BPA (ビジネス プロセスの自動化) とは

率直に言って、管理業務にあまりにも多くの時間を費やしています。

ステータス更新の送信、承認の催促、タスクの割り当て、関係者への最新情報の提供といった業務があるなかで、実際のイノベーションや改善に費やす時間はほとんどありません。

BPA (ビジネス プロセスの自動化) により、日常的なタスクを機械化することでチームの可能性を最大限に引き出し、コストを削減できます。BPA を活用すれば、チームは戦略的な取り組みに集中すると同時に、IT サービス デスクや全体的なプロジェクト管理プロセスを向上させることができます。

プロジェクト マネージャーは、コードを 1 行も書くことなく、タスクの割り当てからコンプライアンス レポートの作成まであらゆる作業を自動化できます。これは誰にとっても新しい情報ではないかもしれませんが、実際に効果を上げるために従うべきプロセスのヒントがあります。

ビジネス プロセスの自動化とは

ビジネス プロセスの自動化とは、テクノロジーやツールを活用して、企業において通常は手動で処理する繰り返しタスクやプロセスを合理化および自動化することです。IT 管理システムを利用して、複数のフェーズを含む反復的なプロセスを自動化します。

BPA では、業務の効率向上、エラーの削減や、より戦略的な活動に貴重な人材を適用することに重点を置きます。これにより、インシデント管理やリクエストの対応に関するワークフローを最適化したり、リスクを軽減したりできます。

時間のかかる、エラーが発生しやすい手動タスクを利用するのではなく、BPA ではツールやソフトウェアによって、これらのプロセスを自動的に処理します。

これにより、各ステップを正確に一貫して実行し、プロセスを加速します。チケット作成の自動化、適切なチームへのリクエストのルーティング、定期的なレポートの作成にかかわらず、BPA により手作業を減らして IT サービスの効率を全体的に高めることができます。

企業が自動化できるビジネス プロセス

特定のビジネス プロセスを自動化することで、効率と正確性を大幅に高めることができます。効果的に的を絞って取り組むには、自動化するプロセスを特定することが重要です。

BPA に最適な、非常に重要なビジネス プロセスは次のとおりです。

• 大量のタスク: データ入力やレポート作成など、頻度の高いタスクを自動化することで、時間を節約し、誤字などの人的ミスを減らせます。

• 時間的制約のあるタスク: システム アラートの監視や自動通知の送信など、適時に実行する必要があるビジネス プロセスを合理化できます。自動化によって迅速に対応し、遅延を防ぎます。

• 複数人で行うタスク: 承認ワークフローやチーム間のプロセスなど、さまざまなチーム メンバー間の調整を伴うビジネス タスクを自動化します。これにより、コラボレーションが強化され、タスクの完了と期日どおりの提供を迅速化できます。

• サポート プロセス: システム バックアップなどの日常的なサポート タスクを機械化して、スタッフがより戦略的な活動に時間を割けるようにし、サービス デスクの効率を高めます。

• 監査証跡が必要なタスク: これらのタスクには、金融取引など、コンプライアンスや監査のための詳細な記録が必要となるプロセスが含まれます。

• ロングテール タスク: 定期的な保守やコンプライアンスのチェックなど、頻度は低いものの不可欠なタスクには自動化が効果的です。自動化により、手作業で監視することなく一貫して完了できます。

ビジネスにおけるプロセス自動化の仕組み

プロジェクトにおけるビジネス プロセスの自動化は、次のような主要なメカニズムに基づいて構築された簡単なパターンに従います。

• トリガー: タスクの完了、締め切りの接近、ステータスの変更など、自動化を開始するイベント。

• ルール: 「タスクが完了としてマークされたら、プロジェクト マネージャーに通知する」など、トリガーが発生したときに何をすべきかを決定する条件。

• アクション: 通知の送信、新しいタスクの割り当て、フィールドの更新など、実際に自動的に実行される処理。

• 自動化ワークフロー: 開始から終了までプロセス全体を連携して処理する、一連のトリガー、ルール、アクション。

これらの要素が組み合わさることで、タスク、チーム、プロジェクト データをシームレスにつなぐ、自動化されたワークフローが作成されます。例を次に示します。

• 1 つのタスクが完了すると、次のタスクが自動的に開始される。

• マイルストーンに到達すると、関係者に自動的に通知される。

• リスクが特定されると、アラートが適切な担当者に自動的にエスカレーションされる。

自動化はバックグラウンドで動作し、手動による継続的な介入なしにプロジェクトを前進させ続けるスムーズな実行フローを作成します。

ビジネス プロセスの自動化の例

自動化でメリットが得られるタスクとは、具体的にどのようなものでしょうか。実例をいくつかご紹介します。

• インシデント管理: 自動化されたシステムによって、報告された課題のチケットが作成され、それらのチケットが重大度に基づいて割り当てられ、関連するチーム メンバーに通知されるため、応答時間を短縮して解決の効率を向上させることができます。

• サービス リクエストへの対応: BPA ではリクエストを迅速に処理し、必要な承認をすべて確認し、ユーザーにステータスを通知できるため、処理時間を大幅に短縮できます。

• 変更管理: 自動化ツールにより、事前定義されたスケジュールに従ってリクエストが管理され、承認プロセスが追跡され、変更が実行されるため、中断を最小限に抑え、管理を強化できます。

• オンボーディングとオフボーディング: BPA によってアカウントの作成を管理し、必要な機器を割り当て、オンボーディング時のアクセス権限を処理できます。また、オフボーディング時にはアカウントの無効化、会社の資産の回収も実行されるため、一貫性とセキュリティを確保できます。

ビジネス自動化ツールのメリット

BPA ツールには、チームの業績を大幅に向上させる、さまざまなメリットがあります。これらのツールには、日常的なタスクを自動化するワークフロー管理ソフトウェアや、データ入力とリード トラッキングを処理する顧客関係管理プラットフォームなどがあります。

ビジネス自動化ツールには、主に以下のようなメリットがあります。

1. 効率の向上

ビジネス自動化ツールによって繰り返しタスクを合理化することで、効率が大幅に向上します。手作業が減り、人的ミスを最小限に抑えられます。

たとえば、IT の自動チケット管理システムでは、課題への対応と解決時間を短縮できます。より迅速かつ効果的に問題に対処できるため、顧客満足度が向上します。

2. 意思決定の強化

エンタープライズ リソース管理ソフトウェアは、さまざまなビジネス プロセス、部門間のデータ、業績指標などを 1 か所に統合して同期させ、信頼できる唯一の情報源を作り出します。

これらのリソースをすぐに利用可能にするほか、チームやリーダーに対しては、事業のリソース利用率とパフォーマンスに関するデータ主導のインサイトをリアルタイムで提供し、プロジェクト計画に関して十分な情報に基づいた意思決定に役立てることができます。

Jira のキャパシティ プランニング機能のようなツールがあれば、リーダーはリソースの割り当てに関して情報に基づいた戦略的な決定を下せます。これにより、予測される作業に対するチームのキャパシティを計算できます。

これにより、特定の期限内にチームが現実的に達成できることと、それに利用できるリソースを決定することができます。

3. 正確性と一貫性の向上

一貫性は重要です。そのため、ワークフローの自動化を導入して、チームが一貫して標準化された手順やプロセスに従うことができるようにし、正確性を向上させます。

自動化システムにより、データ処理やサービスの提供でミスが発生する可能性が減ることで、IT 運用の一貫性と信頼性を維持できます。

4. コスト削減

プロセスの自動化により、手作業や多数のサポート スタッフの必要性を最小限に抑えることで、運用コストを削減できます。また、ダウンタイムを減らし、非効率性やエラーに関連するコストを削減することで、より費用対効果の高い運営を実現できます。

5. リソース割り当ての向上

自動化ツールにより、リソース プランニングやリソース割り当てを改善できます。日常的なタスクや管理タスクを自動化することで、より価値の高いタスクや戦略的イニシアチブに集中できます。

リソースを最適に活用すると、従業員は繰り返しタスクではなく、成長とイノベーションを促進する活動に時間を費やすことができます。

ビジネス プロセスの自動化により、タスクやワークフローを効率化

自動化を成功させるための道のりは、影響力の大きいプロセスから始まります。最も時間がかかるタスク、最も不満が生じるタスク、または最大のボトルネックを生み出すタスクを探します。

ビジネス プロセスの自動化を活用して IT サービスの管理方法を一変させて、効率、正確性、費用対効果を高めることができます。

Jira の自動化を活用すると、チケットの割り当てや、課題のエスカレート、事前定義されたトリガーに基づいた通知の送信を自動的に行うことができます。Jira で手作業を減らし、所要時間を短縮できます。

さらに、IT サービスに特化した Jira Service Management などのツールを利用すると、ワークフローを合理化してリソースを最適に活用できます。インシデント管理、サービス リクエストの対応、変更管理などの日常的なタスクでも、IT サービスの運用を合理化して自動化できます。