「ユーザーマニュアル」テンプレート

この演習を最大限に活用するために、各チーム メンバーにこのテンプレートを渡して十分な時間を用意して各自でテンプレートに入力してもらいます。時間と場所を決めてテンプレートのすべての 11 行 (好きなことわざから最大の試練までさまざまなことを尋ねます) の記入を一気に済ませようとするよりも 1 週間ほどの余裕があった方が、はるかに楽に作成できてより正確に各自の優先事項が反映されます。

テンプレートをチーム メンバーに配るときは、このアクティビティを行う理由などの背景を必ず説明してください。このアクティビティの趣旨は欠点を強調したり反省を促したりすることではなく、チームの全員がお互いについて理解を深めてコラボレーションの質を高めることが目的です。

早速、カレンダーにチーム ミーティングの日程を組み込みましょう。このミーティングでは、各自の作成したユーザー マニュアル テンプレートが中心的なトピックとなるため、必ず持参するように全員に念を押してください。

このミーティングの目標は、各自がテンプレートに入力した内容を全員で共有できるようにすることです。チームの人数が多い場合は、小さなグループに分けて時間を節約することをお勧めします。ただし小さめのチームでは、チーム全体が一緒に話し合うことで全員が同じ情報を共有できます。普段はあまり自分の優先事項や期待を明らかにしようとしない人も含めて、全員が自分のユーザー マニュアルに入力した内容を発表する必要があります。

このミーティングではオープンに話し合う必要があります。お互いにわからないことを質問して、相手と一緒に仕事をした経験について気が付いたことや感じたことを伝えるように (ただし当然ながら、相手に敬意を払ってプロらしい態度で伝えます)、チーム メンバーを促します。

ユーザー マニュアルは、チームで使用されて初めて本来の目的を果たします。立派な会議で一度話し合ったのみで活用しなければ、それは宝の持ち腐れです。

ユーザー マニュアルはチームの全員が簡単に参照できる安全な場所に保管します。チームのホーム ページやその他のチームの内部向けドキュメントにユーザー マニュアルへのリンクを貼るのもよいでしょう。ユーザー マニュアルにはチームがより効果的に連携するために役立つ貴重な情報がたくさん詰まっているため、チーム メンバーが必要とするときに簡単に確認できる状態にしておきます。

チームが進化し続けるように、チーム メンバーの優先事項も変化します。チーム メンバーが 2、3 年も前に入力した情報に縛られていると感じないように気を付けましょう。

新しいチーム メンバーが加わるたびにこのテンプレートを渡して、記入した内容をチーム全体に共有するように依頼しましょう。同時に、以前からいるチーム メンバーがユーザー マニュアルで最近更新した情報について共有する機会を取ってもよいでしょう。そうすることで、誰もがいつでもコミュニケーションやコラボレーションの方法について最新情報にアクセスできます。