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「ユーザーマニュアル」テンプレート

著者: アトラシアン

チーム メンバーの行動原理を知る方法

テンプレートを使用する
「ユーザーマニュアル」テンプレート

私たちは同僚についてよく知っていると思い込んでいます。隣のデスクの同僚のコーヒーの好みや、考え込むと親指の爪をかむ上司の癖は知っているとしても、チーム メンバーについて実際はどれほど知っているでしょうか? 何がチーム メンバーの仕事のモチベーションになっていますか? どういう方法でのフィードバックを好んでいますか? 最も集中力が上がり、生産性を発揮できるのはいつでしょうか? 何も思いつかない場合には、アドバイスがあります。チームの仲間と一緒にこのユーザー マニュアル テンプレートを使い、各々の行動原理を掘り下げてみてください。

ユーザーマニュアル テンプレートの使用方法

ステップ 1. チームに宿題を出す

この演習を最大限に活用するため、各チームメンバーにこのテンプレートを渡し、十分な時間を用意して各自でテンプレートに入力してもらいます。時間と場所を決めてテンプレートの 11 行すべて (好きなことわざから最大の試練までさまざまなことを尋ねます) の記入を一気に済ませようとするより、1 週間ほどの余裕があった方がはるかに楽に作成でき、より正確に各自の優先事項が反映されます。 

テンプレートをチームメンバーに配るときは、このアクティビティを行う理由などの文脈を必ず説明してください。このアクティビティの趣旨は、欠点を強調したり反省を促したりすることではありません。チームの全員がお互いについて理解を深め、コラボレーションの質を高めることが目的です。

2. チームで集まる

早速カレンダーにチーム ミーティングの日程を組み込みましょう。このミーティングでは、各自の作成したユーザー マニュアル テンプレートが中心的なトピックとなるため、必ず持参するよう全員に念を押してください。

このミーティングの目標は、自分のテンプレートに入力した内容を全員に共有する機会を持つことです。チームの人数が多い場合は、小さなグループに分けると時間を節約できます。ただしチームが小さい場合は、チーム全体が一緒に話し合うことで、全員で同じ情報を共有できます。普段はあまり自分の優先事項や期待を明らかにしたがらない人も含め、全員が自分のユーザー マニュアルに記載した内容を発表する必要があります。

このミーティングではオープンに話し合う必要があります。お互いにわからないことを質問し、相手と一緒に仕事をした経験について気が付いたことや感じたことを伝えるよう (ただし当然ながら、相手に敬意を払い、プロらしい態度で伝えます)、チーム メンバーを促します。

2. チームで集まる

ステップ 3. 情報にアクセスしやすくする

ユーザー マニュアルは、チームで使われることで初めて、本来の目的を果たします。立派な会議で一度話し合ったのみで活用しなければ、宝の持ち腐れです。

ユーザー マニュアルはチームの全員が簡単に参照できる安全な場所に保管します。チームのホームページやチームの内部向けドキュメントにユーザー マニュアルへのリンクを貼るのもよいでしょう。ユーザー マニュアルには、チームがより効果的に連携するために役立つ貴重な情報がたくさん詰まっているため、チーム メンバーが必要とするときに、簡単に確認できる状態にしておきます。

ステップ 4. 定期的なアクティビティとして習慣化する

チームが進化し続けるように、チーム メンバーの優先事項も変化します。チーム メンバーが 2、3 年も前に入力した情報に縛られていると感じないよう気を付けます。

新しいチーム メンバーが加わるたびにこのテンプレートを渡し、記入した内容をチーム全体に共有するよう依頼しましょう。同時に、以前からいるチーム メンバーがユーザー マニュアルで最近更新した情報について共有する機会を取ってもよいでしょう。そうすることで、誰もがいつでもコミュニケーションやコラボレーションの方法について最新情報にアクセスできます。


アトラシアンは、ソフトウェア開発者、プロジェクトマネージャー、コンテンツ管理向けの製品を開発するエンタープライズソフトウェア会社です。

  • Decision template

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    意思決定

    このテンプレートを使うと、チームが情報に基づいてグループとしての意思決定を下せるよう、効果的にサポートできます

  • Meeting notes template

    アトラシアン

    ミーティング議事録

    チーム内でミーティングの議題を設定し、メモを作成してアクションアイテムを共有しましょう。

  • Retrospective template

    アトラシアン

    ふりかえり

    何がうまくいきましたか?何を改善できますか?チームの改善にクラウドソーシングを利用しましょう。