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チーム内で協調的なコミュニケーションの文化を築く方法

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チームとしてコミュニケーションする人形

あなたは、「前回のメールの件ですが...」と入力したあと、深呼吸しています。一方、チーム メイトはファイルを検索して、3 分後に開始される会議のドキュメントの最新バージョンを見つけようとしています。その後、あなたはチームのスタンドアップ ミーティングに飛び込みます。どうなると思いますか? 先週タスク割り当てが不明瞭だったため、プロジェクトは遅れています。どこを見ても何かが見落とされており、チームはあなたと同じように不満を感じています。このような理由から、チームで協調的なコミュニケーションの文化を築く必要があります。

協調的なコミュニケーションとは、共通の目標を達成するためにチーム全体でシームレスに情報をやり取りしてトピックについて話し合うことを意味します。それはチームとして当然だと考えるかもしれませんが、大多数の従業員はそうではないと報告しています。ある調査では、従業員の 63% が、コミュニケーション不足のために仕事をやめたいと思ったことがあると答えています。

協調的なコミュニケーションは、透明性を高め、率直なアイデアの共有を奨励するため、すべてのチームの標準となるべきです。コラボレーション ツールと実績のあるコミュニケーション戦術を使ってチームのコラボレーション スキルを強化することは、全員のメリットになります。ここでは、どうすれば従業員が効率的に働き、自分の貢献に満足できるかについて説明します。

コラボレーションとコミュニケーションを 1 か所で実現

Confluence ページ上のコメント付きのブラウザ ポインター

チームが別々のドキュメントを参照したり、別々のツールで作業したり、コミュニケーションのサイロで絶えず争っている場合、効果的で協調的なワークフローを作成することはできません。協調的なコミュニケーションの文化を促進するための最初のステップは、コラボレーションを行う場所についての基準を設定することです。

信頼できる唯一の情報源を指定する

すべてのドキュメント、知識、および会話のための一元的なスペースを用意することは非常に重要です。それがなければ、チームは受信トレイを検索し、ファイルをくまなく調べ、最新の状況を尋ねるメッセージを必死で送り合うことを余儀なくされます。

信頼できる唯一の情報源があれば、どこを見ればプロジェクトの詳細を確認できるかを誰もが知っています。すべての知識を 1 つのスペースに保存すれば、誰もが互いの投稿を見ることができるため、コラボレーションが促進されます。さらに、全員が同じ情報にアクセスできれば、ドキュメント、過去のミーティング議事録、関連するタスクの割り当てを探し回ることなく、すぐにディスカッションに参加できます。

各アジェンダでコラボレーションする

リアルタイムでページを共同編集する

ドキュメントをリアルタイムで共同編集できれば、協調的なコミュニケーションが自然に生まれます。Confluence では、誰もが強調表示された変更を確認したり、バージョン履歴を確認したりできるため、透明性と整合性が高まります。チーム メンバーはインライン コメントを残したり、互いの貢献にいいね! したり、アクション アイテムに同僚をタグ付けしてタスクを割り当てたりできます。

プロジェクトのポジティブさ

チャットの吹き出し

安っぽく聞こえるかもしれませんが、ポジティブに考え、その気持ちを伝えることで、脳が状況に反応する方法を実際に変えることができます。ネガティブな同僚と一緒に働きたいと思う人は誰もいませんが、ポジティブな気持ちを伝えることは、協調的なコミュニケーションを促進する上で大いに役立ちます。

Andrew Newberg 医学博士と Mark Robert Waldman は、共著「Words Can Change Your Brain (言葉はあなたの脳を変える)」でポジティブとネガティブの両方のフレーミングの効果について論じています。「ポジティブな言葉に集中すればするほど、脳の他の領域に影響を与え始めます」と両氏は言います。「頭頂葉の機能が変化し始め、自分自身や相手に対する認識が変わります」

「心配せずに、楽しくいこう」という標語をオフィスに貼ればコラボレーションが向上すると言っているわけではありませんが、文字によるポジティブなコミュニケーションはその可能性を秘めています。Confluence でコミュニケーションを文書化することで、誰もが会話へのアプローチの仕方について考えるようになります。

たとえば、あるグラフィックを見てすぐに「うわー、なんてめちゃくちゃだ」と思うかもしれませんが、そのような厳しくて無益な批評を共有ドキュメントに書くことは (おそらく) ないでしょう。代わりに、「色はいいね。でもデザイン要素が重なり合っていてテキストが読みにくい。もっとすっきりとしたスペースを残せない?」のように言うのではないでしょうか。これで、デザイナーは建設的なフィードバックを獲得することができ、おそらくあなたを同僚としてさらにポジティブに認識することでしょう。

ちょっと励ますだけでも大きな効果を生みます。Confluence では、チームメイトはソーシャル メディア アプリのようにお互いのページにいいね! できます。よく撮れた自撮り写真が多くのいいね! を集める感覚を仕事に持ち込みましょう。同僚の Confluence ページにいいね! して、彼らの貢献に対する感謝と認識を示しましょう。

協調的なコミュニケーションは、全員が自分の意見を共有することに自信を持っている場合にのみ機能します。これらすべての共有ドキュメント、共同アジェンダ、そして公開の会話は、ポジティブさを取り入れることでずっと効果的になるでしょう。

非同期コミュニケーションにアクティブ リスニングを採用する

複数のメッセージの吹き出し

Confluence で協調的なコミュニケーションを促進する

協調的なコミュニケーションの文化を構築する最初のステップは、人々にコラボレーションの拠点を提供することでした。チームがメッセージング アプリとファイル共有ツールを頻繁に切り替え、必要な情報を求めて奔走しているなら、「前回のメールの件ですが...」を書いたり読んだりしなくなることは永遠にないでしょう。

Confluence では、非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションを簡単に行えます。すべての会話、ドキュメントとタスクを 1 か所にまとめることで、プロジェクト管理の問題に悩まされることなく、チームワークに集中できます。Confluence を使用してより効果的にコラボレーションを開始しましょう。

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