重要なことの見逃しと情報: あふれる通知の管理
アラートを設定して、あなた (とチーム) が時間を節約し、最新情報を入手し、毎日より多くの良い仕事をこなすための方法を習得しましょう。
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人々とのつながりは、かつてなく容易になりました。携帯電話を取り出せば、友達、家族、同僚といいね!、コメント、メッセージを瞬時に、そして無制限にやり取りできます。リモート、ハイブリッド、または分散型の勤務、出張中、子供が病気のために家にいるとき、コーヒーを買いに行く途中でメールに返信するときなど、リモートでの仕事が増えるほど、私たちはつながりを維持する方法を模索します。つながることによって仕事は正しく行われ、素晴らしいアイデアが生まれます。
部門横断的なチーム間のコミュニケーションを管理することは知識の共有にとって重要ですが、必ずしも効率的または効果的に行われていません。現代のコミュニケーション管理の重要なポイントは、多くの場合、私たちは小さなサウンドまたはアイコンに命じられるままに次々と通知やアラートに対応するうちに、気が付けば 1 日の大半が過ぎ去っている、ということです。
新しい働き方、そしてまったく新しい仕事の進め方によってビジネス環境が進化するにつれて、コミュニケーションの送受信方法の管理は常に変化しています。私たちがコミュニケーションに使用するプラットフォームの数と種類は、公私ともに増え続けています。私たちはツールに管理されるか、ツールを管理するかを選ぶ必要があります。どちらが賢い選択肢かは明らかです。
私たちはツールに管理されるか、ツールを管理するかを選ぶ必要があります。どちらが賢い選択肢かは明らかです。
しかし、デバイスは常に手元にあるため、通知について他人と自分自身との間に境界線を引くことがますます難しくなっています。一方で、本当に重要なことが起こったときに見逃したくありません。とはいえ、絶え間なく通知が来ると、本当に重要な仕事に集中できなくなる恐れがあります。
では、通知を受け取るか、受け取らないか、適切なバランスを取るにはどうすればよいでしょうか?
通知を管理する
集中できるようになるためには、取り残されることへの恐れ (FOMO) と戦う必要があります。正直、今すぐその通知が本当に必要な頻度はどれくらいですか? 救急隊員でもない限り、おそらくあと回しにしてもかまわないでしょう。
Confluence で通知を管理することで、うまく中断に対応する方法をいくつか紹介します。
ヒント 1: “緊急” プラットフォームを選ぶ
たとえば、大規模なチームでプロジェクトに取り組んでいて、誰かがページを変更するたびにアラートが届くとしましょう。ある時点で、あなたは自分の仕事を終えるため、それらのすべてを無視し始めます。その結果、重要なアップデートを見逃してしまい、もう二度と通知を無視できないと感じます。
この事態を修正するには、まず、チームとともにコミュニケーション計画を作成します。本当に緊急の場合は、特定のプラットフォーム、たとえば Slack DM、携帯電話の SMS テキスト メッセージなどを使用することに同意します。この通信手段は、早急な対応が必要な通知にのみ使用するようにします。こうしておけば、通知を確認する時間ができるまで、他のプラットフォームに注意を払う必要はありません。通知の確認は、意識的な決断になります。これで、作業をより早く進められるようになります! なぜなら、あなたは集中できますし、さっさと仕事を終えて通知の確認に戻りたいからです (報酬ループ)。
Confluence ヒント: 緊急のアラートや特定の個人とのコミュニケーションについては、Confluence の @ メンションをお試しください。@ メンションを使用すると、そのページを見ているすべての人ではなく、あなたがタグ付けした人だけに直接通知が送信されます。これは相手の注意を引く良い方法です。さらに良いのは、通知はページ上の関連情報と一緒になっていることです。これにより、通知相手は、返信するために知っておくべき情報をすべて得るために自ら確認する必要がなくなります。
ヒント 2: 境界を設定する
緊急時の連絡方法について合意したあと、あなたと同僚は安心して集中することができます。必要なアラートは届きますし、他の通知はあと回しにできることがわかっているからです。そんなときに、問題が起こります。誰かが緊急時以外に “緊急” プラットフォームを使い始めるのです。あなたは、緊急時とは何かに関する基準を設定する必要があります。
同意しない人もいるかもしれませんが、境界を明確に定義している限り、同僚に境界を尊重するよう求めることができます。また、他の人が希望している通知方法がわからない場合は、いつでも尋ねましょう
さらに良いのは、チームにユーザー マニュアルを作成してもらって、憶測をすべて取り除くことです。
Confluence ヒント: Confluence では、ほとんどの通知をオフにしても、常に最新情報を入手できます。レビューする時間がとれたとき、同僚のコメントはすべてページに記入されています。また、Jira も使用している場合には、Jira チケットの更新もページとフィードに表示されます。
ヒント 3: ニーズに合わせて設定を調整する
一部の職務については、これら 2 つの手順を実行してもまだ、通知が多すぎる場合があります。たとえば、大規模なチームのマネージャーやプロジェクト マネージャーは一日中、大量の情報を受け取る必要があるかもしれません。設定が最高の味方になるのはそのときです。大量のアラートが届くプラットフォームでは、通常、フィルターやバッチ処理などの方法で通知をカスタマイズして、通知を多少減らすことができます。上司からの警告を強調する方法や、注目のプロジェクトを “重要” とマークする方法を見つけてください。通知の多いコミュニケーション プラットフォームの設定を数分間調べれば、中断される時間やコンテキストを切り替える回数を減らすことができます。
Confluence ヒント: Confluence には、通知をカスタマイズするさまざまな方法があります。私たちが気に入っている方法をいくつかご紹介します。
- ページを大量に更新するときは “ウォッチャーに通知せずに公開” して、同僚へのスパムを防ぎます。
- [未読のみ表示] を選択して、さまざまな通知の中から関連する通知だけを簡単にフィルタリングします。
- さらに、[バッチ処理の通知] を選択することもできます。重要な通知 (メンションや新しいページなど) については即時にメールが届きますが、10 分間に多数の変更が同時に行われた場合、1 通のメールのみが送信されます。
- 通知をさらに少なくするには、デイリー ダイジェストを選択できます。その日の重要な情報をすべて 1 通のメールで受け取って、最新情報を入手できます。
- または、チームが最も重要な更新のみを受信するよう、すべての Confluence 通知を別の Slack チャネルに送信するように設定し、その後、通知をフィルタリングできます。
