然に感じられ、生産性が大幅に向上します。

GIF を追加して感情を瞬時に伝え、さらに楽しい要素を増やすこともできます。すばやく簡単にいいね! したり、笑いをシェアしたりできるため、プロジェクトのコラボレーションはずっと仕事らしさが少なく感じられます。つまり、ビジネス上のすべてのコミュニケーションがフォーマルで堅苦しく感じられる必要はないのです。チームが一体感を感じられれば、非同期であってもエンゲージメントが急上昇します。

かっこよさはすばらしい

Confluence にはページの見栄えを良くするためのオプションがたくさんあります。しかし、忘れて欲しくないのは、目標はプロジェクト コラボレーションの向上であるということです。色、イメージ、感情にあふれた適切なレイアウトは自分を表現するのに役立つだけでなく、チームメイトがより多くの情報を記憶し、イノベーションを起こすことができるようにします。

仕事でもかっこよさ、そして美しさを心がけましょう。

以下も参照してください

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プロジェクトポスターのテンプレート

プロジェクトチームと利害関係者の連携を維持する、1 ページのコラボレーション資料です

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How-to article template

Provide step-by-step guidance for completing a task

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